העלאת נתונים ממערכות מידע לסטודנטים אל Apple School Manager
ניתן להשתמש ב‑Secure File Transfer Protocol (SFTP) להעלאת כל קובצי ה‑.csv ממערכת המידע לסטודנטים (SIS) אל Apple School Manager. ייתכן שיהיה ברצונך לעשות זאת מהסיבות הבאות:
מערכת המידע לסטודנטים (SIS) המשמשת אותך אינה נתמכת נכון לעכשיו על ידי Apple School Manager, אבל ייתכן שזה ישתנה בעתיד.
אין לך מערכת SIS, אך ברצונך לייבא את המידע מהמערכת המשמשת אותך כעת.
הערה: העלאת SFTP דורשת את השימוש ביישום 'מסוף’ או ביישום צד שלישי ב-Mac. אם אין לך לקוח SFTP מותקן, ניתן למצוא לקוח כזה ב‑Mac App Store.
כדי ליצור חיבור SFTP להעלאת הנתונים, נדרש חשבון משתמש בתפקיד שיש לו את ההרשאה ״הגדרת ארגון״. בהתאם ליישום ה‑SFTP המשמש אותך, ייתכן שההעלאות הבאות יבוצעו באופן אוטומטי מהרגע שבו הקובץ המכווץ יוצב בתיקיה. כדי לראות לאילו תפקידים מוקצית הרשאה זו, ניתן לעיין בעמוד מבוא לתפקידים והרשאות.
דרישות הגדרה והעלאה עבור קובצי .csv
לפני ההגדרה של העלאת SFTP, יש לבצע את הפעולות הבאות:
אימות דומיין: לאחר אימות דומיין, יתקבלו מ‑Apple School Manager תבניות של קובצי .csv בפורמט של Apple ופרטי הגישה אל שרת SFTP פרטי. באפשרותך לפתוח את הקבצים ביישום גיליונות אלקטרוניים (כגון Numbers).
קבלת החלטה לגבי אופן היצירה של חשבונות Apple מנוהלים: ניתן לעיין בעמוד שימוש בחשבונות Apple מנוהלים.
עיון בדרישות לגבי קובצי .csv: ניתן להשתמש בתבניות קובצי .csv של Apple או בקבצים עם מפרט של OneRoster גרסה 1.1. ניתן לעיין בעמוד פרטי תבנית עבור ייבוא רשומות.
לאחר שקובצי ה‑.csv הועלו בהצלחה
לאחר מכן, ניתן להקצות תפקידים לצוות, למורים ולסטודנטים. כל פעם שיועלו קבצים חדשים, המידע יתווסף באופן אוטומטי ל‑Apple School Manager ויעודכן שם. הנתונים מועברים חזרה אל מערכת SIS (או מערכת אחרת המשמשת אותך) תוך זמן קצר.
לאחר החיבור הראשוני, העדכונים ב‑Apple School Manager צריכים לכלול את כל קובצי ה‑.csv, גם קבצים שדבר לא השתנה בהם. למשל, אם ברצונך להוסיף סטודנטים חדשים, אך לא נעשה כל שינוי לגבי צוותים, כיתות ולוחות נוכחות, עדיין יש צורך להעלות גם את הקבצים של רכיבים אלה.
העלאת קובצי .csv בפורמט של Apple
ב-Apple School Manager
, יש להתחבר באמצעות משתמש/ת בעל/ת תפקיד של מנהל/ת מערכת, מנהל/ת אתר או מנהל/ת כח אדם.יש לבצע אחת מהפעולות הבאות:
אם זו ההעלאה הראשונה של קובצי .csv: יש לבחור את שמך בתחתית סרגל הצד, לבחור ״העדפות״
, לבחור ״חשבונות Apple מנוהלים״ 
, לבחור ״צעדים ראשונים״, לבחור ״יצירת חשבונות חדשים״ ואז לבחור ״המשך״.אם כבר העלית קובצי .csv בעבר: יש לבחור ב״עוד״
לצד CSV ואז לבחור ״העלאת CSV״ כדי להעלות קובצי .csv חדשים.אם התחלת את התהליך אך לא סיימת אותו: יש לבחור ״סיום״.
יש לבחור באפשרות ״שימוש ב‑CSV בפורמט של Apple״.
Apple School Manager יוצר כתובת URL, שם משתמש וסיסמה לשימוש בעת העלאת קבצים. יש להשתמש בנתונים אלה להגדרת יישום ה‑SFTP.
יש לבחור ב״הורדת תבנית CSV״ כדי להוריד את קובצי התבניות למחשב, ולאחר מכן לקרוא את ההנחיות לשימוש בתבניות במקטע ״מילוי קובצי נתונים״ לקבלת הסבר מפורט על הדרישות לגבי המבנה וסוג התוכן של כל קובץ.
יש לפתוח את התבניות, להוסיף את הנתונים בעמודות, ולאחר מכן לשמור את הקבצים עם סיומת .csv
לאחר מילוי המידע בקבצים, יש ליצור תיקיית ארכיון עם סיומת zip הכוללת את כל ששת הקבצים (יש לבחור את הקבצים ב‑Finder ולעבור לתפריט ״קובץ״ ולבחור ב״כיווץ 6 פריטים״).
יש לפתוח את יישום ה‑SFTP וליצור חיבור SFTP חדש. תהליך זה שונה מיישום ליישום.
יש להזין את כתובת ה‑URL, שם המשתמש והסיסמה שנוצרו על ידי Apple School Manager.
לאחר שנוצר חיבור, יש לאתר ולפתוח את תיקיית ה‑Dropbox, ולאחר מכן לגרור לתוכה את הקובץ המכווץ.
ב-Apple School Manager
, יש להמתין עד שהעלאת הקבצים (״בהמתנה להעלאה״) והעיבוד שלהם (״מתבצע עיבוד״) יסתיימו.הערה: אם ישנן שגיאות בתהליך ההעלאה, אפשר לעיין בקובץ יומן שמכיל את הקבצים שהיו בהם שגיאות ואת השורה של כל שגיאה. יש לתקן את השגיאות בקובצי הנתונים, ולאחר מכן להעלות קובץ מכווץ חדש. אין צורך להסיר את הקובץ הקודם משרת ה‑SFTP של Apple.
לאחר שהקובץ הועלה בהצלחה וב-Apple School Manager מוצג הכיתוב ״מוכן לבדיקה״, יש לבחור ״המשך״. יוצג מידע לגבי התכנים שיובאו - למשל, מספר המשתמשים והסוג שלהם, מספר הכיתות, והמיקומים. ניתן לראות בתצוגה מקדימה את הנתונים שהועלו וגם לערוך את המבנה של חשבון ה-Apple המנוהל לפני השלמת התהליך.
לאחר סקירת נתוני ה-SFTP, יש לבחור ״יצירת חשבונות וכיתות״.
יש לבחור באפשרות ״תצוגה מקדימה של חשבונות וכיתות״, להציג את הנתונים של SFTP בתצוגה מקדימה, ולאחר מכן לבחור באפשרות ״יצירת חשבונות וכיתות״.
לאחר השלמת התהליך, יש לבחור ״שמירה ויציאה״ כדי לחזור אל Apple School Manager.
כעת אפשר להציג את החשבונות והכיתות המיובאים ב‑Apple School Manager.
העלאת קובצי .csv של OneRoster
ב-Apple School Manager
, יש להתחבר באמצעות משתמש/ת בעל/ת תפקיד של מנהל/ת מערכת, מנהל/ת אתר או מנהל/ת כח אדם.יש לבצע אחת מהפעולות הבאות:
אם זו ההעלאה הראשונה של קובצי .csv: יש לבחור את שמך בתחתית סרגל הצד, לבחור ״העדפות״
, לבחור ״חשבונות Apple מנוהלים״ , לבחור ״צעדים ראשונים״, לבחור ״יצירת חשבונות חדשים״ ואז לבחור ״המשך״.אם כבר העלית קובצי .csv בעבר: יש לבחור ב״עוד״
לצד CSV ואז לבחור ״העלאת CSV״ כדי להעלות קובצי .csv חדשים.אם התחלת את התהליך אך לא סיימת אותו: יש לבחור ״סיום״.
יש לבחור באפשרות ״שימוש ב‑CSV של OneRoster״.
יש להסכים לתנאי השימוש של Claris.
נדרשת הסכמה לתנאי השימוש של Claris פעם אחת בלבד.
הערה: בעת שימוש ב‑Claris Connect לסנכרון נתונים, פרטי הארגון (שם, מזהה וכתובת) משותפים עם Claris.
בעזרת לקוח SFTP, יש להעלות את קובצי ה‑.csv באמצעות כתובת ה‑URL של SFTP שסופקה והאישורים שנוצרו.
אם ההעלאה הושלמה בהצלחה ללא בעיות, יש לבחור ״תצוגה מקדימה של חשבונות״ כדי להמשיך ב״מדריך SIS/SFTP״.
כדי לצפות בנתונים שמועלים, יש לבחור ״עיון בנתוני [שם ה‑SIS]״.
יש לוודא שהנתונים נראים כראוי ולאחר מכן לבחור ״המשך״.
כדי להציג את הכיתות והחשבונות שנוצרים כעת, יש לבחור ״תצוגה מקדימה של חשבונות וכיתות״ ואז לבחור ״יצירת חשבונות וכיתות״.
בסיום יש לבחור ״סגירה״ כדי לחזור אל החלון של חשבונות Apple מנוהלים .
במקרה הצורך, יש לבצע אחת מהפעולות הבאות:
כדי להוריד סיכום של הנתונים שתוקנו במהלך הסנכרון, יש לבחור ״סיכום התיקונים״.
כדי להוריד את קובצי ה‑.csv ששונו במהלך הסנכרון, יש לבחור ״קובצי CSV שהשתנו״.
עריכת פרטי ההתחברות ל‑SFTP
ניתן להציג את כל חיבורי ה‑SFTP עבור המיקום שלך, להציג ולאפס את הסיסמה ל‑SFTP ולנתק את חיבור ה‑SFTP ל‑Apple School Manager.
ב-Apple School Manager
, יש להתחבר באמצעות משתמש/ת בעל/ת תפקיד של מנהל/ת מערכת, מנהל/ת אתר או מנהל/ת כח אדם.יש לבחור בשמך בתחתית סרגל הצד, לבחור ב״העדפות״
, ולאחר מכן לבחור באפשרות ״חשבונות Apple מנוהלים״ .תחת ״סנכרון ספריה״, יש לבחור ״עריכה״ לצד חיבור ה‑SFTP שלך.
במקרה הצורך, יש לערוך את המידע המשמש לחיבור SFTP ואז לבחור ״שמירה״.