הוספת משתמשים באופן ידני ב‑Apple School Manager
ב‑Apple School Manager, ניתן להוסיף משתמשים באופן ידני ולהקצות להם תפקיד. ניתן להוסיף משתמשים אלה בכל עת. נדרש מידע ספציפי עבור כל משתמש, כמו שם וכתובת דוא״ל, ויש גם להקצות תפקיד לכל משתמש.
מנהלי מערכת
יכולים להיות עד ארבעה משתמשים נוספים עם התפקיד של מנהל מערכת.
חשוב: יש להגדיר לפחות עוד משתמש אחד כמנהל מערכת למקרה שלמשתמש המקורי, שלו יש הרשאות של מנהל מערכת, אין אפשרות להתחבר מסיבה כלשהי. בנוסף, ניתן לשנות כל תפקיד מנהל שנוצר באופן ידני לתפקיד של מנהל מערכת.
מנהלים
אם מועסקים בארגון עובדים נוספים שינהלו אנשים, מכשירים ותוכן, ניתן להוסיף אותם ב‑Apple School Manager. כך ניתן לחלק את האחריות לניהול משימות מסוימות; לדוגמה, במינהל חינוך עירוני או במכללה, בהם מחלקות שונות מעוניינות לנהל בעצמן את המכשירים ואת רשימות התלמידים שלהן.
משתמשים בתפקיד מנהלים יכולים לבצע את הפעולות הבאות, כל אחד בהתאם לסוג התפקיד שלו:
הוספת סטודנטים, צוותים וכיתות: מנהל אתר יכול ליצור שילוב עם מערכת המידע לסטודנטים (SIS) או להעלות קובצי .csv בעזרת פרוטוקול SFTP (Secure File Transfer Protocol).
ניהול משתמשים: מנהל כח אדם יכול לאפס סיסמאות, להקצות תפקידים ולשנות את סטטוס החשבון של משתמשים.
הגדרת מכשירים: מנהל רישום מכשירים יכול לרשום מכשירי Apple בשירות ניהול מכשירים בשלב הפעלת המכשירים, תוך דילוג על שלבי הגדרה בסיסיים, כדי לאפשר למשתמשים להתחיל להשתמש במכשירים במהירות.
קנייה והפצה של תוכן: מנהל תוכן יכול לקנות רישיונות לתכנים כדי לאפשר הקצאה שלהם (או אם מדובר ביישומים – הקצאה מחדש) על ידי שירות ניהול מכשירים.
הוספת משתמש חדש בתפקיד מנהל מערכת
ב‑Apple School Manager
, יש להתחבר באמצעות משתמש/ת בעל/ת תפקיד של מנהל/ת מערכת.יש לבחור ב״משתמשים״
בסרגל הצד ולאחר מכן לבחור בכפתור ״הוספה״ 
במרכז החלק העליון של החלון.יש להזין את הפרטים הבאים (חובה):
שם פרטי ושם משפחה
תפקיד
מיקום
חשבון Apple מנוהל
במידת הצורך, יש להזין את הפרטים הבאים (לא חובה):
שם אמצעי
כתובת דוא״ל
קוד זיהוי אדם: מזהה ייחודי של המשתמש במערכת SIS או במסד נתונים אחר. יש להשתמש באותו קוד זיהוי אדם עבור המשתמש בקובצי ה‑.csv הבאים: גיליונות נוכחות, קורסים ושיעורים.
מספר מזהה אדם: מזהה אלפאנומרי ייחודי לחשבון, כמו מספר תג.
יש לבחור ב״שמירה״ בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
יש ליצור פרטי התחברות עבור מנהל המערכת החדש.
חשוב: כדי שחשבון יהיה פעיל, על מנהל המערכת החדש להתחבר ולשנות את הסיסמה.
הוספת משתמש חדש
ב‑Apple School Manager
, יש להתחבר עם משתמש בעל הרשאות להוסיף משתמש.יש לבחור ב״משתמשים״
בסרגל הצד ולאחר מכן לבחור בכפתור ״הוספה״ במרכז החלק העליון של החלון.יש להזין את הפרטים הבאים (חובה):
שם פרטי ושם משפחה
תפקיד
מיקום
חשבון Apple מנוהל
יש לבחור במה יתחיל חשבון ה‑Apple המנוהל.
ניתן גם להזין מלל, כגון נקודה (לדוגמה, eliza.block), בשדה החיפוש.
יש לבחור דומיין מאומת מתוך הרשימה.
במידת הצורך, יש להזין את הפרטים הבאים (לא חובה):
שם אמצעי
כתובת דוא״ל
קוד זיהוי אדם: מזהה ייחודי של המשתמש במערכת SIS או במסד נתונים אחר. יש להשתמש באותו קוד זיהוי אדם עבור המשתמש בקובצי ה‑.csv הבאים: גיליונות נוכחות, קורסים ושיעורים.
מספר מזהה אדם: מזהה אלפאנומרי ייחודי לחשבון, כמו מספר תג.
יש לבחור ב״שמירה״ בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
יש ליצור פרטי התחברות עבור משתמש חדש.
חשוב: כדי שחשבון יהיה פעיל, על המשתמש להתחבר ולשנות את הסיסמה.
הוספת תפקיד מנהל למשתמש קיים
ב‑Apple School Manager
, יש להתחבר עם משתמש בעל הרשאות להקצות תפקידים למשתמשים.יש לבחור באפשרות ״משתמשים״
בסרגל הצד ואז לבחור או לחפש את המשתמש בשדה החיפוש. ניתן לעיין בעמוד איך לבצע חיפוש.יש לבחור את המשתמש מהרשימה.
יש לבחור בכפתור ״עריכה״
, לבחור תפקיד מנהל ומיקום ולאחר מכן לבחור ב״שמירה״.