在 iCloud 版 Numbers 表格中邀请其他人协作处理电子表格
你可以通过向其他人发送电子表格的链接,邀请他们在电子表格上实时展开协作。在电子表格上展开协作的任何人都能实时看到所做的更改。
默认情况下,只有你邀请来协作处理电子表格且使用其 Apple ID 登录的用户才可以打开和更改电子表格。不过你可以更改访问权限以便拥有链接的所有人都可以打开电子表格(无需 Apple ID),或者更改编辑权限以便用户可以查看但不能编辑电子表格。
共享电子表格后,你可以随时邀请更多用户加入电子表格。你邀请其他人的方式取决于所选的访问权限(即受邀者是否需要登录 Apple ID)。
【提示】如果电子表格受密码保护,出于安全考虑,请不要将密码与链接一起发送。
邀请人员进行协作
开始之前,确保你满足进行协作所需的 iCloud 和最低系统要求。
执行以下一项操作:
打开电子表格后:点按工具栏中的“协作”按钮 。
在电子表格管理器中:选择电子表格,然后点按工具栏中的“协作”按钮 。
点按“共享选项”。
点按“有权访问的用户”弹出式菜单,然后选取一个选项:
仅受邀用户:只有你邀请的并且已通过其 Apple ID 登录的用户才能打开电子表格。在你邀请相关人员之前,他们无需持有 Apple ID;但是他们需要在打开你共享的电子表格之前创建一个。
如果你在邀请其他人时使用的电子邮件或电话号码与他们的 Apple ID 不相关联,则他们无法接受邀请,直至他们将该电子邮件地址或电话号码添加到他们的 Apple ID。在其他人轻点或点按邀请邮件中的链接时,系统会提供说明。
任何拥有链接的用户:任何人均可轻点或点按链接来打开电子表格。要使用密码保护电子表格,请点按“添加密码”,然后按照说明进行操作。
【注】如果已经为此电子表格添加了密码,你可以点按“更改密码”来更改或移除密码。
点按“权限”弹出式菜单,然后选取一个选项:
可更改:用户可以编辑、打印和下载共享电子表格。
仅查看:用户可以查看、打印和下载共享电子表格,但不能编辑。
如果将访问权限设为“仅受邀用户”(在之前的步骤中),则你可以在共享电子表格后更改个人权限设置。
如果你不希望参与者能够邀请其他人,请取消选中“所有人都可以添加更多用户”旁边的复选框。
此复选框仅在你将访问设为上述步骤 3 的“仅受邀人”以及将权限设为上述步骤 4 的“可更改”时可见。
选取发送链接的方法:
【注】如果有 iCloud 的仅网页访问权限,那么你无法通过电子邮件发送链接;你只可以拷贝链接。
电子邮件:点按“电子邮件”按钮,点按“共享”,然后在地址栏中键入一个或多个电子邮件地址。编写邮件,然后点按“发送”。
通过另一种方式共享链接:点按“拷贝链接”,然后执行以下任一操作:
如果电子表格的访问权限设为“仅受邀用户”:输入受邀者的电子邮件地址或电话号码,然后点按“共享”。点按“拷贝链接”,然后将其粘贴到你要用来共享该链接的任何 App(例如,文本信息或聊天)。
如果电子表格的访问权限设为“任何拥有链接的用户”:点按“共享”,拷贝出现的链接,然后将其粘贴到你要用来共享该链接的任意 App 中(例如,文本信息或聊天)。
【重要事项】点按“共享”后,会在 iCloud.com 上创建电子表格的链接(包含其标题)。如果电子表格的标题或内容属于机密信息,请务必要求收件人不要将链接转发给其他任何人。
共享电子表格后,“协作”按钮 上会显示一个勾号,表示该电子表格已共享。
邀请更多用户登录电子表格
如果你是电子表格的所有者,且将访问权限设为“仅受邀者”,或共享电子表格的所有者授权你添加更多用户,那么你可以邀请更多用户使用其 Apple ID 加入电子表格。
【注】 如果电子表格访问权限设为“任何拥有链接的用户”,请按照下一个任务中的说明进行操作:将链接发送给更多用户(无需 Apple ID)。
执行以下一项操作:
打开电子表格后:点按工具栏中的“协作”按钮 ,然后点按“添加用户”。
在电子表格管理器中:选择电子表格,点按工具栏中的“协作”按钮 ,然后点按“添加用户”。
点按“权限”弹出式菜单,然后为新的参与者设定编辑权限。
此项设置仅会影响你即将邀请的新人员;不会改变你已经邀请的人员的权限。
【注】如果你不想让新加入的用户可以邀请他人,请取消选择“权限”弹出式菜单下方的“任何人都可添加更多用户”复选框。
选取一种发送邀请的方式:
电子邮件:点按“电子邮件”,点按“共享”,输入受邀者的电子邮件地址或电话号码,然后点按“发送”。
通过另一种方式共享链接:点按“拷贝链接”,输入受邀者的电子邮件地址或电话号码,然后点按“共享”。点按“拷贝链接”,然后将其粘贴到你要用来共享该链接的任何 App(例如,文本信息或聊天)。
【注】如果有 iCloud 的仅网页访问权限,那么你无法通过电子邮件发送链接;你只可以拷贝链接。
将链接发送给更多用户(无需 Apple ID)
如果电子表格的访问权限设为“任何拥有链接的用户”,则你可以邀请更多用户来协作处理电子表格,方法是向其发送无需 Apple ID 即可查看电子表格的链接。
【注】如果电子表格访问权限设为“仅受邀用户”,请按照上一个任务“邀请更多用户登录电子表格”中的说明进行操作。
执行以下一项操作:
打开电子表格后:点按工具栏中的“协作”按钮 ,然后点按“发送链接”。
在电子表格管理器中:选择电子表格,点按工具栏中的“协作”按钮 ,然后点按“发送链接”。
选取发送链接的方法:
电子邮件:点按“电子邮件”,点按“继续”,然后编写并发送电子邮件。
通过另一种方式共享链接:点按“拷贝链接”,然后点按“继续”。点按“拷贝链接”,然后将其粘贴到你要用来共享该链接的任何 App(例如,文本信息或聊天)。
【注】如果有 iCloud 的仅网页访问权限,那么你无法通过电子邮件发送链接;你只可以拷贝链接。
查找共享电子表格链接
如果你是共享电子表格的所有者,或者你正在协作处理电子表格,且该电子表格的访问权限设为“任何拥有链接的用户”,那么你可能想要找到共享电子表格链接,以便你可以将其存储在可轻松访问的位置,或者查看其包含的信息。
通过执行以下任一操作,查看电子表格的协作详细信息:
打开电子表格后:点按工具栏中的“协作”按钮 。
在电子表格管理器中:选择电子表格,点按工具栏中的“协作”按钮 。
若要查看链接,请执行以下一项操作:
如果你是所有者,且电子表格的访问权限已设为“仅受邀用户”:点按“共享选项”,然后点按“拷贝链接”。
如果电子表格访问权限已设为“任何拥有链接的用户”:依次点按“发送链接”、“拷贝链接”和“继续”。
链接会出现。若要将其存储在更易于访问的位置或者更轻松地查看完整链接,请点按“拷贝链接”(在链接下方),然后将其粘贴在其他位置。