Xóa email và quản lý dung lượng trong Mail trên máy Mac

1. Đi tới ứng dụng Mail trên máy Mac của bạn.

2. Chọn các thư hoặc cuộc hội thoại trong email trong danh sách.

3. Bấm vào trong thanh công cụ Mail hoặc nhấn phím Xóa.

   Tất cả thư trong cuộc hội thoại bị xóa.

Nếu bạn xóa hộp thư thì tất cả các thư trong hộp thư đó sẽ bị xóa. Các thư trong Hộp thư thông minh vẫn còn trong hộp thư đến của bạn.

Bạn có thể tìm kiếm tập hợp thư để xóa. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm thư đề ngày 1 tháng 8 đến ngày 5 tháng 9 năm 2021 bằng cách nhập “ngày:01/8/21-05/9/21” vào trường tìm kiếm của Mail. Hoặc tìm kiếm thư từ một người cụ thể bằng cách nhập tên vào trường tìm kiếm. Sau đó chọn và xóa thư được tìm thấy.

1. Đi tới ứng dụng Mail trên máy Mac của bạn.

2. Thực hiện một trong các tác vụ sau:

   • Chọn Hộp thư > Xóa mục đã xóa, sau đó chọn một tài khoản.

   • Trong thanh bên Mail, giữ Control khi bấm vào hộp thư Thùng rác, sau đó chọn Xóa mục đã xóa.

Bạn có thể đặt tùy chọn “Xóa các thư đã xóa” trong cài đặt Mail để Mail xóa vĩnh viễn các thư đã bị xóa trong thời gian được chỉ định. Xem Thay đổi cài đặt Hoạt động hộp thư.

Tùy thuộc vào cách bạn đặt các tùy chọn trong cài đặt Mail, bạn có thể xem và truy xuất các email sau khi xóa.

1. Đi tới ứng dụng Mail trên máy Mac của bạn.

2. Chọn Mail > Cài đặt, sau đó bấm vào Tài khoản.

3. Chọn một tài khoản, sau đó bấm vào Hoạt động hộp thư.

4. Bấm vào menu bật lên ở bên cạnh hộp thư Thùng rác, sau đó chọn một tùy chọn.

   • Nếu hộp thư được chỉ định: Bạn có thể xem các thư đã xóa trong hộp thư Thùng rác cho đến khi chúng bị xóa vĩnh viễn. Để truy xuất thư đã xóa, hãy kéo thư đó từ hộp thư Thùng rác vào hộp thư khác.

   • Nếu Không được chỉ định: Thư đã xóa sẽ bị xóa và không có sẵn trong hộp thư Thùng rác.

5. Bấm vào menu bật lên bên dưới “Xóa các thư đã xóa”, sau đó chọn thời điểm xóa vĩnh viễn các thư trong hộp thư Thùng rác.

6. Bấm vào hộp thư Thùng rác trong thanh bên Mail để xem các thư đã xóa.

Nếu tài khoản email của bạn vượt quá giới hạn lưu trữ do nhà cung cấp tài khoản của bạn đặt, bạn có thể thực hiện một vài thao tác trong Mail để giải phóng dung lượng trên máy chủ thư của tài khoản.

1. Đi tới ứng dụng Mail trên máy Mac của bạn.

2. Thực hiện bất kỳ tác vụ nào sau đây:

   • Xóa các thư lớn hoặc thư có tệp đính kèm hoặc di chuyển thư vào hộp thư trên máy Mac của bạn.

     Mẹo: Để nhanh chóng nhận dạng các thư lớn, hãy chọn Xem > Sắp xếp theo > Kích cỡ.

   • Xóa tệp đính kèm mà bạn đã lưu. Chọn Thư > Xóa Tệp đính kèm. Thư vẫn ở trong hộp thư và Mail cho biết rằng các tệp đính kèm đã được xóa thủ công.

     Đối với tài khoản IMAP, hãy chắc chắn tải về tệp đính kèm trước—các tệp đính kèm sẽ bị xóa khỏi máy chủ thư và không thể truy xuất được.

   • Dọn sạch hộp thư Thùng rác của bạn. Các thư bạn xóa gần đây nằm trong hộp thư Thùng rác nhưng chưa bị xóa khỏi máy chủ thư. Chọn Hộp thư > Xóa Mục Đã xóa, sau đó chọn để xóa chúng khỏi tất cả các tài khoản hoặc tài khoản cụ thể.

   • Đối với các tài khoản POP, hãy giảm lượng thời gian lưu giữ bản sao của thư và tệp đính kèm trên máy chủ thư trước khi chúng bị xóa. Chọn Mail > Cài đặt, hãy bấm vào Tài khoản, chọn tài khoản, bấm vào Nâng cao, sau đó chọn một tùy chọn khác từ menu bật lên bên dưới “Xóa bản sao khỏi máy chủ sau khi truy xuất thư”.

Dưới đây là các gợi ý để thử nếu hộp thư quá lớn khiến bạn không thể tìm thấy thư hoặc bạn muốn giảm dung lượng lưu trữ mà Mail sử dụng trên máy Mac của mình.

1. Đi tới ứng dụng Mail trên máy Mac của bạn.

2. Thực hiện bất kỳ tác vụ nào sau đây:

   • Xóa thư mà bạn không cần nữa, đặc biệt là các thư có tệp đính kèm lớn.

   • Lưu tệp đính kèm vào máy Mac, sau đó xóa tệp đính kèm khỏi thư.

   • Tạo nhiều hộp thư để tổ chức thư của bạn. Ví dụ: nếu bạn có các thư liên quan đến kế hoạch du lịch, bạn có thể tạo hộp thư có tên Du lịch và di chuyển các thư liên quan đến du lịch vào hộp thư đó.

   • Sử dụng Quy tắc để tự động di chuyển các thư đến từ Hộp thư đến vào các hộp thư khác. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc để di chuyển các thư liên quan đến du lịch vào hộp thư Du lịch khi thư đến. Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc để xử lý các thư đã có trong các hộp thư.

1. Đi tới ứng dụng Mail trên máy Mac của bạn.

2. Chọn một hoặc nhiều thư hoặc cuộc hội thoại trong email.

3. Chọn cách bạn muốn lưu thư.

   • Lưu thư dưới dạng tệp: Chọn Tệp > Lưu thành, sau đó chọn định dạng và vị trí.

     Định dạng Văn bản Đa dạng thức giữ nguyên định dạng (chẳng hạn như in đậm và in nghiêng), nhưng Văn bản Thuần túy không giữ nguyên định dạng. Nguồn thư gốc lưu một thư duy nhất ở định dạng .eml.

   • Lưu thư dưới dạng PDF: Chọn Tệp > Xuất dưới dạng PDF.

Bạn cũng có thể lưu các thư ở định dạng .eml bằng cách kéo chúng vào màn hình nền của mình. Nếu bạn kéo cuộc hội thoại thì các thư trong cuộc hội thoại đó sẽ được lưu dưới dạng các tệp riêng biệt.