Invitar a otras personas a colaborar en Numbers en la Mac
Puedes invitar a otras personas a trabajar contigo en una hoja de cálculo en tiempo real enviándoles un enlace a esta. Cualquiera que trabaje en la hoja de cálculo verá los cambios a medida que se efectúen.
De forma predeterminada, sólo las personas que invites a colaborar en la hoja de cálculo podrán acceder a ella y modificarla. No obstante, puedes permitir a todas las personas que tengan el enlace que accedan a la hoja de cálculo. Si no quieres que los demás hagan cambios, puedes limitar los permisos a sólo lectura.
Invitar a otras personas a colaborar
En estas instrucciones se presupone que iniciaste sesión en tu computadora con tu Apple ID y que tienes Numbers configurado para utilizar iCloud Drive.
Haz clic en
en la barra de herramientas de Numbers.Si la hoja de cálculo no se guardó en iCloud Drive, verás un aviso para moverla allí.
Haz clic en el triángulo desplegable situado junto a “Opciones para compartir”, ve al menú desplegable “Quién tiene acceso” y selecciona una opción.
“Sólo las personas a las que invites”: sólo pueden abrir la hoja de cálculo las personas que inicien sesión con un Apple ID. Las personas no necesitan tener un Apple ID para recibir una invitación, pero tendrán que crear uno para poder abrir la hoja de cálculo compartida.
Si invitas a alguien usando una dirección de correo electrónico o número de teléfono que no está asociado con su Apple ID, esa persona no podrá aceptar la invitación hasta que agregue dicho número o dirección a su Apple ID. Cuando toquen o hagan clic en el enlace de la invitación, se les proporcionarán las indicaciones pertinentes.
“Cualquiera que tenga el enlace”: cualquiera que tenga el enlace a la hoja de cálculo seleccionada puede tocarlo o hacer clic en él para abrirla. Para protegerla mediante una contraseña, haz clic en “Agregar contraseña”.
Si la hoja de cálculo ya tiene asignada una contraseña, esta se aplica también a la hoja de cálculo compartida, para que no tengas que ingresar otra distinta. Si quieres modificarla, haz clic en “Cambiar contraseña”.
Haz clic en el menú desplegable Permiso y después selecciona una opción:
“Puede realizar cambios”: las personas pueden editar e imprimir la hoja de cálculo compartida.
“Sólo lectura”: las personas pueden ver e imprimir la hoja de cálculo compartida, pero no editarla.
Si defines el acceso a tu hoja de cálculo con la opción “Sólo las personas a las que invites” (en el paso 2), puedes cambiar la configuración de los permisos individuales después de compartir la hoja de cálculo.
Haz clic en un método para enviar el enlace:
Mail o Mensajes: haz clic en Compartir y escribe una o varias direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Agrega la información que quieres incluir y haz clic en Enviar.
Un servicio de Internet: para enviar el enlace usando un servicio como Twitter, esa cuenta debe estar configurada en tu Mac. Haz clic en el botón del servicio y después realiza una de las operaciones siguientes:
Si el acceso a la hoja de cálculo está definido como “Sólo las personas a las que invites”: ingresa las direcciones de correo electrónico o números de teléfono de las personas a las que quieres invitar y haz clic en Compartir. Agrega la información que quieres incluir y haz clic en Publicar.
Si el acceso a la hoja de cálculo está definido como “Cualquiera que tenga el enlace”: haz clic en Compartir, ingresa las direcciones de correo electrónico o números de teléfono (si el sistema te lo pide) y envía o publica el enlace.
Nota: para configurar un servicio, selecciona el menú Apple > Preferencias del Sistema y luego haz clic en Cuentas de Internet. Para usar un servicio no incluido en la lista, haz clic en “Copiar enlace”, abre la app donde quieres compartir el enlace y elige Editar > Pegar, o bien presiona Comando + V en el teclado.
Importante: al hacer clic en Compartir, se crea en iCloud un enlace a la hoja de cálculo, que incluye su título. Si el título o el contenido de la hoja de cálculo es confidencial, solicita a los destinatarios que no reenvíen el enlace a otras personas.
El enlace aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, mensaje o publicación junto con el título de la hoja de cálculo; asegúrate de no editarlo ni borrarlo.
Después de compartir una hoja de cálculo, aparece una marca de verificación en el botón Colaborar 
para indicar que se está compartiendo la hoja de cálculo.
Invitar a más personas
Si eres el propietario de una hoja de cálculo compartida con el acceso ajustado en “Sólo las personas a las que invites”, puedes invitar a más personas.
Nota: si el acceso a la hoja de cálculo está definido como “Cualquiera que tenga el enlace”, no puedes invitar a más personas como se describe en esta tarea. En su lugar, simplemente envíales el enlace (consulta la siguiente tarea).
Haz clic en
de la barra de herramientas y elige “Agregar personas” en la parte inferior de la lista de participantes.Haz clic en el menú desplegable Permiso y define los permisos para esas personas.
Esta configuración sólo afecta a las personas que te dispones a invitar; no modifica los permisos de las personas que ya invitaste.
Haz clic en un método para enviar el enlace y elige Continuar.
El enlace puede aparecer en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, mensaje o publicación a modo de imagen gráfica estilizada con el título de la hoja de cálculo; asegúrate de no editarlo ni borrarlo.
Puedes cambiar los permisos individuales de las personas nuevas después de enviar o publicar el enlace.
Para consultar información detallada acerca de cómo configurar permisos y enviar enlaces, consulta “Invitar a personas a colaborar” (arriba).
Enviar el enlace a más personas
Si el acceso a tu hoja de cálculo está establecido en “Cualquiera que tenga el enlace”, puedes otorgar acceso a la hoja de cálculo a otras personas simplemente enviándoles el enlace a esta.
Nota: si el acceso a la hoja de cálculo está definido como “Sólo las personas a las que invites”, puedes agregar nuevas personas enviándoles una invitación a colaborar (consulta la tarea anterior).
Haz clic en
en la barra de herramientas y elige “Enviar enlace”.Haz clic en un método para enviar el enlace y elige Continuar.
Indica el destinatario del mensaje de correo electrónico, del mensaje o de la publicación y luego envía o publica el enlace.
Para consultar información detallada acerca de cómo enviar enlaces, consulta “Invitar a personas a colaborar” (arriba).
Copiar y pegar el enlace
Cualquier participante puede copiar un enlace a una hoja de cálculo y pegarlo en otro sitio. Esto es útil, por ejemplo, para guardar el enlace en un lugar de fácil acceso.
Si el propietario limitó el acceso a sólo las personas que invite, el enlace sólo funciona para los participantes invitados.
Haz clic en
de la barra de herramientas y después realiza una de las operaciones siguientes:Haz clic en “Copiar enlace” (si eres el propietario de la presentación, haz clic en “Opciones para compartir” y elige “Copiar enlace”). Esta opción se muestra si la hoja de cálculo solo se comparte por invitación.
Haz clic en “Enviar enlace”, luego en “Copiar enlace” y, por último, en Continuar. Esta opción se muestra si la hoja de cálculo se comparte con cualquiera que tenga el enlace.
Haz clic en el punto donde quieres pegar el enlace y elige Edición > Pegar (en el menú Edición situado en la parte superior de la pantalla) o presiona Comando + V en tu teclado.
Consejo: si la hoja de cálculo está protegida mediante contraseña, por motivos de seguridad no envíes la contraseña junto con el enlace.