Mời người khác cộng tác trong Numbers trên máy Mac
Bạn có thể mời người khác làm việc cùng bạn trên bảng tính trong thời gian thực bằng cách gửi cho họ liên kết đến bảng tính. Mọi người làm việc trên bảng tính đều có thể thấy các thay đổi khi được thực hiện.
Theo mặc định, chỉ những người mà bạn mời cộng tác trên bảng tính và đăng nhập bằng ID Apple mới có thể truy cập và thực hiện thay đổi đối với bảng tính. Thay vào đó, bạn có thể cấp quyền truy cập cho bất kỳ ai có liên kết đến bảng tính hoặc cho phép mọi người xem nhưng không được sửa bảng tính.
Mời mọi người cộng tác
Để mời người khác cộng tác trên bảng tính, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập bằng ID Apple, đã thiết lập Numbers để sử dụng iCloud Drive và bảng tính mà bạn muốn chia sẻ được lưu trữ trong iCloud Drive.
Khi bảng tính đang mở, hãy bấm vào trong thanh công cụ.
Nếu Cộng tác không hiển thị trong menu bật lên ở trên cùng, hãy bấm vào menu bật lên, sau đó chọn Cộng tác.
Để thay đổi người có thể truy cập bảng tính, hãy bấm vào mũi tên hiển thị bên dưới Cộng tác, bấm vào menu bật lên “Ai có thể truy cập”, sau đó chọn một tùy chọn (nếu bạn không thấy những tùy chọn này, hãy đảm bảo rằng bảng tính được lưu trữ trong iCloud):
Chỉ những người được mời: Chỉ những người bạn mời đăng nhập bằng ID Apple mới có thể mở bảng tính. Những người nhận không có ID Apple cần tạo một tài khoản trước khi có thể mở bảng tính bạn đã chia sẻ.
Nếu bạn mời người nào đó bằng cách sử dụng địa chỉ email hoặc số điện thoại không được liên kết với ID Apple, họ sẽ không thể chấp nhận lời mời cho đến khi họ thêm địa chỉ email hoặc số điện thoại vào ID Apple. Khi họ chạm hoặc bấm vào liên kết trong lời mời thì hướng dẫn sẽ xuất hiện.
Bất kỳ ai có liên kết: Bất kỳ ai có liên kết đến bảng tính được chia sẻ đều có thể chạm hoặc bấm vào liên kết để mở bảng tính.
Để thay đổi người có thể thực hiện thay đổi đối với bảng tính, hãy bấm vào menu bật lên Quyền, sau đó chọn một tùy chọn:
Có thể thay đổi: Mọi người có thể sửa bảng tính được chia sẻ.
Chỉ xem: Mọi người có thể xem bảng tính được chia sẻ nhưng không thể sửa bảng tính đó. Họ không thể trả lời hoặc xóa nhận xét trong danh sách hoạt động và khi họ tham gia bảng tính, không có thông báo nào xuất hiện.
Ghi chú: Nếu bạn đặt quyền truy cập thành “Chỉ những người được mời” (trong bước trước), bạn có thể thay đổi cài đặt quyền riêng lẻ sau khi chia sẻ bảng tính.
Nếu bạn không muốn tất cả những người tham gia có thể mời những người khác, hãy bỏ chọn “Cho phép những người khác mời”.
Chọn một phương thức để gửi lời mời cộng tác (nếu bảng tính không được lưu trữ trong iCloud Drive thì bạn sẽ được nhắc di chuyển bảng tính đến đó):
AirDrop: Chọn hoặc nhập tên của người nhận, sau đó bấm vào Chia sẻ liên kết. Người nhận phải kết nối vào cùng một mạng và phải chấp nhận tệp để nhận được tệp.
Mail hoặc Tin nhắn: Nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại của từng người nhận, thêm ghi chú nếu bạn muốn, sau đó bấm vào Gửi (đối với Mail) hoặc nhấn Enter (đối với Tin nhắn). Liên kết đến tệp được gửi cho từng người nhận.
Ghi chú: Để chia sẻ liên kết đến tệp trong ứng dụng Ghi chú, hãy chọn hoặc nhập tên của những người nhận, bấm vào Chia sẻ liên kết, chọn ghi chú ở nơi bạn muốn lưu (hoặc tạo một ghi chú mới), thêm văn bản nếu bạn muốn, sau đó bấm vào Lưu.
Mời bằng liên kết: Sao chép liên kết của tệp để bạn có thể gửi hoặc đăng liên kết bằng bất kỳ dịch vụ internet nào đã được thiết lập trên máy Mac của mình. Nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại của từng người nhận, sau đó bấm vào Sao chép liên kết. Mở ứng dụng mà bạn muốn sử dụng để chia sẻ liên kết, bấm vào nơi bạn muốn dán liên kết, sau đó chọn Sửa > Dán (từ menu Sửa ở đầu màn hình) hoặc nhấn Command-V trên bàn phím.
Quan trọng: Liên kết đến bảng tính được tạo khi bạn bấm vào Cộng tác sẽ bao gồm tiêu đề của bảng tính. Nếu tiêu đề hoặc nội dung của bảng tính là bí mật, hãy nhớ yêu cầu người nhận không chuyển tiếp liên kết cho bất kỳ ai khác.
Dấu kiểm sẽ xuất hiện trên nút Cộng tác để biểu thị rằng bạn đã chia sẻ bảng tính. Sau khi người nhận chấp nhận lời mời, số người tham gia bảng tính cùng bạn sẽ xuất hiện ở bên phải nút đó .
Mời người khác
Nếu bạn là chủ sở hữu của bảng tính có quyền truy cập được đặt thành “Chỉ những người được mời” hoặc nếu chủ sở hữu của bảng tính được chia sẻ cấp cho bạn quyền thêm người thì bạn có thể mời thêm người bất kỳ lúc nào.
Mẹo: Nếu bảng tính được bảo vệ bằng mật khẩu, vì lý do bảo mật, không gửi mật khẩu kèm theo liên kết.
Thực hiện một trong các thao tác sau:
Chọn Tệp > Quản lý bảng tính được chia sẻ (từ menu Tệp ở đầu màn hình của bạn).
Bấm vào trong thanh công cụ, sau đó bấm vào Quản lý bảng tính được chia sẻ.
Trong iCloud Drive, hãy giữ Control khi bấm vào tệp, sau đó chọn Quản lý bảng tính được chia sẻ.
Thực hiện một trong các thao tác sau:
Mời người khác cộng tác: Sử dụng phương thức này nếu bạn là chủ sở hữu của bảng tính được chia sẻ có quyền truy cập được đặt thành “Chỉ những người được mời” hoặc nếu chủ sở hữu của bảng tính đã cấp cho bạn quyền thêm người khác. Bấm vào Chia sẻ với người khác, sau đó bấm vào một phương thức để mời người tham gia mới. Xem Mời mọi người cộng tác để biết thêm thông tin chi tiết.
Gửi liên kết đến nhiều người khác: Sử dụng phương thức này nếu quyền truy cập bảng tính được đặt thành “Bất kỳ ai có liên kết”. Bấm vào Sao chép liên kết, sau đó bấm vào nơi bạn muốn dán liên kết. Chọn Sửa > Dán (từ menu Sửa ở đầu màn hình của bạn) hoặc nhấn Command-V trên bàn phím.
Bấm vào Xong.
Ghi chú: Liên kết có thể xuất hiện trong nội dung của tin nhắn dưới dạng đồ họa được tạo kiểu cùng với tiêu đề bảng tính – hãy đảm bảo rằng bạn không sửa hoặc xóa liên kết.
Mọi người tham gia đều có thể sao chép liên kết đến bảng tính và dán vào nơi khác – ví dụ: để lưu liên kết ở nơi bạn có thể dễ dàng truy cập. Nếu chủ sở hữu giới hạn quyền truy cập ở những người họ mời, liên kết sẽ chỉ hoạt động cho người tham gia được mời.
Bạn có thể thay đổi cài đặt chia sẻ cho người mới sau khi bạn gửi liên kết.
Để biết chi tiết về cách đặt quyền và gửi liên kết, xem Mời mọi người cộng tác.