הוספה והדפסה של הערות ב‑Numbers ב‑Mac
ניתן להוסיף הערות למלל, לאובייקטים, לתרשימים, לתאים בטבלאות ולגיליונות. ריבוע קטן מופיע ליד המלל (המסומן גם הוא) כדי לציין כי צורפה הערה. הערות המצורפות לצורות מצוינות גם באמצעות ריבוע קטן. הערות בתאי טבלה מצוינות באמצעות משולש בפינת התא. אם אינך רוצה שההערות יהיו גלויות במסמך, אפשר להסתיר אותם וגם להדפיס את גיליון העבודה עם או ללא ההערות.
כאשר מספר אנשים עובדים יחד על גיליון עבודה, ההערות של כל משתתף מופיעות בצבע ייחודי וכוללות את שם המחבר/ת שלהן. כל אחד יכול להשיב להערה, תכונה שימושית במיוחד כאשר עובדים בשיתוף פעולה - ניתן להוסיף הערה ואז, תוך כדי התכתבות הלוך וחזור באמצעות תגובות, לנהל שיחה ממשית בזמן אמת.
הערה: לא ניתן לראות את ההערות בגליונות עבודה מודפסים, אלא אם כן בחרת באפשרות הדפסה כזו.
הוספה, עריכה או מחיקה של הערה
ניתן להוסיף ולערוך הערות משלך, וכל אחד יכול למחוק הערה.
בחר/י מלל, או לחץ/י על אובייקט או על תא בטבלה ולאחר מכן לחץ/י על
בסרגל הכלים.הערה: אם תלחץ/י ברקע של הגיליון (כך שאף רכיב אינו במצב בחירה), תוכל/י להוסיף לגיליון הערה שתישאר פתוחה כל העת. ניתן לשנות את גודל ההערה ולשנות את מיקומה בגיליון. אחרים אינם יכולים להגיב על הערה מסוג זה.
הקלד/י את ההערה ואז לחץ/י על ״סיום״ (או לחץ/י מחוץ להערה).
כדי להציג, לערוך או למחוק את ההערה, בצע/י אחת מהפעולות הבאות:
פתיחת הערה: לחץ/י על סמן ההערה (או הזז את המצביע מעל המלל המודגש).
עריכת הערה: אם הינך מחבר/ת ההערה, פתח/י אותה, לחץ/י בתוך המלל והקלד/י.
אם ישנן תגובות להערה, לא תוכל/י לערוך את ההערה המקורית על-ידי לחיצה על המלל שלה. במקום זאת, הזז/י את המצביע מעל חותמת הזמן מימין לשמך בראש ההערה. כשהחץ למטה מופיע, לחץ/י עליו, בחר/י ״ערוך הערה״ ואז בצע/י את השינויים.
מחיקת הערה: לחץ/י על ״מחק״ בתחתית ההערה. אם ישנן תגובות להערה, פעולה זו תמחק את השיחה כולה. ניתן למחוק תגובה מסוימת רק אם היא נכתבה על-ידך או אם שאת/ה הבעלים של גיליון העבודה.
אם ההערה ממוקמת ברקע של הגיליון, הזז/י את המצביע מעליה ולחץ/י על ״מחק״.
שינוי הגודל של מלל בהערות
בחר/י Numbers > ״העדפות״ (מתפריט Numbers בראש המסך).
לחץ/י על ״כללי״.
לחץ/י על התפריט הקופצני ״גודל מלל״ ובחר/י גודל.
סקירת הערות
לחץ/י על סמן ההערה (או הזז את המצביע מעל המלל המודגש).
בצע/י פעולה כלשהי מהפעולות הבאות:
סקירת תגובה או שיחה: גלול/י במלל. אם הערה נקטעת, לחץ/י על ״הצג עוד״. אם יש תגובות מוסתרות, לחץ/י על ״הצג [n] תגובות נוספות״.
מעבר להערה (או ההדגשה) הקודמת או הבאה: לחץ/י על החצים בתחתיתה של הערה.
אם ההערה ממוקמת ברקע של הגיליון, הזז/י את המצביע מעליה ולחץ/י על החצים.
הוספת תגובה להערה או עריכת התגובה
כל מי שתשתף/י איתו את גיליון העבודה - על-ידי שליחת עותק או הזמנה לשתף פעולה - יכול להגיב להערה.
לחץ/י על סמן ההערה (או הזז את המצביע מעל המלל המודגש).
בצע/י פעולה כלשהי מהפעולות הבאות:
הוספת תגובה: לחץ/י על ״הגב״ בתחתית ההערה, הקלד/י את תגובתך ואז לחץ/י על ״סיום״. תוכל/י להגיב כמה פעמים שתרצה/י.
עריכת התגובה שלך: הזז/י את המצביע מעל חותמת הזמן (מימין לשמך) של התגובה שברצונך לערוך. כשהחץ למטה מופיע, לחץ/י עליו ובחר/י ״ערוך תגובה״. בצע/י את השינויים הרצויים ולאחר מכן לחץ/י על ״סיום״.
מחיקת תגובה: הזז/י את המצביע מעל חותמת הזמן לצד שמך (או, אם הינך הבעלים של גיליון העבודה, לצד התגובה של המשתמש שברצונך למחוק). כשהחץ למטה מופיע, לחץ/י עליו ובחר/י ״מחק תגובה״. ניתן למחוק תגובה מסוימת רק אם היא שלך ורק אם את/ה הבעלים של גיליון העבודה.
מחיקת שיחה
לחץ/י על סמן ההערה (או הזז/י את המצביע מעל המלל המודגש) ולאחר מכן לחץ/י על ״מחק״ בתחתית השיחה.
הצגה או הסתרה של הערות
בצע/י אחת מהפעולות הבאות:
לחץ/י על
בסרגל הכלים ובחר/י ״הצג הערות״ או ״הסתר הערות״.בחר/י ״תצוגה״ > ״הערות״ > ״הצג הערות״ או ״הסתר הערות״ (בתפריט ״תצוגה״ בראש המסך).
אם שולחים גיליון עבודה למישהו שיפתח אותו ב-iPhone או ב-iPad, ייתכן שהוא ייפתח בתצוגת ״קורא״. כדי להוסיף או לערוך הערות, על הנמען להקיש על 
בראש המסך.
הדפסת הערות
כאשר מדפיסים גיליון עבודה עם הערות, ההערות מופיעות בעמוד נפרד בסוף הגיליון. דגלי ההערות בגיליון ממוספרים בהתאמה להערות שמופיעות בדף ההערות.
בחר/י ״קובץ״ > ״הדפס״.
יש לסמן את תיבת הסימון ״הדפס הערות״
בחר/י את אפשרויות ההדפסה הרצויות ולחץ על ״הדפס״.
ניתן גם לייצא את גיליון העבודה כ-PDF ולכלול את ההערות (מידע נוסף זמין בנושא ייצוא בפורמט של Excel או בפורמט קובץ אחר).
לקבלת מידע נוסף על הדפסה ואפשרויות הדפסה, ראה/י הדפסת גיליון עבודה .