Usar SFTP para cargar datos de los estudiantes, el personal y la clase en Apple School Manager

Si Apple School Manager no admite tu sistema de información de estudiantes (SIE), o si no tienes un sistema de información de estudiantes, puedes usar el protocolo de transferencia simple de archivos (SFTP, por sus siglas en inglés) para cargar datos de los estudiantes, el personal y la clase en Apple School Manager.

Cuando configures el SFTP en el asistente de configuración, en el portal de Apple School Manager encontrarás plantillas en formato csv y los datos para acceder a un servidor con SFTP privado. Puedes exportar los datos desde tu SIE o crear los archivos en una aplicación de hojas de cálculo, como Numbers.

Las cargas en SFTP requieren una aplicación de proveedores independientes en macOS. Si no tienes instalado un cliente SFTP, puedes buscar uno en Mac App Store.

Usa los botones que aparecen a continuación para obtener ayuda con la configuración de tus archivos de SFTP. Si nunca usaste SFTP para cargar datos en Apple School Manager, debes comenzar por configurar la primera sección de SFTP.

Configurar la primera carga mediante SFTP

  1. Inicia sesión en Apple School Manager como administrador, administrador del sitio o administrador de personas.
  2. Si es la primera vez que inicias sesión, aparecerá el asistente de configuración. Si no aparece, haz clic en tu nombre en la esquina superior derecha. Selecciona Asistente de configuración.
  3. Haz clic en Buscar estudiantes, personal y clases.
  4. Haz clic en Configurar SFTP.
  5. Apple School Manager generará una URL, un nombre de usuario y una contraseña para cargar archivos. Usa esta información para configurar tu cliente SFTP.
  6. Haz clic en Descargar plantillas.
  7. Lee las instrucciones para usar plantillas en la sección “Completar los archivos de datos”.
  8. Cuando hayas completado los archivos de datos, crea un archivo zip con los seis archivos. En el Finder, selecciona los archivos, ve al menú Archivo, y luego, selecciona Comprimir 6 elementos. Asigna el nombre que desees al archivo zip.
  9. Carga el archivo zip en Apple School Manager. Usa un cliente SFTP para conectarte a la URL que aparece en el asistente de configuración. Cuando se te solicite que ingreses las credenciales de inicio de sesión, usa el nombre de usuario y la contraseña que recibiste al hacer clic en Configurar SFTP. Copia el archivo zip al directorio de Dropbox.
  10. En el asistente de configuración, haz clic en Continuar. Si se producen errores durante la carga, puedes ver un registro donde se identifican los archivos y las líneas que contienen errores. Corrige los errores que aparecen en los archivos de datos y, luego, repite los pasos 8 y 9. No es necesario que elimines el archivo anterior del servidor SFTP.
  11. Cuando finalice la importación mediante SFTP, haz clic en Revisar los datos SFTP. Si encuentras errores, haz clic en Cancelar. Corrige los errores que aparecen en los archivos de datos y, luego, repite el proceso de carga. Si los datos están completos y son correctos, haz clic en Continuar.
  12. En Crear cuentas y clases, selecciona un formato de Apple ID administrada para estudiantes, profesores y personal. Haz clic en Vista previa de cuentas y clases. Cuando las ID tengan el formato correcto, haz clic en Crear cuentas y clases.
  13. Después de crear las cuentas, distribuye los datos de inicio de sesión a los usuarios y asígnale funciones al personal.

Completa los archivos de datos

En la descarga de la plantilla, se incluyen seis archivos de valores separados por comas (.csv): Clases, Cursos, Ubicaciones, Listados, Estudiantes y Personal. Si las plantillas no están disponibles en Apple School Manager, o si perdiste una copia de las plantillas originales, puedes descargarlas de nuevamente.

Puedes usar tu SIE para exportar datos en el formato que se indica en las plantillas y en este artículo, o bien puedes editar las plantillas en un programa de hojas de cálculo, como Numbers.

Consulta las tablas en este artículo para asegurarte de haber ingresado la información correcta. Luego, guarda cada archivo sin cambiar su nombre.

Dar formato a los valores

Si editas las plantillas, reemplaza los datos de ejemplo por tus propios datos. No modifiques los contenidos de las celdas de cabecera en ningún archivo. No agregues columnas en ningún archivo, excepto tal como se describe a continuación.

En todas las plantillas, cada fila debe representar un valor único. Por ejemplo, en el archivo estudiantes.csv, en cada fila debe haber un solo estudiante. Algunos valores para ese estudiante pueden estar vacíos. Los valores literales, como un salto de línea o un carácter comillas dentro de un nombre, deben tener antepuesta una barra invertida (\), como (\”). Los identificadores que ingreses deben ser alfanuméricos y pueden incluir el signo “-”.

Si el valor contiene un espacio ( ) o una coma (,), usa comillas rectas (") para delimitarlo. Si el valor no tiene ninguno de estos caracteres especiales, no uses las comillas. Si no usas comillas donde sean necesarias, o si usas comillas inglesas, se producirán errores durante el proceso de carga.

Los valores de los archivos deben estar separados por una coma (,) o un punto y coma (;), sin importar cómo creaste el archivo. No uses espacios ni tabulaciones entre una coma o un punto y coma y el valor siguiente. Todos los archivos deben tener codificación UTF-8 y nuevas líneas (\n) de Unix. 

Si un campo opcional, como person_number o sis_username, forma parte del formato de tu Apple ID administrada, este se convierte en un campo obligatorio. Si lo dejas vacío, la carga no se podrá completar y aparecerá el error MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Archivo Ubicaciones

location_id Es un identificador único que consiste en números y/o letras y no tiene espacios. Obligatorio
location_name Es el nombre de la ubicación.  Obligatorio

Debes definir al menos una ubicación en el archivo Ubicaciones. No puedes usar el SFTP para crear cuentas de estudiante o de personal en la ubicación principal “oficinas centrales”.

Archivo Estudiantes

Si usas SFTP para cargar un usuario nuevo y el valor person_id que le asignas ya existe en Apple School Manager, el nuevo usuario sobrescribe el usuario existente en Apple School Manager. Cuando se termina de sobrescribir, solo podrás actualizar dicho usuario mediante SFTP. 

 

person_id

Es el identificador único correspondiente a un estudiante en particular. El valor person_id debe coincidir con el identificador único que aparece en tu SIE, si tienes uno. Es el identificador único del estudiante en Apple School Manager. Usa este valor cuando necesites encontrar al estudiante en el archivo Listados y a profesores en el archivo Clases. 

Obligatorio
person_number Es otro valor que puede identificar a un estudiante en tu institución educativa. Puede ser el número de identificación de un estudiante.  Opcional
first_name Corresponde al primer nombre del estudiante. Obligatorio
middle_name Corresponde al segundo nombre del estudiante. Opcional
last_name Corresponde al apellido del estudiante. Obligatorio
grade_level Corresponde al nivel académico del estudiante. Opcional
email_address Corresponde a una dirección de correo electrónico para el estudiante. Opcional
sis_username Corresponde al nombre de usuario del estudiante que aparece en tu SIE.  Opcional
password_policy Utiliza el campo password_policy para especificar una política de contraseña para cada estudiante. Este valor anula la política de contraseña para la ubicación y todas las políticas de contraseña que hayas establecido para dicho estudiante. Si dejas el campo password_policy sin completar, la política de contraseña predeterminada para la ubicación se utiliza para un nuevo estudiante y no se realizan cambios en estudiantes existentes. Opcional
location_id Es el valor location_id del estudiante. Debe coincidir con un valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga. Obligatorio

 

Asignar varias ubicaciones

Puedes asignar más de una ubicación a un estudiante si agregas más columnas de ubicación en el archivo de los estudiantes. Puedes agregar hasta 14 columnas de ubicación adicionales con el nombre de location_id_2, location_id_3, hasta location_id_15. Para cada estudiante, puedes ingresar, de manera opcional, otra location_id en cada una de esas columnas. Debe coincidir con un valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga.

Archivo Personal

Si usas SFTP para cargar un usuario nuevo y el valor person_id que le asignas ya existe en Apple School Manager, el nuevo usuario sobrescribirá el usuario existente en Apple School Manager. Cuando se termina de sobrescribir, solo podrás actualizar dicho usuario mediante SFTP. 

person_id

Es el identificador único correspondiente a un miembro del personal en particular. El valor person_id debe coincidir con el identificador único que aparece en tu SIE, si tienes uno. El valor person_id es el identificador único para el miembro del personal en Apple School Manager. Utiliza este valor para hacer referencia a los profesores en el archivo Clase. 

Obligatorio
person_number Es otro valor que podría identificar a un miembro del personal en tu institución educativa. Puede ser el número de una identificación para el personal.  Opcional
first_name Corresponde al primer nombre del miembro del personal. Obligatorio
middle_name Corresponde al segundo nombre del miembro del personal. Opcional
last_name Corresponde al apellido del miembro del personal. Obligatorio
email_address Corresponde a una dirección de correo electrónico para este miembro del personal.  Opcional
sis_username Corresponde al nombre de usuario del miembro del personal que aparece en tu SIE. Opcional
location_id Es el valor location_id del miembro del personal. Debe coincidir con un valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga. Obligatorio

Todo el personal recibe la política de contraseñas estándar (ocho o más caracteres alfanuméricos).

 

Asignar varias ubicaciones

Puedes asignar más de una ubicación a un miembro del personal si agregas más columnas de ubicación en el archivo de los miembros del personal. Puedes agregar hasta 14 columnas de ubicación adicionales con el nombre de location_id_2, location_id_3, hasta location_id_15. Para cada miembro del personal, puedes ingresar, de manera opcional, otra location_id en cada una de esas columnas. Debe coincidir con un valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga.

Archivo Cursos
course_id Es el identificador único del curso. Debe coincidir con el valor course_id que aparece en el archivo Clases.   Obligatorio
course_number Corresponde a un número para el curso. Puede ser el número de curso que aparece en tu SIE o en tu programa de estudios. Opcional
course_name Corresponde al nombre de tu curso. Opcional
location_id Es el valor location_id del curso. Debe coincidir con un valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga.
Obligatorio

 

Archivo Clases
class_id Es el identificador único de la clase.    Obligatorio
class_number Corresponde a un número o código que identifica esta clase en tu institución. A diferencia del valor class_id, el valor class_number no se usa para referirse a esta clase en el archivo csv Listados.  Opcional
course_id Es el course_id del curso al que pertenece esta clase. Debe coincidir con el valor course_id que aparece en el archivo Cursos. Obligatorio
instructor_id Es el valor person_id del profesor. Debe coincidir con el valor person_id que aparece en el archivo Personal. Opcional
instructor_id_2 Es el valor person_id del profesor. Debe coincidir con el valor person_id que aparece en el archivo Personal. Opcional
instructor_id_3 Es el valor person_id del profesor. Debe coincidir con el valor person_id que aparece en el archivo Personal. Opcional
location_id Es el valor location_id de la clase. Debe coincidir con el valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga. Obligatorio

 

Asignar varios profesores

Puedes asignar más de tres profesores a una clase si agregas más columnas de profesor en el archivo de la clase. Puedes agregar hasta 12 columnas de profesores adicionales con el nombre de instructor_id_4, instructor_id_5, hasta instructor_id_15. Para cada clase, puedes ingresar, de manera opcional, otra person_id para el profesor. Debe coincidir con el valor person_id que aparece en el archivo Personal.

 

Archivo Listados
roster_id Es un identificador único para el listado que aparece en tu SIE u otra base de datos de cursos (si existe).  Obligatorio
class_id Es el identificador alfanumérico único de la clase. Debe coincidir con el valor class_id que aparece en el archivo Clases.
Obligatorio
student_id Es un valor person_id para el estudiante.  Obligatorio

El archivo Listados se usa para agregar estudiantes a las clases. Cada línea del archivo debe tener un valor roster_id único y debe incluir solo un valor class_id y un valor person_id. 
 

Actualizar los archivos

Cuando desees agregar o editar estudiantes, miembros del personal y clases, edita los archivos de datos y carga las copias nuevas. Cuando cargues los archivos, debes cargar los seis, y cada uno de ellos debe incluir no solo los elementos que desees agregar, sino la lista completa de cada categoría.

Al terminar la primera carga, se crearán nuevas cuentas y clases automáticamente cada vez que cargues archivos. Si falta una entrada de una carga anterior, se desactivará en Apple School Manager. Si se producen errores, recibirás un correo electrónico de parte de Apple School Manager.

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