Usar SFTP para cargar datos de los alumnos, el personal y las clases en Apple School Manager

Si Apple School Manager no admite tu sistema de información de estudiantes (SIS) o si no tienes ninguno, puedes cargar datos de los alumnos, el personal y las clases en Apple School Manager a través de SFTP.

Configurar tu primera carga en SFTP

Rellenar los archivos de datos

Actualizar los archivos

Cuando configuras SFTP en el asistente de SIS/SFTP, Apple School Manager te proporciona archivos de plantilla CSV y la información para acceder a un host SFTP privado. Puedes exportar datos desde un SIS compatible o crear los archivos en una aplicación de hoja de cálculo como Numbers. Antes de exportar desde el SIS, contacta con el SIS para asegurarte de que el formato es correcto para Apple School Manager.

Las cargas en SFTP requieren una aplicación de otro fabricante en macOS. Si no tienes ningún cliente de SFTP instalado, puedes buscar uno en el Mac App Store.

Usa los siguientes botones para recibir ayuda para configurar tus archivos SFTP. Si no has usado SFTP para cargar datos en Apple School Manager, empieza por la sección Configurar tu primera carga en SFTP.

Configurar tu primera carga en SFTP

1. Inicia sesión en Apple School Manager como administrador, gestor de sitios o gestor de personas.

2. Haz clic en tu nombre en la parte inferior de la barra lateral, y luego haz clic en Preferencias, Cuentas, Sincronización de directorio y, a continuación, selecciona Activar en la sección SIS/SFTP. Debes verificar un dominio

3. Haz clic en Buscar estudiantes, profesores y clases.

   

4. Haz clic en Set Up SFTP (Configurar SFTP).

   

5. Apple School Manager genera una URL, un nombre de usuario y una contraseña que se usan para cargar archivos. Usa esta información para configurar tu cliente de SFTP.

   

6. Haz clic en Download Templates (Descargar plantillas).

7. Lee las instrucciones para usar plantillas en la sección Filling Out Data Files (Rellenar los archivos de datos).

8. Cuando hayas rellenado los archivos de datos, crea un archivo zip con los seis archivos. En el Finder puedes seleccionar los archivos y luego ir al menú Archivo y elegir Comprimir 6 ítems. Ponle cualquier nombre al archivo zip.

9. Carga el archivo zip en Apple School Manager. Usa un cliente de SFTP para conectarte a la URL que aparece en el asistente de SIS/SFTP. Cuando tengas que dar la información de inicio de sesión, indica el nombre de usuario y la contraseña que recibiste al hacer clic en Set Up SFTP (Configurar SFTP). Copia el archivo zip en el directorio de Dropbox.

10. Haz clic en Continuar en el asistente de SIS/SFTP. Si la carga contiene errores, puedes consultar un registro que contiene los archivos y las líneas con errores. Corrige los errores que haya en los archivos de datos y luego repite los pasos 8 y 9. No es necesario eliminar el archivo anterior del host SFTP.

11. Cuando la importación al SFTP finalice, haz clic en Review SFTP Data (Revisar datos del SFTP). Si encuentras errores, haz clic en Cancelar. Corrige los errores que haya en los archivos de datos y luego repite el proceso de carga. Si los datos son precisos y están completos, haz clic en Continuar.

    

12. En Crear cuentas y clases, elige un formato de ID de Apple gestionado para alumnos, profesores y personal. Haz clic en Preview Accounts and Classes (Vista previa de cuentas y clases). Cuando los ID tengan el formato correcto, haz clic en Crear cuentas y clases. Solamente puedes usar dominios verificados

    

13. Cuando las cuentas estén creadas, distribuye la información de inicio de sesión entre los usuarios y asigna funciones a los empleados.

    

Rellenar los archivos de datos

La descarga de plantilla incluye seis archivos de valores separados por comas (CSV) referentes a las clases, los cursos, las ubicaciones, las listas de alumnos, los alumnos y el personal. Si las plantillas no están disponibles en Apple School Manager, o si has perdido la copia de las originales, puedes volver a descargarlas.

Puedes usar el SIS para exportar datos en el formato descrito en las plantillas y en este artículo, o puedes editar las plantillas en un programa de hojas de cálculo como Numbers.

Usa las tablas de este artículo para asegurarte de escribir la información correcta y luego guarda cada archivo sin cambiarle el nombre.

Dar formato a tus valores

Si editas las plantillas, sustituye los datos de ejemplo por tus datos. No cambies el contenido de las celdas de encabezado de los archivos. No añadas columnas en ningún archivo, excepto en los que se detallan a continuación.

Cada fila de las plantillas debe contener un valor único. Por ejemplo, en el archivo .csv de los alumnos, en cada fila debe haber un único alumno. Algunos valores de ese alumno pueden estar vacíos. Los valores literales, como un salto de línea o unas comillas dentro de un nombre, deben estar precedidos de una barra invertida (\), por ejemplo, (\”). Los identificadores escritos deben ser alfanuméricos y pueden incluir un “-”.

Si el valor contiene un espacio ( ) o una coma (,), pon comillas rectas (") antes y después. Si tu valor no contiene ninguno de estos caracteres especiales, no uses comillas. Sin embargo, si no las usas donde sí son necesarias o usas comillas curvas, se producirán errores durante el proceso de carga.

Los valores de los archivos deben estar separados por comas (,) o punto y coma (;), independientemente de la manera en la que creaste el archivo. No pongas espacios ni tabulaciones entre la coma o el punto y coma y el valor siguiente. Cada archivo debe estar codificado como UTF-8 y usar nuevas líneas Unix (\n).

Si un campo opcional, como person_number o sis_username, forma parte del formato de tu ID de Apple gestionado, se convierte en campo obligatorio. Si lo dejas en blanco, la carga fallará con el error MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Archivo de ubicaciones

Debes definir al menos una ubicación en el archivo de ubicaciones. No puedes crear cuentas de personal o alumnos con SFTP en la ubicación principal “headquarters”.

Archivo de alumnos

Si cargas una persona nueva con SFTP y el person_id que asignas ya existe en Apple School Manager, la persona nueva sobrescribirá el usuario existente en Apple School Manager. Tras sobrescribirlo, solo podrás actualizar ese usuario por SFTP.

Asignar varias ubicaciones

Para asignar más de una ubicación a un alumno, añade más columnas de ubicación al archivo de alumnos. Puedes añadir hasta 998 columnas de ubicación más, llamadas location_id_2, location_id_3, etc. (hasta location_id_999). Para cada alumno, puedes introducir otra location_id en cada una de estas columnas. Debe corresponderse con un location_id del archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga.

Archivo de empleados

Si cargas personas nuevas con SFTP y el person_id que asignas ya existe en Apple School Manager, la persona nueva sobrescribirá el usuario existente en Apple School Manager. Tras sobrescribirlo, solo podrás actualizar ese usuario por SFTP. Todos los empleados siguen la política de contraseña estándar (más de 8 caracteres alfanuméricos).

Asignar varias ubicaciones

Para asignar un empleado a más de una ubicación, añade más columnas de ubicación al archivo de empleados. Puedes añadir hasta 998 columnas de ubicación más, llamadas location_id_2, location_id_3, etc. (hasta location_id_999). Para cada empleado, puedes introducir otra location_id en cada una de estas columnas. Debe corresponderse con un location_id del archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga.

Archivo de cursos

Archivo de clases

Asignar varios docentes

Para asignar más de tres docentes a una clase, añade más columnas de docentes al archivo de clases. Puedes añadir hasta 12 columnas de docentes más que se llamen instructor_id_4, instructor_id_5, hasta instructor_id_15. Para cada clase, puedes introducir otro person_id para el docente. Debe coincidir con el person_id que aparece en el archivo de empleados.

Archivo de listas de alumnos

Actualizar los archivos

Cuando quieras agregar o modificar alumnos, empleados y clases, modifica los archivos de datos y carga las copias nuevas. Cuando cargues archivos, debes cargar los seis archivos. Todos deben contener la lista completa de cada categoría, no solo los elementos que quieres agregar. Puedes verificar la información de la cuenta SFTP seleccionando Ajustes > Fuente de datos.

Tras la primera carga, las cuentas y las clases nuevas se crearán automáticamente al cargar. Si hay errores, Apple School Manager te enviará un correo electrónico.

Si falta una entrada de una carga anterior

Si falta una entrada de una carga anterior, la cuenta se desactiva y se elimina automáticamente después de 120 días, a menos que la cuenta haya comprado contenido por volumen.

Si se elimina un curso o una clase

Si se elimina un curso o una clase de la carga, los alumnos se quitan de la clase y la fuente pasa a ser manual. Si los cursos se utilizaban en Tareas de Clase, se eliminará la lista y se deberá crear otro curso para volver a inscribirse. Si las clases se utilizaban en Tareas de Clase, se eliminarán automáticamente los datos de progreso y ya no estarán disponibles ni para el docente ni para el alumno.

Los cursos y las clases con una fuente manual continuarán sincronizándose con la solución MDM, pero es posible que ya no aparezcan en la app Aula. Las clases manuales se pueden eliminar en Apple School Manager si quieres que no se sincronicen.