Usar SFTP para cargar datos sobre los estudiantes, los empleados y las clases en Apple School Manager

Si Apple School Manager no admite actualmente tu sistema de información sobre estudiantes (SIS) o si no tienes un SIS, puedes cargar datos sobre los estudiantes, los empleados y las clases en Apple School Manager a través de SFTP.

Al configurar SFTP en el Asistente de Configuración, Apple School Manager te proporciona archivos de plantilla CSV y la información para acceder a un servidor SFTP privado. Puedes exportar datos de tu SIS o crear los archivos en una aplicación de hojas de cálculo como Numbers.

Las cargas en SFTP requieren una aplicación de otro fabricante en macOS. Si no tienes ningún cliente de SFTP instalado, puedes encontrarlo en el Mac App Store.

Usa los siguientes botones para recibir ayuda configurando tus archivos SFTP. Si no has usado SFTP para cargar datos en Apple School Manager, empieza por la sección Configurar tu primera carga en SFTP.

Configurar tu primera carga en SFTP

  1. Inicia sesión en Apple School Manager como administrador, gestor de sitios o gestor de personas.
  2. Si es la primera vez que inicias sesión, aparecerá el Asistente de Configuración. Si no aparece el asistente, haz clic en tu nombre, en la esquina superior derecha. Elige Asistente de configuración.
  3. Haz clic en Find Students, Staff, and Classes (Buscar estudiantes, empleados y clases).
  4. Haz clic en Set Up SFTP (Configurar SFTP).
  5. Apple School Manager genera una URL, un nombre de usuario y una contraseña que se usan para cargar archivos. Usa esta información para configurar tu cliente de SFTP.
  6. Haz clic en Download Templates (Descargar plantillas).
  7. Lee las instrucciones para usar plantillas en la sección Filling Out Data Files (Rellenar los archivos de datos).
  8. Cuando hayas rellenado los archivos de datos, crea un archivo zip con los seis archivos. En el Finder puedes seleccionar los archivos y luego ir al menú Archivo y elegir Compress 6 Items (Comprimir 6 elementos). Ponle cualquier nombre al archivo zip.
  9. Carga el archivo zip en Apple School Manager. Usa un cliente de SFTP para conectarte a la URL que aparece en el Asistente de Configuración. Cuando tengas que dar la información de inicio de sesión, indica el nombre de usuario y la contraseña que recibiste al hacer clic en Set Up SFTP (Configurar SFTP). Copia el archivo zip en el directorio de Dropbox.
  10. Haz clic en Continuar en el Asistente de Configuración. Si la carga contiene errores, puedes consultar un registro que contiene los archivos y las líneas con errores. Corrige los errores que haya en los archivos de datos y luego repite los pasos 8 y 9. No es necesario eliminar el archivo anterior del servidor SFTP.
  11. Cuando la importación al SFTP finalice, haz clic en Review SFTP Data (Revisar datos del SFTP). Si encuentras errores, haz clic en Cancelar. Corrige los errores que haya en los archivos de datos y luego repite el proceso de carga. Si los datos son precisos y están completos, haz clic en Continuar.
  12. En Create Accounts and Classes (Crear cuentas y clases), elige un formato de ID de Apple gestionado para estudiantes, profesores y empleados. Haz clic en Preview Accounts and Classes (Vista previa de cuentas y clases). Cuando los ID tengan el formato correcto, haz clic en Crear cuentas y clases (Create Accounts and Classes).
  13. Cuando las cuentas estén creadas, distribuye la información de inicio de sesión entre los usuarios y asigna funciones a los empleados.

Rellenar los archivos de datos

La descarga de plantilla incluye seis archivos de valores separados por comas (CSV) referentes a las clases, los cursos, las ubicaciones, las listas de estudiantes, los estudiantes y el personal. Si las plantillas no están disponibles en Apple School Manager o si has perdido la copia de las originales, puedes volverlas a descargar.

Puedes usar el SIS para exportar datos en el formato descrito en las plantillas y en este artículo o puedes editar las plantillas en un programa de hojas de cálculo como Numbers.

Usa las tablas de este artículo para asegurarte de escribir la información correcta y luego guarda cada archivo sin cambiarle el nombre.

Dar formato a tus valores

Si editas las plantillas, sustituye los datos de ejemplo por tus datos. No cambies el contenido de las celdas de encabezado de los archivos. No añadas columnas en ningún archivo, excepto en los que se detallan a continuación.

Cada fila de las plantillas debe contener un valor único. Por ejemplo, en el archivo .csv de los estudiantes, en cada fila debe haber un único estudiante. Algunos valores de ese estudiante pueden estar vacíos. Los valores literales, como un salto de línea o unas comillas dentro de un nombre, deben estar precedidos de una barra invertida (\), por ejemplo, (\”). Los identificadores escritos deben ser alfanuméricos y pueden incluir un “-”.

Si el valor contiene un espacio ( ) o una coma (,), pon comillas rectas (") antes y después. Si tu valor no contiene ninguno de estos caracteres especiales, no uses comillas. Sin embargo, si no las usas donde sí son necesarias o usas comillas curvas, se producirán errores durante el proceso de carga.

Los valores de los archivos deben estar separados por comas (,) o punto y coma (;), independientemente de la manera en la que creaste el archivo. No pongas espacios ni tabulaciones entre la coma o el punto y coma y el valor siguiente. Cada archivo debe estar codificado como UTF-8 y usar nuevas líneas Unix (\n). 

Si un campo opcional como person_number o sis_username forma parte del formato de tu ID de Apple gestionado, se convierte en campo obligatorio. Si lo dejas en blanco, la carga fallará con el error MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Archivo de ubicaciones

location_id Identificador único compuesto por números o letras. No tiene espacios. Obligatorio
location_name Nombre de la ubicación.  Obligatorio

Debes definir al menos una ubicación en el archivo de ubicaciones. No puedes crear cuentas de personal o estudiantes con SFTP en la ubicación principal “headquarters”.

Archivo de estudiantes

Si cargas una persona nueva con SFTP y el person_id que asignas ya existe en Apple School Manager, la persona nueva sobrescribirá el usuario existente en Apple School Manager. Tras sobrescribirlo, solo podrás actualizar ese usuario por SFTP. 

 

person_id

Identificador único de un estudiante concreto. Este person_id debe coincidir con el identificador único de tu SIS (si está disponible). Este person_id es el identificador único del estudiante en Apple School Manager. Usa este valor para hacer referencia al estudiante en el archivo de listas de estudiantes y a los profesores en el archivo de clases. 

Obligatorio
person_number Otro valor que puede identificar a un estudiante del centro educativo. Puede ser un número de identificación del estudiante.  Opcional
first_name Nombre del estudiante. Obligatorio
middle_name Segundo nombre del estudiante. Opcional
last_name Apellidos del estudiante. Obligatorio
grade_level Grado académico del estudiante. Opcional
email_address Dirección de correo electrónico del estudiante. Opcional
sis_username Nombre de usuario del estudiante que aparece en el SIS.  Opcional
password_policy Utiliza el campo password_policy para especificar una política de contraseña para cada estudiante concreto. Este valor sobrescribe la política de contraseña vinculada a la ubicación y cualquier política de contraseña que hayas definido previamente para ese estudiante. Si dejas el campo password_policy en blanco, se utiliza la política de contraseña predeterminada para la ubicación para un estudiante nuevo y no se realizan cambios en los estudiantes existentes. Opcional
location_id El location_id del estudiante. Debe corresponderse con un location_id del archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga. Obligatorio

 

Asignar varias ubicaciones

Para asignar más de una ubicación aun alumno, añade más columnas de centros al archivo de estudiantes. Puedes añadir hasta 14 columnas de ubicación más, llamadas location_id_2, location_id_3 hasta location_id_15. Para cada estudiante, puedes introducir otra location_id en cada una de estas columnas. Debe corresponderse con un location_id del archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga.

Archivo de empleados

Si cargas personas nuevas con SFTP y el person_id que asignas ya existe en Apple School Manager, la persona nueva sobrescribirá el usuario existente en Apple School Manager. Tras sobrescribirlo, solo podrás actualizar ese usuario por SFTP. 

person_id

Identificador único de un empleado concreto. Este person_id debe coincidir con el identificador único de tu SIS (si está disponible). Este person_id es el identificador único para el empleado en Apple School Manager. Utiliza este valor para hacer referencia a los profesores en el archivo de clases. 

Obligatorio
person_number Otro valor que puede identificar a un empleado del centro educativo. Puede ser un número de placa de empleado.  Opcional
first_name Nombre del empleado. Obligatorio
middle_name Segundo nombre de empleado. Opcional
last_name Apellidos del empleado. Obligatorio
email_address Dirección de correo electrónico del empleado.  Opcional
sis_username Nombre de usuario del empleado que aparece en el SIS. Opcional
location_id El location_id del empleado. Debe corresponderse con un location_id del archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga. Obligatorio

Todos los empleados siguen la política de contraseña estándar (más de 8 caracteres alfanuméricos).

 

Asignar varias ubicaciones

Para asignar un empleado a más de una ubicación, añade más columnas de centros al archivo de empleados. Puedes añadir hasta 14 columnas de ubicación más, llamadas location_id_2, location_id_3 hasta location_id_15. Para cada empleado, puedes introducir otra location_id en cada una de estas columnas. Debe corresponderse con un location_id del archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga.

Archivo de cursos
course_id Identificador único del curso. Debe coincidir con el course_id correspondiente que se usa en el archivo de clases.   Obligatorio
course_number Número del curso. Puede ser el número del curso que aparece en el SIS o en la guía curricular. Opcional
course_name Nombre del curso. Opcional
location_id El location_id del curso. Debe corresponderse con un location_id del archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga.
Obligatorio

 

Archivo de clases
class_id Identificador único de la clase.    Obligatorio
class_number Un número o código que identifica esta clase en tu institución. A diferencia de class_id, class_number no se utiliza para referirse a esta clase en las listas CSV.  Opcional
course_id El course_id del curso al que pertenece esta clase. Debe coincidir con course_id del archivo de cursos. Obligatorio
instructor_id El person_id del profesor. Debe coincidir con el person_id que aparece en el archivo de empleados. Opcional
instructor_id_2 El person_id del profesor. Debe coincidir con el person_id que aparece en el archivo de empleados. Opcional
instructor_id_3 El person_id del profesor. Debe coincidir con el person_id que aparece en el archivo de empleados. Opcional
location_id El location_id de la clase. Debe corresponderse con el location_id que aparece en el archivo de ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada del archivo de ubicaciones, tendrás problemas durante el proceso de carga. Obligatorio

 

Asignar varios profesores

Para asignar más de tres profesores a una clase, añade más columnas de profesores al archivo de clases. Puedes añadir hasta 12 columnas de profesores más que se llamen instructor_id_4, instructor_id_5 hasta instructor_id_15. Para cada clase, puedes introducir otro person_id para el profesor. Debe coincidir con el person_id que aparece en el archivo de empleados.

 

Archivo de listas de estudiantes
roster_id Identificador único de la lista de estudiantes que aparece en el SIS o en otra base de datos de cursos (si hay alguna disponible).  Obligatorio
class_id Identificador único alfanumérico de la clase. Debe coincidir con un class_id del archivo de clases.
Obligatorio
student_id El person_id de un estudiante.  Obligatorio

El archivo de lista se utiliza para añadir estudiantes a sus clases. Cada una de las líneas del archivo debe tener un roster_id único y solo puede tener un class_id y un person_id. 
 

Actualizar los archivos

Cuando quieras agregar o editar estudiantes, empleados y clases, edita los archivos de datos y carga las copias nuevas. Cuando cargues archivos, debes cargar los seis archivos. Todos deben contener la lista completa de cada categoría, no solo los elementos que quieres agregar.

Tras la primera carga, las cuentas y las clases nuevas se crearán automáticamente al cargar. Si falta una entrada de una carga anterior, se desactivará en Apple School Manager. Si hay errores, Apple School Manager te enviará un correo electrónico.

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