Acerca de la colaboración con Pages, Numbers y Keynote

Invita a otras personas a colaborar en tus documentos en tiempo real. La colaboración está integrada en Pages, Numbers y Keynote en el iPhone, iPad, iPod touch, Mac y en línea en iCloud.com.

Para colaborar en el iPhone, iPad o Mac, necesitarás un iPhone, iPad o Mac con iOS 13.1, iPadOS 13.1 o macOS Catalina o una versión posterior, y Pages, Numbers o Keynote versión 10.2 o una versión posterior.

Para colaborar con Pages, Numbers o Keynote en línea en iCloud.com, necesitarás Safari 9.1.3 o una versión posterior, o Google Chrome para tu Mac. En un PC, necesitarás Google Chrome o Microsoft Edge.


Invitar a otras personas a colaborar

Cuando invitas a otras personas a colaborar en un documento, una hoja de cálculo o una presentación, les envías un enlace de iCloud.com. Hasta 100 personas pueden ver y editar al mismo tiempo un documento compartido.

El nombre del documento está incluido en la dirección URL. Si el título o el contenido del documento son confidenciales, asegúrate de pedir a los participantes que no reenvíen el enlace a otras personas.

También puedes invitar a otras personas a colaborar en documentos de Pages, Numbers o Keynote compartiendo una carpeta en iCloud Drive. Cuando compartes una carpeta, los documentos de Pages, Numbers o Keynote de la carpeta compartida se convierten automáticamente en documentos colaborativos para todos los usuarios con los que se comparte la carpeta. 

Las personas a las que invites pueden abrir y ver un documento compartido de cualquier tamaño. Si el documento ocupa más de 2 GB y quieres que las personas a las que invitas puedan modificarlo, reduce su tamaño con Pages, Numbers o Keynote para iPhone, iPad o Mac para que ocupe menos de 2 GB antes de hacer las invitaciones.

Invitar a personas desde el iPhone o iPad

  1. Inicia sesión en iCloud desde tu dispositivo y, a continuación, activa iCloud Drive para Pages, Numbers y Keynote.
  2. Puedes compartir con el documento abierto o desde el administrador de documentos:
    • Con el documento abierto, pulsa el botón Colaborar  en la barra de herramientas.
    • Desde el Gestor de documentos, pulsa Examinar, Seleccionar y luego el documento que quieres compartir. Pulsa el botón Compartir  y, a continuación, pulsa Añadir personas. Es posible que primero debas descargar el documento en el dispositivo.
    • Si el documento está en una carpeta compartida, pulsa “Mostrar carpeta compartida” en el menú Colaborar para editar la lista de invitados.
  3. Para establecer restricciones sobre quién puede ver y realizar cambios en tu documento, pulsa Opciones para compartir y elige una opción. De forma predeterminada, las personas a las que invitas pueden editar el documento.
  4. Pulsa tu método preferido para enviar el enlace.
  5. Añade cualquier otra información y luego envía o publica el mensaje.

El botón Colaborar aparece en la parte superior del documento con una marca de verificación. Muestra también cuántas personas lo tienen abierto, sin incluirte.

Invitar a personas desde el Mac

  1. Inicia sesión en iCloud desde tu dispositivo y, a continuación, activa iCloud Drive para Pages, Numbers y Keynote.
  2. Abre el documento de Pages, Numbers o Keynote que quieras compartir.
  3. Haz clic en el botón Colaborar  en la barra de herramientas. Si el documento está en una carpeta compartida, haz clic en “Mostrar carpeta compartida”.
  4. Para establecer restricciones sobre quién puede ver y realizar cambios en tu documento, haz clic en Opciones para compartir y elige una opción. De forma predeterminada, las personas a las que invitas pueden editar el documento.
  5. Elige cómo deseas invitar a otras personas a trabajar en el documento.
  6. Haz clic en Compartir y luego envía o publica el mensaje. 

El botón Colaborar aparece en la parte superior del documento con una marca de verificación. Muestra también cuántas personas lo tienen abierto, sin incluirte.

Invitar a personas desde iCloud.com

  1. Inicia sesión en iCloud.com con tu ID de Apple y, a continuación, abre Pages, Numbers o Keynote.
  2. Abre el documento que quieras compartir.
  3. Pulsa o haz clic en el botón Colaborar  en la barra de herramientas. Si el documento está en una carpeta compartida, haz clic en “Mostrar carpeta compartida”.
  4. Para establecer restricciones sobre quién puede ver y realizar cambios en tu documento, haz clic en Opciones para compartir. De forma predeterminada, las personas a las que invitas pueden editar el documento.
  5. Elige cómo deseas invitar a otras personas a trabajar en los documentos. Si tienes acceso exclusivo a iCloud por internet, debes copiar el enlace. 
  6. Haz clic en Compartir y luego envía o publica el mensaje. 

El botón Colaborar aparece en la parte superior del documento con una marca de verificación. Muestra también cuántas personas lo tienen abierto, sin incluirte.

Establecer restricciones en documentos

Si restringes el documento de modo que solo las personas que invitas pueden colaborar, deben iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con su ID de Apple.

  1. Pulsa o haz clic en el botón Colaborar . Si el documento está en una carpeta compartida, pulsa o haz clic en “Mostrar carpeta compartida”.
  2. Elige Opciones para compartir y selecciona una de las siguientes opciones:
    • Si quieres que solo participantes concretos accedan al documento, selecciona “Solo las personas que invites”. Para abrir el documento compartido, los participantes deben iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con un ID de Apple. Si no tienen un ID de Apple, pueden crearlo después de compartir el documento con ellos.
    • Si quieres que pueda abrir el documento compartido cualquier persona que tenga el enlace, selecciona “Cualquiera que tenga el enlace”.
    • Si quieres que cualquier persona que pueda acceder al documento pueda editarlo e imprimirlo, selecciona “Puede hacer cambios”.

Elige “Solo lectura” si deseas que cualquiera que tenga acceso al documento pueda verlo e imprimirlo, pero no editarlo.

Puedes modificar tus opciones para compartir en cualquier momento. Para cambiar las opciones para compartir, pulsa o haz clic en el botón Colaborar  y, luego, realiza los cambios que desees.

Definir una contraseña

También puedes asignar una contraseña a un documento, para que solo puedan abrirlo las personas que conozcan esa contraseña:

  • En el Mac, elige Archivo > Definir contraseña, escribe la contraseña y una indicación de contraseña y haz clic en Definir contraseña.
  • En el iPhone o iPad, con el documento abierto, pulsa el botón Más , pulsa Definir contraseña, escribe la información solicitada y pulsa OK.
  • En línea en iCloud.com, haz clic en el botón Herramientas , haz clic en Definir contraseña, escribe la contraseña y una indicación y, a continuación, haz clic en Definir contraseña.

Si eliges la opción para compartir “Solo las personas que invites”, únicamente las personas que tengan permiso para editar podrán añadir, cambiar y eliminar la contraseña del documento. En caso contrario, solo tú podrás modificar la contraseña.


Colaborar en un documento compartido

Puedes ver las modificaciones realizadas por otros usuarios en tiempo real, ocultar o mostrar la actividad de edición y mucho más. 

Si quieres ver los documentos compartidos:

  • En el iPhone o iPad, pulsa Recientes o el botón Recientes  en el Gestor de documentos. Los documentos compartidos aparecen en la parte inferior de la pantalla.
  • En iCloud.com, haz clic en Compartidos en la barra lateral del Gestor de documentos.

Durante la edición de un documento compartido, puedes utilizar todas las prestaciones de Pages, Numbers y Keynote, con algunas excepciones

Ver quién está trabajando en el documento

Para ver quién se ha unido al documento, pulsa o haz clic en el botón Colaborar . Si ves un punto junto a un nombre en la lista, significa que ese usuario tiene el documento abierto. Pulsa o haz clic en el punto para ver dónde están editando.

Si quieres comunicarte con otros colaboradores, puedes añadir comentarios y responder a ellos sin salir de Pages, Numbers o Keynote, con los hilos de comentarios.

Editar sin conexión

Aunque estés sin conexión a internet, puedes editar un documento compartido. Las modificaciones que lleves a cabo sin conexión se guardarán durante 30 días como mínimo y se cargarán en iCloud automáticamente cuando vuelvas a estar en línea. Otros participantes verán tus cambios cuando se hayan cargado. Puedes comprobar el estado de sincronización de tu documento desde el gestor de documentos en un iPhone o un iPad, o seleccionar Visualización > Mostrar estado de sincronización en un Mac.

Para enviar una copia del documento con tus cambios a otra persona antes de que se carguen, pulsa el botón Más  en el iPhone o iPad, o haz clic en Compartir en el Mac, y después elige Enviar una copia. Si adjuntas un documento desde la app Archivos en el iPhone o iPad, o en el Finder en un Mac, tus cambios no se incluirán. Si alguien con quien estás colaborando elimina un objeto, una diapositiva de Keynote o una hoja de Numbers que has editado estando desconectado, las modificaciones no se conservarán en el documento cuando vuelva a estar en línea y se sincronice con iCloud.


Dejar de compartir un documento

Abre el documento y luego pulsa o haz clic en el botón Colaborar  > Dejar de compartir. A continuación, pulsa o haz clic en Aceptar.

Cuando dejas de compartirlo, el documento se elimina de iCloud Drive para todos los participantes. Si vuelves a compartir el documento más tarde, el enlace seguirá siendo el mismo. Si estableces la opción para compartir “Solo las personas que invites” en el documento, tendrás que volver a invitar a los participantes.

Para dejar de compartir un documento que está en una carpeta compartida, muévelo fuera de la carpeta compartida.


Funciones que no son compatibles con la colaboración

Si necesitas usar una de estas funciones, deja de compartir el documento, realiza los cambios y, luego, vuelve a compartirlo. Cuando dejas de compartirlo, el documento se elimina de iCloud Drive para todos los participantes. Si has restringido el documento a “Solo las personas que invites”, tendrás que volver a invitar a todas las personas.

Estas funciones no están disponibles cuando colaboras con otros participantes:

Pages, Numbers y Keynote

  • Añadir o editar archivos multimedia de más de 50 MB.1
  • Reducir el tamaño del archivo (Archivo > Reducir tamaño de archivo).2
  • Arrastrar filas y columnas entre áreas de cuerpo y encabezado en tablas.
  • Crear, eliminar o reordenar estilos.
  • Editar con Ruby en idiomas de países asiáticos.
  • Crear o editar formatos de celda personalizados.
  • Reemplazar una fuente globalmente en un documento.

Pages

  • Ajustar la configuración de notas al pie.
  • Insertar, cortar, copiar, pegar, eliminar, duplicar, reordenar o editar secciones.
  • Ajustar la configuración de EndNote.
  • Añadir y editar objetos maestros.
  • Insertar campos inteligentes de fecha y hora.
  • Convertir documentos de procesamiento de texto en documentos de diseño de página y viceversa.
  • Editar la configuración de número de página. 
  • Añadir o editar páginas maestras.
  • Volver a aplicar la página maestra a la página.

Numbers

  • Crear o editar formularios en el iPhone o el iPad.
  • Insertar campos inteligentes.
  • Copiar o pegar estilos de tabla.
  • Intercambiar tablas.

Keynote

  • Cambiar el tamaño de diapositiva.
  • Cambiar el tema.
  • Grabar una presentación con diapositivas o reproducir una presentación ya grabada. 
  • Añadir o editar una banda sonora. 
  • Editar notas del presentador durante la reproducción de una presentación con diapositivas.
  • Borrar una banda sonora o eliminar pistas.
  • Borrar una grabación existente de una presentación con diapositivas.

Pages, Numbers y Keynote para iCloud

Algunas características no están disponibles cuando colaboras desde iCloud.com:

  • Si tienes el control de cambios activado en un documento de Pages, puedes ver el documento y seleccionar texto, pero no puedes modificarlo.
  • Si tu documento de Pages, Numbers o Keynote tiene cualquier texto vertical, puedes ver una imagen del documento en iCloud.com, pero no puedes modificarlo.
  • Editar objetos dentro de grupos.

Puedes seguir editando documentos con control de cambios y texto vertical en Pages, Numbers y Keynote desde el iPhone, iPad y Mac.

1 En iCloud.com, solo se pueden añadir imágenes de 10 MB como máximo.

2 No se puede reducir el tamaño de un documento compartido, pero sí el de una copia.


Si la colaboración no está disponible

Si usas Pages, Numbers o Keynote y la colaboración no está disponible, puede que tengas que actualizar las apps en el iPhone, iPad o Mac. Activa las actualizaciones automáticas para que las apps estén siempre actualizadas. Si el dispositivo es demasiado antiguo para actualizar las aplicaciones, puedes colaborar en línea en iCloud.com desde un Mac o PC. 

Si quieres enviar una copia del documento, puedes hacerlo sin usar la colaboración:

  • En el Mac, ve a Compartir > Enviar una copia.
  • En el iPhone o el iPad, pulsa el botón Más  > Compartir. 
  • En iCloud.com, haz clic en el botón Herramientas  > Enviar una copia.


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Fecha de publicación: