Invitar a otras personas a colaborar en Numbers en la Mac
Puedes invitar a otras personas a trabajar contigo en una hoja de cálculo en tiempo real enviándoles un enlace a esta. Cualquiera que trabaje en la hoja de cálculo verá los cambios a medida que se efectúen.
De forma predeterminada, sólo las personas a las que invites a colaborar en la hoja de cálculo podrán acceder a ella y modificarla. También puedes cambiar los permisos para permitir lo siguiente:
El acceso a la hoja de cálculo a todas las personas que tengan el enlace
Permiso de sólo lectura, para que otras personas no puedan realizar cambios
Invitar a otras personas a colaborar
Para invitar a otras personas a colaborar en una hoja de cálculo, primero debes almacenarla en iCloud. Asegúrate de haber iniciado sesión con tu Apple ID y que elegiste usar iCloud Drive con Numbers en la configuración.
Haz clic en
en la barra de herramientas.Si la hoja de cálculo no se guardó en iCloud Drive, se mostrará un mensaje para recordarte que la pases ahí.
Haz clic en el menú desplegable Acceso, y selecciona una opción:
Personas que invites: sólo pueden abrir la hoja de cálculo las personas que invites y que inicien sesión con un Apple ID. Los destinatarios sin Apple ID necesitan crear uno para poder abrir la hoja de cálculo compartida.
Si invitas a alguien usando una dirección de correo electrónico o número de teléfono que no está asociado con su Apple ID, esa persona no podrá aceptar la invitación hasta que agregue dicho número o dirección a su Apple ID. Cuando toquen o hagan clic en el enlace de la invitación, se les proporcionarán las indicaciones pertinentes.
Cualquiera que tenga el enlace: cualquiera que tenga el enlace a la hoja de cálculo seleccionada puede tocarlo o hacer clic en él para abrirla. Para protegerla mediante una contraseña, haz clic en Agregar contraseña.
Si la hoja de cálculo ya tiene asignada una contraseña, esta se aplica también a la hoja de cálculo compartida, para que no tengas que ingresar otra distinta. Si quieres modificarla, haz clic en Cambiar contraseña.
Haz clic en el menú desplegable Permiso y después selecciona una opción:
Puede hacer cambios: las personas pueden editar e imprimir la hoja de cálculo compartida.
Sólo ver: las personas pueden ver e imprimir la hoja de cálculo compartida, pero no editarla. Además, no pueden responder ni eliminar comentarios en la lista de actividad, y cuando se unen a la hoja de cálculo, no aparecen notificaciones.
Si defines el acceso a tu hoja de cálculo con la opción Personas que invites, puedes cambiar los ajustes de la hoja de cálculo compartida después de compartir la hoja de cálculo.
Si tienes instalado macOS 12 o posterior y no quieres que todos los participantes puedan invitar a otros, anula la selección de la casilla junto a Cualquiera puede agregar más personas.
Haz clic en un método para enviar la invitación:
AirDrop: usa AirDrop cuando el destinatario está en la misma red y puede aceptar la hoja de cálculo. Selecciona a la persona a la cual quieres enviar la hoja de cálculo. Para recibir el archivo, el destinatario debe aceptarlo.
Mail o Mensajes: tanto Mail como Mensajes envían una copia directamente a una o varias direcciones de correo electrónico o números telefónicos, y pueden incluir una nota personalizada. Escribe una dirección de correo electrónico o número de teléfono para cada participante. Si invitas a alguien usando una dirección de correo electrónico o número de teléfono que no está asociado con su Apple ID, esa persona no podrá aceptar la invitación hasta que agregue dicho número o dirección a su Apple ID. Cuando toquen o hagan clic en el enlace de la invitación, se les proporcionarán las indicaciones pertinentes. El enlace aparece en el cuerpo del mensaje junto con el título de la hoja de cálculo.
Importante: Asegúrate de no editar ni eliminar el enlace en tu mensaje.
Copiar enlace: copia el enlace de la hoja de cálculo para luego enviarla, publicarlo o acceder a ella fácilmente. puedes enviar el enlace mediante cualquier servicio de Internet que ya tengas configurado en tu Mac. Haz clic en Copiar enlace, abre la app que quieres usar para compartir el enlace y elige Edición > Pegar (desde el menú Edición situado en la parte superior de la pantalla) o presiona Comando + V en el teclado.
Importante: El enlace a la hoja de cálculo que se crea cuando haces clic en Colaborar incluye el título de la hoja de cálculo. Si el título o el contenido de la hoja de cálculo es confidencial, solicita a los destinatarios que no reenvíen el enlace a otras personas.
Cuando quieras enviar la invitación, haz clic en Compartir.
Una marca de verificación aparecerá en el botón Colaborar 
para indicar que compartiste la hoja de cálculo. Una vez que los destinatarios acepten la invitación, aparece un número que indica la cantidad de participantes que se unen a la hoja de cálculo a la derecha del botón 
.
Invitar a más personas
Dependiendo de cómo configures el acceso a la hoja de cálculo, puedes invitar a más personas a colaborar en tu archivo agregándolas o enviándoles un enlace.
Consejo: si la hoja de cálculo está protegida mediante contraseña, por motivos de seguridad no envíes la contraseña junto con el enlace.
Realiza una de las siguientes operaciones:
Selecciona Archivo > Administrar hoja de cálculo compartida (desde el menú Archivo que se encuentra en la parte superior de la pantalla).
Haz clic en
en la barra de herramientas y elige Administrar hoja de cálculo compartida. En iCloud Drive, mantén presionada la tecla Control mientras haces clic en el archivo y selecciona Administrar hoja de cálculo compartida.
Realiza una de las siguientes operaciones:
Invitar a más personas a colaborar: usa este método si eres el propietario de una hoja de cálculo compartida cuyo acceso está configurado como Personas que invites, o si el propietario de una hoja de cálculo compartida te dio permiso para agregar a más personas. Haz clic en Agregar personas, elige un método para invitar a tu nuevo participante y haz clic en Compartir. Consulta Invitar a otras personas a colaborar para obtener más información.
Enviar el enlace a más personas: usa este método si el acceso a la hoja de cálculo está definido como Cualquiera que tenga el enlace. Haz clic en Copiar enlace y elige dónde quieres pegar el enlace. Selecciona Edición > Pegar (el menú Edición se encuentra en la parte superior de la pantalla) o presiona Comando + V en el teclado.
Nota: El enlace puede aparecer en el cuerpo del mensaje a modo de imagen gráfica estilizada con el título de la hoja de cálculo; asegúrate de no editarlo ni borrarlo.
Cualquier participante puede copiar un enlace a una hoja de cálculo y pegarlo en otro sitio; por ejemplo, para guardar el enlace donde los participantes puedan acceder fácilmente a él. Si el propietario limitó el acceso a las personas que invite, el enlace sólo funciona para los participantes invitados.
Puedes cambiar la configuración de compartir de las personas nuevas después de enviar el enlace.
Para consultar información detallada acerca de cómo configurar permisos y enviar el enlace, consulta Invitar a otras personas a colaborar.