关于 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演的协作功能

邀请他人访问您的文稿并进行实时协同处理。协作功能内建于 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演中,在 iPhone、iPad、iPod touch 和 Mac 上均可使用,也可以在 iCloud.com 网站上使用这个功能。

要在 iPhone、iPad 或 Mac 上使用协作功能,您需要装有 iOS 13.1、iPadOS 13.1 或 macOS Catalina 或更高版本的 iPhone、iPad 或 Mac,以及 Pages 文稿版本 10.2、Numbers 表格版本 10.2 或 Keynote 讲演版本 10.2 或更新版本。

要在 iCloud.com 网站上使用 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演进行在线协作,您需要在 Mac 上使用 Safari 浏览器 9.1.3 或更高版本或 Google Chrome 浏览器。如果使用的是 PC,则需要使用 Google Chrome 或 Microsoft Edge 浏览器。


邀请他人进行协作

当您邀请他人协同处理文稿、电子表格或演示文稿时,您需要向他们发送一个 iCloud.com 链接。最多可以有 100 位用户同时查看和编辑共享文稿。

文稿的名称包含在 URL 中。如果文稿的标题或内容需要保密,请务必让参与者不要将链接转发给其他任何人。

此外,您还可以通过 iCloud 云盘来共享文件夹,从而邀请他人协同处理 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演文稿。共享某个文件夹后,这个共享文件夹内的所有 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演文稿都会自动成为协作型文稿,以供共享这个文件夹的所有用户协作处理。 

受邀人员可以打开并查看任何大小的共享文稿。如果您的文稿大小超过 2 GB,并且您希望受邀人员能够对文稿进行编辑,则在邀请其他人之前,请使用 iPhone、iPad 或 Mac 版的 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演将文稿大小减小到 2 GB 以内。

通过 iPhone 或 iPad 邀请他人

  1. 在您的设备上登录 iCloud,然后针对 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演打开 iCloud 云盘
  2. 您可以在文稿处于打开状态时共享文稿,也可以通过文稿管理器进行共享:
    • 在文稿处于打开状态时,轻点工具栏中的“协作”按钮
    • 在文稿管理器中,依次轻点“浏览”、“选择”,然后轻点要共享的文稿。轻点“共享”按钮 ,然后轻点“添加用户”。您可能需要先将文稿下载到您的设备。
    • 如果文稿位于共享文件夹中,请轻点“协作”菜单中的“显示共享文件夹”,以编辑邀请列表。
  3. 要设置访问限制来指定谁可以查看和更改您的文稿,请轻点“共享选项”,然后选取一个选项。默认情况下,您邀请的人员可以编辑您的文稿。
  4. 轻点您发送链接的首选方法。
  5. 添加所需的任何其他信息,然后发送或发布信息。

文稿顶部会显示带有勾号的“协作”按钮 。这个图标还会显示打开文稿的人数(不包括您在内)。

通过 Mac 邀请他人

  1. 在您的设备上登录 iCloud,然后针对 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演打开 iCloud 云盘
  2. 打开您要共享的 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演文稿。
  3. 点按工具栏中的“协作”按钮 。如果文稿位于共享文件夹中,请点按“显示共享文件夹”。
  4. 要设置访问限制来指定谁可以查看和更改您的文稿,请点按“共享选项”,然后选取一个选项。默认情况下,您邀请的人员可以编辑您的文稿。
  5. 选择您想要如何邀请他人处理您的文稿。
  6. 点按“共享”,然后发送或发布信息。 

文稿顶部会显示带有勾号的“协作”按钮 。这个图标还会显示打开文稿的人数(不包括您在内)。

从 iCloud.com 邀请他人

  1. 使用您的 Apple ID 登录到 iCloud.com,然后打开 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演。
  2. 打开您想要共享的文稿。
  3. 轻点或点按工具栏中的“协作”按钮 。如果文稿位于共享文件夹中,请点按“显示共享文件夹”。
  4. 要设置访问限制来指定谁可以查看和更改您的文稿,请点按“共享选项”。默认情况下,您邀请的人员可以编辑您的文稿。
  5. 选择您想要如何邀请他人处理您的文稿。如果您拥有 iCloud 的仅网页访问权限,则必须拷贝链接。 
  6. 点按“共享”,然后发送或发布信息。 

文稿顶部会显示带有勾号的“协作”按钮 。这个图标还会显示打开文稿的人数(不包括您在内)。

限制文稿访问

如果您设置了文稿的访问限制,仅限获邀人员协同处理您的文稿,则他们必须使用自己的 Apple ID 登录 iCloud 或 iCloud.com

  1. 轻点或点按“协作”按钮 。如果文稿位于共享文件夹中,请轻点或点按“显示共享文件夹”。
  2. 选取“共享选项”,然后从以下任一选项中进行选择:
    • 如果您只想让特定参与者访问文稿,请选取“仅受邀人”。要打开共享文稿,这些参与者必须使用 Apple ID 登录 iCloud 或 iCloud.com。如果没有 Apple ID,他们可以在您与他们共享文稿后创建一个 Apple ID。
    • 如果您希望拥有共享文稿链接的任何人都能打开文稿,请选取“任何拥有链接的用户”。
    • 如果您希望可访问文稿的任何人都能编辑和打印这个文稿,请选取“可更改”。

如果您希望可访问文稿的任何人都能查看和打印这个文稿,但不能编辑,请选取“仅查看”。

您可以随时更改共享选项。要更改共享选项,请点按或轻点“协作”按钮 ,然后进行所需的更改。

设置密码

您还可以为文稿指定一个密码,这样只有知道密码的人才能打开相应文稿:

  • 在 Mac 上,选取“文件”>“设定密码”,输入密码和提示,然后点按“设定密码”。
  • 在 iPhone 或 iPad 上,在文稿打开后,依次轻点“更多”按钮 和“设定密码”,输入要求提供的信息,然后轻点“完成”。
  • 在 iCloud.com 网站上,依次点按“工具”按钮 和“设定密码”,输入密码和提示,然后点按“设定密码”。

如果您选取了“仅受邀人”共享选项,则只有具有编辑权限的人员才能添加、更改和删除文稿的密码。否则,只有您可以修改密码。


协同处理共享文稿

您可以实时查看他人所作的编辑,隐藏或显示编辑活动等。 

如果您要查看共享的文稿,请按照以下步骤操作:

  • 在 iPhone 或 iPad 上,轻点文稿管理器中的“最近使用”或“最近使用”按钮 。您的共享文稿将显示在屏幕的底部。
  • iCloud.com 上,点按文稿管理器边栏中的“共享”。

编辑共享文稿时,您可以使用 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演的所有功能,但有一些例外。 

查看谁正在处理文稿

要查看参与文稿协作的人员,请轻点或点按“协作”按钮 。如果您看到列表中某人姓名旁边有一个圆点,则表示这个人打开了文稿。轻点或点按这个圆点即可查看相应人员正在编辑的位置。

如果您想与其他参与者沟通,则可以使用串连批注,在不退出 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演的情况下添加和回复批注。

离线编辑

即使没有连接到互联网,您仍然可以编辑共享文稿。您离线期间编辑的内容将存储至少 30 天,并会在您重新联网后自动上传到 iCloud。您的更改上传后,其他参与者将看到相应的更改内容。您可以通过 iPhone 或 iPad 上的文稿管理器查看文稿的同步状态,或者在 Mac 上选取“显示”>“显示同步状态”进行查看。

在您的更改上传之前,要将包含这些更改的文稿副本发送给其他人,请在 iPhone 或 iPad 上轻点“更多”按钮 ,或在 Mac 上点按“共享”,然后选取“发送副本”。如果您从 iPhone 或 iPad 上的“文件”App 或 Mac 上的“访达”附加文稿,则文稿中将不会包含您所做的更改。如果参与协作的人员删除了您离线编辑的对象、Keynote 讲演幻灯片或 Numbers 表格工作表,则在您重新联网并且文稿与 iCloud 同步后,这些编辑内容将不会显示在文稿中。


停止共享文稿

打开文稿,然后轻点或点按“协作”按钮 >“停止共享”,然后轻点或点按“好”。

当您停止共享时,文稿会从所有参与者的 iCloud 云盘中移除。如果您稍后重新共享该文稿,该链接将保持原样。如果您将文稿的“共享选项”设置为“仅受邀人”,则您将需要重新邀请参与者。

要停止共享某个共享文件夹内的文稿,请将文稿移出这个共享文件夹。


协作时不支持的功能

如果您需要使用下列某个功能,请停止共享文稿,完成您的更改,然后再重新共享文稿。当您停止共享时,文稿会从所有参与者的 iCloud 云盘中移除。如果您将文稿的访问权限限制为“仅受邀人”,则您将需要在完成后重新邀请所有参与者。

当您与其他参与者协作时,以下功能暂时不可用:

Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演

  • 添加或编辑大于 50 MB 的媒体文件1
  • 缩小文件大小(“文件”>“缩小文件大小”)2
  • 在表格的正文和标题区域之间拖移行和列。
  • 创建、删除或重新排列样式。
  • 通过 Ruby 以亚洲语言进行编辑。
  • 创建或编辑自定单元格格式。
  • 替换文稿中某种字体的所有实例。

Pages 文稿

  • 调整脚注设置。
  • 插入、剪切、拷贝、粘贴、删除、复制、重新排序或编辑节。
  • 调整 EndNote 设置。
  • 添加和编辑母版对象。
  • 插入日期和时间智能栏位。
  • 将文字处理文稿转换为页面布局文稿,或将页面布局文稿转换为文字处理文稿。
  • 编辑页码设置。 
  • 添加或编辑母版页面。
  • 将母版重新应用于页面。

Numbers 表格

  • 在 iPhone 或 iPad 上创建或编辑表单。
  • 插入智能栏位。
  • 拷贝或粘贴表格样式。
  • 转置表格。

Keynote 讲演

  • 更改幻灯片大小。
  • 更改主题。
  • 录制幻灯片或播放之前录制的幻灯片。 
  • 添加或编辑声音轨道。 
  • 播放幻灯片时编辑演讲者注释。
  • 清除声音轨道或删除轨道。
  • 清除已录制好的幻灯片。

iCloud 版 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演

目前,在 iCloud.com 上进行协作时,部分功能暂不可用:

  • 如果在 Pages 文稿中打开了跟踪修改功能,则您可以查看这个文稿以及选择文本,但无法进行编辑。
  • 如果 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演文稿包含任何竖排文本,则您可在 iCloud.com 上以图像的方式查看文稿,但无法进行编辑。
  • 在群内编辑对象。

您仍然可以在 iPhone、iPad 和 Mac 上的 Pages 文稿、Numbers 表格和 Keynote 讲演中对包含跟踪修改和竖排文本的文稿进行编辑。

1 在 iCloud.com 上,您只能添加大小不超过 10 MB 的图像。

2 您无法减小共享文稿的大小,但可以减小副本的大小。


如果协作功能不可用

如果您使用 Pages 文稿、Numbers 表格或 Keynote 讲演,但协作功能不可用,您可能需要更新 iPhone、iPad 或 Mac 上的 App。开启自动更新,以便您的 App 始终保持最新版本。如果您的设备因机型太旧而无法更新 App,您仍可以使用 Mac 或 PC 在 iCloud.com 上进行在线协作。 

如果您想要发送文稿的副本,则可以直接发送,无需协作:

  • 在您的 Mac 上,前往“共享”>“发送副本”。
  • 在 iPhone 或 iPad 上,轻点“更多”按钮 >“共享”。 
  • iCloud.com 上,点按“工具”按钮 >“发送副本”。


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