Cộng tác trên các tài liệu trong Pages, Numbers và Keynote

Tính năng cộng tác tích hợp sẵn sẽ giúp bạn thao tác trên tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình cùng những người khác theo thời gian thực.

Nhờ tính năng cộng tác trong Pages, Numbers và Keynote trên iPhone, iPad, máy Mac cũng như Apple Vision Pro, bạn có thể mời người khác cộng tác trên tài liệu, đặt quyền đối với tài liệu, xem ai đã thao tác trên tài liệu và thông tin tóm tắt về những gì họ đã thay đổi, đồng thời bắt đầu trao đổi với người tham gia từ trong ứng dụng.

Bạn cũng có thể cộng tác bằng Pages, Numbers và Keynote trực tuyến trên iCloud.com.

Mời người khác cộng tác

Khi mời mọi người cộng tác trên một tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình, bạn sẽ gửi cho họ một liên kết. Số người tối đa cùng lúc có thể xem và sửa tài liệu bạn chia sẻ là 100 người.

Cách bắt đầu cộng tác:

1. Đăng nhập vào iCloud trên thiết bị, sau đó bật iCloud Drive cho Pages, Numbers và Keynote.

2. Khi tài liệu đang mở, hãy bấm hoặc chạm vào nút Chia sẻ trong thanh công cụ, chọn Cộng tác từ menu bật lên, sau đó chọn cách bạn muốn mời những người khác.

Những người bạn mời có thể mở và xem tài liệu bạn chia sẻ ở bất kỳ kích cỡ nào. Nếu tài liệu lớn hơn 2 GB và bạn muốn những người bạn mời có thể sửa tài liệu đó, hãy sử dụng Pages, Numbers hoặc Keynote để giảm kích cỡ của tài liệu xuống dưới 2 GB trước khi mời họ.

Đặt quyền

Để quy định ai có quyền xem, sửa và mời người khác cộng tác trên tài liệu của bạn, hãy bấm hoặc chạm vào menu bật lên bên dưới menu bật lên Cộng tác.

Bạn có thể đặt các tùy chọn sau:

• Để chỉ cho phép những người tham gia cụ thể truy cập vào tài liệu, hãy chọn “Chỉ những người bạn mời”. Để mở tài liệu được chia sẻ, những người tham gia đó phải dùng ID Apple để đăng nhập vào iCloud hoặc iCloud.com. Nếu không có ID Apple, họ có thể tạo ID Apple sau khi bạn chia sẻ tài liệu với họ.

• Để bất kỳ ai có liên kết đến tài liệu bạn chia sẻ đều có thể mở tài liệu đó, hãy chọn “Bất kỳ ai có liên kết”.

• Để bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể sửa và in tài liệu đó, hãy chọn “Có thể thực hiện thay đổi”.

• Để bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể xem và in nhưng không thể sửa tài liệu, hãy chọn “Chỉ xem”.

• Nếu bạn không muốn người tham gia có thể mời người khác cộng tác, hãy bỏ chọn “Bất kỳ ai đều có thể thêm người khác”.

Cộng tác trên tài liệu được chia sẻ

Sau khi mở tài liệu, bạn có thể xem nội dung do người khác sửa theo thời gian thực và những thao tác họ thực hiện gần đây. Tùy thuộc vào thiết bị của bạn, số lượng người sửa hoặc xem tài liệu sẽ xuất hiện trên nút Cộng tác trong thanh công cụ (nút này sẽ xuất hiện sau khi bạn mời những người khác). Bạn cũng có thể bấm hoặc chạm vào nút Cộng tác để xem danh sách người tham gia.

Khi sửa tài liệu được chia sẻ, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng của Pages, Numbers và Keynote, nhưng sẽ có một số trường hợp ngoại lệ.

Xem hoạt động mới nhất

Trong Pages, Numbers và Keynote trên iPhone, iPad và máy Mac, hãy chạm hoặc bấm vào nút Cộng tác trong thanh công cụ để xem điều gì đã xảy ra kể từ lần gần nhất bạn truy cập tài liệu. Bạn cũng có thể bắt đầu trao đổi với người tham gia từ trong ứng dụng và thay đổi chế độ cài đặt về hoạt động.

• Bấm hoặc chạm vào Hiển thị tất cả hoạt động để xem ai đã thao tác trên tài liệu và xem thông tin tóm tắt về những thay đổi mà họ đã thực hiện. Bấm hoặc chạm vào mũi tên hiện lên để xem chi tiết hơn các thay đổi, chẳng hạn như nội dung sửa do một người tham gia thực hiện ở nhiều vị trí. Ngoài ra, bạn có thể chạm vào một hoạt động để xem vị trí có thay đổi. Các hoạt động bạn chưa đọc sẽ được làm nổi bật và nếu bạn chạm vào một trong các hoạt động đó, tất cả hoạt động chưa đọc sẽ được đánh dấu là đã đọc.

• Bấm hoặc chạm vào tên một người tham gia trong danh sách người tham gia để chuyển đến vị trí họ đang thao tác trong tài liệu.

• Bấm hoặc chạm vào Cài đặt hoạt động để bật hoặc tắt thông báo khi có người mới tham gia, sửa hoặc nhận xét.

• Bấm hoặc chạm vào nút tin nhắn để bắt đầu trò chuyện bằng Tin nhắn với người tham gia. Ngoài ra, bạn có thể chạm hoặc bấm vào nút âm thanh hoặc video để bắt đầu cuộc gọi FaceTime.

Nhờ Keynote trên Apple Vision Pro, bạn có thể cộng tác với người khác trên bài thuyết trình và người tham gia có thể xem hoạt động của bạn, nhưng bạn sẽ không thấy được hoạt động của người khác.

Thay đổi chế độ cài đặt của tài liệu được chia sẻ

Để thay đổi quyền sau khi bạn chia sẻ tài liệu, hãy bấm hoặc chạm vào nút Cộng tác trong thanh công cụ, sau đó bấm hoặc chạm vào Quản lý tài liệu, bài thuyết trình hoặc bảng tính được chia sẻ, tùy thuộc vào ứng dụng iWork mà bạn đang sử dụng. Bạn có thể thay đổi quyền truy cập và các quyền khác, cũng như dừng chia sẻ.

Các tính năng không được hỗ trợ trong khi bạn cộng tác với người khác

Nếu bạn cần sử dụng một trong các tính năng này, hãy dừng chia sẻ tài liệu, thực hiện thay đổi cần thiết, sau đó chia sẻ lại tài liệu. Khi bạn dừng chia sẻ, tài liệu sẽ bị xóa khỏi iCloud Drive đối với tất cả người tham gia. Nếu đã giới hạn tài liệu ở chế độ “Chỉ những người bạn mời” thì sau đó, bạn sẽ cần mời lại họ.

Hiện bạn không thể dùng các tính năng dưới đây khi cộng tác với những người tham gia khác:

Pages, Numbers và Keynote

• Giảm kích cỡ tệp (Tệp > Giảm kích cỡ tệp).

• Kéo các hàng và cột giữa các vùng nội dung và tiêu đề trong bảng.

• Tạo, xóa hoặc sắp xếp lại các kiểu.

• Sửa bằng Ruby ở các ngôn ngữ châu Á.

• Tạo hoặc sửa các định dạng ô tùy chỉnh.

• Thay thế mọi trường hợp xuất hiện của một phông chữ trong tài liệu.

Pages, Numbers và Keynote cho iCloud

Bạn có thể sử dụng Pages, Numbers và Keynote trực tuyến trên iCloud.com để mời những người khác cộng tác trên tài liệu, đặt quyền cho người tham gia và cộng tác. Tuy nhiên, một số tính năng hiện không dùng được khi bạn cộng tác thông qua iCloud.com:

• Nếu theo dõi các thay đổi trong tài liệu Pages, bạn có thể xem tài liệu và chọn văn bản, nhưng không thể sửa tài liệu đó.

• Nếu tài liệu Pages, Numbers hoặc Keynote có văn bản dọc, thì bạn có thể xem hình ảnh của tài liệu trên iCloud.com nhưng không thể sửa tài liệu đó.

• Sửa các đối tượng bên trong nhóm.

• Bạn có thể chuyển tới con trỏ của một người tham gia khác trong tài liệu cộng tác, nhưng các tính năng cộng tác khác như nguồn cấp dữ liệu hoạt động và công cụ để bắt đầu trao đổi sẽ không dùng được trong Pages, Numbers và Keynote cho iCloud. Các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu cộng tác từ iCloud.com vẫn hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động của những người tham gia đang sử dụng Pages, Numbers và Keynote trên iPhone, iPad và máy Mac.

Bạn vẫn có thể sửa tài liệu có các thay đổi được theo dõi và văn bản dọc trong Pages, Numbers và Keynote trên iPhone, iPad và máy Mac.

Trường hợp bạn không dùng được tính năng cộng tác

Nếu sử dụng Pages, Numbers hoặc Keynote nhưng lại không cộng tác được, bạn có thể sẽ cần cập nhật các ứng dụng của mình. Bật cập nhật tự động để ứng dụng của bạn luôn cập nhật. Nếu thiết bị của bạn quá cũ và không thể cập nhật ứng dụng, bạn vẫn có thể dùng máy Mac hoặc PC để cộng tác trực tuyến trên iCloud.com.

Nếu muốn gửi bản sao của tài liệu, bạn có thể gửi bản sao đó mà không cần cộng tác. Bấm hoặc chạm vào nút Chia sẻ, chọn Gửi bản sao từ menu bật lên, sau đó chọn cách bạn muốn gửi tài liệu.

Yêu cầu tối thiểu về hệ thống và iCloud để sử dụng tính năng cộng tác

Để xem hoặc sửa tài liệu được chia sẻ và mời người khác tham gia vào bài thuyết trình, bạn và những người mà bạn chia sẻ tài liệu đó cần đáp ứng bất kỳ yêu cầu nào sau đây:

• Máy Mac có macOS Ventura và Pages, Numbers hoặc Keynote 14.0 trở lên.

• iPhone hoặc iPad có iOS hoặc iPadOS 16 và Pages, Numbers hoặc Keynote 14.0 trở lên.

• Apple Vision Pro có Pages, Numbers hoặc Keynote 14.0 trở lên.

Pages, Numbers và Keynote cho iCloud hoạt động với máy Mac hoặc PC sử dụng Safari 11.1.2 trở lên, Google Chrome hoặc Microsoft Edge.