Samarbeta med dokument i Pages, Numbers och Keynote

Med inbyggda samarbetsfunktioner kan du arbeta med dokument, kalkylblad eller presentationer tillsammans med andra i realtid.

Genom samarbete i Pages, Numbers och Keynote på iPhone, iPad, Mac och Apple Vision Pro kan du bjuda in andra att samarbeta om ett dokument, ställa in behörigheter för dokumentet, se vem som har arbetat med dokumentet och en sammanfattning över vilka ändringar personen gjorde samt kommunicera med deltagare inifrån appen.

Du kan också samarbeta med hjälp av Pages, Numbers och Keynote online på iCloud.com.

Bjuda in andra till samarbete

När du bjuder in andra för att samarbeta i ett dokument, kalkylblad eller en presentation kan du skicka en länk till dem. Upp till 100 personer kan visa och redigera delade dokument samtidigt.

Så här börjar du samarbeta:

1. Logga in på iCloud på din enhet och aktivera sedan iCloud Drive för Pages, Numbers och Keynote.

2. Klicka eller tryck på knappen Dela i verktygsfältet medan du har dokumentet öppet, välj Samarbeta i popupmenyn och välj sedan hur du vill bjuda in andra.

Personer som du bjuder in kan öppna och visa delade dokument av alla storlekar. Om ditt dokument är större än 2 GB och du vill att de personer du bjuder in ska kunna redigera det behöver du minska dokumentets storlek i Pages, Numbers eller Keynote till mindre än 2 GB innan du bjuder in andra.

Ställa in behörigheter

Ställ in behörigheter för vem som kan visa, redigera och bjuda in andra till samarbete i dokumentet genom att klicka eller trycka på popupmenyn under popupmenyn Samarbeta.

Du kan ställa in följande alternativ:

• Välj ”Endast personer du bjuder in” om du bara vill att vissa deltagare ska få åtkomst till dokumentet. För att öppna det delade dokumentet måste deltagarna logga in på iCloud eller iCloud.com med ett Apple-konto. Om de inte har ett Apple-konto kan de skapa ett när du har delat dokumentet med dem.

• Välj ”Alla som har länken” om du vill att alla som har länken till det delade dokumentet ska kunna öppna det.

• Välj ”Kan göra ändringar” om du vill att alla som kan komma åt dokumentet ska kunna redigera och skriva ut det.

• Välj ”Endast visning” om du vill att alla som kan komma åt dokumentet ska kunna visa och skriva ut det, men inte redigera det.

• Om du inte vill att deltagare ska kunna bjuda in andra att samarbeta avmarkerar du ”Vem som helst kan lägga till fler personer”.

Samarbeta i ett delat dokument

När du har öppnat dokumentet kan du se redigeringar som andra gör i realtid samt vad de har gjort på senaste tiden. Beroende på din enhet visas antalet personer som redigerar eller visar dokumentet på knappen Samarbeta i verktygsfältet, som visas när du bjudit in andra. Du kan även visa en lista över deltagare genom att klicka eller trycka på knappen Samarbeta.

När du redigerar ett delat dokument kan du använda alla funktioner i Pages, Numbers och Keynote, med några undantag.

Se senaste aktivitet

Tryck eller klicka på knappen Samarbeta i verktygsfältet i Pages, Numbers eller Keynote på din iPhone, iPad eller Mac för att se vad som har hänt sedan du senast besökte dokumentet. Du kan även påbörja kommunikation med deltagare inifrån appen och ändra aktivitetsinställningar.

• Klicka eller tryck på Visa all aktivitet för att se vilka som har arbetat med dokumentet samt en översikt över de ändringar som de har gjort. Klicka eller tryck på visningspilen för att se mer detaljerade ändringar, till exempel redigeringar som gjorts av en deltagare på flera olika ställen. Du kan också trycka på en aktivitet för att visa var ändringar har gjorts. Olästa aktiviteter är markerade. Om du trycker på en markerad aktivitet markeras alla olästa aktiviteter som lästa.

• Klicka eller tryck på ett namn i deltagarlistan för att hoppa till den plats där de just nu arbetar i dokumentet.

• Klicka eller tryck på Aktivitetsinställningar för att aktivera eller inaktivera aviseringar när nya personer går med, ändrar eller kommenterar.

• Klicka eller tryck på meddelandeknappen för att starta en Messages-konversation med deltagare, eller tryck eller klicka på ljud- eller videoknappen för att starta ett FaceTime-samtal.

Med Keynote på Apple Vision Pro kan du samarbeta med andra i presentationer och deltagarna kan se din aktivitet, men du kan inte se andras aktiviteter.

Ändra inställningar för ett delat dokument

Du kan ändra behörigheter efter att du har delat ditt dokument genom att klicka eller trycka på knappen Samarbeta i verktygsfältet och sedan klicka eller trycka på Hantera delat dokument, Presentation eller Kalkylblad, beroende på vilken iWork-app du använder. Du kan ändra åtkomst och behörigheter samt sluta dela.

Funktioner som inte stöds med samarbete

Om du behöver använda någon av dessa funktioner måste du sluta dela dokumentet, göra dina ändringar och sedan dela dokumentet på nytt. När du slutar dela dokumentet tas det bort från iCloud Drive för alla deltagare. Om du begränsar dokumentet till Endast inbjudna kommer du att behöva bjuda in alla på nytt efteråt.

De här funktionerna är för tillfället inte tillgängliga när du samarbetar med andra deltagare:

Pages, Numbers och Keynote

• Minska filstorleken (Arkiv > Minska filstorlek).

• Dra rader och kolumner mellan huvudtexten och rubrikområden i tabeller.

• Skapa, ta bort eller ändra ordning på stilar.

• Redigera med Ruby på asiatiska språk.

• Skapa eller redigera anpassade cellformat.

• Byt ut alla förekomster av ett typsnitt i ett dokument.

Pages, Numbers och Keynote för iCloud

Du kan använda Pages, Numbers och Keynote online på iCloud.com för att bjuda in andra att samarbeta i ett dokument, ställa in behörigheter för deltagare och samarbeta. Vissa funktioner är för närvarande inte tillgängliga när du samarbetar från iCloud.com:

• Om du spårar ändringar i ett Pages-dokument kan du visa dokumentet och markera text, men du kan inte redigera det.

• Om Pages-, Numbers- eller Keynote-dokumentet innehåller vertikal text kan du visa en bild av dokumentet på iCloud.com, men inte redigera det.

• Redigera objekt i grupper.

• Du kan hoppa till en annan deltagares markör i ett samarbetsdokument, men andra samarbetsfunktioner som aktivitetsflödet och kommunikationsverktyg är inte tillgängliga i Pages, Numbers och Keynote för iCloud. Ändringar som gjorts i ett samarbetsdokument från iCloud.com visas fortfarande i aktivitetsflödet för deltagare som använder Pages, Numbers och Keynote på iPhone, iPad och Mac.

Du kan fortfarande redigera dokument som innehåller spårade ändringar och vertikal text i Pages, Numbers och Keynote på din iPhone, iPad och Mac-dator.

Om samarbete inte är tillgängligt

Om du använder Pages, Numbers eller Keynote och samarbete inte är tillgängligt kan du behöva uppdatera dina appar. Aktivera automatiska uppdateringar så att dina appar alltid är uppdaterade. Om din enhet är för gammal för att uppdatera dina appar kan du ändå samarbeta online på iCloud.com med hjälp av en Mac-dator eller pc.

Om du vill skicka en kopia av dokumentet kan du skicka det utan att samarbeta. Klicka eller tryck på knappen Dela, välj Skicka kopia i popupmenyn och välj sedan hur du vill skicka dokumentet.

Lägsta systemkrav och iCloud-krav för samarbete

För att visa eller redigera ett delat dokument samt för att bjuda in andra att delta i presentationen behöver du och personerna som du delar det med något av följande:

• En Mac med macOS Sonoma och Pages, Numbers eller Keynote 14.2 eller senare.

• En iPhone eller iPad med iOS eller iPadOS 17 och Pages, Numbers eller Keynote 14.2 eller senare.

• En Apple Vision Pro med Pages, Numbers eller Keynote 14.2 eller senare.

Pages, Numbers och Keynote för iCloud fungerar med en Mac eller PC som använder Safari 11.1.2 eller senare, Google Chrome eller Microsoft Edge.