Совместная работа над документами в Pages, Numbers и Keynote

Работайте над документами, электронными таблицами или презентациями вместе с коллегами в режиме реального времени с помощью встроенных возможностей для ведения совместной работы.

Благодаря возможностям для ведения совместной работы в Pages, Numbers и Keynote на iPhone, iPad, Mac и Apple Vision Pro можно приглашать других пользователей к работе над документом, настраивать права доступа к нему, просматривать список пользователей, работавших над документом, и сводку внесенных ими изменений, а также общаться с участниками прямо в приложении.

Совместная работа в Pages, Numbers и Keynote также возможна на сайте iCloud.com.

Приглашение коллег к совместной работе

Приглашая кого-то к совместной работе над документом, электронной таблицей или презентацией, вы отправляете им ссылку. Просматривать и редактировать общедоступный документ могут не более 100 пользователей одновременно.

Чтобы начать совместную работу, выполните указанные ниже действия.

1. Войдите в iCloud на устройстве, а затем включите iCloud Drive для Pages, Numbers и Keynote.

2. Откройте документ, нажмите на панели инструментов кнопку «Поделиться», во всплывающем меню выберите «Совместная работа», а затем укажите способ приглашения других участников.

Приглашенные вами пользователи могут открывать и просматривать общие документы любого размера. Если размер документа превышает 2 ГБ и вы хотите, чтобы приглашенные вами пользователи могли его редактировать, уменьшите документ до размера менее 2 ГБ в приложении Pages, Numbers или Keynote, прежде чем отправлять приглашения.

Настройка разрешений

Чтобы настроить разрешения на просмотр, редактирование и приглашение других пользователей к совместной работе над документом, раскройте меню во всплывающем меню «Совместная работа».

Можно установить следующие варианты.

• Чтобы предоставить доступ к документу только определенным пользователям, выберите «Только приглашенные участники». Чтобы открыть общий документ, этим пользователям необходимо выполнить вход в iCloud или на веб-сайт iCloud.com с помощью учетной записи Apple. Участники, не имеющие учетной записи Apple, могут создать ее после предоставления им доступа к документу.

• Чтобы документ мог открыть любой пользователь, у которого есть ссылка, выберите «Все, у кого есть ссылка».

• Чтобы все пользователи, имеющие доступ к документу, могли редактировать его и выводить на печать, выберите «Могут вносить изменения».

• Чтобы пользователи, имеющие доступ к документу, могли его просматривать и выводить на печать, но не редактировать, выберите «Только просмотр».

• Если вы не хотите, чтобы участники могли приглашать других пользователей к совместной работе, снимите флажок «Кто угодно может добавлять других пользователей».

Совместная работа над общим документом

После открытия документа вы можете в режиме реального времени просматривать изменения, вносимые другими участниками, и проделанную ими работу. В зависимости от устройства количество пользователей, редактирующих или просматривающих документ, отображается на кнопке «Совместная работа» на панели инструментов после приглашения других участников. Также можно просмотреть список участников, нажав кнопку «Совместная работа».

Во время редактирования общего документа вы можете использовать почти все функции Pages, Numbers и Keynote.

Просмотр последних действий

В Pages, Numbers и Keynote на iPhone, iPad или Mac нужно нажать кнопку «Совместная работа» на панели инструментов для просмотра действий, выполненных с момента последнего посещения документа. Вы также можете начинать общение с участниками прямо в приложении и изменять настройки действий.

• Нажмите «Показать все действия», чтобы увидеть список тех, кто работал над документом, и сводку внесенных изменений. Для просмотра более подробной информации об изменениях, например правок, внесенных одним из участников в разных местах, нажмите стрелку раскрытия. Или нажмите конкретное действие, чтобы увидеть, в каком месте было внесено это изменение. Непрочитанные действия выделяются, а при нажатии выделенного действия все непрочитанные действия отмечаются как прочитанные.

• Нажмите имя в списке участников, чтобы перейти к тому месту в документе, над которым сейчас работает этот пользователь.

• Нажмите «Настройки действий», чтобы включить или отключить уведомления о том, когда новые участники присоединяются, вносят изменения или добавляют комментарии.

• Нажмите кнопку сообщения, чтобы начать разговор с участниками, или нажмите кнопку аудио или видео, чтобы начать вызов FaceTime.

С помощью Keynote на Apple Vision Pro можно совместно с другими пользователями работать над презентациями. Участники будут видеть внесенные вами изменения, однако вы не сможете просматривать сделанные ими правки.

Изменение настроек общего документа

Чтобы изменить разрешения после открытия общего доступа к документу, нажмите на панели инструментов кнопку «Совместная работа», затем нажмите «Управлять общим документом», «Управлять общей презентацией» или «Управлять общей электронной таблицей», в зависимости от используемого приложения iWork. Вы можете изменить порядок доступа и разрешения, а также закрыть общий доступ.

Функции, недоступные в режиме совместной работы

Если вам необходимо использовать одну из этих функций, завершите совместную работу над документом, внесите изменения и снова откройте общий доступ к документу. Если общий доступ закрыт, документ становится недоступен в iCloud Drive для всех участников. Если для документа включен параметр «Только приглашенные участники», потребуется повторно пригласить пользователей для совместной работы.

В настоящее время в режиме совместной работы недоступны следующие функции.

Pages, Numbers и Keynote

• Уменьшение размера файла («Файл» > «Уменьшить размер файла»).

• Перетаскивание строк и столбцов из области текста в область заголовка и наоборот в таблицах.

• Создание, удаление или изменение порядка расположения стилей.

• Правка текстов на азиатских языках с помощью Ruby.

• Создание и редактирование пользовательских форматов ячеек.

• Замена каждого вхождения шрифта в документе.

Pages, Numbers и Keynote для iCloud

Приложениями Pages, Numbers и Keynote можно пользоваться на сайте iCloud.com, чтобы приглашать других пользователей к работе над документом, настраивать разрешения для участников и осуществлять совместную работу. Однако в настоящее время некоторые функции недоступны при совместной работе на сайте iCloud.com.

• Если для документа Pages включено отслеживание изменений, его можно просматривать и выделять в нем текст, но нельзя редактировать.

• Если документ Pages, Numbers или Keynote содержит вертикальный текст, документ можно просматривать как изображение на веб-сайте iCloud.com, но нельзя редактировать.

• Редактирование объектов в группах.

• В приложениях Pages, Numbers и Keynote для iCloud сохраняется возможность перехода к курсору другого участника в документе для совместной работы, но другие функции совместной работы, такие как лента активности и инструменты для общения, недоступны. Изменения, внесенные в документ для совместной работы на сайте iCloud.com, по-прежнему отображаются в ленте активности участников, использующих Pages, Numbers и Keynote на iPhone, iPad или Mac.

В приложениях Pages, Numbers и Keynote на iPhone, iPad и компьютере Mac можно по-прежнему редактировать документы, содержащие отслеживаемые изменения и вертикальный текст.

Если функция совместной работы недоступна

Если в приложениях Pages, Numbers или Keynote функция совместной работы недоступна, возможно, необходимо обновить эти приложения. Включите автоматические обновления, чтобы ваши приложения всегда оставались в актуальном состоянии. Если ваше устройство устарело для обновления приложений, вы все равно сможете совместно работать над документами на веб-сайте iCloud.com, используя Mac или компьютер с ОС Windows.

Копию документа можно отправлять без использования функции совместной работы. Нажмите кнопку «Поделиться», выберите во всплывающем меню «Отправить копию», а затем укажите способ отправки документа.

Минимальные системные требования и требования iCloud для совместной работы

Для просмотра или редактирования общего документа, а также для отправки приглашений к совместной работе над презентацией вам и остальным участникам необходимо располагать чем-либо из следующего.

• Компьютеры Mac с ОС macOS Sonoma и Pages, Numbers или Keynote 14.2 или более поздней версии.

• Устройства iPhone или iPad с ОС iOS или iPadOS 17 и Pages, Numbers или Keynote 14.2 или более поздней версии.

• Устройства Apple Vision Pro с Pages, Numbers или Keynote 14.2 или более поздней версии.

Pages, Numbers и Keynote для iCloud работают на компьютере Mac или компьютере с ОС Windows через браузеры Safari 11.1.2 или более поздней версии, Google Chrome или Microsoft Edge.