Colaborar em documentos no Pages, Numbers e Keynote

Com a colaboração integrada, trabalhe em documentos, folhas de cálculo ou apresentações com outras pessoas em tempo real.

Com a colaboração no Pages, Numbers e Keynote no iPhone, iPad, Mac e Apple Vision Pro, convide outras pessoas para colaborar num documento, defina permissões para o documento, veja quem trabalhou no documento e um resumo das alterações feitas por essas pessoas, e comunique com os participantes a partir da app.

Também pode colaborar com o Pages, Numbers e Keynote online em iCloud.com.

Convidar outras pessoas para colaborar

Quando convida pessoas para colaborar num documento, folha de cálculo ou apresentação, envia-lhes uma hiperligação. Um documento partilhado pode ser visto e editado por um máximo de 100 pessoas em simultâneo.

Para começar a colaborar:

1. Inicie sessão no iCloud no seu dispositivo e, em seguida, ative o iCloud Drive para o Pages, Numbers e Keynote.

2. Com o documento aberto, clique ou toque no botão Partilhar na barra de ferramentas, selecione Colaborar no menu pop-up e, em seguida, escolha como pretende convidar outras pessoas.

As pessoas que convidar podem abrir e ver um documento partilhado com qualquer tamanho. Se o documento tiver mais de 2 GB e pretender que as pessoas que convidar possam editá-lo, utilize o Pages, Numbers ou Keynote para reduzir o tamanho do documento para menos de 2 GB antes de convidar outras pessoas.

Definir permissões

Para definir permissões para quem pode ver, editar e convidar outras pessoas para colaborar no documento, clique ou toque no menu pop-up abaixo do menu pop-up Colaborar.

Pode definir as seguintes opções:

• Para permitir que apenas determinados participantes acedam ao documento, selecione "Só as pessoas convidadas por si". Para abrir o documento partilhado, esses participantes terão de iniciar sessão no iCloud ou em iCloud.com com um ID Apple. Se não tiverem um ID Apple, poderão criar um depois de partilhar o documento com eles.

• Para permitir que qualquer pessoa com a ligação para o documento partilhado possa abri-lo, selecione "Pessoas com a hiperligação".

• Para permitir que as pessoas com acesso ao documento possam editar e imprimir o mesmo, selecione "Pode efetuar alterações".

• Para permitir que as pessoas com acesso ao documento possam ver e imprimir o mesmo, mas não editá-lo, selecione "Só consulta".

• Se não pretender que os participantes possam convidar outras pessoas para colaborar, desmarque a opção "Todos podem adicionar outras pessoas".

Colaborar num documento partilhado

Depois de abrir o documento, pode ver as edições feitas por outras pessoas em tempo real e o que elas fizeram recentemente. Consoante o dispositivo, o número de pessoas que editam ou visualizam o documento aparece no botão Colaboração na barra de ferramentas, que aparece após convidar outras pessoas. Também pode ver uma lista de participantes ao clicar ou tocar no botão Colaboração.

Ao editar um documento partilhado, pode utilizar todas as funcionalidades do Pages, Numbers e Keynote, com algumas exceções.

Ver a atividade mais recente

No Pages, Numbers e Keynote para iPhone, iPad e Mac, toque ou clique no botão Colaboração na barra de ferramentas para ver o que aconteceu desde a última vez que visitou o documento. Também pode iniciar uma comunicação com os participantes através da app e alterar as definições da atividade.

• Clique ou toque em Mostrar toda a atividade para ver quem trabalhou no documento e um resumo das alterações que fizeram. Clique ou toque na seta de divulgação para ver alterações mais detalhadas, como edições feitas por um participante em vários lugares diferentes. Em alternativa, toque numa atividade para mostrar onde a alteração foi feita. As atividades não lidas aparecem destacadas e tocar numa atividade destacada marcará todas as atividades não lidas como lidas.

• Clique ou toque num nome na lista de participantes para ir até onde estão a trabalhar atualmente no documento.

• Clique ou toque em Definições de atividade para ativar ou desativar as notificações quando novas pessoas aderem, efetuam edições ou comentários.

• Clique ou toque no botão de mensagem para iniciar uma conversa nas Mensagens com os participantes, ou toque ou clique no botão de áudio ou vídeo para iniciar uma chamada FaceTime.

Com o Keynote no Apple Vision Pro, pode colaborar com outras pessoas em apresentações e os participantes podem ver a sua atividade, mas não pode ver as atividades das restantes pessoas.

Alterar as definições de um documento partilhado

Para alterar as permissões depois de partilhar o documento, clique ou toque no botão Colaboração na barra de ferramentas e, em seguida, clique ou toque em Gerir documento partilhado, Gerir apresentação partilhada ou Gerir folha de cálculo partilhada, consoante a app do iWork que estiver a utilizar. Pode alterar o acesso e as permissões, bem como interromper a partilha.

Funcionalidades não suportadas com a colaboração

Se precisar de utilizar uma destas funcionalidades, deixe de partilhar o documento, efetue as alterações e, em seguida, volte a partilhá-lo. Quando deixar de partilhar, o documento será removido do iCloud Drive de todos os participantes. Se tiver restringido o documento para "Só as pessoas convidadas", terá de convidar todas as pessoas novamente.

Atualmente, as seguintes funcionalidades não estão disponíveis quando estiver a colaborar com outros participantes:

Pages, Numbers e Keynote

• Reduzir tamanho do ficheiro (Ficheiro > Reduzir tamanho do ficheiro).

• Arrastar linhas e colunas entre as áreas do corpo e do cabeçalho em tabelas.

• Criar, apagar ou reordenar estilos.

• Editar com o Ruby em idiomas asiáticos.

• Criar ou editar formatos de células personalizados.

• Substituir todas as instâncias de um tipo de letra num documento.

Pages, Numbers e Keynote para iCloud

Pode utilizar o Pages, Numbers e Keynote online em iCloud.com para convidar outras pessoas para colaborar num documento, definir permissões para os participantes e colaborar. No entanto, algumas funcionalidades não estão atualmente disponíveis ao colaborar a partir de iCloud.com:

• Se registar as alterações num documento do Pages, pode ver o documento e selecionar texto, mas não pode editá-lo.

• Se o documento do Pages, Numbers ou Keynote tiver texto vertical, pode ver uma imagem do mesmo em iCloud.com, mas não pode editá-lo.

• Editar objetos dentro de grupos.

• Pode navegar até ao cursor de outro participante num documento colaborativo, mas outras funcionalidades de colaboração, como o feed de atividade e as ferramentas de comunicação, não estão disponíveis no Pages, Numbers e Keynote para iCloud. As alterações efetuadas a um documento colaborativo de iCloud.com continuam a ser apresentadas no feed de atividade dos participantes que utilizam o Pages, Numbers e Keynote no iPhone, iPad e Mac.

Continua a poder editar documentos com registos de alterações e texto vertical no Pages, Numbers e Keynote no iPhone, iPad e Mac.

Se a colaboração não estiver disponível

Se utilizar o Pages, Numbers ou Keynote e a colaboração não estiver disponível, poderá ter de atualizar as apps. Ative as atualizações automáticas para que as apps permaneçam sempre atualizadas. Se o dispositivo for demasiado antigo para atualizar as apps, pode continuar a colaborar online em iCloud.com através do Mac ou de um PC.

Se pretender enviar uma cópia do documento, pode fazê-lo sem utilizar a colaboração. Clique ou toque no botão Partilhar, selecione Enviar cópia no menu pop-up e escolha como pretende enviar o documento.

Requisitos mínimos do sistema e requisitos do iCloud para colaboração

Para ver ou editar um documento partilhado e convidar outras pessoas para participar na apresentação, o proprietário do documento e as pessoas com quem o partilhar precisam de qualquer uma das seguintes opções:

• Um Mac com o macOS Ventura e o Pages, Numbers ou Keynote 14.0 ou posterior.

• Um iPhone ou iPad com o iOS ou o iPadOS 16 e o Pages, Numbers ou Keynote 14.0 ou posterior.

• Um Apple Vision Pro com o Pages, Numbers ou Keynote 14.0 ou posterior.

O Pages, Numbers e Keynote para iCloud funcionam com um Mac ou PC ao utilizar o Safari 11.1.2 ou posterior, Google Chrome ou Microsoft Edge.