Samenwerken aan documenten in Pages, Numbers en Keynote

Werk samen met anderen in real time aan documenten, spreadsheets of presentaties dankzij ingebouwde samenwerking.

Samenwerking in Pages, Numbers en Keynote op de iPhone, iPad, Mac en Apple Vision Pro stelt je in staat om anderen uit te nodigen om samen te werken aan een document, bevoegdheden in te stellen voor het document, te kijken wie er aan het document heeft gewerkt, een samenvatting te bekijken van de door hen aangebrachte wijzigingen en binnen de app te communiceren met deelnemers.

Ook online op iCloud.com kun je samenwerken in Pages, Numbers en Keynote.

Anderen uitnodigen om samen te werken

Wanneer je personen uitnodigt om samen te werken aan een document, spreadsheet of presentatie, stuur je hun een link. Maximaal 100 personen kunnen een gedeeld document tegelijkertijd bekijken en wijzigen.

Als je wilt beginnen met samenwerken:

1. Log in bij iCloud op je apparaat en schakel iCloud Drive in voor Pages, Numbers en Keynote.

2. Als je het document hebt geopend, klik of tik je op de knop 'Deel' in de knoppenbalk, kies je 'Samenwerking' in het pop-upmenu en kies je vervolgens hoe je anderen wilt uitnodigen.

Personen die je uitnodigt, kunnen een gedeeld document van iedere grootte openen en bekijken. Als je document groter is dan 2 GB en je wilt dat de personen die je uitnodigt, het document kunnen bewerken, gebruik je Pages, Numbers of Keynote om het document te verkleinen naar minder dan 2 GB voordat je anderen uitnodigt.

Bevoegdheden instellen

Om bevoegdheden in te stellen voor wie je document kan bekijken en bewerken en anderen kan uitnodigen om samen te werken aan het document, klik of tik je op het venstermenu onder het venstermenu 'Samenwerking'.

Je kunt de volgende opties instellen:

• Als je alleen specifieke deelnemers toegang wilt geven tot het document, kies je 'Alleen personen die jij uitnodigt'. Om het gedeelde document te openen, moeten deelnemers bij iCloud of iCloud.com zijn ingelogd met een Apple ID. Als ze geen Apple ID hebben, kunnen ze een Apple ID aanmaken nadat je het document met hen hebt gedeeld.

• Als je wilt dat iedereen die de link naar het gedeelde document heeft, het document kan openen, kies je 'Iedereen die de link heeft'.

• Als je wilt dat iedereen die toegang tot het document heeft, het document kan bewerken en afdrukken, kies je 'Kan wijzigingen aanbrengen'.

• Als je wilt dat iedereen die toegang tot het document heeft, het document kan bekijken en afdrukken, maar niet kan bewerken, kies je 'Alleen lezen'.

• Als je niet wilt dat deelnemers anderen kunnen uitnodigen om samen te werken, schakel je 'Iedereen kan personen toevoegen' uit.

Samenwerken aan een gedeeld document

Als je het document opent, kun je in real time zien welke wijzigingen anderen hebben aangebracht en wat anderen onlangs hebben gedaan. Afhankelijk van je apparaat verschijnt het aantal mensen dat het document bewerkt of bekijkt op de knop 'Samenwerking' in de knoppenbalk, die verschijnt nadat je anderen hebt uitgenodigd. Je kunt ook een lijst met deelnemers bekijken door op de knop 'Samenwerking' te klikken of te tikken.

Bij het bewerken van een gedeeld document kun je, met enkele uitzonderingen, alle functies van Pages, Numbers en Keynote gebruiken.

Recentste activiteit bekijken

Tik of klik in Pages, Numbers en Keynote op de iPhone, iPad en Mac op de knop 'Samenwerking' in de knoppenbalk om te zien wat er is gebeurd sinds de laatste keer dat je het document hebt bezocht. Je kunt ook binnen de app met anderen beginnen te communiceren en de activiteitsinstellingen wijzigen.

• Klik of tik op 'Toon alle activiteit' om te zien wie er aan het document heeft gewerkt en om een samenvatting te zien van de wijzigingen die ze hebben aangebracht. Klik of tik op het openvouwpijltje om gedetailleerdere wijzigingen te zien, zoals welke wijzigingen één deelnemer op verschillende plaatsen heeft aangebracht. Of tik op een activiteit om te zien waar de wijziging is aangebracht. Ongelezen activiteiten worden gemarkeerd. Door op een gemarkeerde activiteit te tikken, worden alle ongelezen activiteiten als gelezen gemarkeerd.

• Als je op een naam in de deelnemerslijst klikt of tikt, word je naar de plek in het document geleid waar deze deelnemer momenteel aan het werken is.

• Klik of tik op 'Activiteitsinstellingen' om meldingen in of uit te schakelen voor wanneer nieuwe mensen lid worden, wijzigingen aanbrengen of opmerkingen toevoegen.

• Klik of tik op de berichtknop om in Berichten een gesprek met deelnemers te starten, of tik of klik op de audio- of videoknop om een FaceTime-gesprek te starten.

Met Keynote op de Apple Vision Pro kun je met anderen samenwerken aan presentaties en kunnen deelnemers je activiteit zien, maar kun je de activiteiten van anderen niet zien.

De instellingen van een gedeeld document wijzigen

Om de bevoegdheden te wijzigen nadat je je document hebt gedeeld, klik of tik je op de knop 'Samenwerking' in de knoppenbalk en vervolgens op 'Beheer gedeeld(e) document/presentatie/spreadsheet', afhankelijk van de iWork-app die je gebruikt. Je kunt de toegang en bevoegdheden wijzigen, en stoppen met delen.

Functies die niet worden ondersteund tijdens samenwerking

Als je een van deze functies wilt gebruiken, stop je eerst met het delen van het document, breng je de wijzigingen aan en deel je het document opnieuw. Wanneer je het delen stopt, wordt het document voor alle deelnemers verwijderd uit iCloud Drive. Als het document beperkt toegankelijk is voor 'Alleen personen die jij uitnodigt', moet je daarna alle deelnemers opnieuw uitnodigen.

Deze functies zijn momenteel niet beschikbaar wanneer je samenwerkt met andere deelnemers:

Pages, Numbers en Keynote

• 'Maak bestand kleiner' ('Archief' > 'Maak bestand kleiner').

• Rijen en kolommen slepen tussen hoofdtekst en koptekst in tabellen.

• Stijlen maken, verwijderen of opnieuw ordenen.

• Wijzigen met Ruby in Aziatische talen.

• Aangepaste celopmaak maken of wijzigen.

• Elk exemplaar van een lettertype vervangen in een document.

Pages, Numbers en Keynote voor iCloud

Je kunt Pages, Numbers en Keynote online gebruiken op iCloud.com om anderen uit te nodigen om samen te werken aan een document, bevoegdheden in te stellen voor deelnemers en samen te werken. Sommige functies zijn echter momenteel niet beschikbaar wanneer je samenwerkt via iCloud.com:

• Als je wijzigingen bijhoudt in een Pages-document, kun je het document weergeven en tekst selecteren, maar niet wijzigen.

• Als je Pages-, Numbers- of Keynote-document verticale tekst heeft, kun je een afbeelding van het document weergeven op iCloud.com, maar niet wijzigen.

• Objecten binnen groepen wijzigen.

• Je kunt naar de cursor van een andere deelnemer springen in een samenwerkingsdocument, maar andere samenwerkingsfuncties zoals de activiteitenfeed en communicatietools zijn niet beschikbaar in Pages, Numbers en Keynote voor iCloud. Wijzigingen in een samenwerkingsdocument van iCloud.com worden wel weergegeven in de activiteitenfeed van deelnemers die Pages, Numbers en Keynote gebruiken op iPhone, iPad en Mac.

Je kunt documenten met bijgehouden wijzigingen en verticale tekst wel wijzigen in Pages, Numbers en Keynote op een iPhone, iPad en Mac.

Als samenwerking niet beschikbaar is

Als je Pages, Numbers of Keynote gebruikt en samenwerking niet beschikbaar is, moet je mogelijk je apps bijwerken. Schakel automatische updates in zodat je apps altijd up-to-date zijn. Als je apparaat te oud is om je apps bij te werken, kun je toch online samenwerken via iCloud.com op een Mac of pc.

Als je een kopie van het document wilt versturen, kun je deze versturen zonder samenwerking. Klik of tik op de Deel-knop, kies in het pop-upmenu 'Stuur een kopie' en kies daarna hoe je het document wilt versturen.

Minimale systeemvereisten en iCloud-vereisten voor samenwerking

Om een gedeeld document te bekijken of bewerken en anderen uit te nodigen om deel te nemen aan de presentatie, dienen jij en de mensen waarmee je het document deelt, over een van de volgende zaken te beschikken:

• Een Mac met macOS Ventura en Pages, Numbers of Keynote 14.0 of nieuwer.

• Een iPhone of iPad met iOS of iPadOS 16 en Pages, Numbers of Keynote 14.0 of nieuwer.

• Een Apple Vision Pro met Pages, Numbers of Keynote 14.0 of nieuwer.

Pages, Numbers en Keynote voor iCloud werkt met een Mac of pc met Safari 11.1.2 of nieuwer, Google Chrome of Microsoft Edge.