SFTP gebruiken om gegevens van leerlingen, medewerkers en klassen naar Apple School Manager te uploaden

Als uw studenteninformatiesysteem (SIS) momenteel niet wordt ondersteund door Apple School Manager of als u geen studenteninformatiesysteem hebt, kunt u gegevens van leerlingen, medewerkers en klassen naar Apple School Manager uploaden met SFTP.

Wanneer u SFTP in de configuratie-assistent configureert, geeft Apple School Manager u CSV-sjabloonbestanden en de toegangsinformatie voor een afgeschermde SFTP-server. U kunt gegevens vanaf uw SIS exporteren of de bestanden in een spreadsheetprogramma zoals Numbers maken.

SFTP-upload vereist een programma van een derde partij op macOS. Als u geen SFTP-client hebt geïnstalleerd, kunt u er een vinden in de Mac App Store.

Gebruik de knoppen hieronder om hulp te krijgen bij het instellen van de SFTP-bestanden. Als u SFTP nog niet eerder hebt gebruikt om gegevens te uploaden naar Apple School Manager, begint u met het gedeelte 'Uw eerste SFTP-upload configureren'.

Uw eerste SFTP-upload configureren

  1. Log in bij Apple School Manager als beheerder, systeembeheerder of personenmanager.
  2. Als u de eerste keer inlogt, verschijnt de configuratie-assistent. Als de configuratie-assistent niet verschijnt, klikt u op uw naam in de rechterbovenhoek. Kies 'Configuratie-assistent'.
  3. Klik op 'Leerlingen, medewerkers en klassen vinden'.
  4. Klik op 'SFTP instellen'.
  5. Apple School Manager genereert een URL, gebruikersnaam en wachtwoord om te gebruiken wanneer u bestanden uploadt. Gebruik deze informatie om uw SFTP-client te configureren.
  6. Klik op 'Download sjablonen'.
  7. Lees de instructies voor het gebruik van sjablonen in het gedeelte 'Gegevensbestanden invullen'.
  8. Wanneer uw gegevensbestanden zijn ingevuld, maakt u een ziparchief van alle zes bestanden. In Finder kunt u de bestanden selecteren en vervolgens in het Archief-menu 'Comprimeer 6 onderdelen' kiezen. Het maakt niet uit welke naam u het ziparchief geeft.
  9. Upload het zipbestand naar Apple School Manager. Gebruik een SFTP-client om verbinding te maken met de URL die in de configuratie-assistent wordt weergegeven. Als u wordt gevraagd om inloggegevens, gebruikt u de gebruikersnaam en het wachtwoord die u hebt gekregen toen u klikte op 'SFTP instellen'. Kopieer het zipbestand naar de map 'Dropbox'.
  10. Klik op 'Ga door' in de configuratie-assistent. Als uw upload fouten bevat, kunt u een logbestand doornemen waarin de bestanden en regels met fouten zijn geïdentificeerd. Corrigeer eventuele fouten in de gegevensbestanden en herhaal vervolgens stappen 8 en 9. U hoeft het vorige bestand niet van de SFTP-server te verwijderen.
  11. Wanneer de SFTP-import is voltooid, klikt u op 'Bekijk SFTP-data'. Als u fouten vindt, klikt u op 'Annuleer'. Corrigeer eventuele fouten in de gegevensbestanden en herhaal vervolgens het uploadproces. Als de gegevens juist en volledig zijn, klikt u op 'Ga door'.
  12. Onder 'Maak accounts en klassen aan' kiest u een indeling voor beheerde Apple ID's voor leerlingen, docenten en medewerkers. Klik op 'Accounts en klassen bekijken'. Wanneer de ID's in de juiste indeling staan, klikt u op 'Maak accounts en klassen aan'.
  13. Nadat de accounts zijn aangemaakt, verdeelt u de inloggegevens onder gebruikers en wijst u functies toe aan medewerkers.

Uw gegevensbestanden invullen

De sjabloondownload bevat zes bestanden met de indeling comma-separated value (CSV) voor klassen, lessen, locaties, roosters, leerlingen en personeel. Als de sjablonen niet beschikbaar zijn in Apple School Manager, of als u een kopie van de originele sjablonen bent kwijtgeraakt, kunt u ze opnieuw downloaden.

U kunt uw SIS gebruiken om gegevens te exporteren in de indeling die wordt beschreven in de sjablonen en dit artikel, of u kunt de sjablonen wijzigen in een spreadsheetprogramma zoals Numbers.

Gebruik de tabellen in dit artikel om ervoor te zorgen dat u de juiste informatie invoert en bewaar elk bestand vervolgens zonder de naam ervan te wijzigen.

Uw waarden opmaken

Als u de sjablonen wijzigt, vervangt u de voorbeeldgegevens met uw eigen gegevens. Wijzig de inhoud van de kopcellen van het bestand niet. Voeg geen kolommen toe in bestanden, behalve als dat hieronder wordt aangegeven.

In elke sjabloon moet elke rij een unieke waarde weergeven. Voorbeeld: in students.csv moet elke rij een unieke leerling zijn. Bepaalde waarden voor die leerling kunnen leeg zijn. Letterwaarden zoals een regeleinde of aanhalingsteken binnen een naam moeten worden voorafgegaan door een backslash (\), zoals (\'). Eventuele ID's moeten alfanumeriek zijn en mogen een '-' bevatten.

Als uw waarde een spatie ( ) of komma (,) bevat, gebruikt u daar rechte aanhalingstekens (") omheen. Als uw waarde geen van deze speciale tekens bevat, gebruikt u geen aanhalingstekens. Als u geen aanhalingstekens gebruikt als dat wel nodig is, of als u gekrulde aanhalingstekens gebruikt, krijgt u fouten in het uploadproces.

De waarden in uw bestanden moeten worden gescheiden door komma's (,) of puntkomma's (;), ongeacht hoe u het bestand hebt gemaakt. Gebruik geen spaties of tabs tussen een komma of puntkomma en de volgende waarde. Elk bestand moet worden gecodeerd als UTF-8 en Unix nieuwe-regels (\n) gebruiken. 

Als een doorgaans optioneel veld zoals 'person_number' of 'sis_username' onderdeel is van uw Beheerde Apple ID-indeling, wordt het een verplicht veld. Als u het veld leeg laat, mislukt het uploaden met de fout MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Locatiebestand

location_id Een unieke ID die bestaat uit cijfers en/of letters zonder spaties. Vereist
location_name De naam van de locatie.  Vereist

U moet minimaal één locatie opgeven in het locatiebestand. U kunt SFTP niet gebruiken om leerling- of personeelsaccounts aan te maken in de hoofdlocatie.

Leerlingenbestand

Als u SFTP gebruikt om een nieuwe persoon te uploaden en de person_id die u toewijst al bestaat in Apple School Manager, overschrijft uw nieuwe persoon de bestaande gebruiker in Apple School Manager. Wanneer de overschrijving is voltooid, kunt u die gebruiker alleen bijwerken via SFTP. 

 

person_id

De unieke ID voor een specifieke leerling. Deze person_id moet overeenkomen met de unieke ID in uw SIS, indien beschikbaar. Deze person_id is de unieke ID voor de leerling in Apple School Manager. Gebruik deze waarde om te verwijzen naar de leerling in het roosterbestand en naar docenten in het klassenbestand. 

Vereist
person_number Nog een waarde waarmee een leerling op uw school kan worden geïdentificeerd. Dit kan een identificatienummer van een leerling zijn.  Optioneel
first_name De voornaam van de leerling. Vereist
middle_name De tweede naam van de leerling. Optioneel
last_name De achternaam van de leerling. Vereist
grade_level Het onderwijsniveau van de leerling. Optioneel
email_address Een e-mailadres voor de leerling. Optioneel
sis_username De gebruikersnaam voor de leerling in uw SIS.  Optioneel
password_policy Gebruik het veld 'password_policy' om een wachtwoordbeleid op te geven voor elke leerling. Deze waarde overschrijft het wachtwoordbeleid van de locatie en elk ander wachtwoordbeleid dat eerder is ingesteld voor die leerling. Als u 'password_policy' leeg laat, wordt het standaardwachtwoordbeleid voor de locatie gebruikt voor een nieuwe leerling en worden er geen wijzigingen aangebracht aan bestaande leerlingen. Optioneel
location_id De location_id voor de leerling. Deze moet overeenkomen met een location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervindt u problemen tijdens het uploadproces. Vereist

 

Meerdere locaties toewijzen

U kunt aan een leerling meerdere locaties toewijzen door meerdere locatiekolommen toe te voegen in het leerlingenbestand. U kunt maximaal 14 extra locatiekolommen toevoegen, met de namen 'location_id_2', 'location_id_3' enzovoort, tot en met 'location_id_15'. Voor elke leerling kunt u in deze kolommen optioneel een andere location_id invoeren. Deze moet overeenkomen met een location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervindt u problemen tijdens het uploadproces.

Medewerkersbestand

Als u SFTP gebruikt om een nieuwe persoon te uploaden, en de person_id die u toewijst al bestaat in Apple School Manager, overschrijft de nieuwe persoon de bestaande gebruiker in Apple School Manager. Wanneer de overschrijving is voltooid, kunt u die gebruiker alleen bijwerken via SFTP. 

person_id

De unieke ID voor een specifieke medewerker. Deze person_id moet overeenkomen met de unieke ID in uw SIS, indien beschikbaar. Deze person_id is de unieke ID van de medewerker in Apple School Manager. Gebruik deze waarde om te verwijzen naar docenten in het klassenbestand. 

Vereist
person_number Nog een waarde waarmee een medewerker op uw school kan worden geïdentificeerd. Dit kan een badgenummer van een medewerker zijn.  Optioneel
first_name De voornaam van de medewerker. Vereist
middle_name De tweede naam van de medewerker. Optioneel
last_name De achternaam van de medewerker. Vereist
email_address Een e-mailadres voor deze medewerker.  Optioneel
sis_username De gebruikersnaam voor de medewerker in uw SIS. Optioneel
location_id De location_id voor de medewerker. Deze moet overeenkomen met een location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervindt u problemen tijdens het uploadproces. Vereist

Alle medewerkers ontvangen het standaardwachtwoordbeleid (acht of meer alfanumerieke tekens).

 

Meerdere locaties toewijzen

U kunt aan een medewerker meerdere locaties toewijzen door meerdere locatiekolommen toe te voegen in het medewerkersbestand. U kunt maximaal 14 extra locatiekolommen toevoegen, met de namen 'location_id_2', 'location_id_3' enzovoort, tot en met 'location_id_15'. Voor elke medewerker kunt u in deze kolommen optioneel een andere location_id invoeren. Deze moet overeenkomen met een location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervindt u problemen tijdens het uploadproces.

Lesbestand
course_id Een unieke ID voor de les. Deze moet overeenkomen met de bijbehorende course_id die is gebruikt in het klassenbestand.   Vereist
course_number Een nummer voor de les. Dit nummer kan het lesnummer in uw SIS of uw lesprogrammagids zijn. Optioneel
course_name De naam van uw les. Optioneel
location_id De location_id voor de les. Deze moet overeenkomen met een location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervindt u problemen tijdens het uploadproces.
Vereist

 

Klassenbestand
class_id Een unieke ID voor de klas.    Vereist
class_number Een getal of code die deze klas in uw instelling identificeert. In tegenstelling tot class_id wordt class_number niet gebruikt om naar deze klas te verwijzen in CSV-roosters.  Optioneel
course_id De course_id van de les waar deze klas bij hoort. Deze moet overeenkomen met een course_id in het klassenbestand. Vereist
instructor_id De person_id voor de docent. Deze moet overeenkomen met de person_id die is gebruikt in het medewerkersbestand. Optioneel
instructor_id_2 De person_id voor de docent. Deze moet overeenkomen met de person_id die is gebruikt in het medewerkersbestand. Optioneel
instructor_id_3 De person_id voor de docent. Deze moet overeenkomen met de person_id die is gebruikt in het medewerkersbestand. Optioneel
location_id De location_id voor de klas. Deze moet overeenkomen met de location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervindt u problemen tijdens het uploadproces. Vereist

 

Meerdere docenten toewijzen

U kunt aan een klas meer dan drie docenten toewijzen door meerdere docentenkolommen toe te voegen in het klassenbestand. U kunt maximaal 12 extra docentenkolommen toevoegen, met de namen 'instructor_id_4', 'instructor_id_5' enzovoort, tot en met 'instructor_id_15. Voor elke klas kunt u optioneel een andere person_id voor de docent invoeren. Deze moet overeenkomen met de person_id die is gebruikt in het medewerkersbestand.

 

Roosterbestand
roster_id Een unieke ID voor het rooster in uw SIS of andere lesdatabase (indien beschikbaar).  Vereist
class_id Een unieke alfanumerieke ID voor de klas. Deze moet overeenkomen met een class_id in het klassenbestand.
Vereist
student_id Een person_id voor één leerling.  Vereist

Het roosterbestand wordt gebruikt om leerlingen toe te wijzen aan hun klassen. Elke regel in het bestand moet een unieke roster_id hebben en slechts één class_id en één person_id bevatten. 
 

Uw bestanden bijwerken

Wanneer u leerlingen, medewerkers en klassen wilt toevoegen of bewerken, bewerkt u uw gegevensbestanden en uploadt u de nieuwe kopieën. Wanneer u bestanden uploadt, moet u alle zes bestanden uploaden en moet elk bestand de volledige lijst van elke categorie bevatten, en niet alleen de onderdelen die u wilt toevoegen.

Na de eerste upload worden nieuwe accounts en klassen automatisch aangemaakt wanneer u uploadt. Als er een invoer van een eerdere upload ontbreekt, wordt deze uitgeschakeld in Apple School Manager. Als er fouten zijn, ontvangt u een mail vanuit Apple School Manager.

Informatie over producten die niet door Apple zijn gemaakt of externe websites die niet door Apple worden beheerd of getest, wordt verstrekt zonder aanbeveling of goedkeuring. Apple aanvaardt geen aansprakelijkheid wat betreft de keuze, de prestaties of het gebruik van websites of producten van derden. Apple doet geen enkele toezegging met betrekking tot de juistheid of de betrouwbaarheid van websites van derden. Aan het gebruik van internet zijn risico’s verbonden. Neem contact op met de leverancier voor meer informatie. Andere bedrijfs- en productnamen zijn mogelijk handelsmerken van de respectievelijke eigenaars.

Publicatiedatum: