SFTP gebruiken om gegevens van leerlingen, medewerkers en klassen naar Apple School Manager te uploaden

Als je studenteninformatiesysteem (SIS) momenteel niet wordt ondersteund door Apple School Manager of als je geen studenteninformatiesysteem hebt, kun je gegevens van leerlingen, medewerkers en klassen naar Apple School Manager uploaden via SFTP.

Je eerste SFTP-upload configureren

Je gegevensbestanden invullen

Je bestanden bijwerken

Wanneer je SFTP configureert in de SIS/SFTP-assistent, ontvang je van Apple School Manager CSV-sjabloonbestanden en de toegangsgegevens voor een afgeschermde SFTP-server. Je kunt gegevens exporteren vanuit een ondersteund SIS of de bestanden aanmaken in een spreadsheetapp zoals Numbers. Voordat je exporteert vanuit je SIS, moet je contact opnemen met je SIS om te controleren of de structuur correct is voor Apple School Manager.

Voor een SFTP-upload is een programma van een andere fabrikant vereist in macOS. Als je geen SFTP-client hebt geïnstalleerd, kun je er een vinden in de Mac App Store.

Gebruik de knoppen hieronder om hulp te krijgen bij het instellen van de SFTP-bestanden. Als je SFTP nog niet eerder hebt gebruikt om gegevens te uploaden naar Apple School Manager, begin je met het gedeelte 'Je eerste SFTP-upload configureren'.

Je eerste SFTP-upload configureren

1. Log in bij Apple School Manager als beheerder, systeembeheerder of personenmanager.

2. Klik op je naam onderaan de navigatiekolom, klik op 'Voorkeuren', klik op 'Accounts', klik op 'Directory-synchronisatie' en selecteer 'Schakel in' in het gedeelte 'SIS/SFTP'. Voordat je SFTP kunt configureren, moet je eerst een domein verifiëren.

3. Klik op 'Leerlingen, docenten en klassen vinden'.

   

4. Klik op 'SFTP instellen'.

   

5. Apple School Manager genereert een URL, gebruikersnaam en wachtwoord om te gebruiken wanneer je bestanden uploadt. Gebruik deze informatie om je SFTP-client te configureren.

   

6. Klik op 'Download sjablonen'.

7. Lees de instructies voor het gebruik van sjablonen in het gedeelte 'Gegevensbestanden invullen'.

8. Wanneer je gegevensbestanden zijn ingevuld, maak je een ziparchief van alle zes bestanden. In de Finder kun je de bestanden selecteren en vervolgens in het Archief-menu 'Comprimeer 6 onderdelen' kiezen. Het maakt niet uit welke naam je het ziparchief geeft.

9. Upload het zipbestand naar Apple School Manager. Gebruik een SFTP-client om verbinding te maken met de URL die in de SIS/SFTP-assistent wordt weergegeven. Als je wordt gevraagd om inloggegevens, gebruik je de gebruikersnaam en het wachtwoord die je hebt gekregen toen je op 'SFTP instellen' klikte. Kopieer het zipbestand naar de map 'Dropbox'.

10. Klik op 'Ga door' in de SIS/SFTP-assistent. Als je upload fouten bevat, kun je een logbestand doornemen waarin de bestanden en regels met fouten zijn geïdentificeerd. Corrigeer eventuele fouten in de gegevensbestanden en herhaal vervolgens stap 8 en 9. Je hoeft het vorige bestand niet van de SFTP-server te verwijderen.

11. Wanneer de SFTP-import is voltooid, klik je op 'Bekijk SFTP-data'. Als je fouten vindt, klik je op 'Annuleer'. Corrigeer eventuele fouten in de gegevensbestanden en herhaal vervolgens het uploadproces. Als de gegevens juist en volledig zijn, klik je op 'Ga door'.

    

12. Onder 'Maak accounts en klassen aan' kies je een structuur voor beheerde Apple ID's voor leerlingen, docenten en medewerkers. Klik op 'Bekijk accounts en klassen'. Wanneer de ID's de juiste structuur hebben, klik je op 'Maak accounts en klassen aan'. In de indeling van beheerde Apple ID's kunnen uitsluitend geverifieerde domeinen

    

13. Nadat de accounts zijn aangemaakt, verdeel je de inloggegevens onder gebruikers en wijs je rollen toe aan medewerkers.

    

Je gegevensbestanden invullen

De sjabloondownload bevat zes kommagescheiden bestanden (CSV) voor klassen, lessen, locaties, roosters, leerlingen en personeel. Als de sjablonen niet beschikbaar zijn in Apple School Manager, of als je je kopie van de originele sjablonen bent kwijtgeraakt, kun je deze opnieuw downloaden.

Je kunt je SIS gebruiken om gegevens te exporteren in de structuur die wordt beschreven in de sjablonen en dit artikel, of je kunt de sjablonen wijzigen in een spreadsheetprogramma zoals Numbers.

Gebruik de tabellen in dit artikel om ervoor te zorgen dat je de juiste informatie invoert en bewaar elk bestand vervolgens zonder de naam ervan te wijzigen.

Je waarden opmaken

Als je de sjablonen wijzigt, vervang je de voorbeeldgegevens door je eigen gegevens. Wijzig de inhoud van de koptekstcellen van het bestand niet. Voeg geen kolommen toe in bestanden, behalve als dat hieronder wordt aangegeven.

In elke sjabloon moet elke rij een unieke waarde weergeven. Voorbeeld: in students.csv moet elke rij een unieke leerling zijn. Bepaalde waarden voor die leerling kunnen leeg zijn. Letterwaarden zoals een regeleinde of aanhalingsteken binnen een naam moeten worden voorafgegaan door een backslash (\), zoals (\'). Eventuele ID's moeten alfanumeriek zijn en mogen een '-' bevatten.

Als je waarde een spatie ( ) of komma (,) bevat, gebruik je daar rechte aanhalingstekens (") omheen. Als je waarde geen van deze speciale tekens bevat, gebruik je geen aanhalingstekens. Als je geen aanhalingstekens gebruikt als dat wel nodig is, of als je gekrulde aanhalingstekens gebruikt, krijg je fouten in het uploadproces.

De waarden in je bestanden moeten worden gescheiden door komma's (,) of puntkomma's (;), ongeacht hoe je het bestand hebt aangemaakt. Gebruik geen spaties of tabs tussen een komma of puntkomma en de volgende waarde. Elk bestand moet worden gecodeerd als UTF-8 en Unix nieuwe-regels (\n) gebruiken.

Als een doorgaans optioneel veld zoals 'person_number' of 'sis_username' onderdeel is van je structuur voor beheerde Apple ID's, wordt het een verplicht veld. Als je het veld leeg laat, mislukt het uploaden met de fout 'MANAGED_ID_GENERATION_FAILED'.

Locatiebestand

Je moet minimaal één locatie opgeven in het locatiebestand. Je kunt SFTP niet gebruiken om leerling- of personeelsaccounts aan te maken in de hoofdlocatie.

Leerlingenbestand

Als je SFTP gebruikt om een nieuwe persoon te uploaden en de person_id die je toewijst al bestaat in Apple School Manager, overschrijft je nieuwe persoon de bestaande gebruiker in Apple School Manager. Wanneer de overschrijving is voltooid, kun je die gebruiker alleen bijwerken via SFTP.

Meerdere locaties toewijzen

Je kunt aan een leerling meerdere locaties toewijzen door meerdere locatiekolommen toe te voegen in het leerlingenbestand. Je kunt maximaal 998 extra locatiekolommen toevoegen met de naam 'location_id_2', 'location_id_3' enzovoort, tot en met 'location_id_999'. Voor elke leerling kun je in deze kolommen optioneel een andere location_id invoeren. Deze moet overeenkomen met een location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervind je problemen tijdens het uploadproces.

Medewerkersbestand

Als je SFTP gebruikt om een nieuwe persoon te uploaden, en de person_id die je toewijst al bestaat in Apple School Manager, overschrijft de nieuwe persoon de bestaande gebruiker in Apple School Manager. Wanneer de overschrijving is voltooid, kun je die gebruiker alleen bijwerken via SFTP. Alle medewerkers ontvangen het standaardwachtwoordbeleid (acht of meer alfanumerieke tekens).

Meerdere locaties toewijzen

Je kunt aan een medewerker meerdere locaties toewijzen door meerdere locatiekolommen toe te voegen in het medewerkersbestand. Je kunt maximaal 998 extra locatiekolommen toevoegen met de naam 'location_id_2', 'location_id_3' enzovoort, tot en met 'location_id_999'. Voor elke medewerker kun je in deze kolommen optioneel een andere location_id invoeren. Deze moet overeenkomen met een location_id in het locatiebestand. Als deze vermelding niet overeenkomt met een vermelding in het locatiebestand, ondervind je problemen tijdens het uploadproces.

Lesbestand

Klassenbestand

Meerdere docenten toewijzen

Je kunt aan een klas meer dan drie docenten toewijzen door meerdere docentenkolommen toe te voegen in het klassenbestand. Je kunt maximaal 12 extra docentenkolommen toevoegen, met de naam 'instructor_id_4', 'instructor_id_5' enzovoort, tot en met 'instructor_id_15'. Voor elke klas kun je optioneel een andere person_id voor de docent invoeren. Deze moet overeenkomen met de person_id die is gebruikt in het medewerkersbestand.

Roosterbestand

Je bestanden bijwerken

Wanneer je leerlingen, medewerkers en klassen wilt toevoegen of bewerken, bewerk je je gegevensbestanden en upload je de nieuwe kopieën. Wanneer je bestanden uploadt, moet je alle zes bestanden uploaden en moet elk bestand de volledige lijst van elke categorie bevatten, en niet alleen de onderdelen die je wilt toevoegen. Als je de SFTP-accountgegevens wilt controleren, kies je 'Instellingen' > 'Gegevensbron'.

Na de eerste upload worden nieuwe accounts en klassen automatisch aangemaakt wanneer je uploadt. Als er fouten zijn, ontvang je een mail vanuit Apple School Manager.

Als een vermelding van een eerdere upload ontbreekt

Als een vermelding van een eerdere upload ontbreekt, wordt de account gedeactiveerd en automatisch verwijderd na 120 dagen, tenzij er nog volume-aankopen gekoppeld zijn aan de account.

Als een les of klas wordt verwijderd

Als een les of klas wordt verwijderd uit de upload, worden de leerlingen uit de klas verwijderd en wordt de bron gewijzigd in 'Handmatig'. Als een les in gebruik was in Schoolwerk, wordt het rooster verwijderd en moet er een nieuwe les worden aangemaakt om nieuwe inschrijvingen mogelijk te maken. Als een klas in gebruik was in Schoolwerk, worden de voortgangsgegevens automatisch verwijderd en zijn deze niet meer beschikbaar voor de docent of de leerlingen.

Lessen en klassen met een handmatige bron worden nog wel gesynchroniseerd met je MDM-oplossing, maar ze worden mogelijk niet meer weergegeven in de Klaslokaal-app. Handmatige klassen kunnen worden verwijderd in Apple School Manager als ze niet meer gesynchroniseerd hoeven te worden.