Come usare SFTP per caricare dati relativi a studenti, staff e classi su Apple School Manager

Se al momento Apple School Manager non supporta il tuo Sistema Informativo Studenti (SIS) o se non disponi di un Sistema Informativo Studenti, puoi caricare i dati relativi a studenti, staff e classi su Apple School Manager usando SFTP.

Quando configuri SFTP nell'Impostazione assistita, Apple School Manager ti fornisce modelli di file CSV e le informazioni di accesso a un server SFTP privato. Puoi esportare dati dal SIS o creare i file in un'applicazione per fogli di calcolo come Numbers.

L'upload con SFTP richiede un'applicazione di terze parti su macOS. Se non hai installato un client SFTP, puoi trovarne uno nel Mac App Store.

Usa i pulsanti indicati sotto per ottenere aiuto per la configurazione dei file SFTP. Se non hai usato SFTP per caricare i dati in Apple School Manager, devi iniziare dalla sezione relativa alla configurazione iniziale di SFTP.

Configurazione del primo upload con SFTP

  1. Effettua l'accesso a Apple School Manager come amministratore, amministratore del sistema o gestore di persone.
  2. Se si tratta del primo accesso, compare l'Impostazione assistita. Se non visualizzi Impostazione assistita, fai clic sul tuo nome nell'angolo in alto a destra. Scegli Impostazione assistita.
  3. Fai clic su Trova studenti, staff e classi.
  4. Fai clic su Imposta SFTP.
  5. Apple School Manager genera un URL, un nome utente e una password da usare quando carichi i file. Usa queste informazioni per configurare il tuo client SFTP.
  6. Fai clic su Scarica modelli.
  7. Leggi le istruzioni per l'uso dei modelli nella sezione "Compilazione dei file di dati".
  8. Dopo aver compilato i file di dati, crea un archivio zip che comprenda tutti e sei i file. Nel Finder puoi selezionare i file, quindi accedere al menu File e scegliere Comprimi 6 elementi. Il nome assegnato all'archivio zip non è importante.
  9. Carica il file zip in Apple School Manager. Usa un client SFTP per stabilire la connessione all'URL indicato in Impostazione assistita. Quando ti vengono richieste le informazioni di accesso, usa il nome utente e la password ricevuti quando hai fatto clic su Imposta SFTP. Copia il file zip nella directory di Dropbox.
  10. Fai clic su Continua in Impostazione assistita. Se nell'upload sono presenti errori, puoi visualizzare un log che identifica i file e le righe che contengono gli errori. Correggi eventuali errori nei file di dati, quindi ripeti i passaggi 8 e 9. Non è necessario rimuovere il file precedente dal server SFTP.
  11. Al termine dell'importazione SFTP, fai clic su Rivedi i dati SFTP. Se rilevi errori, fai clic su Annulla. Correggi eventuali errori presenti nei file di dati, quindi ripeti la procedura di upload. Se i dati sono precisi e completi, fai clic su Continua.
  12. In Crea account e classi, scegli un formato dell'ID Apple gestito per studenti, docenti e staff. Fai clic sull'opzione per visualizzare in anteprima account e classi. Quando gli ID sono nel formato corretto, fai clic su Crea account e classi.
  13. Dopo aver creato gli account, fornisci le informazioni di accesso agli utenti e assegna i ruoli allo staff.

Compilazione dei file di dati

Il download dei modelli include sei file CSV: Classes (classi), Courses (corsi), Locations (sedi), Rosters (registri) e Staff (staff). Se i modelli non sono disponibili in Apple School Manager, o se hai smarrito una copia dei modelli originali, puoi scaricarli di nuovo.

Puoi usare il tuo SIS per esportare i dati nel formato descritto dai modelli e da questo articolo oppure puoi modificare i modelli in un programma per fogli di calcolo come Numbers.

Usa le tabelle in questo articolo per assicurarti di inserire le informazioni corrette, quindi salva ogni file senza modificarne il nome.

Formattazione dei valori

Se modifichi i modelli, sostituisci i dati di esempio con i tuoi dati. Non modificare i contenuti delle celle di intestazione dei file. Non aggiungere colonne nei file, eccetto quelle descritte di seguito.

In ciascun modello, ogni riga deve rappresentare un valore univoco. Ad esempio, in students.csv, ogni riga deve corrispondere a un unico studente. Alcuni valori per tale studente possono essere vuoti. I valori letterali come un'interruzione di riga o le virgolette all'interno di un nome devono essere identificati dal carattere di escape barra inversa (\), ad esempio (\"). Tutti gli identificatori devono essere alfanumerici e possono includere il simbolo "-".

Se il valore contiene uno spazio ( ) o una virgola (,), racchiudilo tra virgolette semplici ("). Se il valore non contiene nessuno di questi caratteri speciali, non usare le virgolette. Se non usi le virgolette dove sono necessarie o se usi le virgolette inglesi, si verificheranno errori nella procedura di upload.

I valori nei file devono essere separati da virgole (,) o punti e virgola (;), indipendentemente dal modo in cui hai creato il file. Non usare spazi o segni di tabulazione tra una virgola o un punto e virgola e il valore successivo. Ciascun file deve essere codificato come UTF-8 e usare ritorni a capo Unix (\n). 

Se un campo altrimenti facoltativo come person_number (numero persona) o sis_username (nome utente sis) fa parte del formato del tuo ID Apple gestito, tale campo diventa obbligatorio. Se lo lasci in bianco, la procedura di upload non andrà a buon fine e visualizzerai l'errore MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

File Locations (sedi)

location_id (id sede) Un identificatore univoco composto da numeri e/o lettere che non contiene spazi. Obbligatorio
location_name (nome sede) Il nome della sede.  Obbligatorio

Devi definire almeno una sede nel file Locations (sedi). Non puoi usare SFTP per creare account per studenti o membri dello staff nella sede centrale.

File Students (studenti)

Se usi SFTP per caricare una nuova persona e l'identificatore person_id che assegni esiste già in Apple School Manager, la nuova persona sovrascriverà l'utente esistente in Apple School Manager. Una volta completata la sovrascrittura, potrai aggiornare l'utente solo tramite SFTP. 

 

person_id (id persona)

L'identificatore univoco di uno studente specifico. person_id (id persona) deve corrispondere all'identificatore univoco nel SIS, se disponibile. person_id (id persona) è l'identificatore univoco dello studente in Apple School Manager. Usa questo valore per fare riferimento allo studente nel file Rosters (registri) e ai docenti nel file Classes (classi). 

Obbligatorio
person_number (numero persona) Un altro valore che può identificare uno studente della tua scuola. Potrebbe essere il numero di matricola dello studente.  Facoltativo
first_name (nome) Il nome dello studente. Obbligatorio
middle_name (secondo nome) Il secondo nome dello studente. Facoltativo
last_name (cognome) Il cognome dello studente. Obbligatorio
grade_level (classe) La classe dello studente. Facoltativo
email_address (indirizzo email) L'indirizzo email dello studente. Facoltativo
sis_username (nome utente sis) Il nome utente dello studente nel SIS.  Facoltativo
password_policy (formato password) Usa il campo password_policy (formato password) per specificare un formato delle password per ciascuno studente specifico. Questo valore sostituisce il formato delle password per la sede e qualsiasi formato delle password impostato per lo studente in precedenza. Se lasci vuoto il campo password_policy (formato password), per i nuovi studenti viene utilizzato il formato per le password di default per la sede e non vengono apportate modifiche agli studenti esistenti. Facoltativo
location_id (id sede) location_id (id sede) dello studente. Deve corrispondere all'identificatore location_id (id sede) nel file Locations (sedi). Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations (sedi), si verificheranno problemi nella procedura di upload. Obbligatorio

 

Assegnazione di più sedi

Puoi assegnare più sedi per uno studente aggiungendo altre colonne sede al file Students (studenti). Puoi aggiungere fino a 14 ulteriori colonne sede denominate location_id_2 (id sede 2), location_id_3 (id sede 3), fino a location_id_15 (id sede 15). Per ciascuno studente, puoi facoltativamente inserire un altro location_id (id sede) in ciascuna di queste colonne. Deve corrispondere all'identificatore location_id (id sede) nel file Locations (sedi). Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations (sedi), si verificheranno problemi nella procedura di upload.

File Staff (staff)

Se usi SFTP per caricare una nuova persona e l'identificatore person_id (id persona) che assegni esiste già in Apple School Manager, la nuova persona sovrascriverà l'utente esistente in Apple School Manager. Una volta completata la sovrascrittura, potrai aggiornare l'utente solo tramite SFTP. 

person_id (id persona)

L'identificatore univoco di un membro specifico dello staff. person_id (id persona) deve corrispondere all'identificatore univoco nel SIS, se disponibile. person_id (id persona) è l'identificatore univoco del membro dello staff in Apple School Manager. Usa questo valore per fare riferimento ai docenti nel file Classes (classi). 

Obbligatorio
person_number (numero persona) Un altro valore che può identificare un membro dello staff della tua scuola. Potrebbe essere il numero di badge della persona.  Facoltativo
first_name (nome) Il nome del membro dello staff. Obbligatorio
middle_name (secondo nome) Il secondo nome del membro dello staff. Facoltativo
last_name (cognome) Il cognome del membro dello staff. Obbligatorio
email_address (indirizzo email) L'indirizzo email del membro dello staff.  Facoltativo
sis_username (nome utente sis) Il nome utente del membro dello staff nel SIS. Facoltativo
location_id (id sede) location_id (id sede) del membro dello staff. Deve corrispondere all'identificatore location_id (id sede) nel file Locations (sedi). Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations (sedi), si verificheranno problemi nella procedura di upload. Obbligatorio

A tutto lo staff viene applicato il formato standard per le password (8 o più caratteri alfanumerici).

 

Assegnazione di più sedi

Puoi assegnare più sedi per un membro dello staff aggiungendo altre colonne sede al file Staff (staff). Puoi aggiungere fino a 14 ulteriori colonne sede denominate location_id_2 (id sede 2), location_id_3 (id sede 3), fino a location_id_15 (id sede 15). Per ciascun membro dello staff, puoi facoltativamente inserire un altro location_id (id sede) in ciascuna di queste colonne. Deve corrispondere all'identificatore location_id (id sede) nel file Locations (sedi). Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations (sedi), si verificheranno problemi nella procedura di upload.

File Courses (corsi)
course_id (id corso) Un identificatore univoco del corso. Deve corrispondere al relativo identificatore course_id (id corso) usato nel file Classes (classi).   Obbligatorio
course_number (numero corso) Il numero del corso. Il numero può essere il numero del corso nel SIS o nella guida dei programmi. Facoltativo
course_name (nome corso) Il nome del corso. Facoltativo
location_id (id sede) location_id (id sede) del corso. Deve corrispondere all'identificatore location_id (id sede) nel file Locations (sedi). Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations (sedi), si verificheranno problemi nella procedura di upload.
Obbligatorio

 

File Classes (classi)
class_id (id classe) Un identificatore univoco della classe.    Obbligatorio
class_number (numero classe) Un numero o codice che identifica la classe nel tuo istituto. Diversamente dall'identificatore class_id (id classe), class_number (numero classe) non viene usato per fare riferimento alla classe nel file Rosters (registri).  Facoltativo
course_id (id corso) L'identificatore course_id (id corso) del corso a cui appartiene la classe. Deve corrispondere all'identificatore course_id (id corso) nel file Courses (corsi). Obbligatorio
instructor_id (id docente) person_id (id persona) del docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id (id persona) usato nel file Staff (staff). Facoltativo
instructor_id_2 (id docente 2) person_id (id persona) del docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id (id persona) usato nel file Staff (staff). Facoltativo
instructor_id_3 (id docente 3) person_id (id persona) del docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id (id persona) usato nel file Staff (staff). Facoltativo
location_id (id sede) location_id (id sede) della classe. Deve corrispondere all'identificatore location_id (id sede) nel file Locations (sedi). Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations (sedi), si verificheranno problemi nella procedura di upload. Obbligatorio

 

Assegnare più docenti

Puoi assegnare più docenti per una classe aggiungendo altre colonne istruttore al file Classes (classi). Puoi aggiungere fino a 12 ulteriori colonne docente denominate instructor_id_4 (id docente 4), instructor_id_5 (id docente 5), fino a instructor_id_15 (id docente 15). Per ciascuna classe, puoi facoltativamente inserire un altro person_id (id persona) per il docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id (id persona) usato nel file Staff (staff).

 

File Rosters (registri)
roster_id (id registro) Un identificatore univoco del registro nel SIS o in un altro database del corso (se disponibile).  Obbligatorio
class_id (id classe) Un identificatore alfanumerico univoco della classe. Deve corrispondere all'identificatore class_id (id classe) nel file Classes (classi).
Obbligatorio
student_id (id studente) Un identificatore person_id (id persona) per uno studente.  Obbligatorio

Il file Rosters (registri) viene usato per aggiungere gli studenti alle rispettive classi. Ogni riga del file deve avere un identificatore roster_id (id registro) univoco e deve contenere un solo identificatore class_id (id classe) e un solo identificatore person_id (id persona). 
 

Aggiornamento dei file

Quando desideri aggiungere o modificare studenti, staff e classi, modifica i tuoi file di dati e carica le nuove copie. Quando carichi i file, devi caricare tutti i sei file; ogni file deve contenere l'elenco completo di ogni categoria e non solo gli elementi che intendi aggiungere.

Dopo il primo upload, verranno creati automaticamente nuovi account e classi al momento degli upload successivi. Se manca un valore da un upload precedente, questo verrà disabilitato in Apple School Manager. Se sono presenti degli errori, Apple School Manager ti invierà un'email.

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