Utilizzare SFTP per caricare dati relativi a studenti, staff e classi su Apple School Manager

Se al momento Apple School Manager non supporta il tuo Sistema Informativo Studenti (SIS) o se non disponi di un Sistema Informativo Studenti, puoi caricare i dati relativi a studenti, staff e classi su Apple School Manager usando SFTP.

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Quando configuri SFTP nella schermata di impostazione assistita di SIS/SFTP, Apple School Manager ti fornisce modelli di file CSV e le informazioni di accesso a un server SFTP privato. Puoi esportare dati da un Sistema Informativo Studenti (SIS) supportato oppure creare i file in un'applicazione per fogli di calcolo come Numbers. Prima di eseguire l'esportazione, verifica che il formato del tuo SIS sia corretto per Apple School Manager.

L'upload con SFTP richiede un'applicazione di terze parti su macOS. Se non hai installato un client SFTP, puoi trovarne uno nel Mac App Store.

Usa i pulsanti indicati sotto per ottenere assistenza nella configurazione dei file SFTP. Se non hai usato SFTP per caricare i dati in Apple School Manager, devi iniziare dalla sezione relativa alla configurazione del primo upload di SFTP.


Configurazione del primo upload con SFTP

  1. Effettua l'accesso a Apple School Manager come amministratore, amministratore di sede o gestore di persone.
  2. Fai clic sul tuo nome nella parte inferiore della barra laterale, fai clic su Preferenze, fai clic su Account, fai clic su Sincronizzazione directory, quindi seleziona Attiva nella sezione SIS/SFTP. Devi verificare un dominio prima di poter configurare SFTP.
  3. Fai clic su Trova studenti, docenti e classi.
  4. Fai clic su Imposta SFTP.
  5. Apple School Manager genera un URL, un nome utente e una password da usare quando carichi i file. Usa queste informazioni per configurare il tuo client SFTP.
  6. Fai clic su Scarica modelli.
  7. Leggi le istruzioni per l'uso dei modelli nella sezione "Compilazione dei file di dati".
  8. Dopo aver compilato i file di dati, crea un archivio zip che comprenda tutti i sei file. Nel Finder puoi selezionare i file e poi accedere al menu File e scegliere Comprimi 6 elementi. Il nome assegnato all'archivio zip non è importante.
  9. Carica il file zip in Apple School Manager. Usa un client SFTP per stabilire la connessione all'URL indicato nella schermata di impostazione assistita di SIS/SFTP. Quando ti vengono richieste le informazioni di accesso, usa il nome utente e la password ricevuti quando hai fatto clic su Imposta SFTP. Copia il file zip nella directory di Dropbox.
  10. Fai clic su Continua nella schermata di impostazione assistita di SIS/SFTP. Se nell'upload sono presenti errori, puoi fare riferimento a un log in cui sono riportati i file e le righe che contengono gli errori. Correggi eventuali errori nei file di dati, quindi ripeti i passaggi 8 e 9. Non è necessario rimuovere il file precedente dal server SFTP.
  11. Al termine dell'importazione SFTP, fai clic su Rivedi i dati SFTP. Se rilevi errori, fai clic su Annulla. Correggi eventuali errori presenti nei file di dati, quindi ripeti il processo di upload. Se i dati sono precisi e completi, fai clic su Continua.
  12. In Crea account e classi, scegli un formato dell'ID Apple gestito per studenti, docenti e staff. Fai clic sull'opzione per visualizzare in anteprima account e classi. Se gli ID sono nel formato corretto, fai clic su Crea account e classi. Si possono utilizzare solo domini verificati nel formato dell'ID Apple gestito.
  13. Dopo aver creato gli account, fornisci le informazioni di accesso agli utenti e assegna i ruoli allo staff.


Compilazione dei file di dati

Il download dei modelli include sei file CSV: Classes (classi), Courses (corsi), Locations (sedi), Rosters (registri) e Staff (staff). Se i modelli non sono disponibili in Apple School Manager o se hai smarrito una copia dei modelli originali, puoi scaricarli di nuovo.

Puoi usare il tuo SIS per esportare i dati nel formato descritto dai modelli e da questo articolo oppure puoi modificare i modelli in un programma per fogli di calcolo come Numbers.

Usa le tabelle in questo articolo per assicurarti di inserire le informazioni corrette, quindi salva ogni file senza modificarne il nome.

Formattazione dei valori

Se modifichi i modelli, sostituisci i dati di esempio con i tuoi dati. Non modificare il contenuto delle celle di intestazione dei file. Non aggiungere colonne nei file, eccetto quelle descritte di seguito.

In ciascun modello, ogni riga deve rappresentare un valore univoco. Ad esempio, in students.csv, ogni riga deve corrispondere a un unico studente. Alcuni valori per tale studente possono essere vuoti. I valori letterali come un'interruzione di riga o le virgolette all'interno di un nome devono essere identificati dal carattere di escape barra inversa (\), ad esempio (\"). Tutti gli identificatori devono essere alfanumerici e possono includere il simbolo "-".

Se il valore contiene uno spazio ( ) o una virgola (,), racchiudilo tra virgolette semplici ("). Se il valore non contiene nessuno di questi caratteri speciali, non usare le virgolette. Se non usi le virgolette dove sono necessarie o se usi le virgolette inglesi, si verificheranno errori nel processo di upload.

I valori nei file devono essere separati da virgole (,) o punti e virgola (;), indipendentemente dal modo in cui hai creato il file. Non usare spazi o segni di tabulazione tra una virgola o un punto e virgola e il valore successivo. Ciascun file deve essere codificato come UTF-8 e usare ritorni a capo Unix (\n). 

Se un campo facoltativo come person_number (numero persona) o sis_username (nome utente sis) fa parte del formato del tuo ID Apple gestito, tale campo diventa obbligatorio. Se lo lasci vuoto, la procedura di upload non andrà a buon fine e verrà visualizzato l'errore MANAGED_ID_GENERATION_FAILED (Generazione ID gestito non riuscita).

File Locations

location_id Un identificatore univoco composto da numeri e/o lettere che non contiene spazi. Obbligatorio
location_name Il nome della sede.  Obbligatorio

Devi definire almeno una sede nel file Locations. Non puoi usare SFTP per creare account per studenti o membri dello staff nella sede centrale.

File Students

Se usi SFTP per caricare una nuova persona e l'identificatore person_id che assegni esiste già in Apple School Manager, la nuova persona sovrascriverà l'utente esistente in Apple School Manager. Una volta completata la sovrascrittura, potrai aggiornare l'utente solo tramite SFTP. 

 

person_id

L'identificatore univoco di uno studente specifico. person_id deve corrispondere all'identificatore univoco nel SIS, se disponibile. person_id è l'identificatore univoco dello studente in Apple School Manager. Usa questo valore per fare riferimento allo studente nel file Rosters e ai docenti nel file Classes. 

Obbligatorio
person_number Un altro valore che può identificare uno studente della tua scuola. Potrebbe essere il numero di matricola dello studente.  Facoltativo
first_name Il nome dello studente. Obbligatorio
middle_name Il secondo nome dello studente. Facoltativo
last_name Il cognome dello studente. Obbligatorio
grade_level Il livello di istruzione dello studente. Facoltativo
email_address* L'indirizzo email dello studente. Facoltativo
sis_username Il nome utente dello studente nel SIS.  Facoltativo
password_policy Usa il campo password_policy (formato password) per specificare un formato per le password per ciascuno studente specifico. Il campo password_policy (formato password) deve includere il numero 4, il numero 6, il numero 8 o essere lasciato vuoto. Selezionando 8, verrà utilizzato il formato standard per le password (8 o più caratteri alfanumerici). Questo valore sostituisce il formato delle password della sede e qualsiasi formato delle password impostato per lo studente. Se lasci vuoto il campo password_policy, per i nuovi studenti viene utilizzato il formato delle password di default della sede e non vengono apportate modifiche agli studenti esistenti. Facoltativo
location_id location_id dello studente. Deve corrispondere all'identificatore location_id nel file Locations. Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations, si verificheranno problemi nel processo di upload. Obbligatorio

* Se l'autenticazione con account associato è abilitata, è necessario disporre di un indirizzo email. Se l'indirizzo email fa parte di un dominio associato, anche l'account utente sarà associato.

Assegnare più sedi

Puoi assegnare più sedi a uno studente aggiungendo altre colonne dedicate nel file Students. Puoi aggiungere fino a 998 colonne per le sedi, denominate location_id_2 (ID sede 2), location_id_3 (ID sede 3) e così via, fino a location_id_999 (ID sede 999). Se lo desideri, per ogni studente puoi inserire un altro location_id (ID sede) in ciascuna di queste colonne. Deve corrispondere all'identificatore location_id nel file Locations. Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations, si verificheranno problemi nel processo di upload.

File Staff

Se usi SFTP per caricare una nuova persona e l'identificatore person_id che assegni esiste già in Apple School Manager, la nuova persona sovrascriverà l'utente esistente in Apple School Manager. Una volta completata la sovrascrittura, potrai aggiornare l'utente solo tramite SFTP. A tutto lo staff viene applicato il formato standard per le password (8 o più caratteri alfanumerici).

person_id

L'identificatore univoco di un membro specifico dello staff. person_id deve corrispondere all'identificatore univoco nel SIS, se disponibile. person_id è l'identificatore univoco per i membri dello staff in Apple School Manager. Usa questo valore per fare riferimento ai docenti nel file Classes. 

Obbligatorio
person_number Un altro valore che può identificare un membro dello staff della tua scuola. Potrebbe essere il numero di badge della persona.  Facoltativo
first_name Il nome del membro dello staff. Obbligatorio
middle_name Il secondo nome del membro dello staff. Facoltativo
last_name Il cognome del membro dello staff. Obbligatorio
email_address* L'indirizzo email del membro dello staff.  Facoltativo
sis_username Il nome utente del membro dello staff nel SIS. Facoltativo
location_id location_id del membro dello staff. Deve corrispondere all'identificatore location_id nel file Locations. Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations, si verificheranno problemi nel processo di upload. Obbligatorio

* Se l'autenticazione con account associato è abilitata, è necessario disporre di un indirizzo email. Se l'indirizzo email fa parte di un dominio associato, anche l'account utente sarà associato.

Assegnare più sedi

Puoi assegnare più sedi a un membro dello staff aggiungendo altre colonne dedicate nel file Staff. Puoi aggiungere fino a 998 colonne per le sedi, denominate location_id_2 (ID sede 2), location_id_3 (ID sede 3) e così via, fino a location_id_999 (ID sede 999). Se lo desideri, per ogni membro dello staff puoi inserire un altro location_id (ID sede) in ciascuna di queste colonne. Deve corrispondere all'identificatore location_id nel file Locations. Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations, si verificheranno problemi nel processo di upload.

File Courses

course_id Un identificatore univoco del corso. Deve corrispondere al relativo identificatore course_id usato nel file Classes.   Obbligatorio
course_number Il numero del corso. Il numero può essere il numero del corso nel SIS o nella guida dei programmi. Facoltativo
course_name Il nome del corso. Facoltativo
location_id location_id del corso. Deve corrispondere all'identificatore location_id nel file Locations. Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations, si verificheranno problemi nel processo di upload.
Obbligatorio

File Classes

class_id Un identificatore univoco della classe.    Obbligatorio
class_number Un numero o codice che identifica la classe nella tua organizzazione. Diversamente dall'identificatore class_id, class_number non viene usato per fare riferimento alla classe nel file Rosters.  Facoltativo
course_id L'identificatore course_id del corso a cui appartiene la classe. Deve corrispondere all'identificatore course_id nel file Courses. Obbligatorio
instructor_id person_id del docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id usato nel file Staff. Facoltativo
instructor_id_2 person_id del docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id usato nel file Staff. Facoltativo
instructor_id_3 person_id del docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id usato nel file Staff. Facoltativo
location_id location_id della classe. Deve corrispondere all'identificatore location_id nel file Locations. Se questo valore non corrisponde a un valore nel file Locations, si verificheranno problemi nel processo di upload. Obbligatorio

Assegnare più docenti

Puoi assegnare più di tre docenti a una classe aggiungendo altre colonne dedicate nel file Classes. Puoi aggiungere fino a 12 colonne per i docenti, denominate instructor_id_4 (ID docente 4), instructor_id_5 (ID docente 5) e così via, fino a instructor_id_15 (ID docente 15). Se lo desideri, per ogni classe puoi inserire un altro person_id per il docente. Deve corrispondere al relativo identificatore person_id usato nel file Staff.

File Rosters

roster_id Un identificatore univoco del registro nel SIS o in un altro database del corso (se disponibile).  Obbligatorio
class_id Un identificatore alfanumerico univoco della classe. Deve corrispondere all'identificatore class_id nel file Classes.
Obbligatorio
student_id Un identificatore person_id per uno studente.  Obbligatorio

Il file Rosters viene usato per aggiungere gli studenti alle rispettive classi. Ogni riga del file deve avere un identificatore roster_id univoco e deve contenere un solo identificatore class_id e un solo identificatore person_id.


Aggiornamento dei file

Quando desideri aggiungere o modificare studenti, staff e classi, modifica i tuoi file di dati e carica le nuove copie. Quando carichi i file, devi caricare tutti i sei file; ogni file deve contenere l'elenco completo di ogni categoria e non solo gli elementi che intendi aggiungere. Puoi controllare le informazioni dell'account SFTP selezionando Impostazioni > Fonte dati.

Se la connessione SFTP viene interrotta in Apple School Manager, i tuoi account e le tue classi passano alla modalità manuale. Per risolvere questo problema, ripristina la connessione SFTP ed esegui un nuovo upload.

Dopo il primo upload, verranno creati automaticamente nuovi account e classi al momento degli upload successivi. Se sono presenti degli errori, Apple School Manager ti invierà un'email.

Se manca una voce da un upload precedente

Se manca una voce da un upload precedente, l'account viene disattivato ed eliminato automaticamente dopo 120 giorni, a meno che con l'account non siano stati acquistati contenuti a volume.

Se vengono rimossi un corso o una classe

Se un corso o una classe vengono rimossi dall'upload, gli studenti vengono rimossi dalla classe e la fonte cambia in Manuale. Se i corsi erano in uso in Schoolwork, l'elenco viene rimosso e deve essere creato un nuovo corso per la nuova iscrizione. Se le lezioni erano in uso in Schoolwork, i dati sui progressi vengono eliminati automaticamente e non sono più disponibili per l'insegnante o lo studente.

I corsi e le classi con una fonte manuale continuano a sincronizzarsi con la soluzione MDM, ma potrebbero non essere più visualizzati nell'app Classroom. È possibile eliminare le classi manuali in Apple School Manager se desideri rimuoverle dalla sincronizzazione.

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