Berkolaborasi pada dokumen di Pages, Numbers, dan Keynote

Dengan fitur bawaan untuk berkolaborasi, Anda dapat mengerjakan dokumen, spreadsheet, atau presentasi bersama orang lain secara real-time.

Fitur kolaborasi di Pages, Numbers, dan Keynote di iPhone, iPad, Mac, dan Apple Vision Pro menghadirkan beberapa kegunaan. Selain mengundang orang lain untuk berkolaborasi dalam suatu dokumen, Anda juga dapat mengatur izin dokumen, melihat peserta yang turut mengerjakan dokumen dan ringkasan perubahan yang mereka buat, berkomunikasi dengan peserta dari dalam app.

Anda juga dapat berkolaborasi menggunakan Pages, Numbers, dan Keynote secara online di iCloud.com.

Mengundang orang lain untuk berkolaborasi

Anda dapat mengirimkan tautan sebagai undangan untuk berkolaborasi dalam mengerjakan dokumen, spreadsheet, atau presentasi. Hingga 100 orang dapat melihat dan mengedit dokumen bersama pada saat yang sama.

Untuk mulai berkolaborasi:

1. Masuk ke iCloud di perangkat Anda, lalu nyalakan iCloud Drive untuk Pages, Numbers, dan Keynote.

2. Pada dokumen yang terbuka, klik atau ketuk tombol Bagikan di bar alat, pilih Kolaborasi dari menu pop-up, lalu pilih cara mengirimkan undangan kolaborasi kepada orang lain.

Orang yang Anda undang dapat membuka dan melihat dokumen bersama berapa pun ukurannya. Untuk dokumen yang berukuran lebih dari 2 GB, gunakan Pages, Numbers, atau Keynote untuk mengurangi ukuran dokumen tersebut hingga kurang dari 2 GB sebelum mengirimkan undangan kolaborasi agar orang lain dapat ikut mengeditnya.

Mengatur izin

Untuk mengatur siapa saja yang dapat melihat, mengedit, dan mengundang orang lain untuk berkolaborasi pada dokumen Anda, klik atau ketuk menu pop-up di bawah menu pop-up Kolaborasi.

Anda dapat mengatur pilihan berikut:

• Agar dokumen hanya dapat diakses oleh peserta tertentu, pilih “Hanya yang diundang”. Untuk membuka dokumen bersama, orang yang diundang harus masuk ke iCloud atau iCloud.com dengan ID Apple. Jika tidak memiliki ID Apple, mereka dapat membuat ID Apple setelah Anda berbagi dokumen dengan mereka.

• Agar dokumen hanya dapat dibuka oleh orang yang memiliki tautan ke dokumen bersama, pilih “Siapa pun yang memiliki tautan”.

• Agar dokumen dapat diedit dan dicetak oleh orang yang dapat mengaksesnya, pilih “Dapat mengubah”.

• Agar dokumen dapat dilihat dan dicetak, tetapi tidak dapat diedit, oleh orang yang dapat mengaksesnya, pilih “Hanya lihat”.

• Jika Anda tidak ingin peserta dapat mengundang orang lain untuk berkolaborasi, batalkan pilihan “Siapa pun dapat menambahkan orang lain”.

Berkolaborasi pada dokumen bersama

Setelah dokumen terbuka, Anda dapat melihat editan yang dibuat orang lain secara real-time dan aktivitas mereka baru-baru ini pada dokumen tersebut. Tergantung perangkat Anda, jumlah orang yang mengedit atau melihat dokumen muncul di tombol Kolaborasi di bar alat, yang muncul setelah Anda mengundang orang lain. Anda juga dapat melihat daftar peserta dengan mengeklik atau mengetuk tombol Kolaborasi.

Saat mengedit dokumen bersama, Anda dapat menggunakan semua fitur Pages, Numbers, dan Keynote, dengan beberapa pengecualian.

Melihat aktivitas terkini

Di Pages, Numbers, dan Keynote di iPhone, iPad, dan Mac, ketuk atau klik tombol Kolaboras di bar alat untuk melihat peristiwa sejak terakhir kali Anda mengunjungi dokumen. Selain dapat berkomunikasi dengan peserta lain secara langsung dari app, Anda juga dapat mengubah pengaturan aktivitas.

• Klik atau ketuk Tampilkan Semua Aktivitas untuk melihat siapa saja yang mengerjakan dokumen dan ringkasan perubahan yang dilakukannya. Klik atau ketuk panah menu untuk melihat perubahan yang lebih terperinci, misalnya editan yang dilakukan oleh seorang peserta di berbagai bagian. Atau ketuk aktivitas untuk menampilkan lokasi perubahan. Aktivitas yang belum dibaca akan disorot dan jika aktivitas yang disorot diketuk, semua aktivitas yang belum dibaca akan ditandai sebagai telah dibaca.

• Klik atau ketuk nama dalam daftar peserta untuk beralih ke bagian yang saat ini tengah dikerjakannya dalam dokumen.

• Klik atau ketuk Pengaturan Aktivitas untuk menyalakan atau mematikan pemberitahuan saat ada orang baru yang bergabung, mengedit, atau memberi komentar.

• Klik atau ketuk tombol pesan untuk memulai percakapan Pesan dengan peserta, atau ketuk atau klik tombol audio atau video untuk memulai panggilan FaceTime.

Dengan Keynote di Apple Vision Pro, Anda dapat berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat presentasi. Peserta lain dapat melihat aktivitas Anda, tetapi Anda tidak dapat melihat aktivitas peserta lain.

Mengubah pengaturan dokumen bersama

Untuk mengubah izin setelah berbagi dokumen, klik atau ketuk tombol Kolaborasi di bar alat, lalu klik atau ketuk Kelola Dokumen Bersama, Presentasi, atau Spreadsheet, tergantung app iWork yang Anda gunakan. Anda dapat mengubah akses dan izin serta berhenti berbagi.

Fitur yang tidak didukung dengan kolaborasi

Jika Anda perlu menggunakan salah satu fitur ini, berhenti membagikan dokumen, buat perubahan, lalu bagikan kembali dokumen tersebut. Bila Anda berhenti berbagi, dokumen akan dihapus dari iCloud Drive untuk semua peserta. Jika Anda membatasi dokumen menjadi “Hanya orang yang Anda undang”, Anda harus mengundang kembali semua orang setelahnya.

Fitur tersebut saat ini tidak tersedia bila Anda berkolaborasi dengan peserta lain:

Pages, Numbers, dan Keynote

• Mengurangi Ukuran File (File > Kurangi Ukuran File).

• Menarik baris dan kolom antara bidang isi dan header dalam tabel.

• Membuat, menghapus, atau menyusun ulang gaya.

• Mengedit dengan Ruby dalam bahasa-bahasa Asia.

• Membuat atau mengedit format sel khusus.

• Mengganti semua kemunculan font tertentu dalam dokumen.

Pages, Numbers, dan Keynote untuk iCloud

Anda dapat menggunakan Pages, Numbers, dan Keynote secara online di iCloud.com untuk mengundang orang lain agar dapat berkolaborasi pada dokumen, menetapkan izin untuk peserta, dan berkolaborasi. Namun, beberapa fitur saat ini tidak tersedia jika Anda berkolaborasi dari iCloud.com:

• Jika Anda melacak perubahan dalam dokumen Pages, Anda dapat melihat dokumen dan memilih teks, namun tidak dapat mengeditnya.

• Jika dokumen Pages, Numbers, atau Keynote memiliki teks vertikal, Anda dapat melihat gambar dokumen di iCloud.com, namun tidak dapat mengeditnya.

• Mengedit objek dalam grup.

• Anda dapat beralih ke kursor peserta lain dalam dokumen kolaboratif, tetapi fitur kolaborasi lainnya seperti umpan aktivitas dan alat untuk memulai komunikasi tidak tersedia di Pages, Numbers, dan Keynote untuk iCloud. Perubahan yang dilakukan pada dokumen kolaboratif dari iCloud.com masih ditampilkan di umpan aktivitas peserta yang menggunakan Pages, Numbers, dan Keynote di iPhone, iPad, dan Mac.

Anda masih dapat mengedit dokumen yang berisi perubahan terlacak dan teks vertikal di Pages, Numbers, dan Keynote di iPhone, iPad, dan Mac.

Jika kolaborasi tidak tersedia

Jika Anda menggunakan Pages, Numbers, atau Keynote dan fitur kolaborasi tidak tersedia, Anda mungkin perlu memperbarui app Anda. Aktifkan pembaruan otomatis, sehingga app akan selalu diperbarui. Jika perangkat terlalu usang untuk memperbarui app, Anda masih dapat berkolaborasi secara online di iCloud.com menggunakan Mac atau PC.

Jika Anda ingin mengirim salinan dokumen, Anda dapat mengirimnya tanpa berkolaborasi. Klik atau ketuk tombol Bagikan, pilih Kirim Salinan dari menu pop-up, lalu pilih cara pengiriman dokumen.

Persyaratan sistem minimum dan persyaratan iCloud untuk berkolaborasi

Untuk melihat atau mengedit dokumen bersama dan mengundang orang lain untuk berpartisipasi dalam presentasi, Anda dan kolaborator memerlukan persyaratan berikut:

• Mac dengan macOS Ventura dan Pages, Numbers, atau Keynote 14.0 atau versi lebih baru.

• iPhone atau iPad dengan iOS atau iPadOS 16 dan Pages, Numbers, atau Keynote 14.0 atau versi lebih baru.

• Apple Vision Pro dengan Pages, Numbers, atau Keynote 14.0 atau versi lebih baru.

Pages, Numbers, dan Keynote untuk iCloud dapat digunakan dengan Mac atau PC menggunakan Safari 11.1.2 atau versi lebih baru, Google Chrome, atau Microsoft Edge.