Utilisation de SFTP pour charger les données des étudiants, du personnel et des classes dans Apple School Manager

Si votre système d’information pour la gestion de l’éducation (SIGE) n’est actuellement pas pris en charge par Apple School Manager, ou si vous n’en possédez pas, vous pouvez charger les données des étudiants, du personnel et des classes dans Apple School Manager via SFTP.

Lors de la configuration de SFTP dans l’Assistant réglages, Apple School Manager vous fournit des modèles de fichiers CSV et les informations permettant d’accéder à un serveur SFTP privé. Vous pouvez exporter des données à partir de votre SIGE, ou créer les fichiers dans un tableur tel que Numbers.

Le chargement via SFTP requiert l’utilisation d’une application tierce sous macOS. Si aucun client SFTP n’est installé sur votre ordinateur, vous pouvez en télécharger un sur le Mac App Store.

Utilisez les boutons ci-dessous afin d’obtenir de l’aide pour la configuration de vos fichiers SFTP. Si vous n’avez pas utilisé SFTP pour charger des données dans Apple School Manager, vous devez commencer par configurer votre première section SFTP.

Configurer votre premier chargement via SFTP

  1. Connectez-vous à Apple School Manager en tant qu’administrateur, gestionnaire de site ou gestionnaire d’utilisateurs.
  2. S’il s’agit de votre première connexion, l’Assistant réglages s’affiche. Si l’Assistant réglages n’apparaît pas, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de l’écran. Choisissez Assistant réglages.
  3. Cliquez sur Trouver des étudiants, des membres du personnel et des classes.
  4. Cliquez sur Configurer SFTP.
  5. Apple School Manager génère une URL, un nom d’utilisateur et un mot de passe à utiliser lors du chargement de fichiers. Utilisez ces informations pour configurer votre client SFTP.
  6. Cliquez sur Télécharger un modèle de fichier.
  7. Lisez les instructions d’utilisation des modèles fournies dans la section Remplir vos fichiers de données.
  8. Une fois vos fichiers de données remplis, compressez les six fichiers dans une archive ZIP. Sélectionnez les fichiers dans le Finder, puis accédez au menu Fichier et choisissez Compresser 6 éléments. Vous pouvez donner le nom de votre choix à l’archive ZIP.
  9. Chargez le fichier ZIP dans Apple School Manager. Utilisez un client SFTP pour vous connecter à l’URL indiquée dans l’Assistant réglages. Au moment de saisir vos informations de connexion, utilisez le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous avez reçus lorsque vous avez cliqué sur Configurer SFTP. Copiez le fichier ZIP vers le répertoire Dropbox.
  10. Cliquez sur Continuer dans l’Assistant réglages. Si votre chargement contient des erreurs, vous pouvez consulter un historique identifiant les fichiers et les lignes concernées par ces erreurs. Corrigez les erreurs présentes dans les fichiers de données, puis répétez les étapes 8 et 9. Il n’est pas nécessaire de supprimer le fichier précédent du serveur SFTP.
  11. Une fois l’importation sur le serveur SFTP terminée, cliquez sur Vérifier les données SFTP. Si vous décelez des erreurs, cliquez sur Annuler. Corrigez les erreurs présentes dans les fichiers de données, puis recommencez la procédure de chargement. Si les données sont exactes et complètes, cliquez sur Continuer.
  12. Sous Créer des comptes et des classes, choisissez le format Identifiant Apple géré pour les étudiants, les instructeurs et le personnel. Cliquez sur Prévisualiser les comptes et les classes. Lorsque les identifiants sont au format approprié, cliquez sur Créer des comptes et des classes.
  13. Une fois les comptes créés, distribuez les informations de connexion aux utilisateurs et attribuez des rôles aux membres du personnel.

Remplir vos fichiers de données

Le modèle téléchargé comprend six fichiers CSV (valeurs séparées par une virgule) pour les classes, les cours, les établissements, les tableaux de service, les étudiants et le personnel. Si les modèles ne sont pas disponibles dans Apple School Manager, ou si vous avez perdu les modèles d’origine, vous pouvez les télécharger à nouveau.

Vous pouvez utiliser votre SIGE pour exporter des données au format indiqué par les modèles et dans cet article, ou modifier les modèles dans un tableur tel que Numbers.

Utilisez les tableaux fournis dans cet article pour vérifier que vous avez saisi les bonnes informations, puis enregistrez chaque fichier sans en modifier le nom.

Mettre vos valeurs en forme

Si vous modifiez les modèles, remplacez les exemples de données par vos propres données. Ne modifiez pas le contenu des cellules d’en-tête des fichiers. N’ajoutez pas de colonnes aux fichiers, excepté dans les cas décrits ci-dessous.

Dans chaque modèle, chaque ligne doit représenter une seule valeur. Par exemple, dans le fichier students.csv, chaque ligne doit uniquement contenir un étudiant. Certaines valeurs de cet étudiant peuvent être vides. Les valeurs littérales telles que le saut de ligne ou le guillemet au sein d’un nom doivent être accompagnées d’une barre oblique inversée (\), par exemple (\«). Les identifiants saisis doivent être au format alphanumérique et peuvent inclure un « - ».

Si votre valeur contient un espace ( ) ou une virgule (,), entourez le caractère de guillemets droits. Si votre valeur ne contient pas ces caractères spéciaux, n’utilisez pas de guillemets. Si vous n’utilisez pas de guillemets pour les caractères qui en requièrent ou si vous utilisez des guillemets courbes, cela provoquera des erreurs lors du processus de chargement.

Les valeurs de vos fichiers doivent être séparées par des virgules (,) ou des points-virgules (;), quelle que soit la façon dont vous avez créé les fichiers. N’utilisez pas d’espaces ni de tabulations entre une virgule ou un point-virgule et la valeur suivante. Chaque fichier doit être encodé au format UTF-8 et utiliser le caractère de nouvelles lignes Unix (\n). 

Si un autre champ facultatif tel que person_number ou sis_username fait partie de votre format d’identifiant Apple géré, il devient un champ obligatoire. Si vous laissez ce champ vide, le chargement échouera et l’erreur MANAGED_ID_GENERATION_FAILED s’affichera.

Fichier Locations (Établissements)

location_id Identifiant unique composé de chiffres et/ou de lettres et exempt d’espaces. Obligatoire
location_name Nom de l’établissement.  Obligatoire

Vous devez définir au moins un établissement dans le fichier Locations (Établissements). Vous ne pouvez pas utiliser SFTP pour créer des comptes pour les étudiants ou le personnel dans le lieu « siège social » principal.

Fichier Students (Étudiants)

Si vous utilisez SFTP pour charger une nouvelle personne, et que le paramètre person_id associé existe déjà dans Apple School Manager, la nouvelle personne remplace l’utilisateur existant dans Apple School Manager. Une fois le remplacement effectué, vous pouvez uniquement mettre l’utilisateur à jour via SFTP. 

 

person_id

Identifiant unique d’un étudiant spécifique. Le paramètre person_id doit correspondre à l’identifiant unique figurant dans votre SIGE, le cas échéant. Le paramètre person_id constitue l’identifiant unique de l’étudiant dans Apple School Manager. Utilisez cette valeur pour faire référence à l’étudiant dans le fichier Rosters (Tableaux de service) et aux instructeurs dans le fichier Classes. 

Obligatoire
person_number Autre valeur permettant d’identifier un étudiant de votre établissement. Il peut s’agir d’un numéro d’étudiant.  Facultatif
first_name Prénom de l’étudiant. Obligatoire
middle_name Deuxième prénom de l’étudiant. Facultatif
last_name Nom de famille de l’étudiant. Obligatoire
grade_level Niveau scolaire de l’étudiant. Facultatif
email_address Adresse e-mail de l’étudiant. Facultatif
sis_username Nom d’utilisateur de l’étudiant dans votre SIGE.  Facultatif
password_policy Utilisez le champ password_policy afin de spécifier une politique de mot de passe pour chaque étudiant. Cette valeur remplace la politique de mot de passe de l’établissement et toute politique de mot de passe que vous aviez déjà définie pour l’étudiant. Si vous laissez le champ password_policy vide, la politique de mot de passe par défaut de l’établissement est utilisée pour les nouveaux étudiants et les étudiants existants ne sont pas modifiés. Facultatif
location_id ID d’établissement de l’étudiant. Il doit correspondre au paramètre location_id figurant dans le fichier Locations (Établissements). Si cette entrée ne correspond pas à une entrée du fichier Locations (Établissements), vous rencontrerez des problèmes lors du processus de chargement. Obligatoire

 

Affecter plusieurs établissements

Vous pouvez affecter plusieurs établissements à un étudiant, en ajoutant des colonnes d’établissements au fichier Students (Étudiants). Vous pouvez ajouter jusqu’à 14 colonnes d’établissements intitulées location_id_2, location_id_3, jusqu’à location_id_15. Pour chaque étudiant, vous pouvez également entrer un autre location_id dans chacune de ces colonnes. Il doit correspondre au paramètre location_id figurant dans le fichier Locations (Établissements). Si cette entrée ne correspond pas à une entrée du fichier Locations (Établissements), vous rencontrerez des problèmes lors du processus de chargement.

Fichier Staff (Personnel)

Si vous utilisez SFTP pour charger une nouvelle personne, et que le paramètre person_id associé existe déjà dans Apple School Manager, la nouvelle personne remplace l’utilisateur existant dans Apple School Manager. Une fois le remplacement effectué, vous pouvez uniquement mettre l’utilisateur à jour via SFTP. 

person_id

Identifiant unique d’un membre du personnel spécifique. Le paramètre person_id doit correspondre à l’identifiant unique figurant dans votre SIGE, le cas échéant. Le paramètre person_id est l’identifiant unique du membre du personnel dans Apple School Manager. Utilisez cette valeur pour faire référence aux instructeurs dans le fichier Classes. 

Obligatoire
person_number Autre valeur permettant d’identifier un membre du personnel de votre établissement. Il peut s’agir d’un numéro de badge.  Facultatif
first_name Prénom du membre du personnel. Obligatoire
middle_name Deuxième prénom du membre du personnel. Facultatif
last_name Nom de famille du membre du personnel. Obligatoire
email_address Adresse e-mail du membre du personnel.  Facultatif
sis_username Nom d’utilisateur du membre du personnel dans votre SIGE. Facultatif
location_id ID d’établissement du membre du personnel. Il doit correspondre au paramètre location_id figurant dans le fichier Locations (Établissements). Si cette entrée ne correspond pas à une entrée du fichier Locations (Établissements), vous rencontrerez des problèmes lors du processus de chargement. Obligatoire

Les membres du personnel sont soumis à la politique de mot de passe standard (8 caractères alphanumériques minimum).

 

Affecter plusieurs établissements

Vous pouvez affecter plusieurs établissements à un membre du personnel, en ajoutant des colonnes d’établissements au fichier Staff (Personnel). Vous pouvez ajouter jusqu’à 14 colonnes d’établissements intitulées location_id_2, location_id_3, jusqu’à location_id_15. Pour chaque membre du personnel, vous pouvez également entrer un autre location_id dans chacune de ces colonnes. Il doit correspondre au paramètre location_id figurant dans le fichier Locations (Établissements). Si cette entrée ne correspond pas à une entrée du fichier Locations (Établissements), vous rencontrerez des problèmes lors du processus de chargement.

Fichier Courses (Cours)
course_id Identifiant unique du cours. Il doit correspondre au paramètre course_id utilisé dans le fichier Classes.   Obligatoire
course_number Numéro du cours. Il doit correspondre au numéro du cours figurant dans votre SIGE ou votre guide pédagogique. Facultatif
course_name Nom de votre cours. Facultatif
location_id ID d’établissement du cours. Il doit correspondre au paramètre location_id figurant dans le fichier Locations (Établissements). Si cette entrée ne correspond pas à une entrée du fichier Locations (Établissements), vous rencontrerez des problèmes lors du processus de chargement.
Obligatoire

 

Fichier Classes
class_id Identifiant unique de la classe.    Obligatoire
class_number Numéro ou code qui identifie cette classe de votre établissement. Contrairement au paramètre class_id, class_number ne fait pas référence à cette classe dans les tableaux de service CSV.  Facultatif
course_id ID du cours auquel cette classe appartient. Il doit correspondre à un paramètre course_id dans le fichier Courses (Cours). Obligatoire
instructor_id ID de l’instructeur. Il doit correspondre au paramètre person_id utilisé dans le fichier Staff (Personnel). Facultatif
instructor_id_2 ID de l’instructeur. Il doit correspondre au paramètre person_id utilisé dans le fichier Staff (Personnel). Facultatif
instructor_id_3 ID de l’instructeur. Il doit correspondre au paramètre person_id utilisé dans le fichier Staff (Personnel). Facultatif
location_id ID d’établissement de la classe. Il doit correspondre au paramètre location_id utilisé dans le fichier Locations (Établissements). Si cette entrée ne correspond pas à une entrée du fichier Locations (Établissements), vous rencontrerez des problèmes lors du processus de chargement. Obligatoire

 

Affecter plusieurs instructeurs

Vous pouvez affecter plus de trois instructeurs à une classe, en ajoutant des colonnes d’instructeurs dans le fichier Classes. Vous pouvez ajouter jusqu’à 12 autres colonnes d’instructeurs intitulées instructor_id_4, instructor_id_5, jusqu’à instructor_id_15. Pour chaque classe, vous avez la possibilité d’entrer un autre person_id pour l’instructeur. Il doit correspondre au paramètre person_id utilisé dans le fichier Staff (Personnel).

 

Fichier Rosters (Tableaux de service)
roster_id Identifiant unique du tableau de service dans votre SIGE ou autre base de données de cours (le cas échéant).  Obligatoire
class_id Identifiant alphanumérique unique de la classe. Il doit correspondre au paramètre class_id du fichier Classes.
Obligatoire
student_id ID d’un étudiant.  Obligatoire

Le fichier Rosters (Tableaux de service) permet d’ajouter des étudiants aux classes. Chaque ligne du fichier doit comporter un paramètre roster_id unique et comprendre un seul paramètre class_id et person_id. 
 

Mettre à jour vos fichiers

Lorsque vous voulez ajouter ou modifier des étudiants, des membres du personnel et des classes, modifiez vos fichiers de données et chargez leurs nouvelles versions. Chaque chargement doit inclure les six fichiers. Tous les fichiers doivent contenir la liste complète de chaque catégorie, et pas seulement les éléments que vous souhaitez ajouter.

Une fois le premier chargement effectué, de nouveaux comptes et classes sont automatiquement créés lors des chargements suivants. Si une entrée d’un chargement précédent est absente du nouveau chargement, elle est désactivée dans Apple School Manager. En cas d’erreurs, Apple School Manager vous envoie un e-mail.

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