Acerca de cómo colaborar en Pages, Numbers y Keynote

Invita a otros usuarios para que vean tus documentos, así podrán trabajar juntos en tiempo real. La colaboración con otros usuarios está integrada en las aplicaciones de iWork incluidas en el iPhone, el iPad, el iPod touch, la Mac y iCloud.com.

Necesitas lo siguiente:

Puedes usar la colaboración en iWork con estos dispositivos Apple y estas versiones de software:

  • Una Mac con macOS High Sierra y Pages 8.1, Numbers 6.1 o Keynote 9.1 o posterior
  • Un iPhone, iPad o iPod touch con iOS 11 y Pages 5.1, Numbers 5.1 o Keynote 5.1 y posteriores

Con las siguientes versiones de navegador, puedes colaborar en línea:

  • Safari 9 o posterior o Google Chrome 50 o posterior para la Mac
  • Internet Explorer 11 o posterior o Google Chrome 50 o posterior para PC con Windows

Si tienes un iPhone, iPad o iPod touch con alguna versión previa de iOS o de las apps de iWork, o si usas un dispositivo con Android, podrás ver los documentos, pero no editarlos. Si no están disponibles las funciones de colaboración, obtén información sobre qué hacer.

Si usas un Apple ID administrado, los profesores y estudiantes que se encuentran en tu organización pueden colaborar con iWork.

Iniciar sesión en iCloud

Para comenzar a utilizar la función de colaboración, inicia sesión en iCloud con tu dispositivo y activa iCloud Drive. Si usas un navegador web, inicia sesión en iCloud.com y abre la app de iWork que desees usar.

Invitar a otras personas a colaborar

Cuando invitas a otras personas a colaborar en un documento, una hoja de cálculo o una presentación, la app crea un enlace a iCloud.com para que les envíes la invitación. Si estableces restricciones para que solo puedan editar el documento aquellas personas a quienes invitas, los usuarios deberán iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con su Apple ID. Hasta 100 personas pueden ver y editar documentos compartidos al mismo tiempo.

El nombre del documento aparecerá en la URL. Si el título o el contenido del documento es confidencial, asegúrate de pedirles a los participantes que no reenvíen el enlace a otras personas.

 Puedes colaborar en un documento de hasta 2 GB de tamaño. Si tu documento pesa más de 2 GB, usa Pages, Numbers o Keynote para Mac o iOS para reducir el tamaño antes de intentar colaborar.

Invitar personas desde un iPhone, iPad o iPod touch

  1. Si ya tienes abierto el documento en Pages, Numbers o Keynote para iCloud, toca el botón Colaborar en la barra de herramientas. Si te encuentras en el administrador de documentos, toca Explorar, toca Seleccionar y, luego, toca el documento que deseas compartir. Toca el botón Compartir  y, luego, toca Agregar personas. Si el documento elegido no estaba descargado en tu dispositivo, se descargará ahora.
    Pantalla Añadir personas
  2. Para limitar quién tiene permiso para ver y editar tu documento, toca Opciones para compartir y, luego, elige una opción. De manera predeterminada, los usuarios que invites para colaborar en el documento pueden editarlo.
  3. Elige el método que deseas usar para enviar el enlace.
  4. Agrega cualquier otro dato y, luego, envía o publica el mensaje.

El ícono Colaborar  aparece en la parte superior del documento. Este ícono también muestra cuántas personas tienen el documento abierto, sin incluirte a ti.

Invitar personas desde una Mac

  1. Desde Pages, Numbers o Keynote, abre el documento que deseas compartir.
  2. Haz clic en el botón Colaborar  en la barra de herramientas.
  3. Para limitar quién tiene permiso para ver y editar tu documento, haz clic en Opciones para compartir y, luego, elige una opción. De manera predeterminada, los usuarios que invites para colaborar en el documento pueden editarlo.
  4. Elige la forma en que deseas invitar a los otros participantes para trabajar en tu documento.
  5. Haz clic en Compartir y envía o publica el mensaje. 

El ícono Colaborar  aparece en la parte superior del documento. Este ícono también muestra cuántas personas tienen el documento abierto, sin incluirte a ti.

Invitar personas desde iCloud.com

  1. Si ya tienes abierto el documento en Pages, Numbers o Keynote para iCloud, toca o haz clic en el botón Colaborar  en la barra de herramientas.
  2. Para limitar quién tiene permiso para ver y editar tu documento, haz clic en Opciones para compartir. De manera predeterminada, los usuarios que invites para colaborar en el documento pueden editarlo.
  3. Elige la forma en que deseas invitar a los otros participantes para trabajar en tus documentos. Si cuentas con acceso a iCloud solo desde la Web, tendrás que copiar el enlace. 
  4. Haz clic en Compartir y envía o publica el mensaje. 

El ícono Colaborar  aparece en la parte superior del documento. Este ícono también muestra cuántas personas tienen el documento abierto, sin incluirte a ti.

Establecer restricciones en documentos

  1. Toca o haz clic en el botón Colaborar .
  2. Elige Opciones para compartir y selecciona alguna de las siguientes opciones:
    • Si deseas que solamente participantes específicos puedan acceder al documento, elige “Solo las personas que invites”. Para abrir el documento compartido, los participantes tendrán que iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con su Apple ID. Si no tienen una, pueden crearla una vez que les hayas compartido el documento.
    • Si deseas que cualquier persona que tenga el enlace al documento compartido pueda abrirlo, elige “Cualquier persona que tenga el enlace”.
    • Si deseas que cualquier persona con permiso de acceso pueda editarlo e imprimirlo, elige “Puede hacer cambios”.
    • Si deseas que cualquier persona que tenga acceso al documento pueda verlo e imprimirlo, pero no editarlo, selecciona “Solo lectura”.
      Pantalla Opciones para compartir

Puedes hacer cambios en Opciones para compartir siempre que quieras. Para modificar las Opciones para compartir, toca o haz clic en el botón Colaborar  y, luego, haz los cambios que quieras.

Establecer una contraseña

También puedes asignarle una contraseña a un documento para que solamente quienes la conozcan puedan abrir el documento:

  • En la Mac, selecciona Archivo > Establecer contraseña. A continuación, escribe la contraseña, agrega una pista y haz clic en Establecer contraseña.
  • En el iPhone, iPad o iPod touch y con el documento abierto, toca el botón Más , toca Establecer contraseña, ingresa la información requerida y toca OK.
  • En línea, en iCloud.com, haz clic en el botón Herramientas , haz clic en Establecer contraseña, escribe la contraseña y una pista y haz clic en Establecer contraseña.

Colaborar en un documento compartido

Puedes ver los cambios que realizaron los otros participantes en tiempo real. También puedes ocultar o mostrar el historial de cambios y mucho más. 

Si deseas ver los documentos compartidos:

  • En el iPhone, iPad o iPod touch, toca Recientes o el botón de Recientes  en el administrador de documentos. Los documentos compartidos aparecerán en la parte inferior de la pantalla.
  • En iCloud.com, haz clic en Compartido, que se encuentra en la barra lateral del administrador de documentos.

Cuando editas un documento compartido, puedes usar todas las funciones de Pages, Numbers y Keynote, con algunas excepciones

Ver quién está trabajando con el documento

Para ver quién se unió al documento, toca o haz clic en el botón Colaborar . Si ves un punto junto a algún nombre de la lista, significa que esa persona tiene el documento abierto. Si quieres comunicarte con otros participantes, puedes agregar o responder comentarios sin salir de Pages, Numbers o Keynote, con los comentarios en cadena.

Seguir los cambios realizados por un participante

Las ediciones que se hagan al documento aparecen en tiempo real. Busca el texto, la selección de objetos y los cursores codificados por color. Si quieres ver dónde está editando una persona, toca o haz clic en el botón Colaborar  y, luego, toca o haz clic en el punto que aparece junto a su nombre.

Ocultar o mostrar el historial de colaboración

Puedes ocultar o mostrar el historial de cambios en cualquier momento.

  • En la Mac, selecciona Ver > Ocultar historial de colaboración. O bien selecciona Ver > Mostrar historial de colaboración.
  • En un iPhone, iPad o iPod touch, toca el botón Más y, a continuación, activa o desactiva Actividad de colaboración.
  • En iCloud.com desde una Mac o PC, haz clic en el botón Ver  en barra de herramientas y, luego, selecciona Ocultar historial de colaboración o Mostrar historial de colaboración.

Editar sin conexión

En una Mac y en iOS, puedes editar un documento compartido únicamente cuando tu dispositivo se encuentra conectado a Internet. Si no está conectado o si te desconectas mientras estabas colaborando, la app mostrará una alerta en la que se te preguntará si deseas trabajar en una copia sin conexión del documento. 

Si te desconectas mientras estabas colaborando desde iCloud.com, los otros participantes no podrán ver los cambios que realizaste hasta que vuelvas a conectarte.

Cambiar la configuración de idioma y región

La configuración de idioma y región del documento coincide con el idioma y la región configurados en tu dispositivo en el momento en que invitaste a otros participantes a colaborar en el documento. No puedes usar configuraciones predeterminadas cuando invitas a otros usuarios a colaborar en el documento.

Para cambiar esta configuración, desactiva la opción de colaboración, realiza los cambios necesarios y vuelve a compartir el documento.

Dejar de compartir un documento

Abre el documento y, a continuación, toca o haz clic en el botón Colaborar  > Dejar de compartir. Luego, toca o haz clic en OK.

Cuando dejas de compartir el documento, se elimina de iCloud Drive, por lo que ningún participante puede acceder a él. Si vuelves a compartir el documento más tarde, el enlace no cambiará. Si elegiste “Sólo las personas a las que invites” en las Opciones para compartir, deberás volver a invitar a los participantes.

Funciones no compatibles cuando colaboras

Si necesitas usar alguna de las siguientes funcionalidades en Mac o en iOS, deja de compartir el documento, realiza los cambios necesarios y vuelve a compartirlo. Cuando dejas de compartir el documento, se elimina de iCloud Drive, por lo que ningún participante puede acceder a él. Si restringiste el documento únicamente a las personas que invitaste, deberás volver a invitarlas después.

Las siguientes funcionalidades no están disponibles cuando colaboras con otras personas:

Pages, Keynote, Numbers

  • Agregar o editar archivos multimedia que superen los 50 MB1
  • Reducir tamaño de archivo (Archivo > Reducir tamaño de archivo)2
  • Arrastrar filas y columnas entre el cuerpo y el encabezado en tablas
  • Crear, eliminar y reordenar estilos
  • Editar con Ruby en idiomas asiáticos
  • Cambiar la configuración regional del documento o usar formatos regionales personalizados
  • Crear o editar formatos de celda personalizados

Pages

  • Ajustar configuraciones de notas al pie
  • Insertar, cortar, copiar, pegar, eliminar, duplicar, reordenar o editar secciones
  • Ajustar la configuración de EndNote
  • Agregar y editar objetos maestros 
  • Insertar etiquetas inteligentes de fecha y hora
  • Convertir documentos de procesamiento de texto en documentos de disposición de página y viceversa  
  • Editar la configuración del número de página 
  • Agregar o editar páginas maestras
  • Volver a aplicar la diapositiva maestra a la página

Numbers

  • Crear o editar formularios en iOS
  • Insertar etiquetas inteligentes
  • Copiar o pegar estilos de tablas
  • Transponer tablas

Keynote

  • Cambiar el tamaño de la diapositiva 
  • Cambiar tema 
  • Grabar una presentación o reproducir una presentación grabada 
  • Agregar o editar música 
  • Editar notas del presentador mientras reproduces una presentación
  • Borrar la música o eliminar pistas
  • Borrar una grabación existente de una presentación

Pages, Numbers y Keynote para iCloud

Algunas de las funciones no están disponibles actualmente para colaborar desde iCloud.com:

  • Si usas el control de cambios en un documento de Pages, puedes ver el documento y seleccionar texto, pero no editarlo.
  • Si tu documento de Pages, Numbers o Keynote tiene texto vertical, puedes ver una imagen del documento en iCloud.com, pero no editarlo.
  • Editar objetos dentro de grupos

Puedes editar documentos que contienen cambios hechos con control de cambios y texto vertical en Pages, Numbers y Keynote para Mac y iOS.

1 En iCloud.com, puedes agregar solo imágenes que no superen los 10 MB.

2 No puedes reducir el tamaño de un documento compartido, pero puedes reducir el tamaño de una copia.

Si la colaboración no está disponible

Si estás usando Pages, Numbers o Keynote y la función de colaboración no está disponible, es posible que tengas que actualizar las apps en el iPhone, iPad, iPod touch o la Mac. Activa las actualizaciones automáticas para que tus apps estén siempre actualizadas. Si el dispositivo es demasiado antiguo para instalar las actualizaciones de macOS, iOS o iWork, puedes usar la función de colaboración en iCloud.com en una Mac o PC. 

Si quieres enviar una copia de un documento, puedes enviarla sin usar la funcionalidad de colaboración:

  • En la Mac, ve a Compartir > Enviar una copia. Para agregar una función rápida en la barra de herramientas, mantén presionada la tecla Control y haz clic en la barra de herramientas; luego, selecciona Personalizar barra de herramientas. Arrastra el elemento Enviar una copia a la barra de herramientas.  
  • En el iPhone, iPad o iPod touch, toca el botón Más  > Compartir. 
  • En iCloud.com, haz clic en el botón Herramientas  > Enviar una copia.

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