Χρήση SFTP για το ανέβασμα δεδομένων μαθητών, προσωπικού και τάξεων στο Apple School Manager

Αν το Σύστημα πληροφόρησης μαθητών (SIS) δεν υποστηρίζεται αυτήν τη στιγμή από το Apple School Manager ή δεν διαθέτετε σύστημα πληροφόρησης μαθητών, μπορείτε να ανεβάσετε δεδομένα μαθητών, προσωπικού και τάξεων στο Apple School Manager χρησιμοποιώντας το SFTP.

Set up your first SFTP upload

Συμπλήρωση αρχείων δεδομένων

Ενημέρωση αρχείων

Όταν διαμορφώνετε το SFTP στον Βοηθό SIS/SFTP, το Apple School Manager σάς παρέχει αρχεία προτύπων CSV και τα στοιχεία πρόσβασης σε έναν ιδιωτικό διακομιστή SFTP. Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα από ένα υποστηριζόμενο SIS ή να δημιουργήσετε τα αρχεία σε μια εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων, όπως το Numbers. Πριν προχωρήσετε σε εξαγωγή από το SIS, επικοινωνήστε με το SIS για να βεβαιωθείτε ότι η μορφή είναι σωστή για το Apple School Manager.

Για το ανέβασμα SFTP απαιτείται μια εφαρμογή τρίτου στο macOS. Αν δεν έχετε εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα-πελάτη SFTP, μπορείτε να βρείτε ένα στο Mac App Store.

Χρησιμοποιήστε τα παρακάτω κουμπιά, για να λάβετε βοήθεια με τη διαμόρφωση των αρχείων SFTP. Αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει το SFTP για την αποστολή δεδομένων στο Apple School Manager, πρέπει να ξεκινήσετε από την ενότητα «Διαμόρφωση πρώτης αποστολής SFTP».

Διαμόρφωση πρώτου ανεβάσματος SFTP

1. Συνδεθείτε στο Apple School Manager ως διαχειριστής, υπεύθυνος διαχείρισης ιδρύματος ή υπεύθυνος διαχείρισης ατόμων.

2. Κάντε κλικ στο όνομά σας στο κάτω μέρος της πλαϊνής στήλης, κατόπιν κάντε κλικ διαδοχικά στις επιλογές «Προτιμήσεις», «Λογαριασμοί», «Συγχρονισμός καταλόγου» και τέλος επιλέξτε «Ενεργοποίηση» στην ενότητα «SIS/SFTP». Πρέπει να επαληθεύσετε έναν τομέα

3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Εύρεση μαθητών, εκπαιδευτών και τάξεων».

   

4. Κάντε κλικ στην επιλογή «Διαμόρφωση SFTP».

   

5. Το Apple School Manager δημιουργεί μια διεύθυνση URL, ένα όνομα χρήστη και ένα συνθηματικό για χρήση κατά το ανέβασμα αρχείων. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες, για να διαμορφώσετε το πρόγραμμα-πελάτη SFTP.

   

6. Κάντε κλικ στην επιλογή «Λήψη προτύπων».

7. Διαβάστε τις οδηγίες για τη χρήση προτύπων στην ενότητα «Συμπλήρωση αρχείων δεδομένων».

8. Όταν συμπληρώσετε τα αρχεία δεδομένων, δημιουργήστε μια αρχειοθήκη zip που περιλαμβάνει και τα έξι αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε τα αρχεία στο Finder και κατόπιν να μεταβείτε στο μενού «Αρχείο» και να επιλέξετε «Συμπίεση 6 στοιχείων». Το όνομα της αρχειοθήκης zip δεν έχει σημασία.

9. Ανεβάστε το αρχείο zip στο Apple School Manager. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα-πελάτη SFTP, για να συνδεθείτε στη διεύθυνση URL που εμφανίζεται στον Βοηθό SIS/SFTP. Όταν σας ζητηθούν στοιχεία σύνδεσης, χρησιμοποιήστε το όνομα χρήστη και το συνθηματικό που λάβατε όταν κάνατε κλικ στη «Διαμόρφωση SFTP». Αντιγράψτε το αρχείο zip στον κατάλογο του Dropbox.

10. Κάντε κλικ στην επιλογή «Συνέχεια» στον Βοηθό SIS/SFTP. Αν το ανέβασμά σας περιέχει σφάλματα, μπορείτε να ελέγξετε το αρχείο καταγραφής που προσδιορίζει τα αρχεία και τις γραμμές που περιέχουν σφάλματα. Διορθώστε τα σφάλματα στα αρχεία δεδομένων και κατόπιν επαναλάβετε τα βήματα 8 και 9. Δεν χρειάζεται να καταργήσετε το προηγούμενο αρχείο από τον διακομιστή SFTP.

11. Όταν ολοκληρωθεί η εισαγωγή στο SFTP, κάντε κλικ στο στοιχείο «Έλεγχος δεδομένων SFTP». Αν βρείτε σφάλματα, κάντε κλικ στην επιλογή «Ακύρωση». Διορθώστε τα σφάλματα στα αρχεία δεδομένων και κατόπιν επαναλάβετε τη διαδικασία ανεβάσματος. Αν τα δεδομένα είναι ακριβή και πλήρη, κάντε κλικ στο στοιχείο «Συνέχεια».

    

12. Στην περιοχή «Δημιουργία λογαριασμών και τάξεων», επιλέξτε μια μορφή διαχειριζόμενου Apple ID για τους μαθητές, τους εκπαιδευτικούς και το προσωπικό. Κάντε κλικ στην «Προεπισκόπηση λογαριασμών και τάξεων». Αν τα ID είναι στη σωστή μορφή, επιλέξτε «Δημιουργία λογαριασμών και τάξεων». Μόνο οι επαληθευμένοι τομείς

    

13. Μετά τη δημιουργία των λογαριασμών, διανείμετε στοιχεία σύνδεσης στους χρήστες και αναθέστε ρόλους στο προσωπικό.

    

Συμπλήρωση αρχείων δεδομένων

Η λήψη προτύπων περιλαμβάνει έξι αρχεία τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (CSV) για τα εξής: Τάξεις, Μαθήματα, Τοποθεσίες, Κατάλογοι, Μαθητές και Προσωπικό. Αν τα πρότυπα δεν είναι διαθέσιμα στο Apple School Manager ή αν χάσατε ένα αντίγραφο των αρχικών προτύπων, μπορείτε να πραγματοποιήσετε λήψη τους ξανά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το SIS για την εξαγωγή δεδομένων στη μορφή που περιγράφεται από τα πρότυπα και το παρόν άρθρο ή μπορείτε να επεξεργαστείτε τα πρότυπα σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Numbers.

Χρησιμοποιήστε τους πίνακες σε αυτό το άρθρο, για να βεβαιωθείτε ότι καταχωρίζετε τις σωστές πληροφορίες και κατόπιν αποθηκεύστε κάθε αρχείο χωρίς να αλλάξετε το όνομά του.

Διαμόρφωση τιμών

Αν επεξεργαστείτε τα πρότυπα, αντικαταστήστε τα ενδεικτικά δεδομένα με τα δικά σας. Μην αλλάξετε τα περιεχόμενα των κελιών κεφαλίδας στα αρχεία. Μην προσθέσετε στήλες σε κανένα αρχείο, με εξαίρεση τις παρακάτω οδηγίες.

Κάθε σειρά σε κάθε πρότυπο πρέπει να εκφράζει μια μοναδική τιμή. Για παράδειγμα, στο αρχείο για τους μαθητές «students.csv» κάθε σειρά πρέπει να αντιστοιχεί σε έναν μοναδικό μαθητή. Ορισμένες τιμές για τον μαθητή μπορεί να παραμείνουν κενές. Πρέπει να γίνεται διαφυγή των λεκτικών τιμών, όπως των χαρακτήρων αλλαγής γραμμής ή των εισαγωγικών σε ένα όνομα, με χρήση μιας ανάστροφης καθέτου (\), για παράδειγμα (\”). Τα αναγνωριστικά που καταχωρίζονται πρέπει να είναι αλφαριθμητικά και μπορούν να περιλαμβάνουν το «-».

Αν η τιμή σας περιέχει κενό διάστημα ( ) ή κόμμα (,), εσωκλείστε τη σε απλά εισαγωγικά ("). Αν η τιμή σας δεν περιέχει κανέναν από αυτούς τους ειδικούς χαρακτήρες, μην χρησιμοποιήσετε εισαγωγικά. Αν δεν χρησιμοποιήσετε εισαγωγικά στα σημεία όπου απαιτούνται ή αν χρησιμοποιήσετε καλλιγραφικά εισαγωγικά, θα προκληθούν σφάλματα στη διαδικασία ανεβάσματος.

Οι τιμές στα αρχεία σας πρέπει να είναι διαχωρισμένες με κόμματα (,) ή ελληνικά ερωτηματικά (;), ανεξάρτητα από τον τρόπο δημιουργίας του αρχείου. Μην χρησιμοποιήσετε κενά διαστήματα ή στηλοθέτες μεταξύ του κόμματος ή του ελληνικού ερωτηματικού και της επόμενης τιμής. Κάθε αρχείο πρέπει να έχει κωδικοποίηση UTF-8 και να χρησιμοποιεί χαρακτήρες αλλαγής γραμμής Unix (\n).

Αν ένα προαιρετικό σε άλλη περίπτωση πεδίο, όπως το person_number ή το sis_username, αποτελεί μέρος της μορφής του διαχειριζόμενου Apple ID, γίνεται υποχρεωτικό πεδίο. Αν το αφήσετε κενό, το ανέβασμα θα αποτύχει με το MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Αρχείο «Τοποθεσίες»

Πρέπει να ορίσετε τουλάχιστον μία τοποθεσία στο αρχείο «Τοποθεσίες». Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε SFTP για τη δημιουργία λογαριασμών μαθητών ή προσωπικού στην τοποθεσία της κύριας έδρας.

Αρχείο «Μαθητές»

Αν χρησιμοποιήσετε SFTP για το ανέβασμα ενός νέου ατόμου και το person_id που θα εκχωρήσετε υπάρχει ήδη στο Apple School Manager, το νέο άτομο θα αντικαταστήσει τον υπάρχοντα χρήστη στο Apple School Manager. Όταν ολοκληρωθεί η αντικατάσταση, θα μπορείτε να ενημερώσετε τα στοιχεία αυτού του χρήστη μόνο μέσω SFTP.

Εκχώρηση πολλών τοποθεσιών

Μπορείτε να εκχωρήσετε πάνω από μία τοποθεσία σε έναν μαθητή προσθέτοντας περισσότερες στήλες τοποθεσίας στο αρχείο «Μαθητές». Μπορείτε να προσθέσετε έως και 998 ακόμη στήλες τοποθεσίας, με τα ονόματα «location_id_2», «location_id_3» έως και «location_id_999». Για κάθε μαθητή, μπορείτε προαιρετικά να καταχωρίσετε ένα άλλο location_id σε καθεμία από αυτές τις στήλες. Αυτό πρέπει να συμφωνεί με ένα location_id στο αρχείο «Τοποθεσίες». Αν αυτή η καταχώριση δεν συμφωνεί με μια καταχώριση στο αρχείο «Τοποθεσίες», θα αντιμετωπίσετε προβλήματα κατά τη διαδικασία ανεβάσματος.

Αρχείο «Προσωπικό»

Αν χρησιμοποιήσετε SFTP για το ανέβασμα ενός νέου ατόμου και το person_id που θα εκχωρήσετε υπάρχει ήδη στο Apple School Manager, το νέο άτομο θα αντικαταστήσει τον υπάρχοντα χρήστη στο Apple School Manager. Όταν ολοκληρωθεί η αντικατάσταση, θα μπορείτε να ενημερώσετε τα στοιχεία αυτού του χρήστη μόνο μέσω SFTP. Όλο το προσωπικό λαμβάνει την τυπική πολιτική συνθηματικών (8 ή περισσότεροι αλφαριθμητικοί χαρακτήρες).

Εκχώρηση πολλών τοποθεσιών

Μπορείτε να εκχωρήσετε πάνω από μία τοποθεσία σε ένα μέλος του προσωπικού προσθέτοντας περισσότερες στήλες τοποθεσίας στο αρχείο «Προσωπικό». Μπορείτε να προσθέσετε έως και 998 ακόμη στήλες τοποθεσίας, με τα ονόματα «location_id_2», «location_id_3» έως και «location_id_999». Για κάθε μέλος του προσωπικού, μπορείτε προαιρετικά να καταχωρίσετε ένα άλλο location_id σε καθεμία από αυτές τις στήλες. Αυτό πρέπει να συμφωνεί με ένα location_id στο αρχείο «Τοποθεσίες». Αν αυτή η καταχώριση δεν συμφωνεί με μια καταχώριση στο αρχείο «Τοποθεσίες», θα αντιμετωπίσετε προβλήματα κατά τη διαδικασία ανεβάσματος.

Αρχείο «Μαθήματα»

Αρχείο «Τάξεις»

Εκχώρηση πολλών εκπαιδευτικών

Μπορείτε να εκχωρήσετε περισσότερους από τρεις εκπαιδευτικούς σε μια τάξη προσθέτοντας περισσότερες στήλες εκπαιδευτικών στο αρχείο «Τάξεις». Μπορείτε να προσθέσετε έως και 12 ακόμη στήλες εκπαιδευτών, με τα ονόματα «instructor_id_4», «instructor_id_5» έως και «instructor_id_15». Για κάθε τάξη μπορείτε προαιρετικά να καταχωρίσετε άλλο ένα person_id για τον εκπαιδευτή. Αυτό πρέπει να συμφωνεί με το person_id που χρησιμοποιείται στο αρχείο «Προσωπικό».

Αρχείο «Κατάλογοι»

Ενημέρωση αρχείων

Αν θέλετε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε μαθητές, προσωπικό και τάξεις, επεξεργαστείτε τα αρχεία δεδομένων σας και ανεβάστε τα νέα αντίγραφα. Κάθε φορά που ανεβάζετε αρχεία, θα πρέπει να ανεβάζετε και τα έξι, ενώ κάθε αρχείο πρέπει να περιέχει την πλήρη λίστα κάθε κατηγορίας, όχι μόνο τα στοιχεία που σκοπεύετε να προσθέσετε. Μπορείτε να ελέγξετε τα στοιχεία λογαριασμού SFTP επιλέγοντας Ρυθμίσεις > Πηγή δεδομένων.

Μετά το πρώτο ανέβασμα, θα δημιουργούνται αυτόματα νέοι λογαριασμοί και τάξεις όταν ανεβάζετε αρχεία. Αν υπάρχουν σφάλματα, το Apple School Manager θα σας στείλει ένα email.

Αν λείπει μια καταχώριση από ένα προηγούμενο ανέβασμα

Αν λείπει μια καταχώριση από ένα προηγούμενο ανέβασμα, ο λογαριασμός απενεργοποιείται και διαγράφεται αυτόματα μετά από 120 ημέρες, εκτός αν ο λογαριασμός έχει αγοράσει μαζικό περιεχόμενο.

Αν καταργηθεί ένα μάθημα ή μια τάξη

Αν καταργηθεί ένα μάθημα ή μια τάξη από το ανέβασμα, οι μαθητές καταργούνται από την τάξη και η πηγή αλλάζει στη ρύθμιση «Χειροκίνητα». Αν τα μαθήματα χρησιμοποιούνταν στις Εργασίες, ο κατάλογος καταργείται και πρέπει να δημιουργηθεί νέο μάθημα για εκ νέου εγγραφή. Αν οι τάξεις χρησιμοποιούνταν στις Εργασίες, τα δεδομένα προόδου διαγράφονται αυτόματα και δεν είναι πλέον διαθέσιμα στον καθηγητή ή τον μαθητή.

Τα μαθήματα και οι τάξεις με χειροκίνητη ρύθμιση πηγής συνεχίζουν να συγχρονίζονται με τη λύση MDM, αλλά ενδέχεται να μην εμφανίζονται πλέον στην εφαρμογή Τάξη. Μπορείτε να διαγράψετε τις τάξεις με χειροκίνητη ρύθμιση στο Apple School Manager, αν θέλετε να καταργήσετε τον συγχρονισμό τους.