關於 Pages、Numbers 和 Keynote 的合作功能

邀請其他人檢視文件並即時合作。合作功能已內建於 iPhone、iPad、iPod touch、Mac 和 iCloud.com 上的 iWork app。

所需項目

您可以利用下列 Apple 裝置和軟體版本使用 iWork 合作功能:

  • 安裝 macOS Sierra 和 Pages 7.1、Numbers 5.1 或 Keynote 8.1 或以上版本的 Mac
  • 安裝 iOS 11 和 Pages 4.1、Numbers 4.1 或 Keynote 4.1 或以上版本的 iPhone、iPad 或 iPod touch

使用下列瀏覽器版本,可在線上進行合作:

  • 適用於您 Mac 的 Safari 9 或以上版本,或 Google Chrome 50 或以上版本
  • 適用於您 Windows PC 的 Internet Explorer 11 或以上版本,或 Google Chrome 50 或以上版本

如果您有安裝舊版 iOS 或 iWork app 的 iPhone、iPad 或 iPod touch,或如果有 Android 裝置,則可以檢視文件,但無法編輯。如果無法使用合作功能,請瞭解該怎麼做

如果您是使用管理式 Apple ID,貴組織的老師和學生就能使用 iWork 合作。

登入 iCloud

如果要開始進行合作,請在裝置上登入 iCloud.com,並開啟 iCloud Drive。如果您使用網頁瀏覽器,請登入 iCloud.com 並開啟想要使用的 iWork app。

邀請其他人合作

當您邀請其他人在文件、試算表或簡報上合作時,app 會建立可供您傳送給他們的 iCloud.com 連結。如果您設定取用限制,只有您邀請的人可以在文件上合作,則他們必須使用 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com

文件的名稱會包含在 URL 中。如果文件的標題或內容屬機密性質,請務必要求參與者勿轉寄連結給任何其他人。

從 iPhone、iPad 或 iPod touch 邀請其他人

  1. 如果文件已在 Pages、Numbers 或 Keynote 中開啟,請點一下 「更多」圖像,然後點一下「與其他人合作」。如果您不在文件管理器中,請依序點一下「瀏覽」、「選取」,以及想要共享的文件。點一下「分享」或 「分享」圖像,然後點一下「加入人員」。如果您選取的文件尚未下載到裝置,現在會下載。
    「加入人員」畫面
  2. 若要設定可檢視和變更文件者的取用限制,請點一下 「共享選項」,然後選擇選項。根據預設,您邀請的人可以編輯文件。
  3. 點一下您偏好的連結傳送方式。
  4. 新增任何其他資訊,然後傳送或發佈訊息。

這個圖像 帶有勾選符號的「合作」圖像 會顯示在文件頂端。這個圖像也會顯示除了您之外,有多少人正開著文件。

從 Mac 邀請其他人

  1. 從 Pages、Numbers 或 Keynote 開啟要共享的文件。
  2. 在工具列中,按一下 帶有勾選符號的「合作」圖像
  3. 若要設定可檢視和變更文件者的取用限制,請按一下 「共享選項」,然後選擇選項。根據預設,您邀請的人可以編輯文件。
  4. 選擇要如何邀請其他人在文件上合作。
  5. 按一下「分享」,然後傳送或發佈訊息。

這個圖像 帶有勾選符號的「合作」圖像 會顯示在文件頂端。這個圖像也會顯示除了您之外,有多少人正開著文件。

從 iCloud.com 邀請其他人

  1. 如果文件已在 iCloud 版 Pages、Numbers 或 Keynote 中開啟,請按一下工具列中 帶有加號的「合作」圖像。如果您在文件管理器中,請選取文件,然後按一下 「更多」按鈕。選擇「與其他人合作」。
  2. 若要設定可檢視和變更文件者的取用限制,請按一下 「共享選項」。根據預設,您邀請的人可以編輯文件。
  3. 選擇要如何邀請其他人在文件上合作。如果您有僅限網路的 iCloud 存取權,必須拷貝連結。
  4. 按一下「分享」,然後傳送或發佈訊息。

這個圖像 帶有勾選符號的「合作」圖像 會顯示在文件頂端。這個圖像也會顯示除了您之外,有多少人正開著文件。

對文件設定取用限制

  1. 在 Mac 上或在 iCloud.com 線上按一下工具列中 帶有勾選符號的「合作」圖像。在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下 「更多」按鈕,然後點一下「與其他人合作」。
  2. 選擇「共享選項」,然後選擇下列任一選項:
    • 如果只想讓特定的參與者取用文件,請選擇「只有邀請的人」。若要開啟共享的文件,參與者必須使用 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com。如果他們沒有 Apple ID,可以在您與他們共享文件後建立 Apple ID。
    • 如果想讓任何擁有共享文件連結的人都能開啟文件,請選擇「任何擁有連結的使用者」。
    • 如果想讓任何可以取用文件的人都能編輯和列印,請選擇「可進行更動」。
    • 如果想讓任何可以取用文件的人都能檢視和列印,但無法編輯文件,請選擇「僅限檢視」。
      「共享選項」畫面

您隨時都可以更改「共享選項」。若要變更「共享選項」,請按一下或點一下 帶有勾選符號的「合作」圖像,然後進行想要的變更。

設定密碼

您也可以為文件指定密碼,確保只有知道密碼的人才能開啟:

  • 在 Mac 上,選擇「檔案」>「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。
  • 在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,請開著文件點一下 「更多」按鈕,點一下「設定密碼」,輸入要求的資訊,然後點一下「完成」。
  • 在 iCloud.com 線上按一下 「工具」按鈕,按一下「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。

在共享的文件上合作

您可以即時看到其他人的編輯內容、隱藏或顯示編輯活動等。

如果想要查看共享的文件:

  • 在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下文件管理器中的「最近項目」或 「最近項目」圖像。共享的文件會顯示在螢幕底部。
  • iCloud.com 上,按一下文件管理器側邊欄中的「共享」。

編輯共享文件時,您可以使用 Pages、Numbers 和 Keynote 的所有功能,但有一些例外情況

查看誰在文件上作業

若要查看誰已加入文件,請點一下 帶有勾選符號的「合作」圖像。如果看到列表中某人姓名旁有一點,表示他們開著文件。如果想與其他參與者溝通,可以使用文字串評論來新增或回覆評論,不必離開 Pages、Numbers 或 Keynote。

追蹤某人的編輯內容

文件的編輯內容會即時顯示,請尋找以顏色標示的游標、文字和物件所選範圍。點一下或按一下 帶有勾選符號的「合作」圖像,然後點一下或按一下該對象姓名旁的點,查看其正在編輯的位置。

隱藏或顯示合作活動

您可以隨時隱藏或顯示合作活動。

  • 在 Mac 上,選擇「顯示方式」>「隱藏合作活動」,或選擇「顯示方式」>「顯示合作活動」。
  • 在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下 「更多」按鈕,然後開啟或關閉「合作活動」。
  • 在 Mac 或 PC 上的 iCloud.com 中,按一下工具列中的 「側邊欄」圖像,然後選擇「隱藏合作活動」或「顯示合作活動」。

離線時編輯

在 Mac 和 iOS 上,您只能在裝置連線到 Internet 時編輯共享的文件。如果您未連線,或在合作時離線,則 app 會顯示提示,詢問您是否要在文件的離線拷貝上作業。

如果您在從 iCloud.com 合作時離線,則要等到您重新連線到 Internet 之後,其他人才會看到您所做的變更。

變更語言和地區設定

您文件的語言和地區設定,會沿用您邀請其他人合作當時的裝置系統語言和地區設定。當您邀請其他人在文件上作業時,無法使用自定地區格式。

若要變更這些設定,請關閉合作功能、進行更改,然後重新共享文件。

停止共享文件

請開啟文件,然後點一下或按一下 帶有勾選符號的「合作」圖像 >「停止共享」,然後點一下或按一下「好」。

當您停止共享時,文件會從所有參與者的 iCloud Drive 移除。如果您稍後重新共享文件,則連結將會保持不變。如果您將「共享選項」設為「只有邀請的人」,則將需要重新邀請參與者。

合作時不支援的功能

如果您需要在 Mac 或 iOS 上使用下列其中一項功能,請停止共享文件、進行更改,然後重新共享文件。當您停止共享時,文件會從所有參與者的 iCloud Drive 移除。如果您限制「只有邀請的人」可以存取文件,之後將需要重新邀請參與者。

目前在與其他參與者合作時,無法使用的功能如下:

Pages、Numbers 和 Keynote

  • 編輯群組內的物件
  • 新增或編輯大於 50 MB 的媒體檔案2
  • 全部取代(在「尋找與取代」中)
  • 減少檔案大小(「檔案」>「減少檔案大小」)3
  • 在表格的內文和標頭區域之間拖移列和欄
  • 建立、刪除或重新排列樣式
  • 在 Ruby 中使用亞洲語言編輯
  • 更改文件地區或使用自定地區格式
  • 建立或編輯自定的輸入格格式

Pages

  • 插入和編輯目錄
  • 調整註腳設定
  • 插入、剪下、拷貝、貼上、刪除、複製、重新排列或編輯章節
  • 調整章節設定
  • 調整 EndNote 設定
  • 新增和編輯主物件
  • 插入日期和時間智慧型欄位
  • 將文書處理文件轉換成頁面佈局文件,反之亦然
  • 編輯頁碼設定
  • 使用追蹤更動4
  • 加入或編輯主頁

Numbers

  • 在 iOS 上建立或編輯表單
  • 插入智慧型欄位
  • 拷貝或貼上表格樣式
  • 轉置表格
  • 剪下、拷貝或貼上工作表

Keynote

  • 更改幻燈片大小
  • 新增、檢視或編輯幻燈片主版
  • 重新套用主版至幻燈片或物件
  • 更改主題
  • 錄製幻燈片秀或播放先前錄製的幻燈片秀
  • 新增或編輯配樂
  • 在播放幻燈片秀時編輯發表人附註
  • 清除配樂或刪除音軌
  • 清除現有的幻燈片秀錄製內容

 

2 在 iCloud.com 上,您只能新增最多 10 MB 的影像。

3 您無法減少共享文件的大小,但可以減少拷貝的大小。

4 僅 Mac 和 iOS 支援追蹤更動功能。如果您使用 iCloud.com 且開啟了追蹤更動功能,您可以檢視文件,但無法編輯。

如果無法使用合作功能

如果您使用 Pages、Numbers 或 Keynote,但無法使用合作功能,則可能需要更新 iPhone、iPad、iPod touch 或 Mac 上的 app。請開啟自動更新,讓 app 隨時保持在最新狀態。如果裝置太舊以致無法安裝上列的 macOS、iOS 或 iWork 版本,您可以使用 Mac 或 PC 在 iCloud.com 上使用合作功能。

如果您想要傳送文件拷貝,可以傳送停用合作功能的拷貝:

  • 在 Mac 上,前往「分享」>「傳送拷貝」。若要在工具列中加入快速鍵,請按住 Control 並按一下工具列,再選擇「自定工具列」。將「傳送拷貝」項目拖移至工具列。
  • 在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下 「更多」按鈕 >「分享」。
  • iCloud.com 上,按一下 「扳手」圖像 >「傳送拷貝」。

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發佈日期: