關於 Pages、Numbers 和 Keynote 的合作功能

邀請其他人檢視文件並即時合作。iPhone、iPad、iPod touch、Mac 與線上 iCloud.com 中的 Pages、Numbers 和 Keynote 皆內建合作功能。

如果要在 iPhone、iPad 或 Mac 上進行合作,您的 iPhone、iPad 或 Mac 分別需要執行 iOS 12、iPadOS 或 macOS Mojave 或以上版本,以及安裝 Pages、Numbers 或 Keynote 10.1 版。 

如果要在 iCloud.com 線上使用 Pages、Numbers 或 Keynote 合作,您的 Mac 需要有 Safari 9.1.3 或以上版本或是 Google Chrome。PC 則需要 Google Chrome 或 Microsoft Edge。

邀請其他人合作

邀請他人在文件、試算表或簡報上合作時,您要傳送 iCloud.com 連結給他們。最多可以有 100 個人同時檢視和編輯共享的文件。

文件的名稱會包含在 URL 中。如果文件的標題或內容屬機密性質,請務必要求參與者勿轉寄連結給任何其他人。

您還可以透過在「iCloud 雲碟」中共享檔案夾,來邀請他人在 Pages、Numbers 或 Keynote 文件上合作。共享檔案夾時,該共享檔案夾中的任何 Pages、Numbers 或 Keynote 文件都會自動變成合作的文件。 

您邀請的人員可以開啟並檢視任何大小的共享文件。如果您的文件大於 2GB,而且您希望所邀請的人員能夠編輯文件,請先使用 iPhone、iPad 或 Mac 版 Pages、Numbers 或 Keynote 將檔案大小減少到 2GB 以下,再邀請其他人員。

從 iPhone 或 iPad 邀請其他人

  1. 在裝置上登入 iCloud,並針對 Pages、Numbers 和 Keynote 開啟「iCloud 雲碟」
  2. 您可以在文件開啟時共享,也可以從文件管理器共享
    • 在文件開啟時,點一下工具列中的「合作」按鈕
    • 從文件管理器中,依序點一下「瀏覽」、「選取」,以及想要共享的文件。點一下「分享」按鈕 ,然後點一下「加入成員」。您可能需要先將文件下載到裝置。
  3. 若要設定可檢視和變更文件者的取用限制,請點一下「共享選項」,然後選擇選項。根據預設,您邀請的人可以編輯文件。
  4. 點一下您偏好的連結傳送方式。
  5. 新增任何其他資訊,然後傳送或發佈訊息。

文件頂端會顯示具有勾選符號的「合作」按鈕 。這個圖像也會顯示除了您之外,有多少人正開著文件。

從 Mac 邀請其他人

  1. 在裝置上登入 iCloud,並針對 Pages、Numbers 和 Keynote 開啟「iCloud 雲碟」
  2. 開啟您要共享的 Pages、Numbers 或 Keynote 文件。
  3. 按一下工具列中的「合作」按鈕
  4. 若要設定可檢視和變更文件者的取用限制,請按一下「共享選項」,然後選擇選項。根據預設,您邀請的人可以編輯文件。
  5. 選擇要如何邀請其他人在文件上合作。
  6. 按一下「共享」,然後傳送或發布訊息。 

「合作」按鈕 會帶勾選符號顯示在文件頂端。這個圖像也會顯示除了您之外,有多少人正開著文件。

從 iCloud.com 邀請其他人

  1. 使用您的 Apple ID 登入 iCloud.com,然後開啟 Pages、Numbers 或 Keynote。
  2. 開啟想要共享的文件。
  3. 點一下工具列中的「合作」按鈕
  4. 若要設定可檢視和變更文件者的取用限制,請按一下「共享選項」。根據預設,您邀請的人可以編輯文件。
  5. 選擇要如何邀請其他人在文件上合作。如果您有僅限網路的 iCloud 存取權,必須拷貝連結。 
  6. 按一下「共享」,然後傳送或發布訊息。 

文件頂端會顯示具有勾選符號的「合作」按鈕 。這個圖像也會顯示除了您之外,有多少人正開著文件。

限制文件

如果您限制文件只讓您邀請的人進行合作,他們必須使用 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com

  1. 點一下「合作」按鈕
  2. 選擇「共享選項」,然後選擇下列任一選項:
    • 如果只想讓特定的參與者取用文件,請選擇「只有您邀請的人」。若要開啟共享的文件,參與者必須使用 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com。如果他們沒有 Apple ID,可以在您與他們共享文件後建立 Apple ID。
    • 如果想讓任何擁有共享文件連結的人都能開啟文件,請選擇「任何擁有連結的使用者」。
    • 如果想讓任何可以取用文件的人都能編輯和列印,請選擇「可進行更動」。

如果想讓任何可以取用文件的人都能檢視和列印,但無法編輯文件,請選擇「僅限檢視」。

您隨時都可以更改「共享選項」。若要更改「共享選項」,請點一下「合作」按鈕 ,然後進行您要的變更。

設定密碼

您也可以為文件指定密碼,確保只有知道密碼的人才能開啟:

  • 在 Mac 上,選擇「檔案」>「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。
  • 在 iPhone 或 iPad 上,開啟文件並點一下「更多」按鈕 ,點一下「設定密碼」,輸入要求的資訊,然後點一下「完成」。
  • 在 iCloud.com 線上按一下「工具」按鈕 ,按一下「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。

如果您已選擇「只有您邀請的人」共享選項,則只有具編輯權限的人員才可新增、更改及刪除文件密碼。如未選擇此選項,則只有您可以修改密碼。


在共享的文件上合作

您可以即時看到其他人的編輯內容、隱藏或顯示編輯活動等。 

如果想要查看共享的文件:

  • 在 iPhone 或 iPad 上,點一下文件管理器中的「最近項目」按鈕 。共享的文件會顯示在螢幕底部。
  • iCloud.com 上,按一下文件管理器側邊欄中的「共享」。

編輯共享文件時,您可以使用 Pages、Numbers 和 Keynote 的所有功能,但有一些例外情況。 

查看誰在文件上作業

若要查看誰已加入文件,請點一下「合作」按鈕 。如果看到列表中某人姓名旁有一點,表示他們開著文件。點一下該圓點可查看他們正在編輯的部分。

如果想與其他參與者溝通,可以使用文字串註解來新增或回覆註解,不必離開 Pages、Numbers 或 Keynote。

離線編輯

未連接 Internet 時,您仍然可以編輯共享的文件。您離線時進行的編輯會儲存至少 30 天,並在您重新上線時自動上傳到 iCloud。所做的變更上傳後,其他參與者都會立即看到。若要查看文件的同步狀態,可以使用 iPhone 或 iPad 上的文件管理器,或在 Mac 上選擇「顯示方式」>「顯示同步狀態」。

若要在變更上傳之前,將包含所做變更的文件拷貝傳送給他人,請在 iPhone 或 iPad 上點一下「更多」按鈕 ,或在 Mac 上按一下「共享」,然後選擇「傳送拷貝」。如果您從「檔案」App(iPhone 或 iPad 上)或 Finder(Mac 上)附加文件,則文件將不會包含所做的變更。如果與您合作的人刪除了您離線時編輯的某個物件、Keynote 幻燈片或 Numbers 工作表,當您回到線上,而文件也與 iCloud 同步後,這些編輯內容將不會出現在文件中。


停止共享文件

請開啟文件,然後點一下「合作」按鈕  >「停止共享」,然後點一下「好」。

當您停止共享時,文件會從所有參與者的「iCloud 雲碟」移除。如果您稍後重新共享文件,則連結將會保持不變。如果您將「共享選項」設為「只有您邀請的人」,則將需要重新邀請參與者。


合作時不支援的功能

如果您需要使用下列其中一項功能,請停止共享文件、進行更改,然後重新共享文件。當您停止共享時,文件會從所有參與者的「iCloud 雲碟」移除。如果您限制「只有您邀請的人」可以存取文件,之後將需要重新邀請參與者。

目前在與其他參與者合作時,無法使用的功能如下:

Pages、Numbers 和 Keynote

  • 新增或編輯大於 50MB 的媒體檔案1
  • 減少檔案大小(「檔案」>「減少檔案大小」)2
  • 在表格的內文和標頭區域之間拖移列和欄。
  • 建立、刪除或重新排列樣式。
  • 在 Ruby 中使用亞洲語言編輯。
  • 建立或編輯自訂的輸入格格式。
  • 取代文件中使用某字體的每個文字。

Pages

  • 調整註腳設定。
  • 插入、剪下、拷貝、貼上、刪除、複製、重新排列或編輯章節。
  • 調整 EndNote 設定。
  • 新增和編輯主物件。
  • 插入日期和時間智慧型欄位。
  • 將文書處理文件轉換成頁面佈局文件,以及反向轉換。
  • 編輯頁碼設定。 
  • 加入或編輯主頁。
  • 重新套用主頁到頁面上。

Numbers

  • 在 iPhone 或 iPad 上建立或編輯表單。
  • 插入智慧型欄位。
  • 拷貝或貼上表格樣式。
  • 轉置表格。

Keynote

  • 更改幻燈片大小。
  • 更改主題。
  • 錄製幻燈片秀或播放先前錄製的幻燈片秀。 
  • 新增或編輯配樂。 
  • 在播放幻燈片秀時編輯發表人附註。
  • 清除配樂或刪除音軌。
  • 清除現有的幻燈片秀錄製內容。

iCloud 版 Pages、Numbers 和 Keynote

目前在透過 iCloud.com 合作時,無法使用部分功能:

  • 在 Pages 文件中追蹤更動時,可以檢視文件並選取文字,但是無法進行編輯。
  • Pages、Numbers 或 Keynote 文件中有任何直書文字時,可以在 iCloud.com 上檢視文件影像,但是無法編輯。
  • 編輯群組內的物件。

在 iPhone、iPad 和 Mac 上的 Pages、Numbers 和 Keynote 中,您仍然可以編輯含有追蹤更動與直書文字的文件。

1 在 iCloud.com 上,您只能新增最大 10MB 的影像。

2 您無法減少共享文件的大小,但可以減少拷貝的大小。


如果無法使用合作功能

如果您使用 Pages、Numbers 或 Keynote,但無法使用合作功能,則可能需要更新 iPhone、iPad 或 Mac 上的 App。請開啟自動更新,讓 App 隨時保持在最新狀態。如果裝置太舊以致無法更新 App,您仍然可以使用 Mac 或 PC 在 iCloud.com 線上使用合作功能。 

如果您想要傳送文件拷貝,無須合作即可傳送:

  • 在 Mac 上,前往「分享」>「傳送拷貝」。
  • 在 iPhone 或 iPad 上,點一下「更多」按鈕 >「分享」。 
  • iCloud.com 上,按一下「工具」按鈕 >「傳送拷貝」。


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