關於 Pages、Numbers 和 Keynote 的協作功能

邀請其他人查看文件並即時協作。協作功能已內建於 iPhone、iPad、iPod touch、Mac 和 iCloud.com 上的 iWork app。

所需項目

您可以在下列 Apple 裝置和軟件版本中,使用 iWork 協作功能:

  • 安裝 macOS Sierra 和 Pages 7.1、Numbers 5.1 或 Keynote 8.1 或以上版本的 Mac
  • 安裝 iOS 11 和 Pages 4.1、Numbers 4.1 或 Keynote 4.1 或以上版本的 iPhone、iPad 或 iPod touch

使用下列瀏覽器版本,可在網上進行協作:

  • 適用於您 Mac 的 Safari 9 或以上版本,或 Google Chrome 50 或以上版本
  • 適用於您 Windows PC 的 Internet Explorer 11 或以上版本,或 Google Chrome 50 或以上版本

如果您有安裝舊版 iOS 或 iWork app 的 iPhone、iPad 或 iPod touch,或如果有 Android 裝置,則可以檢視文件,但無法進行編輯。如果協作功能不可用,請了解如何操作

如果您是使用管理式 Apple ID,貴組織的老師和學生就能使用 iWork 協作。

登入 iCloud

要開始協作,請登入裝置上的 iCloud 啟用 iCloud Drive。如果您使用網頁瀏覽器,請登入 iCloud.com 並開啟要使用的 iWork app。

邀請其他人協作

當您邀請其他人在文件、試算表或簡報上協作時,app 會建立可供您傳送給他們的 iCloud.com 連結。如果您設定限制,只有邀請的人可以在文件上協作,則他們必須使用 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com

文件的名稱會包含在網址中。如果文件的標題或內容屬機密性質,請務必要求參與者勿轉寄連結給任何其他人。

從 iPhone、iPad 或 iPod touch 邀請他人

  1. 如果文件已在 Pages、Numbers 或 Keynote 中開啟,請點一下 「更多」圖示,然後點一下「與他人協作」。如果您不在文件管理器中,請依序點一下「瀏覽」、「選取」,以及想要共享的文件。點一下「共享」或 「共享」圖示,然後點一下「加入成員」。如果您選取的文件尚未下載到裝置,現在會下載。
    「加入成員」畫面
  2. 如要設定誰可以查看及更改文件的限制,請點一下「共享選項」,然後選擇一個選項。根據預設設定,您邀請的對象可以編輯文件。
  3. 點一下您偏好傳送連結的方式。
  4. 新增任何其他資料,然後傳送或發佈訊息。

此圖示 有剔號的「協作」圖示 會出現在文件頂部。此圖示亦會顯示有多少人打開了文件(不包括您在內)。

從 Mac 邀請他人

  1. 從 Pages、Numbers 或 Keynote 開啟要共享的文件。
  2. 在工具列中,按一下 有剔號的「協作」圖示
  3. 如要對誰可以查看和更改文件設定限制,請點一下「共享選項」,然後選擇一個選項。根據預設設定,您邀請的對象可以編輯文件。
  4. 選擇要如何邀請其他人在文件上協作的方式。
  5. 按一下「分享」,然後發送或發佈訊息。 

此圖示 有剔號的「協作」圖示 會出現在文件頂部。此圖示亦會顯示有多少人打開了文件(不包括您在內)。

從 iCloud.com 邀請他人

  1. 如果文件已在 iCloud 版 Pages、Numbers 或 Keynote 中開啟,請按一下工具列中 有加號的「協作」圖示。如果您在文件管理器中,請選取文件,然後按一下 「更多」按鈕。選擇「與他人協作」。
  2. 如要設定誰可以查看及更改文件的限制,請按一下 「共享選項」。根據預設設定,您邀請的對象可以編輯文件。
  3. 選擇要如何邀請他人在文件上進行協作。如果您有只限網絡的 iCloud 存取權,必須複製連結。
  4. 按一下「分享」,然後發送或發佈訊息。 

此圖示 有剔號的「協作」圖示 會出現在文件頂部。此圖示亦會顯示有多少人打開了文件(不包括您在內)。

設定文件限制

  1. 在您的 Mac 上或 iCloud.com 網站上,按一下 有剔號的「協作」圖示。在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下 「更多」圖示,然後點一下「與其他人協作」。
  2. 選擇「共享選項」,然後選擇以下任一選項:
    • 如果只想讓特定的參與者存取文件,請選擇「只有您邀請的人」。如要開啟共享文件,這些參與者必須使用 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com。如果他們沒有 Apple ID,可以在您共享文件後建立 Apple ID。
    • 如果想讓任何擁有共享文件連結的人都能開啟文件,請選擇「任何擁有連結的使用者」。
    • 如果想讓任何可以存取文件的人都能編輯和列印,請選擇「可進行修訂」。
    • 如果想讓任何可以存取文件的人都能檢視和列印,但無法編輯文件,請選擇「僅限檢視」。
      「共享選項」畫面

您隨時都可以更改「共享選項」。如要更改「共享選項」,請按一下或點一下 有剔號的「協作」圖示,然後進行所需的更改。

設定密碼

您也可以為文件指定密碼,確保只有知道密碼的人才能開啟:

  • 在您的 Mac 上,選擇「文件」>「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。
  • 在您的 iPhone、iPad 或 iPod touch 上打開文件,點一下 更多按鈕,點一下「設定密碼」,輸入所需資料,然後點一下「完成」。
  • 在 iCloud.com 網站上,按一下 工具按鈕,按一下「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。

在共享文件上協作

您可以即時看到其他人的編輯內容、隱藏或顯示編輯活動,或使用更多功能。 

如果要查看共享的文件:

  • 在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下文件管理器中的「最近項目」或 「最近項目」圖示。共享的文件會在螢幕底部顯示。
  • iCloud.com 上,按一下文件管理器側邊欄中的「共享」。

編輯共享文件時,您可以使用 Pages、Numbers 和 Keynote 的所有功能,但有一些功能例外

查看誰在文件上工作

如要查看誰加入了文件,請點一下或按一下 有剔號的「協作」圖示。如果您在列表中看到人名旁邊有一點,則表示他們打開了文件。如果您想與其他參與者進行交流,則可以使用討論串新增並回複評論,而無需離開 Pages、Numbers 或 Keynote。

追蹤某人的編輯內容

對文件進行的編輯會實時顯示 - 尋找以顏色區分的游標、文字和物件選擇。點一下或按一下 有剔號的「協作」圖示,然後點一下或按一下該人名旁邊的點,以查看他們正在編輯的位置。

隱藏或顯示協作活動

您可以隨時隱藏或顯示協作活動。

  • 在 Mac 上,選擇「顯示方式」>「隱藏協作活動」,或選擇「顯示方式」>「顯示協作活動」。
  • 在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下 「更多」按鈕,然後開啟或關閉「協作活動」。
  • 在 Mac 或 PC 上的 iCloud.com 中,按一下工具列中的 「側邊欄」圖示,然後選擇「隱藏協作活動」或「顯示協作活動」。

離線時編輯

在 Mac 和 iOS 上,您只能在裝置連線到互聯網時編輯共享文件。如果您未連線,或在協作時離線,則 app 會顯示提示,詢問您是否要在文件的離線副本上工作。 

如果您在從 iCloud.com 協作時離線,重新連線到互聯網之前,其他人不會看到您的更改內容。

更改語言和地區設定

您文件的語言和地區設定,會與您邀請其他人協作當時的裝置系統語言和地區設定相符。當您邀請其他人在文件上工作時,無法使用自訂地區格式。

如要更改這些設定,請關閉協作功能、進行更改,然後重新共享文件。

停止共享文件

請開啟文件,然後點一下或按一下 有剔號的「協作」圖示 >「停止共享」,然後點一下或按一下「確定」。

當您停止共享時,文件會從所有參與者的 iCloud Drive 移除。如果您稍後重新共享文件,則連結將會保持不變。如果您將文件的「共享選項」設定為「僅限您邀請的人」,則您需要重新邀請參與者。

協作時不支援的功能

如果您需要在 Mac 或 iOS 上使用下列其中一項功能,請停止共享文件、進行更改,然後重新共享文件。當您停止共享時,文件會從所有參與者的 iCloud Drive 移除。如果您已將此文件限制為「僅限您邀請的人」,則您需要重新邀請所有人。

目前在與其他參與者協作時,無法使用的功能如下:

Pages、Numbers 和 Keynote

  • 編輯群組內的物件
  • 新增或編輯大於 50 MB 的媒體檔案2
  • 全部取代(在「尋找與取代」中)
  • 減少檔案大小(「檔案」>「減少檔案大小」)3
  • 在表格的內文和標頭區域之間拖曳列和欄
  • 建立、刪除或重新排列樣式
  • 以亞洲語言使用 Ruby 編輯
  • 更改文件地區或使用自訂地區格式
  • 建立或編輯自訂的輸入格格式

Pages

  • 插入和編輯目錄
  • 調整註腳設定
  • 插入、剪下、複製、貼上、刪除、複製、重新排列或編輯章節
  • 調整章節設定
  • 調整 EndNote 設定
  • 新增和編輯主物件
  • 插入日期和時間智能欄位
  • 將文書處理文件轉換成頁面佈局文件,反之亦然
  • 編輯頁碼設定
  • 使用追蹤修訂4
  • 加入或編輯主版頁面

 

Numbers

  • 在 iOS 上建立或編輯表格
  • 插入智能欄位
  • 複製或貼上表格樣式
  • 轉置表格
  • 剪下、複製或貼上工作表
     

Keynote

  • 更改幻燈片大小
  • 新增、檢視或編輯幻燈片主版
  • 重新套用主版至幻燈片或物件
  • 更改主題
  • 錄製幻燈片或播放先前錄製的幻燈片
  • 新增或編輯配樂
  • 在播放幻燈片時編輯演講者附註
  • 清除配樂或刪除音軌
  • 清除現有的幻燈片錄製內容

 

2 在 iCloud.com 上,您只能新增最大 10 MB 的影像。

3 您無法減少共享文件的大小,但可以減少副本的大小。

4 僅 Mac 和 iOS 支援追蹤修訂功能。如果您使用 iCloud.com 且開啟了追蹤修訂功能,您可以檢視文件,但無法編輯。

如果協作不可用

如果您使用 Pages、Numbers 或 Keynote,但無法使用協作功能,則可能需要更新 iPhone、iPad、iPod touch 或 Mac 上的 app。請開啟自動更新,讓 app 隨時保持在最新狀態。如果裝置太舊以致無法安裝 macOS、iOS 或 iWork 版本,您可以使用 Mac 或 PC 在 iCloud.com 上使用協作功能。

如果您想傳送文件副本,可以傳送停用協作功能的副本:

  • 在 Mac 上,前往「共享」>「傳送副本」。若要在工具列中加入快速鍵,請按住 Control 並按一下工具列,再選擇「自定工具列」。將「傳送副本」項目拖入工具列。
  • 在 iPhone、iPad 或 iPod touch 上,點一下 「更多」按鈕 >「共享」。
  • iCloud.com 上,按一下 「扳手」圖示 >「傳送副本」。

發佈日期: