關於 Pages、Numbers 和 Keynote 的共同編輯功能

邀請其他人查看文件並即時共同編輯。共同編輯功能內置於 iPhone、iPad、iPod touch、Mac 及 iCloud.com 網頁版 Pages、Numbers 和 Keynote。

邀請他人共同編輯

當你邀請他人共同編輯文件、試算表或簡報時,系統會傳送 iCloud.com 連結給他們。最多 100 人可以同時檢視及編輯共享文件。查看共同編輯功能的 iCloud 要求和最低系統要求

文件的名稱會包含在網址中。如果文件的標題或內容屬機密性質,請務必要求參與者切勿轉寄連結給其他人。

你還可以透過共享「iCloud 雲碟」資料夾,邀請他人共同編輯 Pages、Numbers 或 Keynote 文件。當你共享資料夾時,資料夾中的任何 Pages、Numbers 或 Keynote 文件都會自動變成合作文件,供所有共享對象共同編輯。

你邀請的人可以開啟和檢視任何大小的分享文件。如要讓他們編輯超過 2 GB 的文件,請在發出邀請前,使用 iPhone、iPad 或 Mac 版 Pages、Numbers 或 Keynote 將文件大小縮減至少於 2 GB。

透過 iPhone 或 iPad 邀請他人

  1. 在裝置上登入 iCloud,並為 Pages、Numbers 和 Keynote 啟用「iCloud 雲碟」
  2. 打開文件後,點一下工具列中的「共同編輯」按鈕 。如果文件存放在共享的資料夾中,點一下「共同編輯」選單中的「顯示共享的資料夾」,即可編輯邀請名單。
  3. 如要限制哪些人可以檢視、編輯和邀請他人共同編輯你的文件,請點一下「共享選項」並選擇所需選項,然後點一下「共享檔案」。根據預設,你邀請的對象可以編輯和邀請他人共同編輯你的文件。
  4. 選擇你想如何邀請他人共同編輯,然後發送連結。

「共同編輯」按鈕 會顯示在文件頂端並附有剔號。此圖示亦會顯示有多少人開啟了文件 (不包括你在內)。

透過 Mac 邀請他人

  1. 在裝置上登入 iCloud,並為 Pages、Numbers 和 Keynote 啟用「iCloud 雲碟」
  2. 打開你要共享的 Pages、Numbers 或 Keynote 文件。
  3. 按一下工具列中的「共同編輯」按鈕 。如果文件存放在共享的資料夾中,請按一下「顯示共享的資料夾」。
  4. 如要限制哪些人可以檢視、編輯和邀請他人共同編輯你的文件,請點一下「共享選項」並選擇所需選項,然後點一下「共享檔案」。根據預設,你邀請的對象可以編輯和邀請他人共同編輯你的文件。
  5. 選擇你想如何邀請他人共同編輯。
  6. 按一下「分享」,然後發送連結。 

「共同編輯」按鈕 會顯示在文件頂端並附有剔號。此圖示亦會顯示有多少人開啟了文件 (不包括你在內)。

透過 iCloud.com 邀請他人

  1. 使用 Apple ID 登入 iCloud.com,然後開啟 Pages、Numbers 或 Keynote。
  2. 開啟要分享的文件。
  3. 點一下或按一下工具列中的「共同編輯」按鈕 。如果文件存放在共享的資料夾中,請按一下「顯示共享的資料夾」。
  4. 如要限制哪些人可以檢視、編輯和邀請他人共同編輯你的文件,請點一下「共享選項」並選擇所需選項,然後點一下「共享檔案」。根據預設,你邀請的對象可以編輯和邀請他人共同編輯你的文件。
  5. 選擇如何邀請他人共同編輯文件。如果你有只限網絡的 iCloud 存取權,便必須複製連結。
  6. 按一下「分享」,然後發送或發佈訊息。 

「共同編輯」按鈕 會顯示在文件頂端並附有剔號。此圖示亦會顯示有多少人開啟了文件 (不包括你在內)。

設定文件限制

如果你設定文件限制,只有你邀請的對象能共同編輯,有關對象就必須使用其 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com

  1. 點一下或按一下「共同編輯」按鈕 。如果文件存放在共享的資料夾中,請點一下或按一下「顯示共享的資料夾」。
  2. 選擇「分享選項」,然後選擇以下任何選項:
    • 如果只想讓特定的參與者取用文件,請選擇「只限你邀請的人」。如要開啟共享文件,這些參與者必須使用 Apple ID 登入 iCloud 或 iCloud.com。如果他們沒有 Apple ID,可以在你分享文件後建立 Apple ID。
    • 如果想讓任何擁有共享文件連結的人都能開啟文件,請選擇「任何擁有連結的人」。
    • 如果想讓任何可以存取文件的人都能編輯和列印,請選擇「可作出修改」。
    • 如果想讓任何可以存取文件的人都能檢視和列印,但無法編輯文件,請選擇「只限檢視」。
    • 如果你不希望讓參與者邀請他人共同編輯,請取消選取「任何人都能加入更多共享對象」。

你隨時都可以更改「分享選項」。如要更改「分享選項」,請按一下或點一下「共同編輯」按鈕 ,然後更改所需選項。

設定密碼

你也可以為文件指定密碼,確保只有知道密碼的人才能開啟文件:

  • 在 Mac 上,選擇「檔案」>「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。
  • 在 iPhone 或 iPad 上開啟文件,點一下「更多」按鈕 ,點一下「設定密碼」,輸入所需資料,然後點一下「完成」。
  • 在 iCloud.com 網站上,按一下「工具」按鈕 ,按一下「設定密碼」,輸入密碼和提示,然後按一下「設定密碼」。

如果你在「分享選項」中選擇「只限你邀請的人」,就只有具編輯權限的人可以加入、更改和刪除文件密碼。否則,就只有你才可以更改密碼。


共同編輯共享文件

你可以即時看到其他人的編輯內容、隱藏或顯示編輯活動,或使用更多功能。 

如果要查看共享的文件:

  • 在 iPhone 或 iPad 上,點一下文件管理器中的「最近項目」或「最近項目」按鈕 。共享的文件會在螢幕底部顯示。
  • iCloud.com 上,按一下文件管理器側邊欄中的「已分享」。

編輯共享文件時,你可以使用 Pages、Numbers 和 Keynote 的所有功能,但有些功能例外。在 Keynote 中,你可以與多位演講者一起在網上播放共享的簡報

查看誰在編輯文件

如要查看參與文件編輯的成員,請點一下或按一下「共同編輯」按鈕 。如果列表中的人名旁邊有一點,則表示他們打開了文件。點一下或按一下圓點,即可查看其編輯位置。

離線編輯

即使你沒有連接互聯網,仍可編輯共享文件。離線編輯內容會儲存最少 30 天,並在你恢復連線時自動上載到 iCloud。完成上載後,其他參與者將會看到你所作的修改。如要查看文件同步狀態,你可以前往 iPhone 或 iPad 的文件管理器,或在 Mac 上選擇「顯示方式」>「顯示同步狀態」。

如要在上載編輯內容前將你修改過的文件副本傳送給他人,請在 iPhone 或 iPad 上點一下「更多」按鈕 或在 Mac 上按一下「分享」,然後選擇「傳送副本」。如果你透過「檔案」app (在 iPhone 或 iPad 上) 或 Finder (在 Mac 上) 附加文件,你的編輯內容將不會加入在內。如果共同編輯成員刪除了你曾離線編輯的物件、Keynote 幻燈片或 Numbers 工作表,即使你恢復連線並透過 iCloud 同步文件,有關編輯內容也不會在文件中出現。

共同編輯 Keynote 簡報

在 Keynote 中,你可以與多位演講者一起在網上播放共享的幻燈片。

任何參與者都可以發起或加入有多位演講者的幻燈片。如要在 Mac 上發起或加入有多位演講者的幻燈片,請打開共享的簡報,然後選擇「播放」>「播放多演講者幻燈片」。在 iPhone 或 iPad,點一下「更多」按鈕,然後選擇「播放多演講者幻燈片」。向觀眾展示幻燈片的人可以選擇「以主持身份開始」,並透過視像會議軟件共享螢幕畫面。加入多演講者幻燈片的其他參與者可以看到演講者的螢幕畫面,並可隨時控制和瀏覽幻燈片。

你也可以在共享的 Keynote 簡報中使用即時影片。參與者可以編輯簡報中的即時影片物件,而每位參與者都可看到個人裝置鏡頭所拍攝的即時影片,但無法看到其他參與者的即時影片。當參與者在 iPhone、iPad 或 Mac 上播放幻燈片時,可以展示個人裝置所拍攝的即時影片。 

在有即時影片的多演講者幻燈片中,只有以主持人身分發起幻燈片的參與者可以分享個人裝置所拍攝的即時影片。當幻燈片由其他參與者控制時,幻燈片仍會顯示主持人的即時影片。


停止分享文件

開啟文件,然後點一下或按一下「共同編輯」按鈕  >「停止共享」,然後點一下或按一下「好」。

當你停止分享時,文件會從所有參與者的「iCloud 雲碟」移除。如果你稍後重新分享文件,則連結將會保持不變。如果你將文件的「分享選項」設定為「只限你邀請的人」,則你需要重新邀請參與者。

如要停止共享資料夾中的某份文件,請將文件從共享的資料夾中移走。


共同編輯不支援的功能

如需使用以下任何一項功能,請停止共享文件並作出更改,然後重新共享文件。當你停止分享時,文件會從所有參與者的「iCloud 雲碟」移除。如果你將文件限制為「只限你邀請的人」,之後就需要重新邀請所有人。

與其他參與者共同編輯時,目前無法使用以下功能:

Pages、Numbers 和 Keynote

  • 加入或編輯大於 50MB 的媒體檔案1
  • 減少檔案大小 (「檔案」>「減少檔案大小」)2
  • 在表格的內文和標題區域之間拖移橫列和直欄。
  • 建立、刪除或重新排列樣式。
  • 以亞洲語言使用 Ruby 編輯。
  • 建立或編輯自訂的輸入格格式。
  • 一次過取代文件中的某種字體。

Pages

  • 調整註腳設定。
  • 插入、剪下、複製、貼上、刪除、複製、重新排列或編輯章節。
  • 調整 EndNote 設定。
  • 加入和編輯章節佈局物件。
  • 插入日期和時間智能欄位。
  • 將文書處理文件轉換成頁面佈局文件,反之亦然。
  • 修改頁碼設定。 
  • 加入和編輯頁面範本。
  • 將頁面範本重新套用到頁面。

Numbers

  • 插入智能欄位。
  • 複製或貼上表格樣式。
  • 轉置表格。

Keynote

  • 更改幻燈片大小。
  • 更改主題。
  • 錄製幻燈片或播放先前錄製的幻燈片。 
  • 新增或編輯配樂。 
  • 在播放幻燈片時編輯演講者筆記。
  • 清除配樂或刪除音軌。
  • 清除現有的幻燈片錄製內容。

iCloud 版 Pages、Numbers 及 Keynote

iCloud.com 上共同編輯時,部分功能目前無法使用:

  • 追蹤 Pages 文件中的變更時,你可以檢視文件和選擇文字,但無法編輯。
  • 如果 Pages、Numbers 或 Keynote 文件中有任何直寫文字,你可以在 iCloud.com 上檢視文件影像,但無法編輯。
  • 編輯群組內的物件。

你仍可在 iPhone、iPad 和 Mac 版 Pages、Numbers 和 Keynote 中編輯內含追蹤變更及直寫文字的文件。

1. 在 iCloud.com 上,你只能新增最多 10MB 的影像。

2. 你無法減少共享文件的大小,但可以減少副本的大小。


如果無法共同編輯

如果使用 Pages、Numbers 或 Keynote 時無法共同編輯,你可能需要更新 iPhone、iPad 或 Mac 上的 app。請開啟自動更新,讓 app 隨時保持在最新狀態。如果裝置太舊而無法更新 app,你仍然可以使用 Mac 或 PC 前往 iCloud.com 在網上共同編輯。

傳送文件副本無需使用共同編輯功能:

  • 在 Mac 上,選擇「共享」>「傳送副本」。
  • 在 iPhone 或 iPad 上,點一下「更多」按鈕 ,然後點一下「共享」。
  • iCloud.com 上,按一下「工具」按鈕 ,然後按一下「傳送副本」。


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