Mời người khác cộng tác trong Numbers trên máy Mac
Bạn có thể mời người khác làm việc cùng bạn trên bảng tính trong thời gian thực bằng cách gửi cho họ liên kết đến bảng tính. Mọi người làm việc trên bảng tính đều có thể thấy các thay đổi khi được thực hiện.
Theo mặc định, chỉ những người bạn mời cộng tác trên tài liệu mới có thể truy cập và thực hiện thay đổi đối với tài liệu. Bạn cũng có thể thay đổi quyền để cho phép:
Bất kỳ ai có liên kết truy cập vào tài liệu.
Quyền chỉ xem để những người khác không thể thực hiện các thay đổi.
Ghi chú: Nếu bạn muốn cho phép những người tham gia mời những người khác, bạn và những người tham gia đó cần có macOS Monterey 12 trở lên, iOS 15 trở lên hoặc iPadOS 15 trở lên với Numbers 12.1 trở lên.
Mời mọi người cộng tác
Những hướng dẫn này giả thiết rằng bạn đã đăng nhập trên máy tính bằng ID Apple của bạn và Numbers được thiết lập để sử dụng iCloud Drive.
Bấm vào trên thanh công cụ của Numbers.
Nếu bảng tính không được lưu trong iCloud Drive, bạn sẽ thấy lời nhắc để di chuyển bảng tính đó tại đó.
Bấm vào menu bật lên “Ai có thể truy cập”, sau đó chọn một tùy chọn:
Những người bạn mời: Chỉ những người bạn mời đăng nhập bằng ID Apple mới có thể mở bảng tính. Mọi người không cần có ID Apple trước khi bạn mời; tuy nhiên, họ cần tạo một ID Apple trước khi có thể mở bảng tính bạn đã chia sẻ.
Nếu bạn mời người nào đó bằng cách sử dụng địa chỉ email hoặc số điện thoại không được liên kết với ID Apple, họ sẽ không thể chấp nhận lời mời cho đến khi họ thêm địa chỉ email hoặc số điện thoại vào ID Apple. Hướng dẫn được cung cấp khi họ chạm hoặc bấm vào liên kết trong lời mời.
Bất kỳ ai có liên kết: Bất kỳ ai có liên kết đến bảng tính được chia sẻ đều có thể chạm hoặc bấm vào liên kết để mở bảng tính. Để bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu, bấm vào Thêm mật khẩu.
Nếu bảng tính này đã có mật khẩu, mật khẩu sẽ áp dụng cho bảng tính đã chia sẻ, vì vậy bạn không cần nhập mật khẩu mới. Nếu bạn muốn đổi mật khẩu, bấm vào Đổi mật khẩu.
Bấm vào menu bật lên Quyền, sau đó chọn một tùy chọn:
Có thể thay đổi: Mọi người có thể sửa và in bảng tính đã chia sẻ.
Chỉ xem: Mọi người có thể xem và in bảng tính đã chia sẻ nhưng không thể sửa bảng tính đó.
Nếu bạn đặt quyền truy cập thành “Những người bạn mời”, bạn có thể thay đổi cài đặt quyền riêng lẻ sau khi chia sẻ bảng tính.
Nếu bạn đã cài đặt macOS 12 trở lên và bạn không muốn tất cả những người tham gia có thể mời những người khác, hãy bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh “Bất kỳ ai đều có thể thêm người khác”.
Bấm vào một phương thức để gửi liên kết:
Thư hoặc Tin nhắn: Bấm Chia sẻ, sau đó nhập một hoặc nhiều địa chỉ email hoặc số điện thoại. Thêm bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm, sau đó bấm Gửi.
Một dịch vụ internet: Để gửi liên kết bằng dịch vụ như Twitter, tài khoản đó phải được thiết lập sẵn trên máy Mac của bạn. Bấm vào nút cho dịch vụ, sau đó thực hiện một trong các tác vụ sau:
Nếu quyền truy cập tài liệu được đặt thành “Những người bạn mời”: Nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại của những người bạn muốn mời, sau đó bấm Chia sẻ. Thêm bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm, sau đó bấm Đăng.
Nếu quyền truy cập bảng tính được đặt thành “Bất kỳ ai có liên kết”: Bấm Chia sẻ, nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại (nếu được yêu cầu), sau đó gửi hoặc đăng liên kết.
Ghi chú: Để thiết lập dịch vụ, chọn menu Apple > Tùy chọn hệ thống, sau đó bấm vào Tài khoản Internet. Để sử dụng một dịch vụ không được liệt kê, bấm vào Sao chép liên kết, mở ứng dụng nơi bạn muốn chia sẻ, sau đó chọn Sửa > Dán hoặc nhấn Command-V trên bàn phím.
Quan trọng: Khi bạn bấm Chia sẻ, một liên kết đến bảng tính (bao gồm tiêu đề bảng tính) được tạo trên iCloud. Nếu tiêu đề hoặc nội dung của bảng tính là bí mật, đảm bảo yêu cầu người nhận không chuyển tiếp liên kết cho bất kỳ ai khác.
Liên kết xuất hiện trong nội dung của email, tin nhắn hoặc bài đăng cùng với tiêu đề bảng tính – hãy đảm bảo rằng bạn không sửa hoặc xóa liên kết.
Sau khi bạn chia sẻ bảng tính, dấu chọn sẽ xuất hiện trên nút Cộng tác để biểu thị rằng bảng tính được chia sẻ.
Mời người khác
Nếu bạn là chủ sở hữu của bảng tính được chia sẻ có quyền truy cập được đặt thành “Những người bạn mời” hoặc nếu chủ sở hữu của bảng tính được chia sẻ đã cấp cho bạn quyền thêm người khác thì bạn có thể mời thêm người.
Ghi chú: Nếu quyền truy cập bảng tính được đặt thành “Bất kỳ ai có liên kết”, bạn không thể mời người mới như được mô tả trong tác vụ này. Thay vào đó, chỉ gửi liên kết cho họ (xem tác vụ tiếp theo).
Bấm vào trên thanh công cụ, sau đó bấm vào Thêm người ở cuối danh sách người tham gia.
Bấm vào menu bật lên Quyền, sau đó đặt quyền cho người mới.
Cài đặt này chỉ ảnh hưởng đến người mới mà bạn sắp mời; cài đặt này không thay đổi quyền của những người bạn đã mời.
Bấm vào một phương thức để gửi liên kết, sau đó bấm vào Tiếp tục.
Liên kết có thể xuất hiện trong nội dung của email, thông báo hoặc bài đăng dưới dạng đồ họa được tạo kiểu cùng với tiêu đề bảng tính – hãy đảm bảo rằng bạn không sửa hoặc xóa liên kết.
Bạn có thể thay đổi quyền riêng lẻ cho người mới sau khi bạn gửi hoặc đăng liên kết.
Để biết chi tiết về cách đặt quyền và gửi liên kết, xem “Mời mọi người cộng tác” bên trên.
Gửi liên kết đến nhiều người khác
Nếu quyền truy cập bảng tính của bạn được đặt thành “Bất kỳ ai có liên kết”, bạn có thể cấp cho người mới quyền truy cập vào bảng tính bằng cách gửi cho họ liên kết đến bảng tính.
Ghi chú: Nếu quyền truy cập bảng tính được đặt thành “Những người bạn mời”, bạn thêm người mới bằng cách gửi cho họ một lời mời cộng tác (xem tác vụ bên trên).
Bấm vào trên thanh công cụ, sau đó bấm vào Gửi liên kết.
Bấm vào một phương thức để gửi liên kết, sau đó bấm vào Tiếp tục.
Ghi địa chỉ trên email, thông báo hoặc bài đăng, sau đó gửi hoặc đăng liên kết.
Để biết chi tiết về cách gửi liên kết, xem “Mời mọi người cộng tác” bên trên.
Sao chép và dán liên kết
Mọi người tham gia đều có thể sao chép liên kết đến bảng tính và dán vào nơi khác. Ví dụ: bạn có thể muốn làm như vậy để lưu liên kết ở nơi bạn có thể dễ dàng truy cập.
Nếu chủ sở hữu giới hạn quyền truy cập đối với chỉ những người họ mời, liên kết sẽ chỉ hoạt động cho người tham gia được mời.
Bấm vào trên thanh công cụ, sau đó thực hiện một trong các tác vụ sau:
Bấm vào Sao chép liên kết (hoặc nếu bạn là chủ sở hữu, bấm vào Tùy chọn chia sẻ, sau đó bấm vào Sao chép liên kết). Bạn nhìn thấy tùy chọn này nếu bảng tính chỉ được chia sẻ thông qua lời mời.
Bấm vào Gửi liên kết, bấm vào Sao chép liên kết, sau đó bấm vào Tiếp tục. Bạn nhìn thấy tùy chọn này nếu bảng tính được chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết.
Bấm vào nơi bạn muốn dán liên kết, sau đó chọn Sửa > Dán (từ menu Sửa ở đầu màn hình) hoặc nhấn Command-V trên bàn phím.
Mẹo: Nếu bảng tính được bảo vệ bằng mật khẩu, vì lý do bảo mật, không gửi mật khẩu kèm theo liên kết.