Använda SFTP för att överföra data om studenter, personal och klasser till Apple School Manager

Om ditt studentinformationsystem (SIS) inte stöds av Apple School Manager, eller om du inte har ett studentinformationsystem, kan du överföra data om studenter, personal och klasser till Apple School Manager med SFTP.

När du ställer in SFTP i Inställningsassistenten får du tillgång till CSV-filmallarna och information om hur du kommer åt en privat SFTP-server i Apple School Manager. Du kan exportera data från ditt SIS-system eller skapa filerna i ett kalkylbladsprogram som Numbers.

SFTP-överföring kräver ett tredjepartsprogram i macOS. Om du inte har installerat en SFTP-klient kan du hitta en i Mac App Store.

Använd knapparna nedan för att få hjälp med att installera dina SFTP-filer. Om du inte har använt SFTP för att överföra data till Apple School Manager går du till Ställ in din första SFTP-överföring.

Ställa in den första SFTP-överföringen

  1. Logga in på Apple School Manager som Administratör, Site Manager eller People Manager.
  2. Om det här är första gången du loggar in visas Inställningsassistenten. Om Inställningsassistenten inte visas direkt klickar du på ditt namn i det övre högra hörnet. Välj Inställningsassistenten.
  3. Klicka på Sök efter personal, studenter och klasser.
  4. Klicka på Ställ in SFTP.
  5. Apple School Manager genererar en URL, ett användarnamn och ett lösenord att använda när filer överförs. Använd den här informationen för att konfigurera SFTP-klienten.
  6. Klicka på Hämta mallar.
  7. Läs instruktionerna för att använda mallar i avsnittet Fylla i datafiler.
  8. När dina datafiler är ifyllda skapar du ett ZIP-arkiv med alla sex filerna. I Finder kan du välja filerna och sedan gå till menyn Arkiv och välja Komprimera 6 objekt. Det spelar ingen roll vad du döper ZIP-arkivet till.
  9. Överför ZIP-filen till Apple School Manager. Använd en SFTP-klient för att ansluta till URL:en som visas i Inställningsassistenten. När du uppmanas ange inloggningsinformation anger du användarnamnet och lösenordet som du fick när du klickade på Ställ in SFTP. Kopiera ZIP-filen till Dropbox-katalogen.
  10. Klicka på Fortsätt i Inställningsassistenten. Om det uppstår fel vid överföringen kan du gå igenom en logg som identifierar vilka filer och rader som innehåller felaktigheter. Rätta eventuella fel i datafilerna och upprepa sedan steg 8 och 9. Du behöver inte ta bort den tidigare filen från SFTP-servern.
  11. När SFTP-importen är klar klickar du på Gå igenom SFTP-data. Om du hittar några fel klickar du på Avbryt. Rätta eventuella fel i datafilerna och upprepa sedan överföringsprocessen. Klicka på Fortsätt när data är korrekta och slutförda.
  12. Välj ett hanterat Apple-ID-format för studenter, lärare och personal under Skapa konton och klasser. Klicka på Förhandsvisa konton och klasser. När ID:na är i rätt format klickar du på Skapa konton och klasser.
  13. När kontona skapats distribuerar du inloggningsinformationen till användarna och tilldelar personalen roller.

Fylla i datafiler

De hämtade mallarna omfattar sex CSV-filer för klasser, kurser, platser, register, studenter och personal. Om mallarna inte är tillgängliga i Apple School Manager eller om du tappat bort en kopia av originalmallen kan du hämta dem igen.

Du kan använda ditt SIS-system för att exportera data i det format som beskrivs i mallarna och denna artikel, eller så kan du redigera mallarna i ett kalkylbladsprogram som Numbers.

Använd tabellerna i den här artikeln för att se till att du anger rätt information, och spara sedan varje fil utan att ändra dess namn.

Formatera dina värden

När du redigerar mallarna kan du ersätta exempeldata med egna data. Ändra inte innehållet i rubrikcellen för varje fil. Lägg inte till kolumner i någon fil förutom enligt så som beskrivs nedan.

Alla rader i en mall måste ha unika värden. Exempel: Varje rad i mallen students.csv måste innehålla en unik student. Vissa värden för den studenten kan vara tomma. Värden som radbrytningar och citattecken i namn måste föregås av ett omvänt snedstreck (\), till exempel (\”). Alla identifierare som anges måste vara alfanumeriska och de kan innehålla ett ”-”.

Om ditt värde innehåller blanksteg ( ) eller kommatecken (,), omger du det med raka citattecken ("). Om ditt värde inte innehåller något av dessa specialtecken använder du inte citattecken. Om du inte använder citattecken där de är nödvändiga, eller om du inte använder raka citattecken, uppstår problem vid överföringsprocessen.

Värdena i dina filer måste separeras med kommatecken (,) eller semikolon (;), oavsett hur du skapade filen. Använd inte blanksteg eller tabb mellan ett kommatecken eller semikolon och efterföljande värde. Filerna måste vara i UTF-8-format och använda Unix-kommando för ny rad (\n). 

Om ett annars valfritt fält, som person_number eller sis_username, är en del av ditt hanterade Apple-ID-format så blir det ett obligatoriskt fält. Om du lämnar det tomt så misslyckas överföringen med felet MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Platsfil

location_id En unik identifierare som består av siffror och/eller bokstäver utan mellanslag. Obligatorisk
location_name Namn på platsen.  Obligatorisk

Du måste definiera minst en plats i platsfilen. Du kan inte använda SFTP för att skapa student- eller personalkonto i den huvudsakliga "översta" platsen.

Studentfil

Om du använder SFTP för att överföra en ny person och det person_id du tilldelar personen redan finns i Apple School Manager, skrivs den befintliga användaren över av den nya personen i Apple School Manager. När överskrivningen är slutförd kan du endast uppdatera den användaren via SFTP. 

 

person_id

Den unika identifieraren för en viss student. Detta person_id bör matcha den unika identifieraren i SIS-systemet, om sådant finns. Detta person_id är den unika identifieraren för studenten i Apple School Manager. Använd det när du hänvisar till studenten i registerfilen och till lärare i klassfilen. 

Obligatorisk
person_number Annat värde som kan identifiera en student på din skola. Det kan vara ett student-ID.  Valfritt
first_name Studentens förnamn. Obligatorisk
middle_name Studentens mellannamn. Valfritt
last_name Studentens efternamn. Obligatorisk
grade_level Studentens betyg. Valfritt
email_address Studentens e-postadress. Valfritt
sis_username Studentens användarnamn i SIS-systemet.  Valfritt
password_policy Använd fältet password_policy för att ange en lösenordspolicy för varje enskild student. Det här värdet åsidosätter platsens lösenordspolicy och andra lösenordspolicyer som du har angett för studenten. Om du lämnar fältet password_policy tomt används en standardiserad lösenordspolicy för platsen för nya studenter och inga ändringar görs för befintliga studenter. Valfritt
location_id Studentens location_id. Det måste stämma överens med ett location_id i platsfilen. Om den här posten inte matchar en post i platsfilen får du problem med överföringsprocessen. Obligatorisk

 

Tilldela flera platser

Du kan tilldela mer än en plats till en medarbetare genom att lägga till fler platskolumner i Studentfilen. Du kan lägga till upp till 14 fler platskolumner med namnen location_id_2, location_id_3 upp till location_id_15. För varje student är det valfritt att ange ett annat plats_id för var och en av dessa kolumner. Det måste stämma överens med ett location_id i platsfilen. Om den här posten inte matchar en post i platsfilen får du problem med överföringsprocessen.

Personalfil

Om du använder SFTP för att överföra en ny person och det person_id du tilldelar personen redan finns i Apple School Manager, skrivs den befintliga användaren över av den nya personen i Apple School Manager. När överskrivningen är slutförd kan du endast uppdatera den användaren via SFTP. 

person_id

Den unika identifieraren för en viss medarbetare i personalen. Detta person_id bör matcha den unika identifieraren i SIS-systemet, om sådant finns. Ett person_id är unikt för varje medarbetare i Apple School Manager. Använd det här värdet för att hänvisa till instruktörer i Klassfil. 

Obligatorisk
person_number Annat värde som kan identifiera en medarbetare på din skola. Det kan vara ett nummer på en ID-bricka.  Valfritt
first_name Medarbetarens förnamn. Obligatorisk
middle_name Medarbetarens mellannamn. Valfritt
last_name Medarbetarens efternamn. Obligatorisk
email_address En e-postadress till medarbetaren.  Valfritt
sis_username Medarbetarens användarnamn i ditt SIS-system. Valfritt
location_id Medarbetarens location_id. Det bör stämma överens med ett location_id i platsfilen. Om den här posten inte matchar en post i platsfilen får du problem med överföringsprocessen. Obligatorisk

Alla i personalen följer standardpolicyn för lösenord (minst 8 alfanumeriska tecken).

 

Tilldela flera platser

Du kan tilldela mer än en plats till en medarbetare genom att lägga till fler platskolumner i Personalfilen. Du kan lägga till upp till 14 fler platskolumner med namnen location_id_2, location_id_3 upp till location_id_15. För varje medarbetare är det valfritt att ange ett annat plats_id för var och en av dessa kolumner. Det måste stämma överens med ett location_id i platsfilen. Om den här posten inte matchar en post i platsfilen får du problem med överföringsprocessen.

Kursfil
course_id En unik identifierare för kursen. Detta måste matcha motsvarande course_id som används i klassfilen.   Obligatorisk
course_number Ett nummer för kursen. Det här numret kan vara kursnumret i SIS eller i din kursplan. Valfritt
course_name Kursens namn. Valfritt
location_id Kursens location_id. Det bör stämma överens med ett location_id i platsfilen. Om den här posten inte matchar en post i platsfilen får du problem med överföringsprocessen.
Obligatorisk

 

Klassfil
class_id En unik identifierare för klassen.    Obligatorisk
class_number Ett nummer eller en kod som identifierar den här klassen vid din institution. Till skillnad mot class_id används inte class_number för att referera till denna klass i CSV-registret.  Valfritt
course_id Course_id för kursen som denna klass tillhör. Det måste matcha ett course_id i kursfilen. Obligatorisk
instructor_id Lärarens person_id. Det här måste stämma överens med det person_id som används i personalfilen. Valfritt
instructor_id_2 Lärarens person_id. Det här måste stämma överens med det person_id som används i personalfilen. Valfritt
instructor_id_3 Lärarens person_id. Det här måste stämma överens med det person_id som används i personalfilen. Valfritt
location_id Klassens location_id. Bör motsvara location_id i platsfilen. Om den här posten inte matchar en post i platsfilen får du problem med överföringsprocessen. Obligatorisk

 

Tilldela flera instruktörer

Du kan tilldela fler än tre instruktörer till en klass genom att lägga till fler instruktörskolumner i Klassfilen. Du kan lägga till upp till 12 fler instruktörskolumner med namnen instructor_id_4, instructor_id_5 upp till instructor_id_15. För varje klass är det valfritt att ange ett annat person_id för instruktören. Det här måste stämma överens med det person_id som används i personalfilen.

 

Registerfil
roster_id En unik identifierare för registret i SIS eller annan kursdatabas (om tillgänglig).  Obligatorisk
class_id En unik alfanumerisk identifierare för klassen. Det måste matcha ett class_id i klassfilen.
Obligatorisk
student_id Ett person_id för en student.  Obligatorisk

Registerfilen används för att lägga till studenter i deras klasser. Varje rad i filen måste ha ett unikt roster_id och endast innehålla ett class_id samt ett person_id. 
 

Uppdatera dina filer

När du vill lägga till eller ändra studenter, personal och klasser ändrar du datafilerna och överför de nya versionerna. Samtliga sex filer måste överföras vid varje överföring, och varje fil måste innehålla den fullständiga listan för varje kategori, inte bara objekten som du vill lägga till.

Efter den första överföringen skapas nya konton och klasser automatiskt när du överför. Om en post från en tidigare överföring saknas, inaktiveras den i Apple School Manager. Om det finns några fel skickar Apple School Manager ett e-postmeddelande till dig.

Information om produkter som inte tillverkas av Apple eller som finns på oberoende webbplatser som inte står under Apples kontroll eller testats av Apple anges endast i informationssyfte och är inte att betrakta som rekommendationer av eller stöd för produkterna. Apple tar inget ansvar för valet eller nyttjandet av webbplatser eller produkter från tredje part och inte heller för produkternas prestanda. Apple garanterar inte att informationen på webbplatser från tredje part är korrekt eller tillförlitlig. Det finns konkreta risker med att använda internet. Kontakta leverantören om du vill veta mer. Andra företags- och produktnamn kan vara varumärken som tillhör respektive ägare.

Publiceringsdatum: