Nahrávanie údajov o žiakoch/študentoch, zamestnancoch a triedach/skupinách do služby Apple School Manager cez SFTP

Ak Apple School Manager zatiaľ nepodporuje váš študentský informačný systém (SIS) alebo žiaden študentský informačný systém nemáte, môžete údaje o žiakoch/študentoch, zamestnancoch a triedach/skupinách nahrávať do služby Apple School Manager cez SFTP.

Počiatočné nastavenie nahrávania cez SFTP

Vyplnenie údajových súborov

Aktualizácia súborov

Keď si v asistentovi SIS/SFTP nastavíte protokol SFTP, Apple School Manager vám poskytne súbory CSV so šablónami a prístupové informácie pre súkromný SFTP server. Môžete exportovať dáta z podporovaného systému SIS alebo vytvoriť súbory v tabuľkovej aplikácii, napríklad Numbers. Pred exportovaním zo systému SIS sa obráťte na operátorov vášho systému SIS a uistite sa, že formát je pre Apple School Manager správny.

Nahrávanie údajov cez SFTP vyžaduje v systéme macOS aplikáciu od iného vydavateľa. Ak nemáte nainštalovaného žiadneho SFTP klienta, nájdete ho v Mac App Store.

Pomocou tlačidiel nižšie môžete získať pomoc s nastavením SFTP súborov. Ak ste zatiaľ do Apple School Managera žiadne údaje cez SFTP nenahrávali, mali by ste začať časťou Počiatočné nastavenie nahrávania cez SFTP.

Počiatočné nastavenie nahrávania cez SFTP

1. Prihláste sa do služby Apple School Manager ako administrátor, správca inštitúcie alebo správca osôb.

2. Kliknite na svoje meno v dolnej časti postranného panela, kliknite na položky Nastavenia, Účty, Synchronizácia adresárov a potom v časti SIS/SFTP vyberte položku Zapnúť. Pred nastavením protokolu SFTP musíte overiť doménu

3. Kliknite na položku Vyhľadajte študentov, študentky, učiteľský zbor a triedy.

   

4. Kliknite na položku Nastaviť SFTP.

   

5. Apple School Manager vygeneruje URL, meno používateľa a heslo na nahrávanie súborov. Pomocou týchto údajov nakonfigurujte svojho SFTP klienta.

   

6. Kliknite na položku Stiahnuť šablóny.

7. Prečítajte si pokyny na používanie šablón v sekcii Vyplnenie údajových súborov.

8. Keď budete mať údajové súbory vyplnené, vytvorte archív .zip so všetkými šiestimi súbormi. Vo Finderi môžete vybrať súbory, prejsť na menu Súbor a vybrať možnosť Stlačiť položky (6). Nezáleží na tom, ako archív .zip pomenujete.

9. Nahrajte súbor .zip do služby Apple School Manager. Pomocou SFTP klienta sa pripojte k adrese URL uvedenej v asistentovi SIS/SFTP. Po zobrazení výzvy na zadanie prihlasovacích údajov zadajte meno používateľa a heslo, ktoré ste získali po kliknutí na Nastaviť SFTP. Skopírujte súbor .zip do adresára Dropbox.

10. V asistentovi SIS/SFTP kliknite na Pokračovať. Ak pri nahrávaní dôjde k chybe, môžete sa pozrieť do záznamu, aby ste identifikovali chybné súbory a riadky. Opravte chyby v údajových súboroch a zopakujte 8. a 9. krok. Predchádzajúci súbor nemusíte zo SFTP servera odstraňovať.

11. Po dokončení importu cez SFTP kliknite na položku Skontrolovať údaje v SFTP. Ak nájdete chyby, kliknite na položku Zrušiť. Opravte chyby v údajových súboroch a znova nahrajte súbory. Ak sú údaje správne a úplné, kliknite na položku Pokračovať.

    

12. V časti Vytvorte účty a triedy alebo skupiny vyberte formát spravovaného Apple ID pre žiakov/študentov, vyučujúcich a zamestnancov. Kliknite na položku Zobraziť ukážku účtov a tried alebo skupín. Keď sú ID v správnom formáte, kliknite na Vytvoriť účty a triedy alebo skupiny. Vo formáte spravovaného účtu Apple ID je možné používať len overené domény

    

13. Po vytvorení účtov odošlite používateľom prihlasovacie údaje a priraďte roly zamestnancom.

    

Vyplnenie údajových súborov

Pri sťahovaní šablón získate šesť súborov CSV pre triedy/skupiny, kurzy, pracoviská, rozpisy, žiakov/študentov a zamestnancov. Ak tieto šablóny nemáte v Apple School Manageri k dispozícii alebo ste o pôvodné šablóny prišli, stiahnite si ich znova.

Údaje môžete exportovať zo svojho SIS vo formáte opísanom v šablónach a tomto článku alebo môžete šablóny upraviť v tabuľkovom programe, ako je napríklad Numbers.

Podľa tabuliek v tomto článku zadajte správne informácie a každý súbor uložte bez toho, aby ste zmenili jeho názov.

Formátovanie hodnôt

Pri upravovaní šablón nahraďte vzorové údaje vlastnými. V žiadnom súbore nemeňte obsah buniek hlavičiek. Nepridávajte do žiadneho súboru stĺpce, ak to nie je opísané nižšie.

Vo všetkých šablónach musí každý riadok predstavovať jedinečnú hodnotu. V šablóne students.csv musí napríklad každý riadok predstavovať iného žiaka/študenta. Niektoré hodnoty môžu u žiakov/študentov ostať prázdne. Špeciálnym hodnotám v mene, napríklad zlomu riadka alebo úvodzovkám, musí predchádzať spätná lomka (\), napríklad \“. Všetky zadané identifikátory musia byť alfanumerické a môžu obsahovať znak „-“.

Ak hodnota obsahuje medzeru ( ) alebo čiarku (,), vložte ju do rovných úvodzoviek ("). Ak hodnota neobsahuje žiaden z týchto špeciálnych znakov, nepoužívajte úvodzovky. Ak nepoužijete úvodzovky na mieste, kde sa vyžadujú, alebo použijete oblé úvodzovky, počas nahrávania dôjde k chybe.

Hodnoty v súboroch musia byť oddelené čiarkami (,) alebo bodkočiarkami (;) bez ohľadu na to, ako ste súbor vytvorili. Medzi čiarkou alebo bodkočiarkou a nasledujúcou hodnotou nepoužívajte medzery ani odsadenie tabulátorom. Každý súbor musí mať kódovanie UTF-8 a používať nové riadky vo formáte Unix (\n).

Ak je nejaké pole, ktoré je zvyčajne voliteľné (napríklad person_number alebo sis_username), súčasťou formátu vášho spravovaného Apple ID, stane sa z neho povinné pole. Ak necháte takéto pole prázdne, nahrávanie zlyhá a zobrazí sa chyba MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Súbor Locations (Pracoviská)

V súbore Locations (Pracoviská) musíte definovať minimálne jedno pracovisko. Účty žiakov/študentov alebo zamestnancov nemôžete vytvárať cez SFTP v hlavnom pracovisku.

Súbor Students (Žiaci/študenti)

Ak cez SFTP nahráte novú osobu a jej person_id už v službe Apple School Manager existuje, nová osoba prepíše v službe Apple School Manager existujúceho používateľa. Po dokončení prepísania budete môcť tohto používateľa upraviť len cez SFTP.

Priradenie viacerých pracovísk

Žiakovi/študentovi môžete priradiť viac než jedno pracovisko tak, že do súboru Students (Žiaci/študenti) pridáte viac stĺpcov pracovísk. Môžete pridať až 998 ďalších stĺpcov pracovísk pomenovaných location_id_2, location_id_3 až location_id_999. Pri každom žiakovi/študentovi môžete do týchto stĺpcov voliteľne zadať ďalšie location_id. Táto hodnota musí zodpovedať location_id v súbore Locations (Pracoviská). Ak hodnota nebude zodpovedať záznamu v súbore Locations (Pracoviská), dôjde pri nahrávaní k chybe.

Súbor Staff (Zamestnanci)

Ak cez SFTP nahráte novú osobu a jej person_id je v službe Apple School Manager už priradené, nová osoba prepíše v službe Apple School Manager existujúceho používateľa. Po dokončení prepísania budete môcť tohto používateľa upraviť len cez SFTP. Všetkým zamestnancom sa priradia štandardné zásady nastavenia hesiel (najmenej 8 alfanumerických znakov).

Priradenie viacerých pracovísk

Zamestnancovi môžete priradiť viac než jedno pracovisko tak, že do súboru Staff (Zamestnanci) pridáte viac stĺpcov pracovísk. Môžete pridať až 998 ďalších stĺpcov pracovísk pomenovaných location_id_2, location_id_3 až location_id_999. Pri každom zamestnancovi môžete do týchto stĺpcov voliteľne zadať ďalšie location_id. Táto hodnota musí zodpovedať location_id v súbore Locations (Pracoviská). Ak hodnota nebude zodpovedať záznamu v súbore Locations (Pracoviská), dôjde pri nahrávaní k chybe.

Súbor Courses (Kurzy)

Súbor Classes (Triedy/skupiny)

Priradenie viacerých vyučujúcich

Triede/skupine môžete priradiť viac než troch vyučujúcich tak, že do súboru Classes (Triedy/skupiny) pridáte viac stĺpcov vyučujúcich. Môžete pridať až 12 ďalších stĺpcov vyučujúcich pomenovaných instructor_id_4, instructor_id_5 až instructor_id_15. Pri každej triede/skupine môžete zadať person_id ďalších vyučujúcich. Táto hodnota musí zodpovedať person_id použitému v súbore Staff (Zamestnanci).

Súbor Rosters (Rozpisy)

Aktualizácia súborov

Ak chcete pridať alebo upraviť žiakov/študentov, zamestnancov a triedy/skupiny, upravte údajové súbory a nahrajte ich nové kópie. Pri každom nahrávaní je potrebné nahrať všetkých šesť súborov a každý súbor musí obsahovať úplný zoznam všetkých kategórií, nielen položky, ktoré chcete pridať. Informácie o účtoch SFTP môžete zistiť v menu Nastavenia > Zdroj dát.

Po prvom nahratí sa budú pri nahrávaní automaticky vytvárať nové účty a triedy/skupiny. Ak dôjde k chybe, Apple School Manager vám odošle e-mail.

Ak záznam zo skoršieho nahrávania chýba

Ak chýba záznam z predchádzajúceho nahrávania, účet sa po 120 dňoch deaktivuje a automaticky vymaže, pokiaľ preň nebol zakúpený hromadný obsah.

Ak sa odstráni kurz alebo trieda

Ak sa z nahrávania odstráni kurz alebo trieda, žiaci/študenti sa z triedy odstránia a zdroj sa zmení na manuálny. Ak sa kurzy používali v apke Škola, rozpis sa odstráni a na opätovnú registráciu je nutné vytvoriť nový kurz. Ak sa triedy používali v apke Škola, automaticky sa vymažú údaje o priebehu a učiteľ ani žiak/študent ich už nebudú mať k dispozícii.

Kurzy a triedy s manuálnym zdrojom sa aj naďalej synchronizujú s riešením MDM, no v apke Učebňa sa už možno nebudú zobrazovať. Manuálne triedy je možné v Apple School Manageri vymazať, ak ich chcete odstrániť zo synchronizácie.