Utilizar o SFTP para enviar dados de alunos, funcionários e turmas para o Apple School Manager

Se o Sistema de Informações de Alunos (SIA) não for atualmente suportado pelo Apple School Manager ou se não tiver um sistema de informações de alunos, pode enviar dados de alunos, funcionários e turmas para o Apple School Manager através de SFTP.

Configurar o primeiro envio por SFTP

Preencher os ficheiros de dados

Atualizar os ficheiros

Quando configura o SFTP no Assistente SIA/SFTP, o Apple School Manager fornece-lhe ficheiros de modelo CSV e as informações de acesso a um servidor SFTP privado. Pode exportar dados a partir de um SIA compatível ou criar os ficheiros numa app de folhas de cálculo, como o Numbers. Antes de exportar a partir do SIA, contacte-o para se certificar de que o formato é correto para o Apple School Manager.

O envio por SFTP requer uma app de terceiros no macOS. Se não tiver um cliente SFTP instalado, pode encontrar um na Mac App Store.

Utilize os botões abaixo para obter ajuda na configuração dos ficheiros SFTP. Se nunca tiver utilizado o SFTP para enviar dados para o Apple School Manager, tem de começar com a secção "Configurar o primeiro envio por SFTP".

Configurar o primeiro envio por SFTP

1. Inicie sessão no Apple School Manager como Administrador, Gestor de estabelecimento ou Gestor de pessoas.

2. Clique no seu nome na parte inferior da barra lateral, clique em Preferências, clique em Contas, clique em Sincronização de diretório e, em seguida, selecione Ativar na secção SIA/SFTP. Tem de verificar um domínio

3. Clique em Localizar alunos, professores e turmas.

   

4. Clique em Configurar SFTP.

   

5. O Apple School Manager gera um URL, um nome de utilizador e uma palavra-passe para utilizar quando enviar ficheiros. Utilize estas informações para configurar o seu cliente SFTP.

   

6. Clique em Descarregar modelos.

7. Leia as instruções para utilizar modelos na secção "Preencher os ficheiros de dados".

8. Quando tiver preenchido os seus ficheiros de dados, crie um ficheiro zip com estes seis ficheiros. No Finder, pode selecionar os ficheiros, aceder ao menu Ficheiro e escolher Comprimir 6 elementos. O nome que dá ao ficheiro zip não é relevante.

9. Envie o ficheiro zip para o Apple School Manager. Utilize um cliente SFTP para estabelecer ligação com o URL apresentado no Assistente SIA/SFTP. Quando lhe forem solicitadas as informações de início de sessão, utilize o nome de utilizador e a palavra-passe que recebeu ao clicar em Configurar SFTP. Copie o ficheiro zip para o diretório de envio.

10. Clique em Continuar no Assistente SIA/SFTP. Se o envio tiver erros, pode consultar um registo para identificar os ficheiros e as linhas que contêm erros. Corrija os erros nos ficheiros de dados e, em seguida, repita os passos 8 e 9. Não necessita de remover o ficheiro anterior do servidor SFTP.

11. Quando a importação SFTP terminar, clique em Consultar dados SFTP. Se encontrar erros, clique em Cancelar. Corrija os erros nos ficheiros de dados e, em seguida, repita o processo de envio. Se os dados estiverem corretos e completos, clique em Continuar.

    

12. Em "Criar contas e turmas", selecione um formato de ID Apple gerido para alunos, professores e funcionários. Clique em "Pré-visualizar contas e turmas". Quando os ID estiverem no formato correto, clique em "Criar contas e turmas." Apenas os domínios confirmados

    

13. Após a criação das contas, distribua as informações de início de sessão pelos utilizadores e atribua funções aos funcionários.

    

Preencher os ficheiros de dados

A descarga de modelos inclui seis ficheiros de valores separados por vírgulas (CSV) para Turmas, Cursos, Localizações, Listas, Alunos e Funcionários. Se os modelos não estiverem disponíveis no Apple School Manager ou se tiver perdido uma cópia dos modelos originais, pode voltar a descarregá-los.

Pode utilizar o SIA para exportar dados no formato descrito pelos modelos e por este artigo. Em alternativa, pode editar os modelos num programa de folhas de cálculo, como o Numbers.

Utilize as tabelas deste artigo para se certificar de que introduz as informações corretas e, em seguida, guarde cada ficheiro sem alterar o respetivo nome.

Formatar os valores

Se editar os modelos, substitua os dados de exemplo pelos seus dados. Não altere os conteúdos das células do cabeçalho em cada ficheiro. Não adicione colunas em nenhum ficheiro, exceto conforme descrito abaixo.

Em todos os modelos, cada linha tem de representar um valor único. Por exemplo, no ficheiro students.csv, cada linha tem de fazer referência a um aluno diferente. Alguns valores do aluno em questão podem estar vazios. Os valores literais, como quebras de linha ou caracteres de aspas, devem ser precedidos por uma barra invertida (\), como (\"). Os identificadores introduzidos têm de ser alfanuméricos e podem incluir um "-".

Se o seu valor tiver um espaço ( ) ou uma vírgula (,), utilize aspas direitas (") antes e depois deste carácter. Se o seu valor não tiver nenhum destes caracteres especiais, não utilize aspas. Se não utilizar aspas quando necessário ou se utilizar aspas curvas, irão surgir erros no processo de envio.

Os valores nos seus ficheiros têm de estar separados por vírgulas (,) ou por pontos e vírgulas (;), independentemente da forma como o ficheiro foi criado. Não utilize espaços nem tabulações entre as vírgulas ou os pontos e vírgulas e o valor seguinte. Cada ficheiro tem de ser codificado em UTF-8 e utilizar novas linhas Unix (\n).

Se um campo que, de outro modo, seria considerado opcional, como person_number ou sis_username, fizer parte do formato de ID Apple gerido, torna-se um campo obrigatório. Se deixar o campo em branco, o envio irá falhar com o erro MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Ficheiro Localizações

Tem de definir, pelo menos, uma localização no ficheiro Localizações. Não pode utilizar o SFTP para criar contas de alunos ou funcionários na localização "matriz" principal.

Ficheiro Alunos

Se utilizar o SFTP para enviar uma nova pessoa e o person_id que atribuir já existir no Apple School Manager, a nova pessoa substitui o utilizador existente no Apple School Manager. Assim que a substituição estiver concluída, esse utilizador só poderá ser atualizado através de SFTP.

Atribuir várias localizações

Pode atribuir mais do que uma localização a um aluno. Para tal, adicione mais colunas de localização ao ficheiro Alunos. Pode adicionar, no máximo, mais 998 colunas de localização denominadas location_id_2, location_id_3 e assim sucessivamente, até location_id_999. Para cada aluno, pode opcionalmente introduzir outro location_id em cada uma destas colunas. Esta entrada tem de corresponder a um location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio.

Ficheiro Funcionários

Se utilizar o SFTP para enviar uma nova pessoa e o person_id que atribuir já existir no Apple School Manager, a nova pessoa irá substituir o utilizador existente no Apple School Manager. Assim que a substituição estiver concluída, esse utilizador só poderá ser atualizado através de SFTP. Todos os funcionários recebem a política de palavra-passe padrão (mais de 8 caracteres alfanuméricos).

Atribuir várias localizações

Pode atribuir mais do que uma localização a um funcionário. Para tal, adicione mais colunas de localização ao ficheiro Funcionários. Pode adicionar, no máximo, mais 998 colunas de localização denominadas location_id_2, location_id_3 e assim sucessivamente, até location_id_999. Para cada funcionário, pode opcionalmente introduzir outro location_id em cada uma destas colunas. Esta entrada tem de corresponder a um location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio.

Ficheiro Cursos

Ficheiro Turmas

Atribuir vários professores

Pode atribuir mais de três professores a uma turma ao adicionar mais colunas de professor ao ficheiro Turmas. Pode adicionar, no máximo, mais 12 colunas de professor denominadas instructor_id_4, instructor_id_5 e assim sucessivamente, até instructor_id_15. Para cada turma, pode opcionalmente introduzir outro person_id para o professor. Tem de corresponder ao person_id utilizado no ficheiro Funcionários.

Ficheiro Listas

Atualizar os ficheiros

Quando pretender adicionar ou editar alunos, funcionários e turmas, edite os ficheiros de dados e envie as novas cópias. Sempre que enviar ficheiros, tem de enviar estes seis ficheiros, sendo que cada ficheiro tem de conter a lista completa de cada categoria e não apenas os elementos que pretende adicionar. Pode verificar as informações da conta SFTP em Definições > Origem de dados.

Após o primeiro envio, serão criadas automaticamente novas contas e turmas ao enviar. Se existirem erros, o Apple School Manager irá enviar-lhe um e-mail.

Se uma entrada de um envio anterior estiver em falta

Se uma entrada de um envio anterior estiver em falta, a conta será desativada e apagada automaticamente

Se um curso ou uma turma forem removidos

Se um curso ou uma turma forem removidos do envio, os alunos são removidos da turma e a origem muda para Manual. Se os cursos estavam a ser utilizados na app TPC, a lista é removida e é necessário criar um novo curso para efetuar a inscrição novamente. Se as turmas estavam a ser utilizadas na app TPC, os dados de progresso são apagados automaticamente e deixam de estar disponíveis para o professor ou aluno.

Os cursos e as turmas com uma origem manual continuam a sincronizar com a sua solução de MDM, mas podem deixar de aparecer na app Sala de Aula. As turmas manuais podem ser apagadas no Apple School Manager se pretender removê-las da sincronização.