Utilizar o SFTP para enviar dados de alunos, funcionários e turmas para o Apple School Manager

Se o Sistema de Informações sobre Alunos (SIS) não for atualmente suportado pelo Apple School Manager ou se não tiver um Sistema de Informações sobre Alunos, pode enviar dados de alunos, funcionários e turmas para o Apple School Manager através de SFTP.

Quando configurar o SFTP no Assistente de configuração, o Apple School Manager fornece-lhe ficheiros modelo CSV e as informações de acesso a um servidor SFTP privado. Pode exportar dados a partir do SIS ou criar os ficheiros numa aplicação de folhas de cálculo, como o Numbers.

O envio por SFTP exige uma aplicação de terceiros no macOS. Se não tiver um cliente SFTP instalado, pode encontrar um na Mac App Store.

Utilize os botões abaixo para obter ajuda na configuração dos ficheiros SFTP. Se nunca tiver utilizado o SFTP para enviar dados para o Apple School Manager, tem de começar com a secção Configurar o primeiro envio SFTP.

Configurar o primeiro envio SFTP

  1. Inicie sessão no Apple School Manager como Administrador, Gestor de site ou Gestor de utilizadores.
  2. Se estiver a iniciar sessão pela primeira vez, surge o Assistente de configuração. Se o Assistente de configuração não surgir, clique no seu nome, no canto superior direito. Selecione Assistente de configuração.
  3. Clique em Encontrar alunos, funcionários e turmas.
  4. Clique em Configurar SFTP.
  5. O Apple School Manager gera um URL, um nome de utilizador e uma palavra-passe para utilizar ao enviar ficheiros. Utilize estas informações para configurar o seu cliente SFTP.
  6. Clique em Descarregar modelos.
  7. Leia as instruções para utilizar modelos na secção "Preenchimento de ficheiros de dados".
  8. Quando tiver preenchido os seus ficheiros de dados, crie um ficheiro zip com os seis ficheiros. No Finder, pode selecionar os ficheiros, aceder ao menu Ficheiro e escolher Comprimir 6 elementos. O nome que dá ao ficheiro zip não é relevante.
  9. Envie o ficheiro zip para o Apple School Manager. Utilize um cliente SFTP para estabelecer ligação ao URL apresentado no Assistente de configuração. Quando lhe forem solicitadas as informações de início de sessão, utilize o nome de utilizador e a palavra-passe que recebeu ao clicar em Configurar SFTP. Copie o ficheiro zip para o diretório de envio.
  10. Clique em Continuar no Assistente de configuração. Se o envio tiver erros, pode consultar um registo para identificar os ficheiros e as linhas que contêm erros. Corrija os erros nos ficheiros de dados e, em seguida, repita os passos 8 e 9. Não necessita de remover o ficheiro anterior do servidor SFTP.
  11. Quando a importação SFTP terminar, clique em Consultar dados SFTP. Se encontrar erros, clique em Cancelar. Corrija os erros nos ficheiros de dados e, em seguida, repita o processo de envio. Se os dados estiverem precisos e completos, clique em Continuar.
  12. Em Criar contas e turmas, selecione um formato de ID Apple gerido para alunos, professores e funcionários. Clique em Pré-visualizar contas e turmas. Quando os ID estiverem no formato correto, clique em Criar contas e turmas.
  13. Após a criação das contas, distribua as informações de início de sessão pelos utilizadores e atribua funções aos funcionários.

Preencher os ficheiros de dados

A descarga de modelos inclui seis ficheiros de valores separados por vírgulas (CSV) para Turmas, Cursos, Localizações, Listas, Alunos e Funcionários. Se os modelos não estiverem disponíveis no Apple School Manager ou se tiver perdido uma cópia dos modelos originais, pode voltar a descarregá-los.

Pode utilizar o SIS para exportar dados no formato descrito pelos modelos e por este artigo. Em alternativa, pode editar os modelos num programa de folhas de cálculo, como o Numbers.

Utilize as tabelas deste artigo para se certificar de que introduz as informações corretas e, em seguida, guarde cada ficheiro sem alterar o nome.

Formatar os valores

Se editar os modelos, substitua os dados de exemplo pelos seus dados. Não altere os conteúdos das células do cabeçalho em cada ficheiro. Não adicione colunas em qualquer ficheiro, exceto conforme descrito abaixo.

Em todos os modelos, cada linha tem de representar um valor único. Por exemplo, no ficheiro students.csv, cada linha tem de fazer referência a um aluno diferente. Alguns valores deste aluno podem estar vazios. Deverá evitar os valores literais, tais como uma quebra de linha ou um caráter de aspas num nome. Para tal, utilize uma barra invertida (\) antes de cada caráter especial, ou seja, (\”). Os identificadores introduzidos têm de ser alfanuméricos e podem incluir um "-".

Se o seu valor tiver um espaço ( ) ou uma vírgula (,), utilize aspas direitas (") antes e depois deste carácter. Se o seu valor não tiver nenhum destes carateres especiais, não utilize aspas. Se não utilizar aspas quando necessário ou se utilizar aspas curvas, irão surgir erros no processo de envio.

Os valores nos seus ficheiros têm de estar separados por vírgulas (,) ou por pontos e vírgulas (;), independentemente de como foi criado o ficheiro. Não utilize espaços nem tabulações entre as vírgulas ou os pontos e vírgulas e o valor seguinte. Cada ficheiro tem de ser codificado em UTF-8 e utilizar novas linhas Unix (\n). 

Se, caso contrário, um campo opcional como person_number ou sis_username fizer parte do formato ID Apple gerido, torna-se um campo obrigatório. Se deixar o campo em branco, o envio irá falhar e irá surgir o erro MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Ficheiro Localizações

location_id Um identificador único composto por números e/ou letras sem espaços. Obrigatório
location_name O nome da localização.  Obrigatório

Tem de definir, pelo menos, uma localização no ficheiro Localizações. Não pode utilizar o SFTP para criar contas de alunos ou funcionários na localização "matriz" principal.

Ficheiro Alunos

Se utilizar o SFTP para enviar uma nova pessoa e o person_id que atribui já existir no Apple School Manager, a nova pessoa substitui o utilizador existente no Apple School Manager. Efetuada a substituição, apenas poderá atualizar esse utilizador através de SFTP. 

 

person_id

O identificador único para um aluno específico. Este person_id tem de corresponder ao identificador único no SIS, se disponível. Este person_id é o identificador único para o aluno no Apple School Manager. Utilize este valor para fazer referência ao aluno no ficheiro Listas e aos professores no ficheiro Turmas. 

Obrigatório
person_number Outro valor que possa identificar um aluno na sua escola. Poderá ser o número de identificação de um aluno.  Opcional
first_name O nome próprio do aluno. Obrigatório
middle_name O segundo nome do aluno. Opcional
last_name O apelido do aluno. Obrigatório
grade_level O nível escolar do aluno. Opcional
email_address Um endereço de e-mail do aluno. Opcional
sis_username O nome de utilizador do aluno no SIS.  Opcional
password_policy Utilize o campo password_policy para especificar uma política de palavra-passe para cada aluno específico. Este valor substitui a política de palavra-passe de localização e qualquer política de palavra-passe que tenha configurado para esse aluno. Se deixar o campo password_policy em branco, a política de palavra-passe predefinida para a localização é utilizada para um novo aluno, não sendo feitas alterações aos alunos existentes. Opcional
location_id O location_id do aluno. Tem de corresponder a um location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio. Obrigatório

 

Atribuir várias localizações

Pode atribuir mais do que uma localização a um aluno. Para tal, adicione mais colunas de localização ao ficheiro Alunos. Pode adicionar um máximo de mais 14 colunas de localização denominadas location_id_2, location_id_3 e assim sucessivamente, até location_id_15. Para cada aluno, pode opcionalmente introduzir outro location_id em cada uma destas colunas. Tem de corresponder a um location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio.

Ficheiro Funcionários

Se utilizar o SFTP para enviar uma nova pessoa e o person_id que atribui já existir no Apple School Manager, a nova pessoa irá substituir o utilizador existente no Apple School Manager. Efetuada a substituição, apenas poderá atualizar esse utilizador através de SFTP. 

person_id

O identificador único de um funcionário específico. Este person_id tem de corresponder ao identificador único no SIS, se disponível. Este person_id é o identificador único do funcionário no Apple School Manager. Utilize este valor para fazer referência aos professores no ficheiro Turmas. 

Obrigatório
person_number Outro valor que possa identificar um funcionário na escola. Poderá ser o número do cartão de um funcionário.  Opcional
first_name O nome próprio do funcionário. Obrigatório
middle_name O segundo nome do funcionário. Opcional
last_name O apelido do funcionário. Obrigatório
email_address Um endereço de e-mail deste funcionário.  Opcional
sis_username O nome de utilizador do funcionário no SIS. Opcional
location_id O location_id do funcionário. Tem de corresponder a um location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio. Obrigatório

Todos os funcionários recebem a política de palavra-passe padrão (mais de oito carateres alfanuméricos).

 

Atribuir várias localizações

Pode atribuir mais do que uma localização a um funcionário. Para tal, adicione mais colunas de localização ao ficheiro Funcionários. Pode adicionar um máximo de mais 14 colunas de localização denominadas location_id_2, location_id_3 e assim sucessivamente, até location_id_15. Para cada funcionário, pode opcionalmente introduzir outro location_id em cada uma destas colunas. Tem de corresponder a um location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio.

Ficheiro Cursos
course_id Um identificador único do curso. Tem de corresponder ao course_id correspondente utilizado no ficheiro Turmas.   Obrigatório
course_number Um número do curso. Este número poderá ser o número do curso no SIS ou no seu guia curricular. Opcional
course_name O nome do curso. Opcional
location_id O location_id do curso. Tem de corresponder a um location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio.
Obrigatório

 

Ficheiro Turmas
class_id Um identificador único para a turma.    Obrigatório
class_number Um número ou código que identifica esta turma na sua instituição. Ao contrário do class_id, o class_number não é utilizado para fazer referência a esta turma nas listas CSV.  Opcional
course_id O course_id do curso ao qual esta turma pertence. Tem de corresponder a um course_id no ficheiro Cursos. Obrigatório
instructor_id O person_id do professor. Tem de corresponder ao person_id no ficheiro Funcionários. Opcional
instructor_id_2 O person_id do professor. Tem de corresponder ao person_id no ficheiro Funcionários. Opcional
instructor_id_3 O person_id do professor. Tem de corresponder ao person_id no ficheiro Funcionários. Opcional
location_id O location_id da turma. Tem de corresponder ao location_id no ficheiro Localizações. Se esta entrada não corresponder a uma entrada no ficheiro Localizações, irá ter problemas durante o processo de envio. Obrigatório

 

Atribuir vários professores

Pode atribuir mais de três professores a uma turma adicionando mais colunas de professor ao ficheiro Turmas. Pode adicionar um máximo de mais 12 colunas de professor denominadas instructor_id_4, instructor_id_5 e assim sucessivamente, até instructor_id_15. Para cada turma, pode opcionalmente introduzir outro person_id para o professor. Tem de corresponder ao person_id no ficheiro Funcionários.

 

Ficheiro Listas
roster_id Um identificador único da lista no SIS ou outra base de dados de curso (se disponível).  Obrigatório
class_id Um identificador alfanumérico único da turma. Tem de corresponder a um class_id no ficheiro Turmas.
Obrigatório
student_id Um person_id de um aluno.  Obrigatório

O ficheiro Listas é utilizado para adicionar alunos às suas turmas. Cada linha do ficheiro tem de ter um roster_id único e conter apenas um class_id e um person_id. 
 

Atualizar os ficheiros

Quando desejar adicionar ou editar alunos, funcionários ou turmas, edite os ficheiros de dados e envie as novas cópias. Sempre que enviar ficheiros, tem de enviar os seis ficheiros, sendo que cada ficheiro tem de conter a lista completa de cada categoria e não apenas os elementos que deseja adicionar.

Após o primeiro envio, serão criadas automaticamente novas contas e turmas ao enviar. Se uma entrada de um envio anterior estiver em falta, será desativada no Apple School Manager. Se existirem erros, o Apple School Manager irá enviar-lhe um e-mail.

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