Usar o SFTP para fazer upload de dados dos alunos, funcionários e turmas para o Apple School Manager

Se, no momento, seu Sistema de informações do aluno (SIS) não for compatível com o Apple School Manager ou se você não tiver esse Sistema, será possível fazer upload de dados dos alunos, funcionários e turmas para o Apple School Manager usando o SFTP.

Ao configurar o SFTP no Assistente de Configuração, o Apple School Manager fornece arquivos de modelo CSV e informações de acesso de um servidor SFTP privado. Você pode exportar dados do SIS ou criar os arquivos em um aplicativo de planilhas, como o Numbers.

O upload do SFTP exige um aplicativo de terceiros no macOS. Se não tiver um cliente de SFTP instalado, você poderá encontrar um na Mac App Store.

Use os botões abaixo para obter ajuda com a configuração de arquivos do SFTP. Se você não usou o SFTP para fazer upload de dados para o Apple School Manager, deverá começar pela configuração na primeira seção sobre SFTP.

Configurar o primeiro upload do SFTP

  1. Inicie uma sessão no Apple School Manager como Admin (Administrador), Site Manager (Gerente de sites) ou People Manager (Gerente de pessoas).
  2. Se for a primeira vez que você inicia uma sessão, o Assistente de Configuração será exibido. Se o Assistente de Configuração não for exibido, clique em seu nome no canto superior direito. Selecione Setup Assistant (Assistente de Configuração).
  3. Clique em Find Students, Staff, and Classes (Buscar alunos, funcionários e turmas).
  4. Clique em Set Up SFTP (Configurar protocolo SFTP).
  5. O Apple School Manager gerará um URL, um nome de usuário e uma senha para serem usados ao fazer upload de arquivos. Use essas informações para configurar o cliente de SFTP.
  6. Clique em Download Templates (Fazer download de modelos).
  7. Leia as instruções sobre o uso de modelos na seção Filling Out Data Files (Como preencher arquivos de dados).
  8. Quando os arquivos de dados estiverem preenchidos, crie um arquivo zip dos seis arquivos. No Finder, você pode selecionar os arquivos, acessar o menu Arquivo e selecionar "Comprimir 6 Itens". O nome do arquivo zip não é importante.
  9. Faça upload do arquivo zip para o Apple School Manager. Use um cliente de SFTP para estabelecer conexão com o URL exibido no Assistente de Configuração. Quando as informações de início de sessão forem solicitadas, use o nome de usuário e a senha que você recebeu quando clicou em Set Up SFTP (Configurar protocolo SFTP). Copie o arquivo zip para o diretório do Dropbox.
  10. Clique em Continue (Continuar) no Assistente de Configuração. Se o upload tiver erros, você poderá consultar um registro que identifica os arquivos e linhas que contêm erros. Corrija os erros nos arquivos de dados e, em seguida, repita as etapas 8 e 9. Não é necessário remover o arquivo anterior do servidor SFTP.
  11. Quando a importação do SFTP for concluída, clique em Review SFTP Data (Analisar dados do protocolo SFTP). Se você encontrar algum erro, clique em Cancel (Cancelar). Corrija os erros nos arquivos de dados e, em seguida, repita o processo de upload. Se os dados estiverem corretos e completos, clique em Continue (Continuar).
  12. Em Create Accounts and Classes (Criar contas e turmas), selecione um formato de ID Apple gerenciado para alunos, instrutores e funcionários. Clique em Preview Accounts and Classes (Pré-visualizar contas e turmas). Quando os IDs estiverem no formato correto, clique em Create Accounts and Classes (Criar contas e turmas).
  13. Depois que as contas forem criadas, distribua as informações de início de sessão para os usuários e atribua funções aos funcionários.

Preencher os arquivos de dados

O download de modelos inclui seis arquivos de valores separados por vírgula (CSV) de Classes (Turmas), Courses (Cursos), Locations (Locais), Rosters (Listas de alunos), Students (Alunos) e Staff (Funcionários). Se os modelos não estiverem disponíveis no Apple School Manager ou se você perdeu uma cópia dos modelos originais, faça download deles novamente.

Você pode usar o SIS para exportar dados no formato descrito pelo modelos e por este artigo ou você pode editar os modelos em um programa de planilhas, como o Numbers.

Use as tabelas deste artigo para garantir que você está inserindo as informações corretas e, em seguida, salve cada arquivo sem alterar o nome.

Formatar os valores

Se você for editar os modelos, substitua os dados de exemplo por dados próprios. Não altere o conteúdo das células de cabeçalho dos arquivos. Não adicione colunas aos arquivos, exceto conforme descrito abaixo.

Em cada modelo, cada linha deve representar um valor exclusivo. Por exemplo, dentro de students.csv, cada linha deve ser para um único aluno. Certos valores do aluno podem ficar vazios. Valores literais, como uma quebra de linha ou aspas em um nome, devem ser seguidos por uma barra invertida (\), como (\"). Os identificadores inseridos devem ser alfanuméricos e podem incluir "-".

Se o valor tiver um espaço ( ) ou vírgula (,), coloque-o entre aspas retas ("). Se o valor não tiver esses caracteres especiais, não use aspas. Se você não usar aspas nos locais em que forem necessárias ou usar aspas curvas, ocorrerão erros no processo de upload.

Os valores nos arquivos devem ser separados com vírgula (,) ou ponto e vírgula (;), independentemente de como o arquivo foi criado. Não use espaços ou tabulações entre uma vírgula ou ponto e vírgula e o valor seguinte. Cada arquivo deve ser codificado como UTF-8 e usar novas linhas do Unix (\n). 

Se um campo opcional como o person_number ou sis_username for parte do formato de ID Apple gerenciado, ele se tornará um campo obrigatório. Se deixá-lo em branco, o upload falhará com o erro MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Arquivo Locations (Locais)

location_id Um identificador exclusivo formado de números e/ou letras que não contenham espaços. Obrigatório
location_name O nome do local.  Obrigatório

Defina, no mínimo, um local no arquivo Locations (Locais). Você não pode usar o SFTP para criar contas de alunos ou funcionários no local principal "sede".

Arquivo Students (Alunos)

Se você usar o SFTP para fazer upload de uma nova pessoa e o person_id atribuído já existir no Apple School Manager, a nova pessoa substituirá o usuário existente no Apple School Manager. Depois que a substituição for concluída, você só conseguirá atualizar o usuário via SFTP. 

 

person_id

O identificador exclusivo de um aluno específico. O person_id deve ser igual ao identificador exclusivo em seu SIS, se houver. O person_id é o identificador exclusivo do aluno no Apple School Manager. Use esse valor como referência do aluno no arquivo Rosters (Listas de alunos) e dos instrutores no arquivo Classes (Turmas). 

Obrigatório
person_number Outro valor que pode identificar um aluno em sua instituição. Pode ser o número de identificação de um aluno.  Opcional
first_name O nome do aluno. Obrigatório
middle_name O nome do meio do aluno. Opcional
last_name O sobrenome do aluno. Obrigatório
grade_level O nível escolar do aluno. Opcional
email_address Um endereço de e-mail do aluno. Opcional
sis_username O nome de usuário do aluno em seu SIS.  Opcional
password_policy Use o campo password_policy para especificar uma política de senha para cada aluno. Esse valor substitui a política de senha do local e outras políticas de senha que você tenha atribuído ao aluno. Se você deixar o campo password_policy em branco, a política de senha padrão do local será usada para um novo aluno, e não serão feitas alterações nos alunos existentes. Opcional
location_id O location_id do aluno. Ele deve ser igual a um location_id no arquivo Locations (Locais). Se essa entrada não for igual a uma entrada no arquivo Locations (Locais), ocorrerão problemas no processo de upload. Obrigatório

 

Atribuir vários locais

Você pode atribuir mais de um local a um aluno ao adicionar mais colunas de locais ao arquivo Students (Alunos). Você pode adicionar até 14 colunas adicionais de locais, chamadas location_id_2, location_id_3, até location_id_15. Como opção, é possível inserir outro location_id em cada uma dessas colunas para cada aluno. Ele deve ser igual a um location_id no arquivo Locations (Locais). Se essa entrada não for igual a uma entrada no arquivo Locations (Locais), ocorrerão problemas no processo de upload.

Arquivo Staff (Funcionários)

Se você usar o SFTP para fazer upload de uma nova pessoa e o person_id atribuído já existir no Apple School Manager, a nova pessoa substituirá o usuário existente no Apple School Manager. Depois que a substituição for concluída, você só conseguirá atualizar o usuário via SFTP. 

person_id

O identificador exclusivo de um funcionário específico. O person_id deve ser igual ao identificador exclusivo em seu SIS, se houver. O person_id é o identificador exclusivo do funcionário no Apple School Manager. Use esse valor como referência dos instrutores no arquivo Classes (Turmas). 

Obrigatório
person_number Outro valor que pode identificar um funcionário em sua instituição. Pode ser o número do crachá do funcionário.  Opcional
first_name O nome do funcionário. Obrigatório
middle_name O nome do meio do funcionário. Opcional
last_name O sobrenome do funcionário. Obrigatório
email_address Um endereço de e-mail do funcionário.  Opcional
sis_username O nome de usuário do funcionário no SIS. Opcional
location_id O location_id do funcionário. Ele deve ser igual a um location_id no arquivo Locations (Locais). Se essa entrada não for igual a uma entrada no arquivo Locations (Locais), ocorrerão problemas no processo de upload. Obrigatório

Todos os funcionários recebem a política de senha padrão (oito ou mais caracteres alfanuméricos).

 

Atribuir vários locais

Você pode atribuir mais de um local a um funcionário ao adicionar mais colunas de locais ao arquivo Staff (Funcionários). Você pode adicionar até 14 colunas adicionais de locais, chamadas location_id_2, location_id_3, até location_id_15. Como opção, é possível inserir outro location_id em cada uma dessas colunas para cada funcionário. Ele deve ser igual a um location_id no arquivo Locations (Locais). Se essa entrada não for igual a uma entrada no arquivo Locations (Locais), ocorrerão problemas no processo de upload.

Arquivo Courses (Turmas)
course_id Um identificador exclusivo do curso. Ele deve ser igual ao course_id usado no arquivo Classes (Turmas).   Obrigatório
course_number Um número do curso. Pode ser o número do curso em seu SIS ou programa de ensino. Opcional
course_name O nome do curso. Opcional
location_id O location_id do curso. Ele deve ser igual a um location_id no arquivo Locations (Locais). Se essa entrada não for igual a uma entrada no arquivo Locations (Locais), ocorrerão problemas no processo de upload.
Obrigatório

 

Arquivo Classes (Turmas)
class_id Um identificador exclusivo da turma.    Obrigatório
class_number Um número ou código que identifica essa turma em sua instituição. Diferentemente do class_id, o class_number não é usado como referência da turma em listas de alunos CSV.  Opcional
course_id O course_id do curso ao qual essa turma pertence. Ele deve ser igual a um course_id no arquivo Courses (Cursos). Obrigatório
instructor_id O person_id do instrutor. Ele deve ser igual ao person_id usado no arquivo Staff (Funcionários). Opcional
instructor_id_2 O person_id do instrutor. Ele deve ser igual ao person_id usado no arquivo Staff (Funcionários). Opcional
instructor_id_3 O person_id do instrutor. Ele deve ser igual ao person_id usado no arquivo Staff (Funcionários). Opcional
location_id O location_id da turma. Ele deve ser igual ao location_id no arquivo Locations (Locais). Se essa entrada não for igual a uma entrada no arquivo Locations (Locais), ocorrerão problemas no processo de upload. Obrigatório

 

Atribuir múltiplos instrutores

Você pode atribuir mais de três instrutores a uma turma ao adicionar mais colunas de instrutor ao arquivo Classes (Turmas). Você pode adicionar até 12 colunas adicionais de instrutor, chamadas instructor_id_4, instructor_id_5, até instructor_id_15. Como opção, é possível inserir outro person_id para o instrutor para cada turma. Ele deve ser igual ao person_id usado no arquivo Staff (Funcionários).

 

Arquivo Rosters (Listas de alunos)
roster_id Um identificador exclusivo da lista de alunos em seu SIS ou outro banco de dados de cursos, se houver.  Obrigatório
class_id Um identificador alfanumérico exclusivo da turma. Ele deve ser igual a um class_id no arquivo Classes (Turmas).
Obrigatório
student_id Um person_id de um aluno.  Obrigatório

O arquivo Rosters (Listas de alunos) é usado para adicionar alunos às turmas. Cada linha do arquivo deve ter um roster_id exclusivo e ter apenas um class_id e um person_id. 
 

Atualizar os arquivos

Quando desejar adicionar ou editar alunos, funcionários e turmas, edite os arquivos de dados e faça upload das novas cópias. Sempre que fizer upload de arquivos, você deverá fazer upload de todos os seis arquivos, e cada arquivo deverá conter a lista completa de cada categoria, não apenas os itens que você deseja adicionar.

Após o primeiro upload, as novas contas e turmas serão criadas automaticamente ao fazer upload. Se uma entrada de um upload anterior estiver ausente, ela será desativada no Apple School Manager. Se ocorrerem erros, o Apple School Manager enviará um e-mail a você.

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