À propos de la fonctionnalité de collaboration pour Pages, Numbers et Keynote

Invitez d’autres personnes à accéder à vos documents et travaillez ensemble en temps réel. La fonctionnalité de collaboration est intégrée aux apps Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad, iPod touch, Mac et en ligne sur iCloud.com.

Pour collaborer sur votre iPhone, iPad ou Mac, vous aurez besoin d’un iPhone, iPad ou Mac équipé d’iOS 12, d’iPadOS ou de macOS Mojave ou version ultérieure et de Pages, Numbers ou Keynote version 10.1. 

Pour collaborer sur des documents Pages, Numbers ou Keynote en ligne sur iCloud.com, vous aurez besoin de Safari 9.1.3 ou version ultérieure ou de Google Chrome pour votre Mac. Sur un PC, vous aurez besoin de Google Chrome ou de Microsoft Edge.

Inviter d’autres personnes à collaborer

Lorsque vous invitez des personnes à collaborer sur un document, une feuille de calcul ou une présentation, vous leur envoyez un lien vers iCloud.com. Jusqu’à 100 personnes peuvent visualiser et éditer un document partagé simultanément.

L’URL contient le nom du document. Si le nom ou le contenu du document est confidentiel, assurez-vous de demander aux participants de ne transférer le lien à personne d’autre.

Vous pouvez également inviter d’autres personnes à collaborer sur des documents Pages, Numbers ou Keynote en partageant un dossier dans iCloud Drive. Lorsque vous partagez un dossier, tous les documents Pages, Numbers ou Keynote de ce dossier partagé deviennent automatiquement des documents collaboratifs. 

Les personnes que vous invitez peuvent ouvrir et afficher un document partagé de n’importe quelle taille. Si la taille de votre document est supérieure à 2 Go et que vous souhaitez que les personnes que vous invitez puissent le modifier, utilisez Pages, Numbers ou Keynote pour iPhone, iPad ou Mac afin de réduire la taille du document à moins de 2 Go avant d’inviter d’autres personnes.

Inviter des personnes depuis votre iPhone ou iPad

  1. Connectez-vous à iCloud sur votre appareil et activez iCloud Drive pour Pages, Numbers et Keynote.
  2. Vous pouvez partager le contenu en ouvrant le document ou depuis le gestionnaire de documents
    • Dans le document ouvert, touchez le bouton Collaborer  dans la barre d’outils.
    • Dans le gestionnaire de documents, touchez Parcourir, Sélectionner, puis le document à partager. Touchez le bouton Partager , puis l’option Ajouter. Le document devra peut-être d’abord être téléchargé sur votre appareil.
  3. Pour définir des restrictions sur les personnes pouvant afficher et modifier votre document, touchez Options de partage, puis choisissez une option. Par défaut, les personnes que vous invitez peuvent modifier votre document.
  4. Touchez la méthode d’envoi du lien de votre choix.
  5. Ajoutez toute autre information que vous jugez utile, puis envoyez ou publiez le message.

Le bouton Collaborer  apparaît en haut de votre document avec une coche. Cette icône indique également combien de personnes travaillent sur le document, hormis vous.

Inviter des personnes à partir de votre Mac

  1. Connectez-vous à iCloud sur votre appareil et activez iCloud Drive pour Pages, Numbers et Keynote.
  2. Ouvrez le document Pages, Numbers ou Keynote que vous souhaitez partager.
  3. Cliquez sur le bouton Collaborer  de la barre d’outils.
  4. Pour définir des restrictions sur les personnes pouvant afficher et modifier votre document, cliquez sur Options de partage, puis choisissez une option. Par défaut, les personnes que vous invitez peuvent modifier votre document.
  5. Choisissez la manière dont vous souhaitez inviter d’autres personnes à travailler sur votre document.
  6. Cliquez sur Partager, puis envoyez ou publiez le message. 

Le bouton Collaborer  apparaît en haut de votre document avec une coche. Cette icône indique également combien de personnes travaillent sur le document, hormis vous.

Inviter des personnes depuis iCloud.com

  1. Connectez-vous à iCloud.com avec votre identifiant Apple, puis ouvrez Pages, Numbers ou Keynote.
  2. Ouvrez le document que vous souhaitez partager.
  3. Touchez ou cliquez sur le bouton Collaborer  dans la barre d’outils.
  4. Pour définir des restrictions sur les personnes pouvant afficher et modifier votre document, cliquez sur Options de partage. Par défaut, les personnes que vous invitez peuvent modifier votre document.
  5. Choisissez la manière dont vous souhaitez inviter d’autres personnes à travailler sur vos documents. Si vous avez accès à iCloud uniquement via un navigateur Web, vous devez copier le lien. 
  6. Cliquez sur Partager, puis envoyez ou publiez le message. 

Le bouton Collaborer  apparaît en haut de votre document avec une coche. Cette icône indique également combien de personnes travaillent sur le document, hormis vous.

Restreindre un document

Si vous définissez des restrictions de sorte que seules les personnes que vous invitez puissent collaborer sur votre document, celles-ci doivent se connecter à iCloud ou iCloud.com en utilisant leur identifiant Apple.

  1. Touchez ou cliquez sur le bouton Collaborer .
  2. Choisissez Options de partage, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Si vous souhaitez que seuls certains participants accèdent au document, choisissez « Seulement les invités ». Pour ouvrir le document partagé, ces participants doivent se connecter à iCloud ou à iCloud.com à l’aide d’un identifiant Apple. S’ils ne possèdent pas d’identifiant Apple, ils peuvent en créer un dès que vous avez partagé le document avec eux.
    • Si vous souhaitez que toutes les personnes disposant du lien puissent ouvrir le document partagé, choisissez « Toute personne disposant du lien ».
    • Si vous souhaitez que toutes les personnes ayant accès au document puissent le modifier et l’imprimer, choisissez « Modification ».

Si vous souhaitez que toutes les personnes ayant accès au document puissent l’ouvrir et l’imprimer, mais pas le modifier, choisissez « Consultation ».

Vous pouvez modifier les options de partage à tout moment. Pour ce faire, touchez ou cliquez sur le bouton Collaborer , puis apportez les modifications souhaitées.

Définir un mot de passe

Vous pouvez également attribuer un mot de passe à un document, afin que seules les personnes connaissant ce mot de passe puissent ouvrir le document:

  • Sur votre Mac, choisissez Fichier > Définir le mot de passe, saisissez le mot de passe et un indice, puis cliquez sur Définir le mot de passe.
  • Sur votre iPhone ou iPad, ouvrez le document, touchez le bouton Plus , Définir le mot de passe, saisissez les informations demandées, puis touchez OK.
  • Sur le site iCloud.com, cliquez sur le bouton Outils , cliquez sur Définir le mot de passe, saisissez le mot de passe et un indice, puis cliquez sur Définir le mot de passe.

Si vous avez choisi l’option de partage « Seules les personnes que vous invitez », seules les personnes autorisées à apporter des modifications pourront ajouter, modifier et supprimer le mot de passe du document. Sinon, vous serez la seule personne habilitée à le faire.


Collaborer sur un document partagé

Vous pouvez voir les modifications apportées par les autres personnes en temps réel, masquer ou afficher les modifications, etc. 

Si vous souhaitez voir les documents partagés :

  • Sur votre iPhone ou iPad, touchez Récents ou l’icône Récents  dans le gestionnaire de documents. Vos documents partagés s’affichent en bas de l’écran.
  • Sur iCloud.com, cliquez sur Partagé dans la barre latérale du gestionnaire de documents.

Lors de la modification d’un document partagé, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Pages, Numbers et Keynote, avec certaines exceptions

Afficher les personnes qui travaillent sur le document

Pour voir qui a ouvert le document, touchez ou cliquez sur le bouton Collaborer . Si un point est visible à côté d’un nom dans la liste, cela signifie que cette personne travaille sur le document. Touchez ou cliquez sur le point pour voir les modifications en cours.

Si vous souhaitez communiquer avec d’autres participants, vous pouvez ajouter et répondre à des commentaires sans quitter Pages, Numbers ou Keynote, en utilisant les fils de commentaires.

Procéder à des modifications hors ligne

Si vous n’êtes pas connecté à Internet, vous pouvez toujours modifier un document partagé. Les modifications effectuées hors ligne sont enregistrées pendant au moins 30 jours, puis chargées automatiquement dans iCloud lorsque vous vous connectez. Les autres participants verront vos modifications une fois celles-ci chargées. Vous pouvez vérifier l’état de synchronisation de votre document à partir du gestionnaire de documents sur un iPhone ou iPad, ou en choisissant Afficher > Afficher l’état de synchronisation sur un Mac.

Pour envoyer à quelqu’un une copie du document avec vos modifications avant que celles-ci ne soient chargées, touchez le bouton Plus  sur votre iPhone ou iPad ou cliquez sur Partager sur votre Mac, puis choisissez Envoyer une copie. Si vous joignez un document à partir de l’app Fichiers sur votre iPhone ou iPad ou à partir du Finder sur votre Mac, vos modifications ne seront pas incluses. Si une personne avec laquelle vous collaborez supprime un élément, une diapositive Keynote ou une feuille de calcul Numbers que vous avez modifié(e) hors ligne, ces modifications ne figureront pas dans le document lorsque vous vous connecterez à nouveau et que le document se synchronisera avec iCloud.


Arrêter le partage d’un document

Ouvrez le document, touchez ou cliquez sur le bouton Collaborer  > Arrêter le partage, puis touchez ou cliquez sur OK.

Lorsque vous mettez fin au partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous partagez de nouveau le document ultérieurement, le lien sera identique. Si vous avez défini les options de partage du document sur « Seules les personnes que vous invitez » (sur votre Mac) ou « Seulement les invités » (sur votre appareil iOS), vous devez inviter à nouveau les participants.


Fonctionnalités non compatibles avec la collaboration

Si vous avez besoin d’utiliser l’une de ces fonctionnalités, arrêtez le partage du document, modifiez-le, puis partagez-le à nouveau. Lorsque vous mettez fin au partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous avez défini le partage du document sur « Seules les personnes que vous invitez » (sur votre Mac) ou « Seulement les invités » (sur votre appareil iOS), vous devez inviter à nouveau chaque personne.

Pour le moment, les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles lorsque vous collaborez avec d’autres participants :

Pages, Numbers et Keynote

  • Ajouter ou modifier des fichiers multimédias d’une taille supérieure à 50 Mo1
  • Réduire la taille du fichier (Fichier > Réduire la taille du fichier).2
  • Faire glisser des lignes et des colonnes entre le corps et l’en-tête dans des tableaux.
  • Créer, supprimer ou réorganiser des styles.
  • Effectuer des modifications avec Ruby dans les langues asiatiques.
  • Créer ou modifier des formats de cellule personnalisés.
  • Remplacer chaque instance d’une police dans un document.

Pages

  • Modifier les réglages des notes de bas de page.
  • Insérer, couper, copier, coller, supprimer, dupliquer, réorganiser ou modifier des sections.
  • Modifier les réglages EndNote.
  • Ajouter et modifier des objets modèle.
  • Insérer des champs intelligents de date et d’heure.
  • Convertir des documents de traitement de texte en documents de mise en page et inversement.
  • Modifier les réglages de numérotation des pages. 
  • Ajouter ou modifier les modèles de pages.
  • Réappliquer un modèle à une page.

Numbers

  • Créer ou modifier des formulaires sur iPhone ou iPad.
  • Insérer des champs intelligents.
  • Copier ou coller des styles de tableaux.
  • Transposer des tableaux.

Keynote

  • Modifier la taille des diapositives.
  • Modifier le thème.
  • Enregistrer un diaporama ou lire un diaporama déjà enregistré. 
  • Ajouter ou modifier une bande-son. 
  • Modifier les notes de l’intervenant pendant la lecture d’un diaporama.
  • Supprimer une bande-son ou des morceaux.
  • Supprimer un enregistrement existant d’un diaporama.

Pages, Numbers et Keynote pour iCloud

À l'heure actuelle, certaines fonctionnalités de collaboration ne sont pas disponibles sur iCloud.com :

  • Si vous utilisez le suivi des modifications dans un document Pages, vous pouvez afficher le document et sélectionner du texte, mais vous ne pouvez pas le modifier.
  • Si votre document Pages, Numbers ou Keynote comprend du texte vertical, vous pouvez afficher une image du document sur iCloud.com, mais vous ne pouvez pas le modifier.
  • Modifier des objets au sein de groupes.

Vous pouvez toujours modifier des documents dans lesquels le suivi des modifications est activé ou qui comprennent du texte vertical dans Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad et Mac.

1 Sur iCloud.com, les images que vous ajoutez ne doivent pas dépasser la taille maximale de 10 Mo.

2 Vous ne pouvez pas réduire la taille d’un document partagé, mais vous pouvez réduire la taille d’une copie.


Si la collaboration n’est pas disponible

Si vous utilisez Pages, Numbers ou Keynote et que la fonctionnalité de collaboration n’est pas disponible, il se peut que vous deviez mettre à jour ces apps sur votre iPhone, iPad ou Mac. Activez les mises à jour automatiques afin que vos apps soient toujours à jour. Si votre appareil est trop ancien pour mettre à jour vos apps, vous pouvez toujours collaborer en ligne en accédant à l’adresse iCloud.com sur un Mac ou un PC. 

Si vous souhaitez envoyer une copie de votre document, vous pouvez le faire sans utiliser la collaboration:

  • Sur votre Mac, accédez à Partager > Envoyer une copie.
  • Sur votre iPhone ou iPad, touchez le bouton Plus  > Partager. 
  • Sur iCloud.com, cliquez sur le bouton Outils  > Envoyer une copie.


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