Collaborer sur des documents dans Keynote, Pages et Numbers

Grâce à la collaboration intégrée, travaillez sur des présentations, des documents ou des feuilles de calcul avec d’autres personnes en temps réel.

Avec la collaboration dans Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, iPad, Mac et Apple Vision Pro, vous pouvez inviter d’autres personnes à collaborer sur un document, définir des autorisations pour le document, voir qui a travaillé sur le document et quelles modifications ont été apportées, et communiquer avec les personnes participantes à partir de l’app.

Vous pouvez également collaborer en utilisant Keynote, Pages et Numbers en ligne sur iCloud.com.

Inviter d’autres personnes à collaborer

Lorsque vous invitez des personnes à collaborer sur une présentation, un document ou une feuille de calcul, vous leur envoyez un lien. Jusqu’à 100 personnes peuvent afficher et modifier simultanément un document partagé.

Pour commencer à collaborer :

1. Connectez-vous à iCloud sur votre appareil et activez iCloud Drive pour Keynote, Pages et Numbers.

2. Lorsque votre document est ouvert, cliquez ou touchez le bouton Partager dans la barre d’outils, choisissez « Partager le lien » dans le menu local, puis choisissez comment inviter d’autres personnes.

Si la taille de votre document est supérieure à 2 Go (4 Go si vous avez souscrit un abonnement Apple Creator Studio), vous devrez la réduire dans Keynote, Pages ou Numbers avant d’inviter d’autres personnes à collaborer.

Définir des autorisations

Pour définir les autorisations et choisir qui peut afficher, modifier et inviter d’autres personnes à collaborer sur votre document, cliquez ou touchez le menu local situé sous le menu local « Partager le lien ».

Vous pouvez définir les options suivantes :

• Pour autoriser uniquement certains participants à accéder au document, choisissez « Personnes de votre choix ». Pour ouvrir le document partagé, ces participants doivent se connecter à iCloud ou iCloud.com à l’aide d’un compte Apple. Les personnes qui n’ont pas de compte Apple peuvent en créer un une fois que vous avez partagé le document avec elles.

• Pour que toutes les personnes disposant du lien puissent ouvrir le document partagé, choisissez « Toute personne disposant du lien ».

• Pour autoriser toute personne ayant accès au document à le modifier et à l’imprimer, choisissez « Peut modifier » sous macOS, ou Modification sous iOS et iPadOS.

• Pour autoriser toute personne ayant accès au document à l’afficher et à l’imprimer, mais pas à le modifier, choisissez « Peut afficher ou télécharger » sous macOS, ou Affichage et téléchargement sous iOS et iPadOS.

• Pour autoriser d’autres personnes à demander l’accès au document partagé, sélectionnez « Autoriser les demandes d’accès » sous macOS, ou activez Demandes d’accès sous iOS et iPadOS. Découvrez comment gérer les demandes d’accès.

Collaborer sur un document partagé

Après avoir ouvert le document, vous pouvez voir les modifications apportées par les autres personnes en temps réel, ainsi ce qu’elles ont modifié récemment. Selon votre appareil, le nombre de personnes qui modifient ou consultent le document s’affiche sur le bouton Collaboration dans la barre d’outils, qui apparaît après que vous avez invité d’autres personnes. Vous pouvez également afficher la liste des participants en touchant ou en cliquant sur le bouton Collaboration.

Lors de la modification d’un document partagé, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Keynote, Pages et Numbers, avec certaines exceptions.

Voir la dernière activité

Dans Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, iPad et Mac, touchez ou cliquez sur le bouton Collaboration dans la barre d’outils pour voir ce qui s’est passé depuis votre dernière consultation du document. Vous pouvez également échanger avec les participants depuis l’app et modifier les réglages d’activité.

• Touchez ou cliquez sur Afficher toute l’activité pour voir qui a travaillé sur le document, ainsi qu’un résumé des modifications apportées. Touchez ou cliquez sur la flèche d’expansion pour afficher plus d’informations sur les modifications, telles que les modifications apportées par un participant à plusieurs endroits. Vous pouvez également toucher une activité pour afficher l’endroit où la modification a été apportée. Les activités non lues sont en surbrillance, et le fait de toucher une activité en surbrillance marquera toutes les activités non lues comme lues.

• Touchez ou cliquez sur un nom dans la liste des participants pour accéder à l’endroit où cette personne travaille actuellement dans le document.

• Pour activer ou désactiver les notifications lorsque de nouvelles personnes vous rejoignent, apportent des modifications ou ajoutent des commentaires, touchez ou cliquez sur Réglages d’activité.

• Touchez ou cliquez sur le bouton de message pour démarrer une conversation Messages avec les participants, ou touchez ou cliquez sur le bouton audio ou vidéo pour lancer un appel FaceTime.

Avec Keynote sur Apple Vision Pro, vous pouvez collaborer avec d’autres personnes sur des présentations. Les participants peuvent voir votre activité, mais vous ne pouvez pas voir celle des autres.

Modifier les réglages d’un document partagé

Pour modifier les autorisations après avoir partagé votre document, cliquez ou touchez le bouton Collaboration dans la barre d’outils, puis cliquez ou touchez Gérer le document partagé, la présentation partagée ou la feuille de calcul partagée, selon l’app iWork que vous utilisez. Vous pouvez modifier l’accès et les autorisations, ainsi que mettre fin au partage.

Gérer les demandes d’accès

Si vous avez choisi d’autoriser les demandes d’accès lors de la configuration des autorisations et que le lien vers votre document, présentation ou feuille de calcul est partagé avec une personne que vous n’avez pas invitée à collaborer, cette personne sera invitée à demander l’accès avant de pouvoir afficher le fichier.

Pour gérer les demandes d’accès, cliquez ou touchez le bouton Collaboration dans la barre d’outils, puis cliquez ou touchez Gérer le document partagé, la présentation partagée ou la feuille de calcul partagée, selon l’app iWork que vous utilisez. Les demandes d’accès en attente sont répertoriées par utilisateur.

Fonctionnalités non compatibles avec la collaboration

Si vous avez besoin d’utiliser l’une de ces fonctionnalités, arrêtez le partage du document, modifiez-le, puis partagez-le à nouveau. Lorsque vous mettez fin au partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous avez défini le partage du document sur « Seules les personnes que vous invitez » (sur votre Mac) ou « Seulement les invités » (sur votre appareil iOS), vous devez inviter à nouveau chaque personne.

Pour le moment, les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles lorsque vous collaborez avec d’autres personnes participantes :

Keynote, Pages et Numbers

• Réduire la taille du fichier (Fichier > Réduire la taille du fichier).

• Faire glisser des lignes et des colonnes entre le corps et l’en-tête dans des tableaux.

• Créer, supprimer ou réorganiser des styles.

• Effectuer des modifications avec Ruby dans les langues asiatiques.

• Créer ou modifier des formats de cellule personnalisés.

• Remplacer chaque instance d’une police dans un document.

Keynote

• Modifier la taille des diapositives.

• Modifier le thème.

• Enregistrer un diaporama ou lire un diaporama déjà enregistré.

• Ajouter ou modifier une bande-son.

• Supprimer une bande-son ou des morceaux.

• Supprimer un enregistrement existant d’un diaporama.

Keynote, Pages et Numbers pour iCloud

Vous pouvez utiliser Keynote, Pages et Numbers en ligne sur iCloud.com pour inviter d’autres personnes à collaborer sur un document, définir des autorisations pour les participants et collaborer. Toutefois, certaines fonctionnalités de collaboration ne sont pas disponibles actuellement sur iCloud.com :

• Si vous utilisez le suivi des modifications dans un document Pages, vous pouvez afficher le document et sélectionner du texte, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Si votre document Keynote, Pages ou Numbers comprend du texte vertical, vous pouvez afficher une image du document sur iCloud.com, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Modifier des objets au sein de groupes.

• Vous pouvez accéder directement au curseur d’un autre participant dans un document collaboratif, mais d’autres fonctionnalités de collaboration comme le fil d’activité et les outils pour démarrer des communications ne sont pas disponibles dans Keynote, Pages et Numbers pour iCloud. Les modifications apportées à un document collaboratif à partir d’iCloud.com sont toujours affichées dans le flux d’activité des participants qui utilisent Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, iPad et Mac.

Vous pouvez toujours modifier des documents dans lesquels le suivi des modifications est activé ou qui comprennent du texte vertical dans Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, iPad et Mac.

Si vous ne pouvez pas collaborer sur un document

Si vous utilisez Keynote, Pages ou Numbers et que la fonctionnalité de collaboration n’est pas disponible, il se peut que vous deviez mettre à jour vos apps. Activez les mises à jour automatiques afin que vos apps soient toujours à jour. Si votre appareil est trop ancien pour mettre à jour vos apps, vous pouvez toujours collaborer en ligne en accédant à l’adresse iCloud.com sur un Mac ou un PC.

Si vous souhaitez envoyer une copie du document, vous pouvez le faire sans utiliser la collaboration. Cliquez ou touchez le bouton Partager, choisissez « Envoyer une copie » dans le menu local, puis choisissez comment envoyer le document.

Configuration système minimale et configuration iCloud requises pour la collaboration

Pour afficher ou modifier un document partagé et inviter d’autres personnes à participer à la présentation, vous et les personnes avec lesquelles vous le partagez devez disposer de l’un des appareils suivants :

• Un Mac doté de macOS Tahoe 26.0 et de Keynote, Pages ou Numbers 15.4, ou d’une version ultérieure.

• Un iPhone ou un iPad doté d’iOS ou d’iPadOS 26.0 et de Keynote, Pages ou Numbers 15.4, ou d’une version ultérieure.

• Un Apple Vision Pro doté de visionOS 26.0 et de Keynote, Pages ou Numbers 15.4, ou d’une version ultérieure.

Keynote, Pages et Numbers pour iCloud fonctionnent avec un Mac ou un PC utilisant Safari 13.1 ou version ultérieure, Google Chrome ou Microsoft Edge.