Collaborer sur des documents dans Pages, Numbers et Keynote

Grâce à la collaboration intégrée, travaillez sur des documents, des feuilles de calcul ou des présentations avec d’autres personnes en temps réel.

Avec la collaboration dans Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad, Mac et Apple Vision Pro, invitez d’autres personnes à collaborer sur un document, définissez des autorisations pour le document, voyez qui a travaillé sur le document et quelles modifications ont été apportées, et démarrez des communications avec les participants à partir de l’app.

Vous pouvez également collaborer en utilisant Pages, Numbers et Keynote en ligne sur iCloud.com.

Inviter d’autres personnes à collaborer

Lorsque vous invitez des personnes à collaborer sur un document, une feuille de calcul ou une présentation, vous leur envoyez un lien. Jusqu’à 100 personnes peuvent afficher et modifier simultanément un document partagé.

Pour commencer à collaborer :

1. Connectez-vous à iCloud sur votre appareil, puis activez iCloud Drive pour Pages, Numbers et Keynote.

2. Lorsque votre document est ouvert, touchez ou cliquez sur le bouton Partager dans la barre d’outils, sélectionnez Collaborer dans le menu local, puis choisissez une méthode d’invitation.

Les personnes que vous invitez peuvent ouvrir et afficher un document partagé de n’importe quelle taille. Si la taille de votre document est supérieure à 2 Go et que vous souhaitez que les personnes que vous invitez puissent le modifier, utilisez Pages, Numbers ou Keynote afin de réduire la taille du document à moins de 2 Go avant d’inviter d’autres personnes.

Définir des autorisations

Pour déterminer qui peut voir, modifier et inviter d’autres personnes à collaborer sur votre document, cliquez ou touchez le menu local situé sous le menu local Collaboration.

Vous pouvez définir les options suivantes :

• Pour n’autoriser que certains participants à accéder au document, choisissez « Personnes que vous invitez ». Pour ouvrir le document partagé, ces participants doivent se connecter à iCloud ou iCloud.com à l’aide d’un compte Apple. Les personnes qui n’ont pas de compte Apple peuvent en créer un une fois que vous avez partagé le document avec elles.

• Pour que toutes les personnes disposant du lien puissent ouvrir le document partagé, choisissez « Toute personne disposant du lien ».

• Pour que toutes les personnes ayant accès au document puissent le modifier et l’imprimer, choisissez « Modification ».

• Pour que toutes les personnes ayant accès au document puissent l’ouvrir et l’imprimer, mais pas le modifier, choisissez « Consultation ».

• Si vous ne voulez pas que les participants puissent inviter d’autres personnes à collaborer, décochez « N’importe qui peut ajouter d’autres personnes ».

Collaborer sur un document partagé

Après avoir ouvert le document, vous pouvez voir les modifications apportées par les autres personnes en temps réel, ainsi ce qu’elles ont modifié récemment. En fonction de votre appareil, le nombre de personnes qui modifient ou consultent le document figure sur le bouton Collaboration dans la barre d’outils. Ce bouton s’affiche une fois que vous avez invité des personnes. Vous pouvez également afficher la liste des participants en touchant ou en cliquant sur le bouton Collaboration.

Lors de la modification d’un document partagé, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Pages, Numbers et Keynote, avec certaines exceptions.

Voir la dernière activité

Dans Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad et Mac, touchez ou cliquez sur le bouton Collaboration dans la barre d’outils pour voir les modifications qui ont apportées depuis la dernière consultation du document. Vous pouvez également échanger avec les participants depuis l’application et modifier les réglages d’activité.

• Touchez ou cliquez sur Afficher toute l’activité pour voir qui a travaillé sur le document, ainsi qu’un résumé des modifications apportées. Touchez ou cliquez sur la flèche d’expansion pour afficher plus d’informations sur les modifications, telles que les modifications apportées par un participant à plusieurs endroits. Vous pouvez également toucher une activité pour afficher l’endroit où la modification a été apportée. Les activités non lues sont en surbrillance, et le fait de toucher une activité en surbrillance marquera toutes les activités non lues comme lues.

• Touchez ou cliquez sur un nom dans la liste des participants pour accéder à l’endroit où cette personne travaille actuellement dans le document.

• Pour activer ou désactiver les notifications lorsque de nouvelles personnes vous rejoignent, apportent des modifications ou ajoutent des commentaires, touchez ou cliquez sur Réglages d’activité.

• Touchez ou cliquez sur le bouton de message pour démarrer une conversation Messages avec les participants, ou touchez ou cliquez sur le bouton audio ou vidéo pour lancer un appel FaceTime.

Avec Keynote sur Apple Vision Pro, vous pouvez collaborer avec d’autres personnes sur des présentations. Les participants peuvent voir votre activité, mais vous ne pouvez pas voir celle des autres.

Modifier les réglages d’un document partagé

Pour modifier les autorisations après avoir partagé votre document, touchez ou cliquez sur le bouton Collaboration dans la barre d’outils, puis touchez ou cliquez sur Gérer le document, la présentation ou la feuille de calcul partagé(e), en fonction de l’app iWork que vous utilisez. Vous pouvez modifier l’accès et les autorisations, ainsi que mettre fin au partage.

Fonctionnalités non compatibles avec la collaboration

Si vous avez besoin d’utiliser l’une de ces fonctionnalités, arrêtez le partage du document, modifiez-le, puis partagez-le à nouveau. Lorsque vous mettez fin au partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous avez défini le partage du document sur « Seules les personnes que vous invitez » (sur votre Mac) ou « Seulement les invités » (sur votre appareil iOS), vous devez inviter à nouveau chaque personne.

Pour le moment, les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles lorsque vous collaborez avec d’autres participants :

Pages, Numbers et Keynote

• Réduire la taille du fichier (Fichier > Réduire la taille du fichier).

• Faire glisser des lignes et des colonnes entre le corps et l’en-tête dans des tableaux.

• Créer, supprimer ou réorganiser des styles.

• Effectuer des modifications avec Ruby dans les langues asiatiques.

• Créer ou modifier des formats de cellule personnalisés.

• Remplacer chaque instance d’une police dans un document.

Pages, Numbers et Keynote pour iCloud

Vous pouvez utiliser Pages, Numbers et Keynote en ligne sur iCloud.com pour inviter d’autres personnes à collaborer sur un document, définir des autorisations pour les participants et collaborer. Toutefois, certaines fonctionnalités de collaboration ne sont pas disponibles actuellement sur iCloud.com :

• Si vous utilisez le suivi des modifications dans un document Pages, vous pouvez afficher le document et sélectionner du texte, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Si votre document Pages, Numbers ou Keynote comprend du texte vertical, vous pouvez afficher une image du document sur iCloud.com, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Modifier des objets au sein de groupes.

• Vous pouvez accéder directement au curseur d’un autre participant dans un document collaboratif, mais d’autres fonctionnalités de collaboration comme le fil d’activité et les outils pour démarrer des communications ne sont pas disponibles dans Pages, Numbers et Keynote pour iCloud. Les modifications apportées à un document collaboratif à partir d’iCloud.com sont toujours affichées dans le flux d’activité des participants qui utilisent Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad et Mac.

Vous pouvez toujours modifier des documents dans lesquels le suivi des modifications est activé ou qui comprennent du texte vertical dans Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad et Mac.

Si la collaboration n’est pas disponible

Si vous utilisez Pages, Numbers ou Keynote et que la fonctionnalité de collaboration n’est pas disponible, il se peut que vous deviez mettre à jour vos apps. Activez les mises à jour automatiques afin que vos apps soient toujours à jour. Si votre appareil est trop ancien pour mettre à jour vos apps, vous pouvez toujours collaborer en ligne en accédant à l’adresse iCloud.com sur un Mac ou un PC.

Si vous souhaitez envoyer une copie de votre document, vous pouvez le faire sans utiliser la collaboration. Touchez ou cliquez sur le bouton Partager, choisissez Envoyer une copie dans le menu local, puis choisissez la façon dont vous souhaitez envoyer le document.

Configuration système minimale et configuration iCloud requises pour la collaboration

Pour afficher ou modifier un document partagé et inviter d’autres personnes à participer à la présentation, vous et les personnes avec lesquelles vous le partagez devez disposer de l’un des appareils suivants :

• Un Mac doté de macOS Sonoma et de Pages, Numbers ou Keynote 14.2 ou version ultérieure.

• Un iPhone ou iPad doté d’iOS ou iPadOS 17 et de Pages, Numbers ou Keynote 14.2 ou version ultérieure.

• Un Apple Vision Pro doté de Pages, Numbers ou Keynote 14.2 ou version ultérieure.

Pages, Numbers et Keynote pour iCloud fonctionnent avec un Mac ou un PC utilisant Safari 11.1.2 ou version ultérieure, Google Chrome ou Microsoft Edge.