À propos de la fonctionnalité de collaboration pour Pages, Numbers et Keynote

Invitez d’autres personnes à accéder à vos documents et travaillez ensemble en temps réel. La fonctionnalité de collaboration est intégrée aux apps iWork sur iPhone, iPad, iPod touch, Mac et iCloud.com.

Éléments dont vous avez besoin

Vous pouvez profiter des fonctions de collaboration iWork avec les appareils Apple suivants, et les versions de logiciel indiquées :

  • Un Mac doté de macOS Sierra et Pages 7.1, Numbers 5.1 ou Keynote 8.1 ou version ultérieure
  • Un iPhone, iPad ou iPod touch doté d’iOS 11 et Pages 4.1, Numbers 4.1 ou Keynote 4.1 ou version ultérieure

Vous pouvez collaborer en ligne avec les versions de navigateurs suivantes :

  • Safari 9 ou version ultérieure, ou Google Chrome 50 ou version ultérieure pour votre Mac
  • Internet Explorer 11 ou version ultérieure, ou Google Chrome 50 ou version ultérieure pour votre PC Windows

Si la version d’iOS ou des apps iWork de votre iPhone, iPad ou iPod touch est antérieure, ou si vous possédez un appareil Android, vous pouvez ouvrir les documents, mais pas les modifier. Si les fonctions de collaboration ne sont pas disponibles, découvrez comment procéder.

Si vous utilisez des identifiants Apple gérés, les enseignants et les étudiants de votre organisation peuvent collaborer avec iWork.

Connectez-vous à iCloud

Pour commencer à collaborer, connectez-vous à iCloud sur votre appareil et activez iCloud Drive. Si vous utilisez un navigateur Web, connectez-vous à iCloud.com et ouvrez l’app iWork que vous souhaitez utiliser.

Inviter d’autres personnes à collaborer

Lorsque vous invitez des personnes à collaborer sur un document, une feuille de calcul ou une présentation, l’app crée un lien iCloud.com que vous pouvez leur envoyer. Si vous définissez des restrictions de sorte que seules les personnes que vous invitez puissent collaborer sur votre document, celles-ci doivent se connecter à iCloud ou iCloud.com en utilisant leur identifiant Apple.

L’URL contient le nom du document. Si le nom ou le contenu du document est confidentiel, assurez-vous de demander aux participants de ne transférer le lien à personne d’autre.

Inviter des personnes à partir de votre iPhone, iPad ou iPod touch

  1. Si votre document est déjà ouvert dans Pages, Numbers ou Keynote, touchez icône Plus, puis touchez Collaborer avec d’autres. Si vous vous trouvez dans le gestionnaire de documents, touchez Parcourir, Sélectionner, puis le document à partager. Touchez Partager ou icône Partager, puis touchez Ajouter. Si le document sélectionné n’a pas été téléchargé sur votre appareil, il se télécharge maintenant.
    Écran Ajouter
  2. Pour définir des restrictions sur les personnes pouvant afficher et changer votre document, touchez Options de partage, puis choisissez une option. Par défaut, les personnes que vous invitez peuvent modifier votre document.
  3. Touchez la méthode d’envoi du lien de votre choix.
  4. Ajoutez toute autre information que vous jugez utile, puis envoyez ou publiez le message.

Cette icône icône Collaboration avec une coche apparaît en haut du document. Cette icône indique également combien de personnes travaillent sur le document, hormis vous.

Inviter des personnes à partir de votre Mac

  1. Dans Pages, Numbers ou Keynote, ouvrez le document que vous souhaitez partager.
  2. Dans la barre d’outils, cliquez sur icône Collaborer avec une coche.
  3. Pour définir des restrictions sur les personnes pouvant afficher et modifier votre document, cliquez sur Options de partage, puis choisissez une option. Par défaut, les personnes que vous invitez peuvent modifier votre document.
  4. Choisissez la manière dont vous souhaitez inviter d’autres personnes à travailler sur votre document.
  5. Cliquez sur Partager, puis envoyez ou publiez le message. 

Cette icône icône Collaboration avec une coche apparaît en haut du document. Cette icône indique également combien de personnes travaillent sur le document, hormis vous.

Inviter des personnes depuis iCloud.com

  1. Si votre document est déjà ouvert dans Pages, Numbers ou Keynote pour iCloud, cliquez sur icône Collaborer avec un signe plus dans la barre d’outils. Si vous vous trouvez dans le gestionnaire de documents, sélectionnez un document, puis cliquez sur bouton Plus. Choisissez Collaborer avec d’autres personnes.
  2. Pour définir des restrictions sur les personnes pouvant afficher et modifier votre document, cliquez sur Options de partage. Par défaut, les personnes que vous invitez peuvent modifier votre document.
  3. Choisissez la manière dont vous souhaitez inviter d’autres personnes à travailler sur vos documents. Si vous avez accès à iCloud uniquement via un navigateur Web, vous devez copier le lien. 
  4. Cliquez sur Partager, puis envoyez ou publiez le message. 

Cette icône icône Collaboration avec une coche apparaît en haut du document. Cette icône indique également combien de personnes travaillent sur le document, hormis vous.

Définir des restrictions sur les documents

  1. Sur votre Mac ou en ligne sur iCloud.com, cliquez sur icône Collaborer avec une coche. Sur votre iPhone, iPad ou iPod touch, touchez icône Plus, puis touchez Collaborer. 
  2. Choisissez Options de partage, puis sélectionnez une des options suivantes :
    • Si vous souhaitez que seuls certains participants accèdent au document, choisissez « Seulement les invités ». Pour ouvrir le document partagé, ces participants doivent se connecter à iCloud ou à iCloud.com à l’aide d’un identifiant Apple. S’ils ne possèdent pas d’identifiant Apple, ils peuvent en créer un dès que vous avez partagé le document avec eux.
    • Si vous souhaitez que toutes les personnes disposant du lien puissent ouvrir le document partagé, choisissez « Toute personne disposant du lien ».
    • Si vous souhaitez que toutes les personnes ayant accès au document puissent le modifier et l’imprimer, choisissez « Modification ».
    • Si vous souhaitez que toutes les personnes ayant accès au document puissent l’ouvrir et l’imprimer, mais pas le modifier, choisissez « Consultation ».
      Écran Options de partage

Vous pouvez modifier les options de partage à tout moment. Pour modifier les options de partage, touchez ou cliquez sur icône Collaborer avec une coche, puis effectuez les modifications requises.

Définition d’un mot de passe

Vous pouvez également attribuer un mot de passe à un document, afin que seules les personnes connaissant ce mot de passe puissent ouvrir le document:

  • Sur votre Mac, choisissez Fichier > Définir le mot de passe, saisissez le mot de passe et un indice, puis cliquez sur Définir le mot de passe.
  • Sur votre iPhone, iPad ou iPod touch, ouvrez le document, touchez bouton Plus, touchez Définir le mot de passe, saisissez les informations demandées, puis touchez Terminé.
  • En ligne sur iCloud.com, cliquez sur bouton Outils, cliquez sur Définir le mot de passe, saisissez le mot de passe et un indice, puis cliquez sur Définir le mot de passe.

Collaborer sur un document partagé

Vous pouvez voir les modifications apportées par les autres personnes en temps réel, masquer ou afficher les modifications, etc. 

Si vous souhaitez voir les documents partagés :

  • Sur votre iPhone, iPad ou iPod touch, touchez Récents ou icône Récents dans le gestionnaire de documents. Vos documents partagés s’affichent en bas de l’écran.
  • Sur iCloud.com, cliquez sur Partagé dans la barre latérale du gestionnaire de documents.

Lors de la modification d’un document partagé, vous pouvez utiliser toutes les fonctions de Pages, Numbers et Keynote, avec certaines exceptions

Afficher les personnes qui travaillent sur le document

Pour voir qui a ouvert le document, touchez ou cliquez sur icône Collaborer avec une coche. Si un point est visible près d’un nom dans la liste, cela signifie que cette personne travaille sur le document. Si vous souhaitez communiquer avec d’autres participants, vous pouvez ajouter et répondre à des commentaires sans quitter Pages, Numbers ou Keynote en utilisant les fils de commentaires.

Suivre les modifications apportées par une personne

Les modifications apportées au document apparaissent en temps réel : les curseurs, le texte et les sélections d’objets apparaissent dans différentes couleurs. Touchez ou cliquez sur icône Collaborer avec une coche, puis touchez ou cliquez sur le point près du nom de la personne pour voir où sont effectuées les modifications.

Masquer ou afficher les activités de collaboration

Vous pouvez masquer ou afficher les activités de collaboration à tout moment.

  • Sur votre Mac, sélectionnez Afficher > Masquer les activités de la collaboration ou Afficher > Afficher les activités de la collaboration.
  • Sur votre iPhone, iPad ou iPod touch, touchez bouton Plus, puis activez ou désactivez l’option Collaboration.
  • Sur iCloud.com depuis un Mac ou un PC, cliquez sur l’icône icône Barre latérale dans la barre d’outils, puis choisissez Masquer les activités de la collaboration ou Afficher les activités de la collaboration.

Apporter des modifications en mode hors ligne

Vous pouvez modifier un document partagé uniquement lorsque votre Mac ou appareil iOS est connecté à Internet. Si vous n’êtes pas connecté, ou si vous passez en mode hors ligne pendant la collaboration, l’app affiche un message d’alerte vous demandant si vous souhaitez travailler sur une copie hors ligne du document. 

Si vous passez en mode hors ligne pendant la collaboration alors que vous êtes sur iCloud.com, les autres personnes verront les modifications que vous apportez uniquement lorsque vous vous reconnecterez à Internet.

Modifier les réglages de langue et de région

Les réglages de langue et de région de votre document correspondent à ceux de votre appareil au moment où vous avez invité d’autres personnes à collaborer. Vous ne pouvez pas utiliser de formatage régional personnalisé lorsque vous invitez d’autres personnes à travailler sur votre document.

Pour modifier ces réglages, désactivez la fonctionnalité de collaboration, apportez vos modifications, puis partagez de nouveau votre document.

Arrêter le partage d’un document

Ouvrez le document, puis touchez ou cliquez sur icône Collaborer avec une coche > Arrêter le partage, avant de toucher ou de cliquer sur OK.

Lorsque vous mettez fin au partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous partagez de nouveau le document ultérieurement, le lien sera identique. Si vous avez défini les options de partage du document sur « Seules les personnes invitées » (sur votre Mac) ou « Seulement les invités » (sur votre appareil iOS), vous devez réinviter les participants.

Fonctionnalités non compatibles avec la collaboration

Si vous avez besoin d’utiliser l’une de ces fonctionnalités sur votre Mac ou appareil iOS, arrêtez le partage du document, modifiez-le, puis partagez-le de nouveau. Lorsque vous mettez fin au partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous avez défini le partage du document sur « Seules les personnes invitées », vous devez réinviter chaque personne.

Pour le moment, les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles lorsque vous collaborez avec d’autres participants :

Pages, Numbers et Keynote

  • Modifier des objets au sein de groupes
  • Ajouter ou modifier des fichiers multimédia d’une taille supérieure à 50 Mo2
  • Tout remplacer (dans Rechercher et remplacer)
  • Réduire la taille du fichier (Fichier > Réduire la taille du fichier)3
  • Faire glisser des lignes et des colonnes entre le corps et l’en-tête dans des tableaux
  • Créer, supprimer ou réorganiser des styles
  • Effectuer des modifications avec Ruby dans les langues asiatiques
  • Modifier les réglages régionaux du document ou utiliser des formats régionaux personnalisés
  • Créer ou modifier des formats de cellule personnalisés

Pages

  • Insérer et modifier des tableaux de contenus
  • Modifier les réglages des notes de bas de page
  • Insérer, couper, copier, coller, supprimer, dupliquer, réorganiser ou modifier des sections
  • Ajuster les réglages des sections
  • Modifier les réglages EndNote
  • Ajouter et modifier des objets modèle 
  • Insérer des champs intelligents de date et d’heure
  • Convertir des documents de traitement de texte en documents de mise en page et inversement  
  • Modifier les réglages de numérotation des pages 
  • Utiliser le suivi des modifications4
  • Ajouter ou modifier les modèles de pages

 

Numbers

  • Créer ou modifier des formulaires sous iOS
  • Insérer des champs intelligents
  • Copier ou coller des styles de tableaux
  • Transposer des tableaux
  • Couper, copier ou coller des feuilles de calcul
     

Keynote

  • Modifier la taille des diapositives 
  • Ajouter, afficher ou modifier des modèles de diapositives 
  • Revenir au format du modèle pour les diapositives ou les objets 
  • Modifier le thème 
  • Enregistrer un diaporama ou lire un diaporama déjà enregistré 
  • Ajouter ou modifier une bande-son 
  • Modifier les notes de l’intervenant pendant la lecture d’un diaporama
  • Supprimer une bande-son ou des morceaux
  • Supprimer un enregistrement existant d’un diaporama

 

2 Sur iCloud.com, les images que vous ajoutez ne doivent pas dépasser la taille maximale de 10 Mo.

3 Vous ne pouvez pas réduire la taille d’un document partagé, mais vous pouvez réduire la taille d’une copie.

4 Le suivi des modifications est possible uniquement sur Mac et sur les appareils iOS. Si vous utilisez iCloud.com et que le suivi des modifications est activé, vous pouvez ouvrir le document, mais pas le modifier.

Si la collaboration n’est pas disponible

Si vous utilisez Pages, Numbers ou Keynote et que la fonctionnalité de collaboration n’est pas disponible, il se peut que vous deviez mettre à jour ces apps sur votre iPhone, iPad, iPod touch ou Mac. Activez les mises à jour automatiques afin que vos apps soient toujours à jour. Si votre appareil est trop ancien pour que vous installiez les versions de macOS, iOS ou iWork, vous pouvez collaborer sur iCloud.com à l’aide d’un Mac ou d’un PC. 

Si vous souhaitez envoyer une copie de votre document, vous pouvez le faire sans utiliser la collaboration:

  • Sur votre Mac, accédez à Partager > Envoyer une copie. Pour ajouter un raccourci à la barre d’outils, cliquez sur cette dernière tout en maintenant la touche Contrôle enfoncée, puis sélectionnez Personnaliser la barre d’outils. Faites glisser l’élément Envoyer une copie dans la barre d’outils.  
  • Sur votre iPhone, iPad ou iPod touch, touchez bouton Plus > Partager. 
  • Sur iCloud.com, cliquez sur icône en forme de clé anglaise > Envoyer une copie.

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