Tarvittavat asiat
iWork-yhteistyö Boxin kanssa on mahdollista seuraavilla Apple-laitteilla ja ohjelmistoversioilla:
- Mac, jossa on macOS Sierra, Pages 7.1, Numbers 5.1, Keynote 8.1 tai näiden uudempi versio
- iPhone, iPad tai iPod touch, jossa on iOS 11 ja Pages 4.1, Numbers 4.1, Keynote 4.1 tai näiden uudempi versio
Voit tehdä yhteistyötä verkossa seuraavilla selainversioilla:
- Safari 9 tai uudempi tai Google Chrome 50 tai uudempi Macille
- Internet Explorer 11 tai uudempi tai Google Chrome 50 tai uudempi Windows-tietokoneelle.
Jos käytät iPhonea, iPadia tai iPod touchia, jossa on aiempi iOS- tai iWork-versio, tai Android-laitetta, voit katsella dokumentteja mutta et muokata niitä. Jos yhteistyöominaisuuksia ei ole saatavilla, oppii, mitä tehdä.
Jos käytät hallittuja Apple ID:itä, organisaatioosi kuuluvat opettajat ja opiskelijat voivat tehdä yhteistyötä iWorkin avulla.
Kirjaudu iCloudiin
Voit aloittaa yhteistyön kirjautumalla iCloudiin laitteellasi ja kytkemällä iCloud Driven päälle. Jos käytät verkkoselainta, kirjaudu sisään iCloud.comiin ja avaa haluamasi iWork-ohjelma.
Muiden kutsuminen yhteistyöhön
Kun kutsut muita tekemään yhteistyötä dokumentin, laskentataulukon tai esityksen parissa, ohjelma luo iCloud.com-linkin, jonka voit lähettää heille. Jos rajoitat dokumentin käytön henkilöihin, jotka olet kutsunut tekemään yhteistyötä, heidän pitää kirjautua iCloudiin tai iCloud.comiin Apple ID:llään.
Dokumentin nimi näkyy URL-osoitteessa. Jos dokumentin nimi tai sisältö on luottamuksellista tietoa, kerro vastanottajille, että linkkiä ei saa lähettää edelleen.
Muiden kutsuminen iPhonella, iPadilla tai iPod touchilla
- Jos dokumentti on jo avoinna Pagesissa, Numbersissa tai Keynotessa, napauta
ja sitten Tee yhteistyötä muiden kanssa. Jos olet dokumenttien hallinnassa, napauta Selaa, napauta Valitse ja napauta sitten dokumenttia, jonka haluat jakaa. Napauta Jaa tai 
ja sitten Lisää ihmisiä. Valitsemasi dokumentti ladataan nyt laitteellesi, jos sitä ei ole ladattu aiemmin.
- Rajoitukset siitä, kuka voi tarkastella ja muuttaa asiakirjaasi, näet napauttamalla Jakovalinnat ja valitsemalla asetuksen. Oletusasetus on, että kutsumasi käyttäjät voivat muokata dokumenttiasi.
- Valitse linkin lähetystapa.
- Lisää tarvittavat lisätiedot ja lähetä tai julkaise viesti.
Tämä kuvake 
näkyy asiakirjasi yläosassa.Tämä kuvake näyttää myös, kuinka monella ihmisellä on asiakirja auki, mukaan lukien sinä.
Muiden kutsuminen Macilla
- Avaa jaettava dokumentti Pagesissa, Numbersissa tai Keynotessa.
- Klikkaa työkalupalkissa
. - Rajoitukset siitä, kuka voi tarkastella ja muuttaa asiakirjaasi, näet napauttamalla Jakovalinnat ja valitsemalla asetuksen. Oletusasetus on, että kutsumasi käyttäjät voivat muokata dokumenttiasi.
- Valitse, miten muita käyttäjiä kutsutaan tekemää yhteistyötä.
- Napsauta Jaa ja lähetä tai julkaise sitten viesti.
Tämä kuvake näkyy asiakirjasi yläosassa. Tämä kuvake näyttää myös, kuinka monella ihmisellä on asiakirja auki, mukaan lukien sinä.
Muiden kutsuminen iCloud.com-osoitteesta
- Jos dokumentti on jo avoinna Pagesin, Numbersin tai Keynoten iCloud-versiossa, klikkaa työkalupalkissa . Jos olet dokumenttien hallinnassa, valitse dokumentti ja klikkaa . Valitse Tee yhteistyötä muiden kanssa.
- Rajoitukset siitä, kuka voi tarkastella ja muuttaa asiakirjaasi, näet napauttamalla Jakovalinnat. Oletusasetus on, että kutsumasi käyttäjät voivat muokata dokumenttiasi.
- Valitse, miten muita käyttäjiä kutsutaan tekemään yhteistyötä. Jos käytät iCloudia vain verkossa, sinun on kopioitava linkki.
- Napsauta Jaa ja lähetä tai julkaise sitten viesti.
Tämä kuvake näkyy asiakirjasi yläosassa.Tämä kuvake näyttää myös, kuinka monella ihmisellä on asiakirja auki, mukaan lukien sinä.
Määritä rajoitukset asiakirjoille
- Napsata Macilla tai verkossa iCloud.comissa .Napauta sitten iPhonella, iPadiilla tai iPod touchilla ,
- Valitse Jakovalinnat ja sitten jokin seuraavista asetuksista:
- Jos haluat, että vain tietyt osallistujat voivat muokata dokumenttia, valitse Vain kutsutut. Osallistujat voivat avata sen vain kirjauduttuaan iCloudiin tai iCloud.comiin Apple ID:illään. Apple ID:n voi luoda vasta dokumentin jakamisen jälkeen, jos käyttäjällä ei vielä ole sellaista.
- Jos haluat, että dokumentin voi avata kuka tahansa, jolla on linkki jaettuun dokumenttiin, valitse Kaikki, joilla on linkki.
- Jos haluat, että kuka tahansa, joka voi käyttää dokumenttia, voi muokata sitä ja tulostaa sen, valitse Muokkaus.
- Jos haluat, että käyttäjät, joilla on dokumentin käyttöoikeus, voivat katsella sitä ja tulostaa sen, mutta eivät muokata sitä, valitse Vain katselu.
Jakovalinnat voi muuttaa milloin tahansa seuraavasti. Voit vaihtaa Jakovalinnat napsauttamalla tai napauttamalla ja tehdä sitten haluamasi muutokset.
Laiteohjelmiston salasanan asettaminen
Voit myös määrittää dokumentille salasanan, jolloin dokumentin voivat avata vain ne, jotka tietävät salasanan:
- Valitse Macilla Arkisto >Aseta salasana, syötä salasanavihje ja napsauta sitten Määritä salasana.
- Kun dokumentti on avoinna, napauta iPhonessa, iPadissa tai iPod touchissa , napauta Aseta salasana, anna pyydetyt tiedot ja napauta sitten Valmis.
- Napsauta iCloud.comissa
, napsauta Aseta salasana, syötä salasana ja vihje ja napsauta Määritä salasana.
Jaetun dokumentin yhteismuokkaaminen
Voit esimerkiksi katsella muiden tekemiä muokkauksia reaaliajassa ja piilottaa tai näyttää muokkaukset.
Jos haluat tarkastella jaettuja dokumentteja:
- Napauta iPhonessa, iPadissa tai iPod touchissa Äskeiset tai dokumenttien hallinnassa
. Jaetut dokumentit ilmestyvät näytön alalaitaan. - Klikkaa iCloud.comin dokumenttien hallinnan sivupalkissa Jaetut.
Kun muokkaa jaettua asiakirjaa, voit käyttää kaikille Pagesin, Numbersin ja Keynoten ominaisuuksille.
Katso, kuka käyttää dokumenttia
Näet, kuka on liittynyt asiakirjaan napauttamalla tai napsauttamalla . Jos näet pisteen jonkun nimen vieressä listassa, tämä tarkoittaa, että tällä on asiakirja auki.Jos haluat kommunikoida muiden osallistujien kanssa, voit lisätä ja vastata kommentteihin ilman, että poistut Pagesista, Numbersista tai Keynotesta ketjutettujen kommenttien avulla
Toisen käyttäjän tekemien muokkauksien seuraaminen
Muokkaukset asiakirjaan näkyvät tosiajassa - katso värikoodattuja kohdistimia, tekstiä ja objektivalintoja. Napauta tai napsauta napsauta tai napauta sitten pistettä henkilön nimen vieressä nähdäksesi, missä he muokkaavat.
Yhteistyötoiminnan kätkeminen tai näyttäminen
Voit piilottaa tai näyttää yhteistyötoiminnan milloin tahansa.
- Valitse Macissa Näytä > Kätke yhteistyötoiminta. Voit valita myös Näytä > Näytä yhteistyötoiminta.
- Napauta iPhonessa, iPadissa tai iPod touchissa ja ota Yhteistyötoiminta käyttöön tai pois käytöstä.
- Jos käytät iCloud.comia Macissa tai Windows-tietokoneessa, klikkaa työkalupalkissa
. Valitse sitten Kätke yhteistyötoiminta tai Näytä yhteistyötoiminta.
Offline-tilassa muokkaaminen
Macissa tai iOS:ssä voit muokata jaettua dokumenttia vain silloin, kun laite on yhteydessä internetiin. Jos yhteyttä ei ole muodostettu tai se katkeaa kesken yhteistyön, ohjelma kysyy, haluatko jatkaa työskentelyä dokumentin offline-kopiossa.
Jos menet offline-tilaan tehdessäsi yhteistyötä iCloud.comissa, muut eivät näe tekemiäsi muutoksia, ennen kuin yhdistät uudelleen internetiin.
Kieli- ja alueasetukset
Dokumenttisi kieli- ja alueasetukset vastaavat laitteesi järjestelmän kieli- ja alueasetuksia, jotka olivat määritettyinä kutsuessasi muita tekemään yhteistyötä. Muokattua aluemuotoilua ei voi käyttää silloin, kun olet kutsunut muita muokkaamaan dokumenttia yhteistyössä.
Voit muuttaa näitä asetuksia poistamalla yhteistyön käytöstä, tekemällä muutokset ja jakamalla dokumentin uudestaan.
Dokumentin jakamisen lopettaminen
Avaa dokumentti ja napauta tai klikkaa > Lopeta jako ja napauta tai klikkaa sitten OK.
Kun lopetat jakamisen, dokumentti poistetaan kaikkien osallistujien iCloud Drivesta. Jos jaat dokumentin uudelleen myöhemmin, sen linkki on edelleen sama. Jos olet valinnut Käyttöoikeus-kohdassa Vain kutsutut, sinun on kutsuttava kaikki osallistujat uudelleen.
Ominaisuudet, joita ei tueta yhteistyössä
Jos tarvitset näitä ominaisuuksia Macilla tai iOS:ssä, lopeta dokumentin jakaminen, tee muutokset ja jaa dokumentti uudelleen. Kun lopetat jakamisen, dokumentti poistetaan kaikkien osallistujien iCloud Drivesta. Jos olet rajoittanut asiakirjan "Vain henkilöt, jotka kutsut", sinun täytyy kutsua jokainen uudelleen.
Nämä ominaisuudet eivät toistaiseksi ole käytettävissä yhteistyön aikana:
Pages, Numbers ja Keynote
- Objektien muokkaaminen ryhmien sisällä
- Yli 50 Mt:n suuruisten mediatiedostojen lisääminen tai muokkaaminen2
- Korvaa kaikki (kohdassa Etsi ja korvaa)
- Pienennä tiedoston kokoa (Tiedosto > Pienennä tiedoston kokoa)3
- Rivien ja sarakkeiden vetäminen taulukoiden vartalon ja otsakkeen välillä
- Tyylien luominen, poistaminen ja uudelleenjärjestäminen
- Ruby-merkkien käyttö aasialaisissa kielissä
- Dokumentin kielialueen vaihtaminen tai muokatun aluemuotoilun käyttäminen
- Muokattujen solumuotojen luominen tai muokkaaminen
Pages
- Sisällysluetteloiden lisääminen ja muokkaaminen
- Alaviiteasetusten muokkaaminen
- Osioiden lisääminen, leikkaaminen, kopioiminen, liittäminen, poistaminen, monistaminen, uudelleenjärjestäminen tai muokkaaminen
- Osioiden asetusten muokkaaminen
- EndNote-asetusten muokkaaminen
- Pohjan objektien lisääminen ja muokkaaminen
- Älykkäiden aika- ja päivämääräkenttien lisääminen
- Tekstinkäsittelydokumenttien muuntaminen sivuasetteludokumentiksi ja päinvastoin
- Sivunumeroasetusten muokkaaminen
- Muutosten seuranta4
- Kantasivujen lisääminen tai muokkaaminen
Numbers
- Lomakkeiden luominen ja muokkaaminen iOS:ssä
- Älykkäiden kenttien lisääminen
- Taulukon tyylien kopioiminen tai liittäminen
- Taulukon transponointi
- Välilehden leikkaaminen, kopioiminen tai liittäminen
Keynote
- Dian koon muuttaminen
- Kantadian lisääminen, katselu tai muokkaaminen
- Kantadian käyttäminen uudelleen dioille tai objekteihin
- Teeman muuttaminen
- Diaesityksen tallentaminen tai aiemmin tallennetun diaesityksen toistaminen
- Ääniraidan lisääminen tai muokkaaminen
- Esittäjän muistiinpanojen muokkaaminen diaesityksen toistamisen aikana
- Ääniraidan tyhjentäminen tai raitojen poistaminen
- Diaesityksen tallenteen tyhjentäminen
2 iCloud.comissa lisättävien kuvatiedostojen enimmäiskoko on 10 Mt.
3 Et voi pienentää jaetun dokumentin kokoa, mutta voit pienentää kopion kokoa.
4 Muutosten seurantaa tuetaan vain Macissa ja iOS:ssä. Jos käytät iCloud.comia ja muutosten seuranta on otettu käyttöön, voit tarkastella dokumenttia muttet muokata sitä.
Jos yhteistyötä ei ole saatavilla
Jos yhteistyö ei ole mahdollista Pagesissa, Numbersissa tai Keynotessa, sinun on ehkä päivitettävä iPhonen, iPadin, iPod touchin tai Macin ohjelmat. Ota käyttöön automaattiset päivitykset, niin ohjelmasi ovat aina ajan tasalla. Jos laitteesi on niin vanha, ettei siihen voi asentaa yllä mainittujen macOS:n, iOS:n ja iWorkin versioita, voit tehdä yhteistyötä iCloud.comissa Macilla tai Windows-tietokoneella.
Jos haluat lähettää dokumentista kopion, voit tehdä sen ilman yhteistyötä:
- Valitse Macissa Jaa > Lähetä kopio. Jos haluat lisätä oikotien työkalupalkkiin, ctrl-klikkaa työkalupalkkia ja valitse Muokkaa työkalupalkkia. Vedä Lähetä kopio -kohde työkalupalkkiin.
- Napauta iPhonessa, iPadissa tai iPod touchissa > Jaa.
- Jos käytät iCloud.comia, klikkaa > Lähetä kopio.