Utilizar categorías inteligentes en Numbers

Organiza tus datos de una nueva manera con las categorías inteligentes. Por ejemplo, si tienes las ventas de tu comercio registradas en una hoja de cálculo, crea una categoría que agrupe las ventas por departamentos. También puedes añadir subcategorías, resumir los datos por categorías, crear gráficas basadas en las categorías de una tabla y muchas cosas más.

Para utilizar las categorías inteligentes, obtén la versión más reciente de Numbers en tu iPhone, iPad o Mac. También puedes utilizar las categorías inteligentes con Numbers en línea desde iCloud.com.

Crear una categoría

Una tabla puede tener una categoría principal y hasta cuatro subcategorías. Puedes crear categorías basadas en los datos de la tabla, o bien hacerlo seleccionando filas.

Crear una categoría con datos existentes

Si tu tabla contiene los datos que deseas utilizar para la organización, puedes crear una categoría basada en la columna que contiene los datos.

  1. Pulsa o haz clic en la tabla en la que quieres crear una categoría, pulsa o haz clic en y, después, pulsa o haz clic en Categorías.
  2. Pulsa o haz clic en el menú emergente Añadir una categoría.
  3. Elige una columna en la lista. Por ejemplo, si tu tabla contiene datos de ventas en tienda, puedes elegir la columna Departamento para categorizar los datos de ventas por departamento. Numbers crea automáticamente grupos de filas basados en los valores compartidos en la columna seleccionada.
  4. Pulsa o haz clic en el triángulo desplegable junto al nombre de un grupo para contraer o expandir las filas de dicho grupo.

Hoja de cálculo que muestra los datos categorizados

 

Crear una categoría a partir de filas seleccionadas

Si la tabla no contiene los datos que quieres categorizar, puedes crear una categoría manualmente. Utiliza este método cuando tengas una lista sencilla de nombres que desees separar en grupos.

  1. Selecciona las filas que quieres agrupar.
  2. En el iPad o el iPhone, pulsa Acciones de fila en el menú desplegable y, después, pulsa Crear grupo. En el Mac, elige Organizar > Crear grupo para las filas seleccionadas. Numbers mueve las filas seleccionadas a un nuevo grupo, mientras que las filas restantes de la tabla se trasladan a otro grupo. 
  3. Para cambiar el nombre del nuevo grupo, selecciona la celda con el nombre. En el iPhone o el iPad, pulsa dos veces la celda para abrir el teclado, escribe un nuevo nombre y, después, pulsa Intro. En el Mac y en iCloud, escribe un nuevo nombre. 

Añadir una subcategoría

Puedes añadir hasta cuatro subcategorías a una tabla. Por ejemplo, si tu tabla de ventas está categorizada por departamentos, podrías añadir una subcategoría que organice los datos por fecha de venta.

  1. Selecciona la tabla, pulsa o haz clic en el botón Organizar y, a continuación, pulsa o haz clic en Categorías.
  2. Pulsa o haz clic en Añadir una categoría y, a continuación, elige una columna para la nueva subcategoría que deseas crear. Puedes reorganizar las categorías y subcategorías de una tabla después de añadirlas.

Hoja de cálculo que muestra categorías y subcategorías


Editar categorías

Puedes cambiar el orden de las categorías en cualquier momento para revelar nuevas perspectivas de los datos. Por ejemplo, si la tabla muestra las ventas por departamento y por mes, puedes reordenar las categorías para ver las ventas realizadas cada mes por cada uno de los departamentos.

  1. Selecciona la tabla, pulsa o haz clic en el botón Organizar y, a continuación, pulsa o haz clic en Categorías.
  2. En un iPad o iPhone, pulsa Editar. Si tienes un Mac, ve al paso siguiente.
  3. Arrastra  junto a una categoría hacia arriba o hacia abajo. Las filas de la tabla se mueven para reflejar la nueva jerarquía.

También puedes cambiar el modo en que Numbers agrupa las filas por fecha. Por ejemplo, en una tabla con una categoría de fecha, las filas podrían agruparse por mes. Si prefieres ver las tendencias anuales o trimestrales, puedes elegir agrupar los datos por año, trimestre, semana u otras opciones.

  1. Selecciona la tabla.
  2. Pulsa o haz clic en .
  3. Pulsa o haz clic en el menú desplegable Por de la categoría que deseas ajustar y elige una opción.


Resumir los datos

Puedes resumir los datos en las categorías de tu tabla. Por ejemplo, si tu tabla con datos de ventas está categorizada por departamentos, podrías calcular los subtotales de ventas de cada departamento. 

  1. Pulsa o haz clic en la celda vacía de la fila con el nombre del grupo y, después, en la columna que contiene los datos que deseas resumir.
  2. En un iPad o iPhone, pulsa Resumen.En un Mac o en iCloud.com, haz clic en .
  3. Elige un cálculo. El mismo cálculo se añade automáticamente a todos los grupos de esa categoría. Puedes mostrar diferentes resúmenes para cada categoría en cada columna.

iPad con una hoja de cálculo de Numbers que muestra una función de recuento añadida a una fila de resumen en una tabla categorizada.


Ver una categoría como gráfica

Puedes crear una gráfica basada en la categoría que hayas creado para tu tabla. Por ejemplo, si tu tabla con datos de venta está categorizada por departamentos y has añadido un resumen que calcula el subtotal de las ventas en cada departamento, puedes crear rápidamente una gráfica a partir de estos datos resumidos. Selecciona la celda con los datos de resumen que deseas en la gráfica, pulsa o haz clic en Gráfica y, después, elige una gráfica.*

Hoja de cálculo que muestra el resumen de categorías en una gráfica de anillo

* Cuando crees una gráfica, asegúrate de que los datos de resumen estén en una columna de cuerpo, no de encabezado.

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