Colabora en documentos en Pages, Numbers y Keynote
Con la colaboración integrada, trabaja en documentos, hojas de cálculo o presentaciones con otros usuarios en tiempo real.
La función de colaboración en Pages, Numbers y Keynote desde el iPhone, el iPad, la Mac y Apple Vision Pro te permite invitar a otras personas a colaborar en un documento, establecer permisos, ver quién trabajó y obtener un resumen de los cambios que se realizaron en el documento, además de comunicarte con los participantes desde la app.
También puedes colaborar con Pages, Numbers y Keynote en línea en iCloud.com.
Invitar a otras personas a colaborar
Para invitar a otras personas a colaborar en un documento, una hoja de cálculo o una presentación, debes enviarles un enlace. Hasta 100 personas pueden ver y editar documentos compartidos al mismo tiempo.
Para empezar a colaborar, haz lo siguiente:
Inicia sesión en iCloud en el dispositivo y activa iCloud Drive para Pages, Numbers y Keynote.
Con el documento abierto, toca o haz clic en el botón Compartir
de la barra de herramientas, selecciona Colaborar en el menú desplegable y, a continuación, elige cómo quieres invitar a otras personas.
Las personas que invitas pueden abrir y ver un documento compartido de cualquier tamaño. Si el documento supera los 2 GB y deseas que tus invitados puedan editarlo, usa Pages, Numbers o Keynote a fin de reducir su tamaño a menos de 2 GB antes de invitar a otros usuarios.
Si tienes un Apple ID administrado, puedes colaborar con otras personas fuera de tu organización. Comunícate con tu administrador para activar esa configuración.
Establecer permisos
Si quieres establecer permisos para elegir quién puede ver y editar el documento, o incluso quién puede invitar a otras personas a colaborar en él, toca o haz clic en el menú emergente que está debajo del menú emergente Colaborar.
Puedes establecer las siguientes opciones:
Para permitir que solamente participantes específicos puedan acceder al documento, elige “Sólo las personas a las que invites”. Para abrir el documento compartido, los participantes tendrán que iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con su Apple ID. Si no tienen uno, pueden crearlo una vez que les hayas compartido el documento.
Para permitir que cualquier persona que tenga el enlace al documento compartido pueda abrirlo, elige “Cualquiera que tenga el enlace”.
Para permitir que cualquier persona que tenga acceso al documento pueda editarlo e imprimirlo, elige “Puede hacer cambios”.
Para permitir que cualquier persona que tenga acceso al documento pueda verlo e imprimirlo, pero no editarlo, elige “Sólo lectura”.
Si no quieres que los participantes puedan invitar a otros a colaborar, anula la selección de “Cualquiera puede agregar más personas”.
Colaborar en un documento compartido
Después de abrir el documento, puedes ver las ediciones realizadas por otros usuarios en tiempo real y lo que han hecho recientemente. Según el dispositivo, la cantidad de personas que editan o ven el documento aparece en el botón Colaboración
de la barra de herramientas, que aparece después de que invitas a otras personas. También puedes ver una lista de participantes si tocas o haces clic en el botón Colaboración.
Cuando editas un documento compartido, puedes usar todas las funciones de Pages, Numbers y Keynote, con algunas excepciones.
Ver la actividad más reciente
En Pages, Numbers y Keynote desde el dispositivo iPhone, iPad o Mac, toca o haz clic en el botón Colaboración en la barra de herramientas para ver qué ocurrió desde la última vez que visitaste el documento. También puedes iniciar una comunicación con los participantes desde la app y cambiar la configuración de actividad.
Toca o haz clic en Mostrar toda la actividad para ver quién ha trabajado en el documento y obtener un resumen de los cambios realizados. Toca o haz clic en la flecha desplegable para ver cambios más detallados, como las ediciones realizadas por cada participante en lugares diferentes. O bien, toca una actividad para mostrar dónde se realizó el cambio. Las actividades no leídas quedan resaltadas. Si tocas una de ellas, se marcan todas las actividades resaltadas como leídas.
Toca o haz clic en un nombre de la lista de participantes para ir al lugar del documento donde está trabajando esa persona actualmente.
Toca o haz clic en Configuración de la actividad para activar o desactivar las notificaciones cuando se unan nuevas personas, se realicen modificaciones o se hagan comentarios.
Toca o haz clic en el botón de mensaje para iniciar una conversación de Mensajes con los participantes, o toca o haz clic en el botón de audio o video para iniciar una llamada de FaceTime.
Con Keynote en Apple Vision Pro, puedes colaborar con otras personas en presentaciones y los participantes pueden ver tu actividad, pero no puedes ver las actividades de otras personas.
Cambiar la configuración de un documento compartido
Para cambiar los permisos después de compartir el documento, toca o haz clic en el botón Colaboración de la barra de herramientas y, luego, toca o haz clic en Administrar documento compartido, Administrar presentación compartida o Administrar hoja de cálculo compartida, según la app de iWork que uses. Puedes cambiar el acceso y los permisos, así como dejar de compartir el documento.
Funciones no compatibles cuando colaboras
Si necesitas usar alguna de estas funciones, deja de compartir el documento, haz los cambios necesarios y vuelve a compartirlo. Cuando dejas de compartir el documento, se elimina de iCloud Drive, por lo que ningún participante puede acceder a él. Si restringiste el documento a “Sólo tus invitados”, deberás volver a invitar a todos después.
Las siguientes funcionalidades no están disponibles cuando colaboras con otras personas:
Pages, Keynote, Numbers
Reducir tamaño de archivo (Archivo > Reducir tamaño de archivo).
Arrastrar filas y columnas entre el cuerpo y el encabezado en tablas.
Crear, eliminar y reordenar estilos.
Editar con Ruby en idiomas asiáticos.
Crear o editar formatos de celda personalizados.
Reemplazar cada instancia de una fuente en un documento.
* No puedes reducir el tamaño de un documento compartido, pero sí el de una copia.
Pages
Ajustar configuraciones de notas al pie.
Insertar, cortar, copiar, pegar, eliminar, duplicar, reordenar o editar secciones.
Ajustar la configuración de EndNote.
Agregar y editar objetos de disposición de secciones.
Insertar etiquetas inteligentes de fecha y hora.
Convertir documentos de procesamiento de texto en documentos de disposición de página y viceversa.
Editar la configuración del número de página.
Agregar o editar plantillas de página.
Volver a aplicar una plantilla de página a una página.
Numbers
Insertar etiquetas inteligentes.
Copiar o pegar estilos de tablas.
Transponer tablas.
Keynote
Cambiar el tamaño de la diapositiva.
Cambiar tema.
Grabar una presentación o reproducir una presentación grabada.
Agregar o editar música.
Borrar la música o eliminar pistas.
Borrar una grabación existente de una presentación.
Pages, Numbers y Keynote para iCloud
Puedes usar Pages, Numbers y Keynote en línea en iCloud.com para invitar a otras personas a colaborar en un documento, establecer permisos para los participantes y colaborar. Algunas de las funciones no están disponibles actualmente para colaborar desde iCloud.com:
Si usas el control de cambios en un documento de Pages, puedes ver el documento y seleccionar texto, pero no editarlo.
Si tu documento de Pages, Numbers o Keynote tiene texto vertical, puedes ver una imagen del documento en iCloud.com, pero no editarlo.
Editar objetos dentro de grupos.
Puedes saltar al puntero de otro participante en un documento colaborativo, pero otras funciones de colaboración como el canal de actividades y las herramientas para comunicarse no están disponibles en Pages, Numbers y Keynote para iCloud. Los cambios realizados en un documento colaborativo desde iCloud.com se siguen mostrando en la sección de actividad de los participantes que usan Pages, Numbers y Keynote en el dispositivo iPhone, iPad y Mac.
Puedes editar documentos que contienen cambios hechos con control de cambios y texto vertical en Pages, Numbers y Keynote en el iPhone, el iPad y la Mac.
Si la colaboración no está disponible
Si usas Pages, Numbers o Keynote y la colaboración no está disponible, es posible que debas actualizar las apps. Activa las actualizaciones automáticas para que tus apps estén siempre actualizadas. Si el dispositivo es muy antiguo para actualizar las apps, aún puedes colaborar en línea en iCloud.com usando una Mac o PC.
Si quieres enviar una copia de un documento, puedes hacerlo sin usar la función de colaboración. Toca o haz clic en el botón Compartir, selecciona Enviar copia en el menú desplegable y, a continuación, selecciona cómo quieres enviar el documento.
Requisitos mínimos del sistema y de iCloud para la colaboración
Para ver o editar un documento compartido, e invitar a otras personas a participar en la presentación, tanto tú como los usuarios con los que lo compartas necesitan cualquiera de los siguientes elementos:
Una Mac con macOS Ventura y Pages, Numbers o Keynote 14.0 o versiones posteriores.
Un iPhone o iPad con iOS o iPadOS 16 y Pages, Numbers o Keynote 14.0 o versiones posteriores.
Un Apple Vision Pro con Pages, Numbers o Keynote 14.0 o posterior.
Pages, Numbers y Keynote para iCloud funcionan con una Mac o PC con Safari 11.1.2 o versiones posteriores, Google Chrome o Microsoft Edge.
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