Acerca de cómo colaborar en Pages, Numbers y Keynote

Invita a otros usuarios para que vean tus documentos, así podrán trabajar juntos en tiempo real. La colaboración con otros usuarios está integrada en Pages, Numbers y Keynote en un iPhone, iPad, iPod touch, en una Mac, o en línea en iCloud.com.

Si deseas colaborar en iPhone, iPad o Mac, necesitarás cualquiera de estos dispositivos con iOS 13.1, iPadOS 13.1 o macOS Catalina o posterior, y Pages, Numbers o Keynote versión 10.2 o posterior.

Si deseas colaborar usando Pages, Numbers o Keynote en línea en iCloud.com, deberás usar Safari 9.1.3 o posterior o Google Chrome para la Mac. Para la PC deberás usar Google Chrome o Microsoft Edge.


Invitar a otras personas a colaborar

Cuando invitas a otras personas a colaborar en un documento, una hoja de cálculo o una presentación, les envías un enlace para ingresar a iCloud.com. Hasta 100 personas pueden ver y editar documentos compartidos al mismo tiempo.

El nombre del documento aparecerá en la URL. Si el título o el contenido del documento es confidencial, asegúrate de pedirles a los participantes que no reenvíen el enlace a otras personas.

También puedes invitar a otras personas a colaborar en documentos de Pages, Numbers o Keynote compartiendo una carpeta en iCloud Drive. Cuando compartes una carpeta, todos los documentos de Pages, Numbers o Keynote que contenga se convierten de forma automática en documentos de colaboración para todas las personas con las que compartes la carpeta. 

Las personas que invitas pueden abrir y ver un documento compartido de cualquier tamaño. Si el documento supera los 2 GB y deseas que tus invitados puedan editarlo, usa Pages, Numbers o Keynote para iPhone, iPad o Mac a fin de reducir el tamaño del documento a menos de 2 GB antes de invitar a otros usuarios.

Invitar a personas desde un iPhone o iPad

  1. Inicia sesión en iCloud en el dispositivo y activa iCloud Drive para Pages, Numbers y Keynote.
  2. Puedes compartir con el documento abierto o desde el administrador de documentos:
    • Con el documento abierto, toca el botón Colaborar  en la barra de herramientas.
    • Desde el administrador de documentos, toca Explorar, toca Seleccionar y, luego, toca el documento que deseas compartir. Toca el botón Compartir  y, luego, toca Agregar personas. Es posible que primero debas descargar el documento en el dispositivo.
    • Si el documento está en una carpeta compartida, toca Mostrar carpetas compartidas en el menú Colaborar para editar la lista de invitados.
  3. Para limitar quién tiene permiso para ver y editar tu documento, toca Opciones para compartir y, luego, elige una opción. De manera predeterminada, los usuarios que invites para colaborar en el documento pueden editarlo.
  4. Elige el método que deseas usar para enviar el enlace.
  5. Agrega cualquier otro dato y, luego, envía o publica el mensaje.

El botón Colaborar  aparece en la parte superior de su documento con una marca de verificación. Este ícono también muestra cuántas personas tienen el documento abierto, sin incluirte a ti.

Invitar personas desde una Mac

  1. Inicia sesión en iCloud en el dispositivo y activa iCloud Drive para Pages, Numbers y Keynote.
  2. Abre el documento de Pages, Numbers o Keynote que deseas compartir.
  3. Haz clic en el botón Colaborar  en la barra de herramientas. Si el documento está en una carpeta compartida, haz clic en Mostrar carpetas compartidas.
  4. Para limitar quién tiene permiso para ver y editar tu documento, haz clic en Opciones para compartir y, luego, elige una opción. De manera predeterminada, los usuarios que invites para colaborar en el documento pueden editarlo.
  5. Elige la forma en que deseas invitar a los otros participantes para trabajar en tu documento.
  6. Haz clic en Compartir y envía o publica el mensaje. 

El botón Colaborar  aparece en la parte superior de su documento con una marca de verificación. Este ícono también muestra cuántas personas tienen el documento abierto, sin incluirte a ti.

Invitar personas desde iCloud.com

  1. Inicia sesión en iCloud.com con tu Apple ID y, a continuación, abre Pages, Numbers o Keynote.
  2. Abre el documento que deseas compartir.
  3. Toca o haz clic en el botón Colaborar  en la barra de herramientas. Si el documento está en una carpeta compartida, haz clic en Mostrar carpetas compartidas.
  4. Para limitar quién tiene permiso para ver y editar tu documento, haz clic en Opciones para compartir. De manera predeterminada, los usuarios que invites para colaborar en el documento pueden editarlo.
  5. Elige la forma en que deseas invitar a los otros participantes para trabajar en tus documentos. Si cuentas con acceso a iCloud solo desde la Web, tendrás que copiar el enlace. 
  6. Haz clic en Compartir y envía o publica el mensaje. 

El botón Colaborar  aparece en la parte superior de tu documento con una marca de verificación. Este ícono también muestra cuántas personas tienen el documento abierto, sin incluirte a ti.

Restringir un documento

Si restringes un documento para que solo puedan editarlo aquellas personas a quienes invitas, los usuarios deberán iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con su Apple ID.

  1. Toca o haz clic en el botón Colaborar . Si el documento está en una carpeta compartida, toca o haz clic en Mostrar carpetas compartidas.
  2. Elige Opciones para compartir y selecciona alguna de las siguientes opciones:
    • Si deseas que solamente participantes específicos puedan acceder al documento, elige “Solo las personas que invites”. Para abrir el documento compartido, los participantes tendrán que iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con su Apple ID. Si no tienen uno, pueden crearlo una vez que les hayas compartido el documento.
    • Si deseas que cualquier persona que tenga el enlace al documento compartido pueda abrirlo, elige “Cualquier persona que tenga el enlace”.
    • Si deseas que cualquier persona con permiso de acceso pueda editarlo e imprimirlo, elige “Puede hacer cambios”.

Si deseas que cualquier persona que tenga acceso al documento pueda verlo e imprimirlo, pero no editarlo, selecciona “Solo lectura”.

Puedes hacer cambios en Opciones para compartir siempre que quieras. Para modificar las Opciones para compartir, toca o haz clic en el botón Colaborar y, luego, haz los cambios que quieras.

Establecer una contraseña

También puedes asignarle una contraseña a un documento para que solamente quienes la conozcan puedan abrir el documento:

  • En la Mac, selecciona Archivo > Establecer contraseña. A continuación, escribe la contraseña, agrega una pista y haz clic en Establecer contraseña.
  • En el iPhone o iPad y con el documento abierto, toca el botón Más , toca Establecer contraseña, ingresa la información requerida y toca OK.
  • En línea, en iCloud.com, haz clic en el botón Herramientas , haz clic en Establecer contraseña, escribe la contraseña y una pista, y haz clic en Establecer contraseña.

Si eliges la opción de compartir “Sólo las personas a las que invites”, únicamente aquellos que tengan permiso para editar información pueden agregar, cambiar y eliminar la contraseña del documento. De lo contrario, solo tú podrás modificar la contraseña.


Colaborar en un documento compartido

Puedes ver los cambios que realizaron los otros participantes en tiempo real. También puedes ocultar o mostrar el historial de cambios y mucho más. 

Si deseas ver los documentos compartidos:

  • En el iPhone o iPad, toca Recientes o el botón de Recientes  en el administrador de documentos. Los documentos compartidos aparecerán en la parte inferior de la pantalla.
  • En iCloud.com, haz clic en Compartido, que se encuentra en la barra lateral del administrador de documentos.

Cuando editas un documento compartido, puedes usar todas las funciones de Pages, Numbers y Keynote, con algunas excepciones

Ver quién está trabajando con el documento

Para ver quién se unió al documento, toca o haz clic en el botón Colaborar . Si ves un punto junto a algún nombre de la lista, significa que esa persona tiene el documento abierto. Toca o haz clic en el punto para ver dónde están editando.

Si quieres comunicarte con otros participantes, puedes agregar o responder comentarios sin salir de Pages, Numbers o Keynote, con los comentarios en cadena.

Editar sin conexión

Si no estás conectado a Internet, aún puedes editar un documento compartido. Las ediciones que realices sin conexión se guardan durante, al menos, 30 días y se cargan en iCloud de forma automática cuando te vuelves a conectar a Internet. Los demás participantes verán los cambios cuando se carguen. Puedes verificar el estado de sincronización de tu documento desde el administrador de documentos en el iPhone o iPad, o puedes elegir Ver > Mostrar estado de sincronización en la Mac.

Para enviar una copia del documento con los cambios a alguien más antes de que se carguen los cambios, toca el botón Más  en el iPhone o iPad, o haz clic en Compartir en la Mac, y elige Enviar una copia. Si adjuntas un documento desde la app Archivos en el iPhone o iPad, o el Finder en la Mac, no se incluirán los cambios. Si un usuario con el que estás colaborando elimina un objeto, una diapositiva de Keynote o una hoja de Numbers que editaste sin conexión, esas ediciones no estarán en el documento cuando vuelvas a conectarte a Internet y el documento se sincronice con iCloud.


Dejar de compartir un documento

Abre el documento y toca o haz clic en el botón Colaborar  > Dejar de compartir y, luego, toca o haz clic en Aceptar.

Cuando dejas de compartir el documento, se elimina de iCloud Drive, por lo que ningún participante puede acceder a él. Si vuelves a compartir el documento más tarde, el enlace no cambiará. Si en las Opciones para compartir estableciste que solo puedan ver el documento las personas a las que invitas, deberás volver a invitar a los participantes.

Para dejar de compartir un documento que está dentro de una carpeta compartida, muévelo fuera de la carpeta.


Funciones no compatibles cuando colaboras

Si necesitas usar alguna de estas funciones, deja de compartir el documento, realiza los cambios necesarios y vuelve a compartirlo. Cuando dejas de compartir el documento, se elimina de iCloud Drive, por lo que ningún participante puede acceder a él. Si restringiste el documento únicamente a las personas que invitaste, deberás volver a invitarlas después.

Las siguientes funcionalidades no están disponibles cuando colaboras con otras personas:

Pages, Keynote, Numbers

  • Agregar o editar archivos multimedia que superen los 50 MB.1
  • Reducir tamaño de archivo (Archivo > Reducir tamaño de archivo).2
  • Arrastrar filas y columnas entre el cuerpo y el encabezado en tablas.
  • Crear, eliminar y reordenar estilos.
  • Editar con Ruby en idiomas asiáticos.
  • Crear o editar formatos de celda personalizados.
  • Reemplazar cada instancia de una fuente en un documento.

Pages

  • Ajustar configuraciones de notas al pie.
  • Insertar, cortar, copiar, pegar, eliminar, duplicar, reordenar o editar secciones.
  • Ajustar la configuración de EndNote.
  • Agregar y editar objetos maestros.
  • Insertar etiquetas inteligentes de fecha y hora.
  • Convertir documentos de procesamiento de texto en documentos de disposición de página y viceversa.
  • Editar la configuración del número de página. 
  • Agregar o editar páginas maestras.
  • Volver a aplicar la diapositiva maestra a la página.

Numbers

  • Crear o editar figuras en el iPhone o iPad.
  • Insertar etiquetas inteligentes.
  • Copiar o pegar estilos de tablas.
  • Transponer tablas.

Keynote

  • Cambiar el tamaño de la diapositiva.
  • Cambiar tema.
  • Grabar una presentación o reproducir una presentación grabada. 
  • Agregar o editar música. 
  • Editar notas del presentador mientras reproduces una presentación.
  • Borrar la música o eliminar pistas.
  • Borrar una grabación existente de una presentación.

Pages, Numbers y Keynote para iCloud

Algunas de las funciones no están disponibles actualmente para colaborar desde iCloud.com:

  • Si usas el control de cambios en un documento de Pages, puedes ver el documento y seleccionar texto, pero no editarlo.
  • Si tu documento de Pages, Numbers o Keynote tiene texto vertical, puedes ver una imagen del documento en iCloud.com, pero no editarlo.
  • Editar objetos dentro de grupos.

Puedes editar documentos que contienen cambios hechos con control de cambios y texto vertical en Pages, Numbers y Keynote en el iPhone, el iPad y la Mac.

1 En iCloud.com, puedes agregar solo imágenes que no superen los 10 MB.

2 No puedes reducir el tamaño de un documento compartido, pero puedes reducir el tamaño de una copia.


Si la colaboración no está disponible

Si estás usando Pages, Numbers o Keynote y la función de colaboración no está disponible, es posible que tengas que actualizar las apps en el iPhone, el iPad o la Mac. Activa las actualizaciones automáticas para que tus apps estén siempre actualizadas. Si el dispositivo es muy antiguo para actualizar las apps, aún puedes colaborar en línea en iCloud.com usando una Mac o PC. 

Si quieres enviar una copia de un documento, puedes enviarla sin usar la funcionalidad de colaboración:

  • En la Mac, ve a Compartir > Enviar una copia.
  • En el iPhone o iPad, toca el botón Más  > Compartir. 
  • En iCloud.com, haz clic en el botón Herramientas  > Enviar una copia.


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