SFTP zum Hochladen von Schüler-/Studenten-, Mitarbeiter- und Klassendaten in Apple School Manager verwenden

Wenn Ihr Studierendeninformationssystem (SIS) derzeit nicht von Apple School Manager unterstützt wird oder wenn Sie kein solches System haben, können Sie Schüler-/Studenten-, Mitarbeiter- und Klassendaten über SFTP in Apple School Manager hochladen.

Wenn Sie SFTP im Konfigurationsassistenten einrichten, erhalten Sie von Apple School Manager CSV-Vorlagendateien und Zugangsdaten für einen privaten SFTP-Server. Sie können Daten aus Ihrem SIS exportieren oder die Dateien in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Numbers erstellen.

Für den SFTP-Upload ist unter macOS ein Drittanbieterprogramm erforderlich. Wenn Sie keinen SFTP-Client installiert haben, finden Sie einen im Mac App Store.

Über die Tasten unten finden Sie hilfreiche Informationen zum Einrichten Ihrer SFTP-Dateien. Wenn Sie noch nie Daten per SFTP in Apple School Manager hochgeladen haben, fangen Sie am besten mit "Den ersten SFTP-Upload einrichten" an.

Den ersten SFTP-Upload einrichten

  1. Melden Sie sich bei Apple School Manager als Administrator, Systemmanager oder Personenmanager an.
  2. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, wird der Konfigurationsassistent angezeigt. Wird dieser nicht angezeigt, klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen. Wählen Sie "Konfigurationsassistent".
  3. Klicken Sie auf "Nach Schülern/Studenten, Mitarbeitern und Klassen suchen".
  4. Klicken Sie auf "SFTP einrichten".
  5. Apple School Manager erzeugt Anmeldedaten (URL, Benutzername und Passwort), die Sie für das Hochladen von Dateien benötigen. Mit diesen Informationen konfigurieren Sie Ihren SFTP-Client.
  6. Klicken Sie auf "Vorlagen laden".
  7. Lesen Sie die Anleitung zur Verwendung von Vorlagen im Abschnitt "Datendateien ausfüllen".
  8. Wenn Ihre Datendateien ausgefüllt sind, erstellen Sie ein Zip-Archiv, das alle sechs Dateien enthält. Dazu wählen Sie die Dateien im Finder aus, wählen das Menü "Ablage" und dann "6 Objekte komprimieren". Sie können dem Zip-Archiv einen beliebigen Namen geben.
  9. Laden Sie die Zip-Datei in Apple School Manager hoch. Stellen Sie mithilfe eines SFTP-Clients eine Verbindung zu der URL her, die im Konfigurationsassistenten angezeigt wird. Wenn Sie zur Eingabe von Anmeldedaten aufgefordert werden, verwenden Sie die Daten (Benutzername und Passwort), die Sie nach dem Klicken auf "SFTP einrichten" erhalten haben. Kopieren Sie die Zip-Datei in das Dropbox-Verzeichnis.
  10. Klicken Sie im Konfigurationsassistenten auf "Weiter". Wenn Ihr Upload Fehler enthält, sehen Sie sich das Protokoll an, um die Dateien und Zeilen mit Fehlern zu identifizieren. Korrigieren Sie alle Fehler in den Datendateien, und wiederholen Sie dann die Schritte 8 und 9. Sie müssen die vorherige Datei nicht vom SFTP-Server entfernen.
  11. Wenn der SFTP-Import abgeschlossen ist, klicken Sie auf "SFTP-Daten prüfen". Wenn Sie Fehler finden, klicken Sie auf "Abbrechen". Korrigieren Sie alle Fehler in den Datendateien, und wiederholen Sie dann den Upload. Wenn die Daten korrekt und vollständig sind, klicken Sie auf "Weiter".
  12. Wählen Sie unter "Accounts und Klassen erstellen" ein Format für die verwaltete Apple-ID für Schüler/Studenten, Lehrkräfte und Mitarbeiter. Klicken Sie auf "Vorschau der Accounts und Klassen anzeigen". Wenn die IDs im korrekten Format vorliegen, klicken Sie auf "Accounts und Klassen erstellen".
  13. Nachdem die Accounts erstellt wurden, geben Sie die Anmeldeinformationen an die Benutzer weiter, und weisen Sie den Mitarbeitern Funktionen zu.

Die Datendateien ausfüllen

Der Vorlagen-Download umfasst sechs kommagetrennte CSV-Dateien für Klassen, Kurse, Standorte, Teilnehmerlisten, Schüler/Studenten und Mitarbeiter. Wenn die Vorlagen in Apple School Manager nicht verfügbar sind oder Sie Ihre Kopie der Originalvorlagen verloren haben, können Sie sie erneut laden.

Sie können mit Ihrem SIS Daten in dem Format exportieren, das in den Vorlagen und diesem Artikel beschrieben wird, oder Sie können die Vorlagen in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Numbers bearbeiten.

Verwenden Sie die Tabellen in diesem Artikel, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen eingeben. Sichern Sie dann jede Datei, ohne ihren Namen zu ändern.

Werte formatieren

Wenn Sie die Vorlagen bearbeiten, ersetzen Sie die Beispieldaten durch Ihre eigenen Daten. Ändern Sie in den Dateien nicht die Inhalte der Kopfzeilenzellen. Fügen Sie keiner Datei Spalten hinzu, außer in den unten beschriebenen Fällen.

Jede Zeile in einer Vorlage muss einen eindeutigen Wert darstellen. Zum Beispiel muss in der Datei students.csv jede Zeile einen eindeutigen Schüler/Studenten angeben. Einzelne Werte für diesen Schüler/Studenten können leer sein. Literalen Werten wie einem Zeilenumbruch oder Anführungszeichen innerhalb eines Namens muss ein Schrägstrich (\) als Escape-Zeichen vorangestellt werden, z. B. \”. Alle Kennungen müssen alphanumerisch sein und dürfen das Zeichen "-" enthalten.

Wenn ein Wert ein Leerzeichen ( ) oder Komma (,) enthält, umgeben Sie ihn mit geraden oberen Anführungszeichen ("). Wenn der Wert keine dieser Sonderzeichen enthält, verwenden Sie keine Anführungszeichen. Wenn Sie erforderliche Anführungszeichen weglassen oder typografische Anführungszeichen verwenden, führt das zu einem Fehler beim Upload.

Die Werte in Ihren Dateien müssen durch Kommas (,) oder Semikolons (;) getrennt werden, unabhängig davon, wie die Datei erstellt wurde. Verwenden Sie zwischen einem Komma oder Semikolon und dem folgenden Wert keine Leerzeichen oder Tabulatoren. Jede Datei muss als UTF-8 kodiert werden und neue Zeilen im Unix-Format (\n) angeben. 

Wenn ein normalerweise optionales Feld wie "person_number" oder "sis_username" Teil des Formats Ihrer verwalteten Apple-ID ist, wird es zu einem erforderlichen Feld. Wenn Sie das Feld in diesem Fall leer lassen, schlägt der Upload fehl und folgende Fehlermeldung wird angezeigt: "MANAGED_ID_GENERATION_FAILED".

Datei "Locations" (Standorte)

location_id Eine eindeutige Kennung aus Zahlen und/oder Buchstaben ohne Leerzeichen. Erforderlich
location_name Der Name des Standortes.  Erforderlich

In der Datei "Locations" (Standorte) müssen Sie mindestens einen Standort angeben. Über SFTP können Sie keine Schüler-/Studenten- oder Mitarbeiter-Accounts an Ihrem Hauptstandort erstellen.

Datei "Students" (Schüler/Studenten)

Wenn Sie per SFTP eine neue Person hochladen, deren "person_id" in Apple School Manager bereits vorhanden ist, wird die bestehende Person dort mit der neuen Person überschrieben. Danach können Sie den betreffenden Benutzer nur per SFTP aktualisieren. 

 

person_id

Die eindeutige Kennung für einen bestimmten Schüler bzw. Studenten. Diese "person_id" sollte der eindeutigen Kennung in Ihrem SIS entsprechen, sofern vorhanden. Diese "person_id" ist die eindeutige Kennung für den Schüler/Studenten in Apple School Manager. Verwenden Sie diesen Wert, um auf den Schüler/Studenten in der Datei "Rosters" (Teilnehmerlisten) und die Lehrkräfte in der Datei "Classes" (Klassen) Bezug zu nehmen. 

Erforderlich
person_number Ein weiterer Wert, mit dem ein Schüler/Student in Ihrer Bildungseinrichtung gekennzeichnet werden kann. Dies könnte z. B. eine Immatrikulationsnummer sein.  Optional
first_name Der Vorname des Schülers/Studenten. Erforderlich
middle_name Der zweite Vorname des Schülers/Studenten. Optional
last_name Der Nachname des Schülers/Studenten. Erforderlich
grade_level Die Klassenstufe des Schülers/Studenten. Optional
email_address Eine E-Mail-Adresse des Schülers/Studenten. Optional
sis_username Der Benutzername des Schülers/Studenten in Ihrem SIS.  Optional
password_policy Legen Sie mit dem Feld "password_policy" eine Passwortrichtlinie für jeden Schüler/Studenten fest. Dieser Wert hat Vorrang vor der Passwortrichtlinie des Standorts und jeder Passwortrichtlinie, die Sie für diesen Schüler/Studenten festgelegt haben. Wenn das Feld "password_policy" leer bleibt, wird die standardmäßige Passwortrichtlinie für den Standort bei neuen Schülern/Studenten verwendet. An den Daten bestehender Schüler/Studenten werden keine Änderungen vorgenommen. Optional
location_id Die Standortkennung des Schülers/Studenten. Diese Kennung muss einer "location_id" in der Datei "Locations" (Standorte) entsprechen. Ist dies nicht der Fall, kommt es beim Upload zu Problemen. Erforderlich

 

Mehrere Standorte zuweisen

Sie können einem Schüler/Studenten mehr als einen Standort zuweisen. Dazu fügen Sie der Datei "Students" (Schüler/Studenten) mehr als eine Spalte "location" hinzu. Sie können bis zu 14 weitere "location"-Spalten mit den Namen "location_id_2", "location_id_3" usw. bis "location_id_15" hinzufügen. Für jeden Schüler/Studenten können Sie in jeder dieser Spalten optional eine andere "location_id" eingeben. Diese Kennung muss einer "location_id" in der Datei "Locations" (Standorte) entsprechen. Ist dies nicht der Fall, kommt es beim Upload zu Problemen.

Datei "Staff" (Mitarbeiter)

Wenn Sie per SFTP eine neue Person hochladen, deren "person_id" in Apple School Manager bereits vorhanden ist, wird die bestehende Person dort von der neuen Person überschrieben. Danach können Sie den betreffenden Benutzer nur per SFTP aktualisieren. 

person_id

Die eindeutige Kennung für einen bestimmten Mitarbeiter. Diese "person_id" sollte der eindeutigen Kennung in Ihrem SIS entsprechen, sofern vorhanden. Diese "person_id" ist die eindeutige Kennung für den Mitarbeiter in Apple School Manager. Verwenden Sie diesen Wert, um auf Lehrkräfte in der Datei "Classes" (Klassen) Bezug zu nehmen. 

Erforderlich
person_number Ein weiterer Wert, mit dem ein Mitarbeiter in Ihrer Bildungseinrichtung gekennzeichnet werden kann. Dies könnte eine Firmenausweisnummer sein.  Optional
first_name Der Vorname des Mitarbeiters. Erforderlich
middle_name Der zweite Vorname des Mitarbeiters. Optional
last_name Der Nachname des Mitarbeiters. Erforderlich
email_address Eine E-Mail-Adresse für diesen Mitarbeiter.  Optional
sis_username Der Benutzername des Mitarbeiters in Ihrem SIS. Optional
location_id Die Standortkennung für den Mitarbeiter. Diese Kennung muss einer "location_id" in der Datei "Locations" (Standorte) entsprechen. Ist dies nicht der Fall, kommt es beim Upload zu Problemen. Erforderlich

Für alle Mitarbeiter gilt die standardmäßige Passwortrichtlinie (mindestens 8 alphanumerische Zeichen).

 

Mehrere Standorte zuweisen

Sie können einem Mitarbeiter mehr als einen Standort zuweisen. Dazu fügen Sie der Datei "Staff" (Mitarbeiter) mehr als eine Spalte "location" hinzu. Sie können bis zu 14 weitere "location"-Spalten mit den Namen "location_id_2", "location_id_3" usw. bis "location_id_15" hinzufügen. Für jeden Mitarbeiter können Sie in jeder dieser Spalten optional eine andere "location_id" eingeben. Diese Kennung muss einer "location_id" in der Datei "Locations" (Standorte) entsprechen. Ist dies nicht der Fall, kommt es beim Upload zu Problemen.

Datei "Courses" (Kurse)
course_id Eine eindeutige Kennung für den Kurs. Diese muss der entsprechenden "course_id" entsprechen, die in der Datei "Classes" (Klassen) verwendet wird.   Erforderlich
course_number Eine Nummer für den Kurs. Diese Nummer kann der Kursnummer in Ihrem SIS oder Lehrplan entsprechen. Optional
course_name Der Name des Kurses. Optional
location_id Die "location_id" für den Kurs. Diese Kennung muss einer "location_id" in der Datei "Locations" (Standorte) entsprechen. Ist dies nicht der Fall, kommt es beim Upload zu Problemen.
Erforderlich

 

Datei "Classes" (Klassen)
class_id Eine eindeutige Kennung für die Klasse.    Erforderlich
class_number Eine Nummer oder ein Code zur Identifizierung dieser Klasse in Ihrer Bildungseinrichtung. Im Gegensatz zu "class_id" wird mit "class_number" nicht auf diese Klasse in der CSV-Datei "Rosters" (Teilnehmerlisten) verwiesen.  Optional
course_id Die "course_id" des Kurses, zu dem diese Klasse gehört. Sie muss einer "course_id" in der Datei "Courses" (Kurse) entsprechen. Erforderlich
instructor_id Eine "person_id" für die Lehrkraft. Diese muss der "person_id" entsprechen, die in der Datei "Staff" (Mitarbeiter) verwendet wird. Optional
instructor_id_2 Eine "person_id" für die Lehrkraft. Diese muss der "person_id" entsprechen, die in der Datei "Staff" (Mitarbeiter) verwendet wird. Optional
instructor_id_3 Eine "person_id" für die Lehrkraft. Diese muss der "person_id" entsprechen, die in der Datei "Staff" (Mitarbeiter) verwendet wird. Optional
location_id Die "location_id" für die Klasse. Diese Kennung muss der "location_id" in der Datei "Locations" (Standorte) entsprechen. Ist dies nicht der Fall, kommt es beim Upload zu Problemen. Erforderlich

 

Mehrere Lehrkräfte zuweisen

Sie können einer Klasse mehr als drei Lehrkräfte zuweisen. Dazu fügen Sie der Datei "Classes" (Klassen) weitere Spalten "instructor" hinzu. Sie können bis zu 12 weitere "instructor"-Spalten mit den Namen "instructor_id_4", "instructor_id_5" usw. bis "instructor_id_15" hinzufügen. Für jede Klasse können Sie optional eine andere "person_id" für die Lehrkraft eingeben. Diese muss der "person_id" entsprechen, die in der Datei "Staff" (Mitarbeiter) verwendet wird.

 

Datei "Rosters" (Teilnehmerlisten)
roster_id Eine eindeutige Kennung für die Teilnehmerliste im SIS oder in einer anderen Kursdatenbank (falls verfügbar).  Erforderlich
class_id Eine eindeutige alphanumerische Kennung für die Klasse. Diese Kennung muss einer "class_id" in der Datei "Classes" (Klassen) entsprechen.
Erforderlich
student_id Eine "person_id" für einen Schüler/Studenten.  Erforderlich

In der Datei "Rosters" (Teilnehmerlisten) werden Schüler/Studenten zu Klassen hinzugefügt. Jede Zeile in der Datei muss eine eindeutige "roster_id" enthalten und darf nur eine "class_id" und eine "person_id" enthalten. 
 

Dateien aktualisieren

Wenn Sie Schüler/Studenten, Mitarbeiter und Klassen hinzufügen oder bearbeiten möchten, bearbeiten Sie Ihre Datendateien, und laden Sie sie erneut hoch. Wenn Sie Dateien hochladen, müssen Sie stets alle sechs Dateien hochladen. Jede Datei muss die vollständige Liste jeder Kategorie enthalten, nicht nur die Objekte, die Sie hinzufügen möchten.

Nach dem ersten Upload werden neue Accounts und Klassen bei jedem weiteren Upload automatisch erstellt. Wenn ein Eintrag aus einem früheren Upload fehlt, wird er in Apple School Manager deaktiviert. Wenn Fehler vorhanden sind, erhalten Sie eine E-Mail von Apple School Manager.

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