Mac 101: Mail
Yhteenveto
Mail ei ole vain sähköpostin lähettämistä ja vastaanottamista varten. Voit hallita ja jäljittää viestejä, suojautua roskapostia vastaan ja jopa luoda älykkäitä kansioita, jotka tekevät automaattisesti järjestelytöitä puolestasi. Mac OS X Mail sisältää myös Spotlight-toiminnon, jonka avulla löydät sähköpostiviestejä nopeasti ja tarkasti. Seuraavassa kuvataan joitakin niistä toiminnoista, jotka ovat käytettävissä Mailissa.
Tuotteet, joita asia koskee
Sähköpostitunnusten luominen
Mailiin on helppo lisätä sähköpostitunnuksia, sillä ohjelma opastaa sinua kaikissa vaiheissa.
- Avaa Mail Dockista tai Ohjelmat-kansiosta.
- Valitse Mail-valikosta Asetukset.
- Osoita Tunnukset-painiketta.
- Uuden tunnuksen luomista varten osoita ikkunan vasemmassa alareunassa olevaa plus (+) -painiketta
- Näyttöön avautuu valintataulu, jonka kenttiin kirjoitetaan koko nimi, sähköpostiosoite ja salasana. Valitse Jatka.
Vihje: Jos sinulla on .Mac-tunnus, Mail-ohjelma tarkastaa tunnuksen ja näyttää sitten tunnuksen yhteenvedon. Valitse Jatka ja sitten Valmis. Jos sinulla on jonkin muun tyyppinen tunnus, jatka lukemista.
- Valitse tunnuksesi tyyppi (POP, IMAP, Exchange) Tunnuksen tyyppi -ponnahdusvalikosta. Jos et ole varma tunnuksesi tyypistä, ota yhteyttä omaan palveluntarjoajaasi.
- Kirjoita Kuvaus-kenttään tunnuksesi nimi (esimerkiksi "Toimistotunnus" tai "Kotitunnus").
- Kirjoita oman palveluntarjoajasi saapuvan postin palvelimen osoite Saapuvan postin palvelin -kenttään (voi olla esimerkiksi: "mail.toimialueen_nimi.com").
- Kirjoita Käyttäjätunnus-kenttään tunnuksesi nimi (sama, joka on sähköpostiosoitteessasi ennen @-merkkiä).
- Kirjoita salasana Salasana-kenttään ja valitse sitten Jatka.
- Valitse palveluntarjoajalta saatujen ohjeiden mukaan oikeat autentikointiasetukset. Valitse Jatka.
- Kirjoita lähtevän postin palvelimen osoite Lähtevän postin palvelin -kenttään (voi olla esimerkiksi: "smtp.toimialueen_nimi.com").
- Mail-ohjelma vahvistaa tiedot ja näyttää sitten tunnuksen yhteenvedon. Jos Mail-ohjelma näyttää virheviestin, että se ei saa yhteyttä postipalvelimeen, tarkista tietojesi oikeellisuus ennen kuin jatkat. Valitse Jatka ja sitten Valmis.
Sähköpostin lukeminen
Mail-ikkunan vasemmassa reunassa ovat postilaatikot saapuneelle postille, luonnoksille ja lähtevälle postille. Oikeassa reunassa on Viestin katselu -taulu. Kun haluat lukea saapuneet sähköpostit, valitse Saapuneet-postilaatikko. Näkyviin tulee luettelo kaikista viesteistä. Jos sinulla on useita sähköpostitunnuksia, voit osoittaa Saapuneet-postilaatikon kolmiota, jolloin kaikki tunnukset tulevat näkyviin ja voit valita niistä sen, jonka viestejä haluat lukea.
Kun haluat lukea sähköpostiviestin, kaksoisosoita sitä, jolloin sen sisältö näytetään erillisessä ikkunassa. Voit myös vetää keskellä ikkunan alareunaa olevaa pientä pistettä ylöspäin, jolloin se avautuu viestejä sisältäväksi tauluksi, josta voidaan valita viesti luettavaksi.
Roskaposti
Jos saat paljon roskapostia, käytä Mail-ohjelman Roskaposti-toimintoa. Roskapostin suodatus on käytössä oletusarvoisesti. Voit kuitenkin muuttaa sitä, kuinka Mail-ohjelma käsittelee epätoivottua postia. Tähän Mail tarvitsee kuitenkin vähän opetusta.
Opetuksen jälkeen Mail-ohjelma pystyy lähettämään kaiken roskapostin automaattisesti roskapostilaatikkoon.
- Opetus käynnistyy, kun Mail-ohjelmaa käytetään ensimmäistä kertaa. Mail-ohjelma näyttää Saapuneet-kansiossa kaikki roskapostiksi epäilemänsä viestit ruskeina. Jos roskapostiksi merkitty viesti ei ole roskapostia, osoita Ei roskapostia -painiketta.
- Jos jokin viesti ei ole merkitty roskapostiksi, vaikka se on sitä, osoita Roskapostia-painiketta.
- Jos haluat tehdä muutoksia roskapostin suodatukseen, valitse Mail-valikosta Asetukset.
- Avaa roskapostin asetukset osoittamalla Roskaposti-painiketta.
- Jos haluat, että tietyn tyyppisiä viestejä ei suodateta, merkitse niiden valintaneliöt kohdassa "Seuraavan tyyppisiä viestejä ei suodateta roskapostisuotimella".
- Muutaman viikon opetuksen jälkeen voit arvioida, miten hyvin Mail-ohjelma suodattaa roskapostit muusta postista. Jos suodatus toimii kohtalaisen tarkasti, valitse Mail- asetusten Roskaposti-taulusta Siirrä se Roskaposti-laatikkoon (automaattisesti) -valintapainike. Tämä luo roskapostilaatikon vasempaan sarakkeeseen. Mail-ohjelma siirtää nyt roskapostin automaattisesti tähän postilaatikkoon. Muista tarkastaa aika ajoin, ettei roskapostilaatikkoon ole joutunut mitään tärkeitä viestejä. Voit valita Ei roskapostia niitten viestien kohdalla, jotka eivät kuulu roskapostilaatikkoon. Näin estät vastaavaa tapahtumasta vastedes.
- Jos et haluat käyttää roskapostin suodatusta, poista valintamerkki Salli roskapostin suodatus -valintaneliöstä.
Sähköpostin lähettäminen
Voit kirjoittaa viestin ja sitten lähettää sen. Voit myös liittää viestiin tiedoston,
esimerkiksi valokuvan, vetämällä sen viesti-ikkunaan.
- Kun haluat lähettää sähköpostia, osoita Uusi-painiketta. Uusi viesti -ikkuna avautuu.
- Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja-kenttään. Jos kyseinen vastaanottaja on osoitekirjassasi, tai olet lähettänyt tälle henkilölle tai saanut häneltä sähköpostia aiemmin, Mail-ohjelma täydentää osoitteen automaattisesti, kun alat kirjoittaa sitä. Kun lähetät viestin usealle henkilölle, erota sähköpostiosoitteet toisistaan pilkulla.
- Jos haluat lähettää joillekin henkilöille kopion viestistä, kirjoita heidän sähköpostiosoitteensa CC-kenttään.
- Kirjoita sähköpostiviestin aihe Aihe-kenttään.
- Kirjoita viesti tekstilaatikkoon.
- Jos haluat lähettää sähköpostiviestin liitteenä valokuvan tai jonkin muun tiedoston, osoita Liite-painiketta, selaa esiin ja valitse liitettävä tiedosto ja valitse sitten Valitse tiedosto. Voit myös vetää tiedoston viesti-ikkunan tekstilaatikkoon.
- Lähetä viesti osoittamalla Lähetä.
Piristä viestejäsi kirjepohjilla
Mail sisältää yli 30 ammattilaisen suunnittelemaa kirjepohjaa, jotka tekevät jokaisesta viestistäsi säilyttämisen arvoisen. Kaikissa kirjepohjissa kutsuista syntymäpäiväonnitteluihin on koordinoidut ulkoasut, kirjasimet ja värit. Niihin voidaan lisätä valokuvia iPhoto-kirjastosta vetämällä ja pudottamalla. Näin saat asiallesi ansaitsemaasi huomiota. Voit myös luoda omia kirjepohjia. Kirjepohjissa käytetään vakio-HTML:ää, jota Macin ja PC:n yleisimmät verkkopostipalvelut ja sähköpostiohjelmat osaavat lukea.
Sähköpostiviestien etsiminen
Haluatko löytää jonkin tietyn sähköpostiviestin tai viestiketjun nopeasti? Voit etsiä viestejä jonkin tietyn tekstin mukaan mistä tahansa postilaatikosta käyttämällä Mail-ohjelman Etsi-toimintoa, jonka taustalla toimii Spotlight-tekniikka.
- Kirjoita etsittävä teksti Mail-ohjelman ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaan Etsi-kenttään.
- Näkyviin tulee luettelo etsinnän tuloksista. Osoita Kaikki postilaatikot, jos haluat saada esiin tulokset kaikista postilaatikoista, tai osoita Saapuneet, jos haluat tulokset vain sieltä.
Älykkäiden postilaatikoiden luominen
Jotta sähköpostisi pysyisivät paremmassa järjestyksessä, voit luoda älykkään postilaatikon, joka päivittää sisältönsä automaattisesti aina, kun käytät Mail-ohjelmaa. Voit käyttää sitä vaikka tiettyä projektia koskevien viestien säilyttämiseen tai henkilökohtaisten viestien erottamiseen muista viesteistä.
Luo älykäs postilaatikko, jotta viestisi pysyisivät paremmassa järjestyksessä.
- Valitse Postilaatikko-valikosta Uusi älykäs postilaatikko.
- Kirjoita postilaatikon nimi Älykkään postilaatikon nimi -kenttään.
- Aseta ponnahdusvalikkojen ja kenttien avulla kriteerit, jotka vastaavat haluttujen viestien sisältöä. Jos haluat esimerkiksi luoda postilaatikon tietyn henkilön viestejä varten, valitse Lähettäjä ensimmäisestä ponnahdusvalikosta ja On yhtä kuin toisesta ponnahdusvalikosta. Kirjoita sitten kenttään kyseisen henkilön sähköpostiosoite. Jos haluat antaa lisää kriteerejä, osoita plus (+) -painiketta.
- Luo lopuksi älykäs postilaatikko osoittamalla OK. Mail-ohjelma päivittää automaattisesti tämän postilaatikon, kun se havaitsee asettamiasi kriteerejä vastaavan viestin.
Muistiinpanot ja tehtäväluettelot
Oletko koskaan lähettänyt itsellesi muistutuksia, jotka ovat sitten hukkuneet saapuvan postin sekaan? Mail-ohjelmalla voit kätevästi tehdä muistiinpanoja, joita voit sitten lukea mistä tahansa. Kirjoita muistiin ideoita, kokousmuistiinpanoja, puhelinnumeroita, lisää niihin grafiikkaa, värillistä tekstiä ja liitteitä. Kerää muistiinpanot kansioihin, tai luo älykkäitä postilaatikoita, jotka tekevät sen puolestasi. Koska muistiinpanokansiosi toimivat sähköpostilaatikoiden tavoin, voit noutaa muistiinpanosi mihin tahansa Mac- tai PC-tietokoneeseen käyttämällä IMAP-postipalvelua (esim. .Mac tai AOL).
Enää sinun ei tarvitse käsin kirjoittaa uutta tehtävää tehtäväluetteloosi joka kerta, kun postilaatikkoosi tulee sähköpostia. Korosta vain sähköpostiviestissä oleva teksti ja osoita Tehtävä-painiketta, niin sinulle luodaan tehtävä. Lisää siihen määräpäivä, aseta hälytys ja määritä kiireellisyys. Jokaisessa tehtävässä on linkki alkuperäiseen sähköpostiviestiin. Tehtävät ilmestyvät automaattisesti iCaliin. Koska tehtäviä säilytetään sähköpostin joukossa (käytettäessä IMAP-postipalvelua), voit lukea ne Mail-ohjelmalla miltä tahansa Mac-tietokoneelta.
| ↑ Siirry Työ ja huvi -sisällysluetteloon | Siirry Oppituntiin 20: Esikatselu → |