Mac 1-2-3 : Carnet d’adresses

Créer un Nouveau contact

Si vous souhaitez ajouter quelqu’un dans le Carnet d’adresses, voici comment créer une nouvelle fiche.

Saisissez la quantité d’informations que vous souhaitez ; si vous laissez un champ vierge, celui-ci n’apparaîtra pas dans la fiche définitive.

1. Ouvrez le Carnet d’adresses à partir du Dock. L’interface affiche une colonne Groupe à gauche (pour regrouper les contacts), une colonne Nom au milieu (qui affiche tous les noms des contacts du groupe que vous avez sélectionné) et une sous-fenêtre fiche à droite (pour visionner les données d’un contact sélectionné).
2. Cliquez sur le signe plus (+) au-dessous de la colonne Nom pour créer une nouvelle fiche de contact.
3. Saisissez le nom de la personne et ses coordonnées dans les champs prévus à cet effet ; cliquez simplement sur un champ pour commencer la saisie. Veuillez noter que chaque type de contact (téléphone, adresse électronique, noms, adresses, etc.) est intégré à l’une des sections de la fiche.
4. Certains champs affichent un menu local à leur gauche, vous laissant choisir une étiquette pour ce champ. Par exemple, si vous souhaitez saisir le numéro de téléphone d’une personne, cliquez sur le menu local à côté de n’importe quel champ Téléphone puis choisissez portable.
5. Si vous avez davantage de coordonnées que le nombre de champs attribué, cliquez sur le signe plus (+) vert qui s’affiche dans la section consacrée à cette catégorie pour ajouter un champ supplémentaire.
6. Pour ajouter des champs supplémentaires, dans le menu Fiche, choisissez Ajouter un champ, puis choisissez une catégorie à partir du sous-menu (par exemple : URL, Date de naissance ou Profession).
7. Si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires, saisissez-les dans la section Remarque.
8. Vous pouvez afficher une photo de la personne ou toute image de votre choix dans le Carnet d’adresses. Pour ajouter une image, faites simplement glisser un fichier d’image dans le carré à côté du nom de la personne en haut de la fiche.
9. Lorsque vous avez terminé, choisissez Enregistrer dans le menu Fichier (ou appuyez sur Commande-S).

Utilisation du Carnet d’adresses

Voici quelques-unes des fonctionnalités que vous propose le Carnet d’adresses.

• Pour envoyer un message électronique à l’un de vos contacts, sélectionnez le nom de la personne dans la colonne Nom, cliquez sur l’étiquette à gauche de l’adresse électronique pour ouvrir le menu local, puis choisissez Envoyer un message électronique.
• Si vous préférez voir uniquement les fiches de contact au lieu de l’affichage avec trois sous-fenêtres, cliquez sur la touche « N’afficher que la fiche » dans la barre d’outils en haut à gauche. Pour extraire les coordonnées d’une personne, vous pouvez saisir son nom dans le champ de recherche ou utiliser les flèches en bas à droite pour faire défiler vos contacts.
• Si vous souhaitez pouvoir vous adresser à un groupe de personnes par le biais d’une seule adresse électronique au lieu de saisir toutes les adresses individuelles, créez un groupe. Cliquez sur le signe plus (+) au-dessous de la colonne Groupe, saisissez un nom pour votre groupe et sélectionnez la colonne Tous dans le groupe. Faites ensuite glisser les noms à partir de la colonne Nom vers votre nouveau groupe dans la colonne Groupe pour les ajouter.
• Vous pouvez également créer un groupe intelligent, qui se met à jour automatiquement si un contact correspond aux mêmes critères de recherche que ceux que vous avez définis pour un groupe intelligent. Pour créer un groupe intelligent, choisissez Nouveau groupe intelligent dans le menu Fichier, saisissez un nom dans le champ Nom du groupe intelligent, définissez vos critères de recherche en utilisant les menus locaux et les champs. Choisissez par exemple L’entreprise à partir du premier menu local puis saisissez un nom d’entreprise dans le champ pour créer un groupe intelligent avec des personnes de cette entreprise, et cliquez sur OK. Tout contact correspondant à vos critères de recherche rejoindra ce groupe intelligent.
  
  
  

  Si vous envoyez fréquemment des messages électroniques à un groupe de personnes, tel que tous vos collègues, créez un groupe intelligent, qui se met à jour tout seul automatiquement.

• Si le fait de posséder un carnet d’adresses physique vous manque, vous pouvez imprimer une version du Carnet d’adresses au format de poche. Sélectionnez les noms que vous souhaitez inclure à partir de la colonne Nom, ou sélectionnez un groupe, puis choisissez Imprimer dans le menu Fichier. Dans la zone de dialogue qui s’affiche, choisissez Carnet d’adresses de poche dans le menu local Style, sélectionnez les autres options que vous souhaitez, puis cliquez sur Imprimer.
• Effectuer une sauvegarde de votre Carnet d’adresses est également une bonne idée.