Usar SFTP para cargar datos de los estudiantes, el personal y la clase en Apple School Manager

Si Apple School Manager no admite tu Sistema de Información de Estudiantes (SIE), o si no tienes un sistema de información de estudiantes, puedes usar el protocolo de transferencia simple de archivos (SFTP, por sus siglas en inglés) para cargar datos de los estudiantes, el personal y la clase en Apple School Manager.

Configurar la primera carga mediante SFTP

Completar los archivos de datos

Actualizar los archivos

Cuando configures el SFTP en el asistente de SIE/SFTP, en el portal de Apple School Manager encontrarás plantillas en formato CSV y los datos para acceder a un servidor con SFTP privado. Puedes exportar datos desde un SIE compatible o crear los archivos en una app de hoja de cálculo como Numbers. Antes de exportar, verifica con tu SIE para asegurarte de que el formato sea correcto para Apple School Manager.

Las cargas realizadas desde SFTP requieren una aplicación de proveedores independientes en macOS. Si no tienes instalado un cliente SFTP, puedes buscar uno en Mac App Store.

Usa los botones que aparecen a continuación para obtener ayuda con la configuración de tus archivos de SFTP. Si nunca usaste SFTP para cargar datos en Apple School Manager, debes comenzar por configurar la primera sección de carga de SFTP.

Configurar la primera carga mediante SFTP

1. Inicia sesión en Apple School Manager como administrador, gerente del sitio o gerente de personas.

2. Haz clic en tu nombre en la parte inferior de la barra lateral, en Preferencias, en Cuentas, en Sincronización del directorio y, luego, selecciona Activar en la sección SIE/SFTP. Debes verificar un dominio

3. Haz clic en Encontrar estudiantes, docentes y clases.

   

4. Haz clic en Configurar SFTP.

   

5. Apple School Manager generará una URL, un nombre de usuario y una contraseña para cargar archivos. Usa esta información para configurar tu cliente SFTP.

   

6. Haz clic en Descargar plantillas.

7. Lee las instrucciones para usar plantillas en la sección “Completar los archivos de datos”.

8. Cuando hayas completado los archivos de datos, crea un archivo zip con los seis archivos. En el Finder, selecciona los archivos, ve al menú Archivo y selecciona Comprimir 6 elementos. Asigna el nombre que desees al archivo zip.

9. Carga el archivo zip en Apple School Manager. Usa un cliente SFTP para conectarte a la URL que aparece en el asistente de SIE/SFTP. Cuando se te solicite que ingreses las credenciales de inicio de sesión, usa el nombre de usuario y la contraseña que recibiste al hacer clic en Configurar SFTP. Copia el archivo zip al directorio de Dropbox.

10. Haz clic en Continuar en el asistente de SIE/SFTP. Si se producen errores durante la carga, puedes ver un registro donde se identifican los archivos y las líneas que contienen errores. Corrige los errores que aparecen en los archivos de datos y repite los pasos 8 y 9. No es necesario que elimines el archivo anterior del servidor SFTP.

11. Cuando finalice la importación mediante SFTP, haz clic en Revisar los datos SFTP. Si encuentras errores, haz clic en Cancelar. Corrige los errores que aparecen en los archivos de datos y, luego, repite el proceso de carga. Si los datos están completos y son correctos, haz clic en Continuar.

    

12. En Crear cuentas y clases, selecciona un formato de Apple ID administrado para estudiantes, profesores y personal. Haz clic en Vista previa de cuentas y clases. Cuando los ID tengan el formato correcto, haz clic en Crear cuentas y clases. Solo se pueden usar dominios verificados

    

13. Después de crear las cuentas, distribuye los datos de inicio de sesión a los usuarios y asígnale funciones al personal.

    

Completar los archivos de datos

En la descarga de la plantilla, se incluyen seis archivos de valores separados por comas (.csv): Clases, Cursos, Ubicaciones, Listados, Estudiantes y Personal. Si las plantillas no están disponibles en Apple School Manager o si perdiste una copia de las plantillas originales, puedes descargarlas de nuevo.

Puedes usar tu SIE para exportar datos en el formato que se indica en las plantillas y en este artículo, o bien puedes editar las plantillas en un programa de hojas de cálculo, como Numbers.

Consulta las tablas en este artículo para asegurarte de haber ingresado la información correcta. Luego, guarda cada archivo sin cambiar su nombre.

Dar formato a los valores

Si editas las plantillas, reemplaza los datos de ejemplo por tus propios datos. No modifiques el contenido de las celdas de encabezado en ningún archivo. No agregues columnas en ningún archivo, excepto tal como se describe a continuación.

En todas las plantillas, cada fila debe representar un valor único. Por ejemplo, en el archivo estudiantes.csv, en cada fila debe haber un solo estudiante. Algunos valores para ese estudiante pueden estar vacíos. Los valores literales, como un salto de línea o un carácter comillas dentro de un nombre, deben tener antepuesta una barra invertida (\), como (\”). Los identificadores que ingreses deben ser alfanuméricos y pueden incluir el signo “-”.

Si el valor contiene un espacio ( ) o una coma (,), usa comillas rectas (") para delimitarlo. Si el valor no tiene ninguno de estos caracteres especiales, no uses las comillas. Si no usas comillas donde sean necesarias, o si usas comillas inglesas, se producirán errores durante el proceso de carga.

Los valores de los archivos deben estar separados por una coma (,) o un punto y coma (;), sin importar cómo creaste el archivo. No uses espacios ni tabulaciones entre una coma o un punto y coma y el valor siguiente. Todos los archivos deben tener codificación UTF-8 y nuevas líneas (\n) de Unix.

Si un campo opcional, como person_number o sis_username, forma parte del formato de tu Apple ID administrado, este se convierte en un campo obligatorio. Si lo dejas en blanco, la carga no se podrá completar y aparecerá el error MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Archivo Ubicaciones

Debes definir al menos una ubicación en el archivo Ubicaciones. No puedes usar el SFTP para crear cuentas de estudiante o de personal en la ubicación principal “oficinas centrales”.

Archivo Estudiantes

Si usas SFTP para cargar un usuario nuevo y el valor person_id que le asignas ya existe en Apple School Manager, el nuevo usuario sobrescribe el usuario existente en Apple School Manager. Cuando se termina de sobrescribir, solo podrás actualizar dicho usuario mediante SFTP.

Asignar varias ubicaciones

Puedes asignar más de una ubicación a un estudiante si agregas más columnas de ubicación en el archivo Estudiantes. Puedes agregar hasta 998 columnas de ubicaciones adicionales con el nombre de location_id_2, location_id_3, hasta location_id_999. Para cada estudiante, puedes ingresar, de manera opcional, otro location_id en cada una de esas columnas. Debe coincidir con un valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga.

Archivo Personal

Si usas SFTP para cargar un usuario nuevo y el valor person_id que le asignas ya existe en Apple School Manager, el nuevo usuario sobrescribirá el usuario existente en Apple School Manager. Cuando se termina de sobrescribir, solo podrás actualizar dicho usuario mediante SFTP. Todo el personal recibe la política de contraseña estándar (ocho o más caracteres alfanuméricos).

Asignar varias ubicaciones

Puedes asignar más de una ubicación a un miembro del personal si agregas más columnas de ubicación en el archivo Personal. Puedes agregar hasta 998 columnas de ubicaciones adicionales con el nombre de location_id_2, location_id_3, hasta location_id_999. Para cada miembro del personal, puedes ingresar, de manera opcional, otro location_id en cada una de esas columnas. Debe coincidir con un valor location_id que aparece en el archivo Ubicaciones. Si esta entrada no coincide con una entrada que aparece en el archivo Ubicaciones, surgirán problemas durante el proceso de carga.

Archivo Cursos

Archivo Clases

Asignar varios profesores

Puedes asignar más de tres profesores a una clase si agregas más columnas de profesor en el archivo Clases. Puedes agregar hasta 12 columnas de profesores adicionales con el nombre instructor_id_4, instructor_id_5, hasta instructor_id_15. Para cada clase, puedes ingresar, de manera opcional, otro person_id para el profesor. Debe coincidir con el valor person_id que aparece en el archivo Personal.

Archivo Listados

Actualizar los archivos

Cuando desees agregar o editar estudiantes, miembros del personal y clases, edita los archivos de datos y carga las copias nuevas. Cuando cargues los archivos, debes cargar los seis, y cada uno de ellos debe incluir no solo los elementos que desees agregar, sino la lista completa de cada categoría. Puedes elegir Configuración > Fuente de datos para verificar la información de la cuenta del SFTP.

Al terminar la primera carga, se crearán nuevas cuentas y clases automáticamente cada vez que cargues archivos. Si se producen errores, recibirás un correo electrónico de parte de Apple School Manager.

Si falta una entrada de una carga anterior

Si falta una entrada de una carga anterior, la cuenta se desactiva y elimina de forma automática después de 120 días, a menos que la cuenta haya comprado contenido por volumen.

Si se elimina un curso o una clase

Si se elimina un curso o una clase de la carga, los estudiantes se eliminarán de la clase y la fuente cambiará a Manual. Si los cursos estaban en uso en Tareas Escolares, el listado se eliminará y se deberá crear un nuevo curso para realizar una nueva inscripción. Si las clases estaban en uso en Tareas Escolares, los datos del progreso se borrarán de forma automática y ya no estarán disponibles para el profesor o estudiante.

Los cursos y las clases creadas manualmente se seguirán sincronizando con tu solución de MDM, pero es posible que ya no aparezcan en la app Aula. Puedes eliminar las clases creadas manualmente en Apple School Manager si deseas quitarlas de la sincronización.