Nahrávání údajů o studentech, zaměstnancích a třídách do Apple School Manageru přes SFTP

Pokud Apple School Manager zatím nepodporuje váš studijní informační systém (SIS) nebo pokud žádný SIS nemáte, můžete údaje o studentech, zaměstnancích a třídách nahrávat do Apple School Manageru přes SFTP.

Počáteční nastavení SFTP

Vyplnění datových souborů

Aktualizace souborů

Když si v průvodci nastavením SIS/SFTP nastavíte protokol SFTP, Apple School Manager vám poskytne šablony CSV souborů a přístupové údaje k soukromému SFTP serveru. Data můžete exportovat z podporovaného systému SIS, nebo vytvořte soubory v tabulkové aplikaci, třeba Numbers. Před exportem ze systému SIS se ujistěte, že je výstupní formát pro Apple School Manager správný.

Nahrávání dat přes SFTP v macOS vyžaduje aplikace jiných výrobců. Pokud nemáte nainstalovaného žádného SFTP klienta, můžete si ho stáhnout z Mac App Storu.

Následujícími tlačítky si zobrazíte nápovědu k nastavení SFTP souborů. Pokud jste zatím přes SFTP žádná data do Apple School Manageru nenahrávali, začněte částí Počáteční nastavení SFTP.

Počáteční nastavení SFTP

1. Přihlaste se do Apple School Manageru jako administrátor, správce instituce nebo správce osob.

2. Klikněte na své jméno v dolní části bočního panelu, klikněte na Předvolby, Účty a Synchronizace adresáře a poté v části SIS/SFTP vyberte Povolit. Než budete moci nastavit SFTP, bude třeba ověřit doménu

3. Klikněte na Vyhledat studenty, učitele a třídy.

   

4. Klikněte na Nastavit SFTP.

   

5. Apple School Manager vám vygeneruje adresu URL a uživatelské jméno a heslo pro nahrávání souborů. Tyto údaje potom zadejte do svého SFTP klienta.

   

6. Klikněte na Stáhnout šablony.

7. Přečtěte si instrukce k používání šablon, uvedené v části Vyplnění datových souborů.

8. Až budete mít datové soubory vyplněné, vytvořte soubor .zip se všemi šesti soubory. Ve Finderu to uděláte tak, že soubory označíte a potom v nabídce Soubor vyberete Komprimovat položky (6). Nezáleží na tom, jak soubor .zip pojmenujete.

9. Nahrajte soubor .zip do Apple School Manageru. Pomocí klienta SFTP se připojte k adrese URL získané od průvodce nastavením SIS/SFTP. Až budete vyzváni k zadání přihlašovacích údajů, zadejte uživatelské jméno a heslo, které jste dostali po kliknutí na Nastavit SFTP. Zkopírujte soubor .zip do nahrávací složky.

10. V průvodci nastavením SIS/SFTP klikněte na Pokračovat. Pokud při nahrávání dojde k chybě, můžete se podívat do souborů protokolu, ve kterých bude uveden příslušný soubor a řádky, které obsahují chybu. Opravte chyby v datových souborech a zopakujte kroky 8 a 9. Z SFTP serveru nemusíte předchozí soubor odstraňovat.

11. Až import přes SFTP skončí, klikněte na Zkontrolovat údaje v SFTP. Pokud najdete chyby, klikněte na Zrušit. Opravte chyby v datových souborech a znova soubory nahrajte. Pokud jsou data správná a úplná, klikněte na Pokračovat.

    

12. V části Vytvořit účty a třídy vyberte formát spravovaného Apple ID pro studenty, učitele a jiné zaměstnance. Klikněte na Zkontrolovat účty a třídy. Pokud jsou ID ve správném formátu, klikněte na Vytvořit účty a třídy. Ve spravovaných Apple ID je možné použít jen ověřené domény

    

13. Až se účty vytvoří, rozešlete uživatelům přihlašovací údaje a přiřaďte zaměstnancům funkce.

    

Vyplnění datových souborů

Při stažení šablon se vám stáhne šest souborů CSV: Classes (třídy), Courses (kurzy), Locations (místa), Rosters (rozpisy tříd), Students (studenti) a Staff (zaměstnanci). Pokud nejsou v Apple School Manager šablony dostupné nebo pokud jste ztratili kopii původních šablon, můžete si je znova stáhnout.

Data můžete vyexportovat ze svého SIS rovnou ve formátu, který šablony a tento článek vyžadují, případně je můžete upravit v tabulkovém programu, třeba v Numbers.

Podle tabulek v tomto článku zadejte správné informace a potom všechny soubory uložte, aniž byste měnili jejich názvy.

Formátování hodnot

Při úpravách šablon nahraďte ukázková data svými daty. V žádném souboru neměňte obsah buněk záhlaví. Nepřidávejte do žádného souboru žádné sloupce, pokud to není popsáno níže.

Ve všech šablonách musí každý řádek představovat jedinečnou hodnotu. Například v šabloně students.csv musí každý řádek představovat jiného studenta. Některé hodnoty u studenta ale můžou zůstat prázdné. Speciální znaky ve jménu, například zalomení řádku nebo uvozovky, musí být uvozené zpětným lomítkem (\), například \". Veškeré identifikátory musí být alfanumerické a můžou obsahovat znak „-“.

Pokud hodnota obsahuje mezeru ( ) nebo čárku (,), uzavřete celou hodnotu do rovných uvozovek ("). Pokud hodnota neobsahuje žádné speciální znaky, uvozovky nepoužívejte. Když nepoužijete uvozovky na místě, kde jsou potřeba, nebo pokud použijete typografické uvozovky, při nahrávání dojde k chybě.

Nehledě na to, jakým způsobem jste soubory vytvořili, musí být jednotlivé hodnoty v souborech oddělené čárkami (,) nebo středníky (;). Mezi čárkou nebo středníkem a následující hodnotou nedělejte mezeru. Každý soubor musí být v kódování UTF-8 a musí používat unixová zalomení řádků (\n).

Pokud ve svém formátu spravovaných Apple ID použijete některé nepovinné pole, jako je třeba person_number nebo sis_username, stává se z něj pole povinné. Když ho necháte prázdné, nahrávání se nezdaří a zobrazí se chyba MANAGED_ID_GENERATION_FAILED.

Soubor Locations (místa)

V souboru Locations musíte nadefinovat alespoň jedno místo. Účty studentů a zaměstnanců se totiž přes SFTP nedají vytvářet v hlavním místě („headquarters“).

Soubor Students (studenti)

Když přes SFTP nahrajete novou osobu a její person_id už v Apple School Manageru existuje, nová osoba v Apple School Manageru přepíše existujícího uživatele. Po přepsání budete tohoto uživatele moct upravovat jen přes SFTP.

Přiřazení více míst

Studentovi můžete přiřadit víc než jedno místo tak, že do souboru Students přidáte další sloupce místa. Můžete přidat až 998 dalších sloupců místa, pojmenovaných location_id_2, location_id_3 až location_id_999. U každého studenta můžete do těchto sloupců zadat další location_id. Musí odpovídat location_id definovanému v souboru Locations. Pokud hodnota neodpovídá záznamu v souboru Locations, dojde při nahrávání k chybě.

Soubor Staff (zaměstnanci)

Když přes SFTP nahrajete novou osobu a její person_id už v Apple School Manageru existuje, nová osoba v Apple School Manageru přepíše existujícího uživatele. Po přepsání budete tohoto uživatele moct upravovat jen přes SFTP. Všem zaměstnancům se přiřadí standardní zásady hesel (8 a víc alfanumerických znaků).

Přiřazení více míst

Zaměstnanci můžete přiřadit víc než jedno místo tak, že do souboru Staff přidáte další sloupce místa. Můžete přidat až 998 dalších sloupců místa, pojmenovaných location_id_2, location_id_3 až location_id_999. U každého zaměstnance můžete do těchto sloupců zadat další location_id. Musí odpovídat location_id definovanému v souboru Locations. Pokud hodnota neodpovídá záznamu v souboru Locations, dojde při nahrávání k chybě.

Soubor Courses (kurzy)

Soubor Classes (třídy)

Přiřazení více učitelů

Třídě můžete přiřadit víc než tři učitele tak, že do souboru Classes přidáte další sloupce učitelů. Můžete přidat až 12 dalších sloupců učitelů, pojmenovaných instructor_id_4, instructor_id_5 až instructor_id_15. U každé třídy můžete zadat person_id dalších učitelů. Musí odpovídat person_id definovanému v souboru Staff.

Soubor Rosters (rozpisy tříd)

Aktualizace souborů

Pokud chcete přidat nebo upravit studenty, zaměstnance a třídy, upravte datové soubory a nahrajte jejich nové kopie. Při každém nahrávání musíte nahrát všech šest souborů, přičemž každý soubor musí obsahovat kompletní seznam pro danou kategorii – nejen nové nebo změněné položky. Informace o účtu SFTP můžete zjistit výběrem Nastavení > Zdroj dat.

Po prvním nahrání se budou při každém nahrávání automaticky vytvářet nové účty a třídy. Když dojde k chybě, Apple School Manager vás upozorní e-mailem.

Když chybí položka ze staršího nahrávání

Pokud chybí položka ze staršího nahrávání, účet se deaktivuje a automaticky se smaže

Když je odebrán kurz nebo třída

Když je z nahrávání odebrán kurz nebo třída, jsou z třídy odebráni studenti a její zdroj se změní na ruční. Pokud byly kurzy využívány v aplikaci Škola, rozpis třídy bude odebrán a bude třeba vytvořit nový kurz s opětovnou registrací. Pokud byly třídy používány v aplikaci Škola, automaticky budou vymazána data o postupu a nebudou už studentům ani učitelům dostupná.

Kurzy a třídy s ručním zdrojem se budou nadále synchronizovat s vaším řešením MDM, ale už se nebudou objevovat v aplikaci Třída. Ruční třídy je možné v Apple School Manageru smazat, pokud je chcete odebrat ze synchronizace.